VIDEOCONFERENCIA SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN

1. VIDEOCONFERENCIA SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN

2. Trámite de Vigencias Expiradas

3. Requisitos técnicos Documento de justificación del trámite de vigencias expiradas • Antecedentes • Información básica de cada uno de los contratos objeto del trámite: fecha de suscripción, objeto contractual, valor, fecha de finalización, modificaciones, adiciones, prórrogas, forma de pago, actividades realizadas, cumplimiento de las mismas por parte del contratista • Relación de los pagos efectuados y saldo que se adeuda al contratista • Justificación de las razones de fuerza que sustentan la vigencia expirada Cada argumento en el documento de justificación debe estar respaldado por un documento de soporte

4. Requisitos técnicos Documentos de soporte • Copia de cada contrato y todas sus modificaciones, adiciones y prórrogas • CDP y RP de SIIF Nación que respaldan cada contrato • Estado de cuenta de cada contrato, indicando los pagos efectuados y el saldo por pagar • Acta de liquidación del contrato o informe del supervisor del contrato donde certifique los pagos realizados y el saldo por pagar al contratista • Certificación del supervisor del contrato donde especifica el recibido a satisfacción de los productos u obligaciones contractuales • Carta de los contratistas certificando que se les debe el valor pactado y que posteriormente no adelantarán ninguna acción en contra del ICBF

5. Requisitos técnicos Toda la documentación debe ser remitida en físico a la Dirección Técnica responsable del trámite

6. Modificaciones a Metas Sociales y Financieras

7. Procedimiento

8. Problemas • Los formatos No.F3.MPA1.P2 Concepto sobre solicitud de modificación de MSyF y F1.MPA1.P2 Formato para solicitud de Modificación no se utilizan y el contenido de los dos formatos se duplica. • Perdida de documentos físicos que entorpecen el procedimiento. • Demora en los tiempos por el uso de correo físico. • Desarticulación con el seguimiento al componente social de los servicios que presta el instituto. • Copias para diversas Direcciones.

9. Ajuste al procedimiento Documentos escaneados vía correo electrónico SI 2 Realizar la solicitud de modificación INICIO Analizar la solicitud Concepto técnico NO FIN NO Modif. Social Procedimiento normal de financiera SI SI Ajuste en SIM Modif. Presupuestal 2 NO Ajuste en SIM

10. Que vamos a cambiar? • Eliminación de formatos F3.MPA1.P2 (Concepto sobre solicitud de modificación de MSyF) y F1.MPA1.P2 (Formato para solicitud de Modificación) • Fomento del uso del correo electrónico (ahorro de papel y reducción de tiempos del procedimiento). • Inclusión de modificaciones en metas sociales atando el aplicativo SIM en el proceso.

11. Ventajas en el uso del aplicativo SIM • Seguimiento Efectivo de la ejecución de metas a nivel regional. • Indicadores de tablero de control mas consistentes. • Programación 2013 actualizada – Insumo para la construcción de techos presupuestales 2014. • Bienestarina

12. Tareas Pendientes • Actualización de la programación en SIM • Generar alertas sobre inconsistencias en la programación vigente.

13. Socialización Instrumento en el aplicativo SIM

14. Procedimiento en SIM Aprobación y aplicación Análisis Sede Nal Generar solicitud Análisis regional Negación Negación

15. Estados de solicitud en SIM • Pendiente enviar (E) • Pendiente aprobación en regional o sede nacional (R) • Trasladada para su estudio en sede nacional (T) • Aprobada en Sede Nacional (S) • Aplicada a la programación (P) • Anulada (A) • Negada (N)

16. Tener en cuenta Ambiente de pruebas • http://172.16.9.130/sim_soporte/DwAcceso.aspx Programación Oficial • http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/organigrama/Planeacion/subdireccion_programacion/Documentos2013 Tutoriales • http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/organigrama/Planeacion/subdireccion_programacion/Documentos2013/Tab2