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Les encaissements

Les encaissements. Cas des encaissements incomplets. 270. Opérations d’encaissement client. Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture / titre de recette Encaissement partiel  sans émargement F-28

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Les encaissements

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Presentation Transcript

  1. Les encaissements Cas des encaissements incomplets 270

  2. Opérations d’encaissement client • Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture / titre de recette • Encaissement partiel  sans émargement F-28 • Cas du paiement partiel – rapprochement d’une facture de 1 196.00 € et d’un paiement partiel de 500 € Sélectionner l’onglet Paiement partiel  Sélectionner la ou les poste(s) et préciser le montant d’encaissement correspondant  L’encaissement partiel est géré via l’onglet « Pmt partiel » : l’utilisateur sélectionne la ou les créance(s) relative(s) à l’encaissement et précise le montant à affecter ou attribue automatiquement le montant encaissé en double-cliquant 271

  3. Opérations d’encaissement client • Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture / titre de recette • Encaissement partiel  sans émargement F-28 • Cas du paiement partiel – rapprochement d’une facture de 1 196.00 € et d’un paiement partiel de 500 € L’encaissement partiel génère automatiquement un poste créditeur Client avec référence du poste de facture sur lequel porte le règlement partiel 272

  4. Opérations d’encaissement client • Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture / titre de recette • Encaissement partiel  sans émargement F-28 • Cas du paiement partiel – rapprochement d’une facture de 1 196.00 € et d’un paiement partiel de 500 € En double-cliquant on affiche la créance d’origine En analyse du compte client, Les 2 postes créance d’origine et paiement partiel apparaissent (aucun émargement) 273

  5. Opérations d’encaissement client • Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture / titre de recette • Encaissement résiduel  avec émargement F-28 • Cas du poste résiduel – rapprochement d’une facture de 1 196.00 € et d’un paiement partiel de 500 € Sélectionner l’onglet Paiement partiel  Sélectionner la ou les poste(s) et préciser le montant d’encaissement correspondant  L’encaissement avec gestion de reliquat est géré via l’onglet « Pos. Résid. » : l’utilisateur sélectionne la ou les créance(s) relative(s) à l’encaissement et précise le montant à affecter ou attribue automatiquement le montant restant dû en double-cliquant 274

  6. Opérations d’encaissement client • Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture / titre de recette • Encaissement résiduel  avec émargement F-28 • Cas du poste résiduel – rapprochement d’une facture de 1 196.00 € et d’un paiement partiel de 500 € L’encaissement avec gestion de reliquat génère automatiquement un poste débiteur Client avec référence du poste de facture sur lequel porte le règlement partiel pour le montant restant dû et émarge la créance d’origine 275

  7. Opérations d’encaissement client • Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture / titre de recette • Encaissement résiduel  avec émargement F-28 • Cas du poste résiduel – rapprochement d’une facture de 1 196.00 € et d’un paiement partiel de 500 € 276

  8. Opérations d’encaissement client • Avec montant encaissement incomplet par rapport au montant de la facture / titre de recette • Encaissement résiduel  avec émargement F-28 • Cas du poste résiduel – rapprochement d’une facture de 1 196.00 € et d’un paiement partiel de 500 € En double-cliquant on affiche la créance d’origine En analyse du compte client, Seul le poste résiduel apparaît. 277

  9. Opérations d’encaissement client – Paiement partiel  • Cas du paiement partiel – rapprochement d’une facture de 555,7 € et d’un paiement partiel de 300 € • Visualisation de l’encaissement en affichage des postes non soldés du tiers (FBL5N) : La créance d’origine n’est pas émargée et apparaît donc dans les postes non soldés du tiers avec l’encaissement saisi; les deux postes ont une référence de paiement commune 278

  10. Opérations d’encaissement client – poste résiduel • Cas du poste résiduel – rapprochement d’une facture de 119,6 € et d’un paiement partiel de 50 € • Affichage des postes individuels du client – tous postes (FBL5N) Seul le montant restant dû de la créance apparaît dans les postes non soldés avec dans la zone Référence Paiement, la référence de la créance d’origine 279

  11. Exercices 280 280

  12. Opérations d’encaissement client • Les tolérances définies pour les encaissements Client sont les suivantes : • Trop perçu inférieur à 10 € et 5% • Insuffisance de règlement inférieure à 10 € et 5% • Les montants de tolérance peuvent être modifiés lors du déploiement par Etablissement • Les écarts constatés dans la limite de ces seuils sont proposés comme imputés automatiquement sur un compte dédié, le compte 47180000 et ceci quelque soit le sens de l’écart en vue de comptabilisation de la pièce • Les écarts d’encaissement (hors tolérance) peuvent : • être automatiquement imputés sur des comptes dédiés via la gestion de codes motif • 'TP' Trop perçu à reverser avec imputation sur le compte '46641000' auxiliarisé • ‘FV' Frais de virement avec imputation sur le compte '47210000 • ' ‘FT’ Frais sur titre avec imputation sur le compte ‘47213000’ • ‘FC’ Frais carte bancaire avec imputation sur le compte ‘47213000’ • ‘RC' Recettes à classer avec imputation sur le compte '47180000' • Être gérés comme des règlements partiels (écriture au crédit du compte client en référence à la créance d’origine) ou des postes résiduels (émargement de la créance d’origine et écriture au débit du compte client pour le reliquat) • Ces opérations d’encaissement s’appliquent à tous type d’opération d’encaissement (tout type de convention) 281

  13. Opérations d’encaissement client • ExempleAvec montant encaissement <> montant facture / titre de recette dans la tolérance des écarts • Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de 1,81 € • Saisie de l’encaissement: F-28 • Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Clients   Ecriture F-28 - Encaissement 2 1 • Sélectionner la pièce en double-cliquant sur le montant qui passe au bleu • Préciser le motif d’écart : TP (trop perçu) 282

  14. Opérations d’encaissement client • ExempleAvec montant encaissement <> montant facture / titre de recette dans la tolérance des écarts • Cas d’une facture non soldée de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de 1,81 € • Saisie de l’encaissement: F-28 • Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Clients   Ecriture F-28 - Encaissement 3. Simuler la pièce via le menu Pièce > Simuler 4. Comptabiliser en cliquant sur 283

  15. Opérations d’encaissement client Encaissement sans Facture (sans Titre de recette) 284 284

  16. Encaissement sans rapprochement • Cas d’un tiers identifié • Dans le cas où l’établissement procède à l’encaissement alors que le titre de recette ou la facture n’a pas encore été émis (comptabilisé), l’agent comptable procède à un encaissement sans rapprochement. • Transaction: F-28 (cas présent) ou F-02 2 1 • Saisir la première ligne de l’encaissement sur le compte de banque ; • Aller dans le menu Saut > Synthèse des pièces. 285 285

  17. Encaissement sans rapprochement 3 Saisir la ligne d’encaissement en précisant : La clé de compte 15 (encaissement client) et le compte client Changer le compte 4112000 en 47181000 (au gré de l’établissement) Le symbole ‘*’ qui permet de reprendre le montant saisi précédemment ; Le domaine d’activité Le texte de ce poste (facultatif, mais facilite l’analyse de la balance client) Aller dans le menu Pièce > Simuler, avant de comptabiliser la pièce en cliquant sur 286 286

  18. Exercices 287 287

  19. Opérations d’encaissement client Encaissement non identifié 288 288

  20. Encaissement : Tiers non identifié • Cas d’un tiers non identifié • Dans le cas où l’établissement procède à l’encaissement d’un tiers non identifié, l’agent comptable procède à un encaissement sur le compte 4718. • Transaction: F-02 289 289

  21. Encaissement : Tiers non identifié • Cas d’un tiers non identifié • Transaction: F-02 290 290

  22. Encaissement : Tiers non identifié • Cas d’un tiers non identifié • Transaction: F-02 291 291

  23. Exercices 292 292

  24. Opérations d’encaissement client Emargement A utiliser dans le cas d’un solde d’un encaissement partiel ou dans le cas d’une facture / titre de recette reçue après encaissement 293

  25. Emargement post encaissement • Une fois que la facture a été prise en charge, il est possible de la rapprocher de son encaissement via la transaction de rapprochement client F-30 : • Chemin d’accès:   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Clients   Ecriture   Autres F-30- Transfert avec rapprochement 4 1 2 • Indiquez le type de pièce DZ (Encaissement) • Indiquez les informations relatives à l’émargement • Sélectionnez l’opération Encaissements (exigibilité de la TVA sur encaissements) • Cliquez sur « Traiter PNS » pour visualiser les postes non soldés 3 294

  26. Emargement post encaissement • Une fois que la facture a été prise en charge, il est possible de la rapprocher de son encaissement via la transaction de rapprochement client F-30 : 2 1 • Précisez le numéro de client et la société • Cliquez sur « Traiter PNS » pour visualiser les postes non soldés 295

  27. Emargement post encaissement • Une fois que la facture a été prise en charge, il est possible de la rapprocher de son encaissement via la transaction de rapprochement client F-30 : 3. Sélectionnez la pièce d’encaissement et la facture client concernées en double-cliquant sur les montants de ces pièces 4. Aucun montant n’est saisi. Les montants affectés reviennent à zéro (1794 – 1794) 3 4 296

  28. Emargement post encaissement • Consultation des postes soldés de la balance client (transaction FBL5N) : On peux faire une sélection par catégorie des pièces Les 2 postes sont émargés 297

  29. Emargement post encaissement • Une fois que la facture a été prise en charge, il est possible de la rapprocher de son encaissement via la transaction de rapprochement client F-30 : 6 5. Simulez la pièce via le menu Pièce puis simuler 6. Comptabilisez la pièce en cliquant sur 298

  30. Emargement post encaissement • Consultation des postes rapprochés des postes individuels clients (transaction FBL5N) : Les 2 postes sont émargés et rapprochés par la pièce 30000143 299

  31. Emargement de la recette à reclasser avec le tiers concerné • Après analyse vous devez émarger le compte 4718 avec le tiers concerné • Transaction F-04 Indiquez les données d’en tête, et cochez « Transfert avec rapprochement Sélectionnez le compte 4718 300 300

  32. Emargement de la recette à reclasser avec le tiers concerné • Suite F-04 Faites référence à la pièce comptable de l’encaissement sur le compte 4718 L’écriture d’encaissement apparaît à l’écran. Cliquez sur l’icône simulation pour continuer 301 301

  33. Emargement de la recette à reclasser avec le tiers concerné • Suite F-04 Il faut maintenant sélection le compte du client, Cliquez sur « Sélectionner PNS » Sélectionnez le compte client 302 302

  34. Emargement de la recette à reclasser avec le tiers concerné • Suite F-04 303 303

  35. Annulation d’un rapprochement et contrepassation • Transaction FBRA Vérification de la pièce à annuler et contrepasser : Cliquez sur 304 304

  36. Annulation d’un rapprochement et contrepassation • Transaction FBRA • Annul. Uniquement : permet d’annuler seulement l’émargement • Annul. Et contre-pas : Permet d’annuler l’émargement et contre passe la pièce qui à permis de rapprocher. Motif d’annulation : 05 Date comptable : date du jour 305 305

  37. Exercices 306 306

  38. Remise de chèques • Une transaction standard dédiée SAP - FF68 – couvre les fonctionnalités de remise de chèques • 5 modes principaux de remise de chèques sont disponibles dans SIFAC et permettent de déterminer les comptes d’imputation ainsi que le mode de traitement (avec ou sans rapprochement/émargement) : • avec rapprochement : la remise comptabilisée émarge le ou les postes Client lié(s) • sans rapprochement : le montant de la remise est comptabilisé au crédit du compte client pour un émargement a posteriori • avec comptabilisation sur un compte d’attente non auxiliarisé pour rapprochement postérieur avec les postes client • avec comptabilisation sur un compte d’attente auxiliarisé client pour rapprochement postérieur avec les postes client • avec comptabilisation sur un compte auxiliarisé client propre à la taxe d’apprentissage Et donnent lieu à la définition par paramétrage (socle SIFAC non personnalisable) d’opérations bancaires distinctes avec démultiplication en fonction du compte de contrepartie (511*) • Les erreurs de comptabilisation peuvent être retraitées via la transaction FEBA • Les clients occasionnels (groupe de comptes Z006) ne peuvent être utilisés dans ce processus Cf. SIFAC_MUT_CPT_REMISE_DE_CHEQUES 307

  39. Remise de chèques Dans SIFAC, chaque type d’opération de remise de chèques est associé à une règle comptable qui détermine le compte général sur lequel l’écriture comptable de remise de chèques va être enregistrée ainsi que le mode de traitement (avec ou sans rapprochement/émargement) 308

  40. Remise de chèques • Transaction FF68   Gestion Comptable   Comptabilité financière   Banques   Entrées   Remise de chèque FF68 – Saisir manuellement a La transaction de remise de chèques est composée : a. de données d’en-tête identifiant notamment la banque sur laquelle les chèques sont remis, la date de remise, l’identifiant de la remise b. de données de « postes » pour chaque chèque la composant La notion d’opération identifie le type de remise effectuée (il ne faut pas utiliser les opérations 0001 et 0002 non gérées dans SIFAC) b 309

  41. Remise de chèques • Donnée d’en-tête de la remise de chèques 1 a b c d 1. Renseignez les zones suivantes : a. données bancaires : Banque société et Id de compte (option recherche banque interne) ou clé bancaire et compte bancaire de la banque de remise b. devise de gestion du compte bancaire : EUR principalement c. identifiant propre à la remise de chèques sur 6 caractères (alphanumérique – codification libre) d. date de saisie de la remise (par défaut, date du jour) 310

  42. Remise de chèques • Données de pilotage de la remise de chèques – Opération RCAR a 2 b c d 2. Indiquez : a. le type de l’opération - dans le cas présent Remise de chèques avec rapprochement – RCAR b. la date comptable (date du jour) c. la date de valeur (date du jour par défaut) d. la devise des chèques Nota : une remise par devise est obligatoire (pas de remise multi devises) e. Validez par entrée votre sélection ou cliquez sur a’ 311

  43. Remise de chèques • Données de postes de la remise de chèques – Opération RCAR 3 3. Renseignez les informations relatives aux chèques constituant la remise ligne par ligne : a. le montant du chèque b. le numéro du chèque c. le domaine d’activité (0001 par défaut) d. le code Client (liste déroulante pour recherche associée) e. le numéro de la pièce de référence (N° de facture à émarger – Référence de la facture Client) f. le N° de compte bancaire g. l’émetteur h. la clé bancaire i. texte du poste qui apparaîtra dans le grand livre général du compte de remise La somme du montant des chèques remis à l’encaissement s’affiche en bas d’écran pour information a b c d e f g h i 312

  44. Remise de chèques • Cas particulier d’un chèque pour règlement de plusieurs factures – Opération RCAR 4 a. Double -cliquez dans le champ N°pièce réf. b. Une fenêtre « autres valeurs » s’ouvre, dans laquelle peuvent être renseignés les numéros des différentes pièces correspondant au règlement d. Cliquez sur valider a b c 313

  45. Remise de chèques • Validation et comptabilisation de la remise de chèques – Opération RCAR - 2 6 b 6. a. Le message confirme que la pièce a été comptabilisée et indique le N° de pièce comptable correspondant 2. La remise de chèque est validée si la colonne « erreur » est à 0 (condition sine qua non à la comptabilisation) En cas d’erreur (colonne à 1), la remise doit être corrigée a 314

  46. Remise de chèques • Affichage de la pièce de remise – Opération RCAR ( Transaction FB03) 7 b ’ a a’ b b’’ 7. a. la zone Référence de la pièce comptable de remise reprend l’identifiant saisi dans le champ groupe de la remise a’. la zone Affectation celle du numéro de chèque b/b’/b’’. s’agissant d’une remise avec rapprochement, le poste Tiers correspond à la facture est automatiquement émargé lors de la comptabilisation de la remise 315

  47. Remise de chèques • Aperçu avant impression du formulaire 316

  48. Exercices 317 317

  49. La Comptabilité Recettes • Processus du flux Recette • Gestion du fichier client • Prise en charge d’une facture de vente et édition • Les encaissements • Encaissement complet par virement • Encaissement partiel • Encaissement poste résiduel • Encaissement sans que la facture soit dans le système • Encaissement inconnu • Encaissement par chèque et remise de chèque • Encaissement des fonds sur une ressource affectée • Les Relances • La gestion des impayés Prise en charge d’une convention RA 318 318

  50. Prise en charge d’une convention RA • Ecriture sur le bailleur • Débit du compte 46840000 • Crédit du compte 46820000 • Transaction F-02 En tête de la Pièce 319 319

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