Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen jetzt schnell, bequem und effizient

1. Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen jetzt schnell, bequem und effizient ..... einfach online ! Ein Service der IHK (Stand Juli 2012)

2. Überblick • Vorstellung der Anwendung mit und ohne Digitaler Signatur • Antragstellung und Voraussetzungen zur • Einführung im Unternehmen • Technische Anforderungen • Startpaket • Kosten der Einführung und des Verfahrens • Handlungsempfehlungen/Statistik • Kurze Hinweise zur Digitalen Signatur und den weiteren Anwendungsmöglichkeiten

3. Beantragung und Ausstellung von Ursprungszeugnissen/Bescheinigungen • Bisher:Ursprungszeugnisse/Bescheinigungen werden von den Unternehmensmitarbeiter/innen maschinell oder unter Einsatz • der EDV erstellt und der IHK persönlich oder per Post/Boten zur Bestätigung eingereicht. • Neu:Die elektronische Beantragung der Dokumente erfolgt von den Unternehmen über das Internet mit Digitaler Signatur, d.h. • - der UZ-Antrag/Bescheinigungsantrag wird auf einer vorbereiteten Web-Seite manuell oder automatisch ausgefüllt. • - Nach Fertigstellung digital durch Eingabe der sog. PIN-Nummer • signiert und an die zuständige IHK per Mausklick abgeschickt und von der IHK anschl. wieder zurück zum Unternehmen. • Zukunft:Im Endstadium ist der elektronische Austausch der Dokumente mit ausländischen Behörden vorgesehen.

4. Was ist die „Digitale Signatur“? Der elektronische Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen steigt an. • Problem:Manipulationsmöglichkeit des Dokumentes auf dem Weg vom Absender zum Empfänger • Lösung: Schaffung eines Instruments zum Schutz gegen Manipulation Durch die Digitale Signatur werden der Nachrichteninhalt und die Identität des Autors zu einer unauflöslichen Einheit! Kunden- und Auftragsdaten gelangen so sicher zur IHK und zurück zum Unternehmen!

5. Verfahren bei der Antragstellung 1. Schritt:Die/Der Unternehmensmitarbeiter/in ruft die Internet-Website http://signatur.ihk.de auf und klickt das Feld „Ursprungszeugnis“ an.

6. 2. SchrittDie Identität und der Berechtigungszugriff werden anhand der Signaturkarte und des PIN-Codes überprüft. So können Kartenfälschungen und Kartensperrungen (z.B. nach Diebstählen oder Kündigungen) erkannt werden.

7. 3. Schritt:Die Auswahlmaske Ursprungszeugnisse/Bescheinigung erscheint auf dem Bildschirm. Zur Beantragung ein neues Ursprungszeugnisses und/oder einer Bescheinigung wird das Formular am Rechner ausgefüllt oder die Daten werden aus einer Vorlage importiert. Auswahlmaske Ursprungszeugnis/Bescheinigung Beantragung eines neuen UZ bzw. einer Bescheinigung Serienbearbeitung von Ursprungszeugnissen

8. UZ-Bearbeitungsmaske (oberer Teil) - Die Oberfläche ist dem Papiervordruck nachgebildet - Eintragung der Angaben wie immer zu: Absender, Empfänger, Ursprungsland, Beförderungsart, Warenbeschreibung, Menge, . Registrierungs-nummer wird vom System automatisch vergeben

9. UZ-Bearbeitungsmaske (mittlerer Teil) Anzahl der Durchschriften (gelbe Kopien) Angabe zum Herstellungsort Eingabefeld für den Text auf der Rückseite des UZ (z.B. Herstellererklärung oder positive Ursprungserklärung)

10. UZ-Bearbeitungsmaske (unterer Teil) • Dem UZ können Anhänge in Dateiform beigefügt werden (z. B. Word-, Excel- oder PDF-Dokumente). Dies können sein: • Ursprungs-Vornachweise (z.B. Ursprungs-zeugnisse, Lieferanten- oder Hersteller-erklärungen) und/oder • Warenlisten und/oder • - Dokumente (Handelsrechnungen, Zertifikate,...), die von der IHK zusätzlich zum UZ bescheinigt werden sollen. Absendung des Antrages zur IHK (anstelle der Unterschrift erfolgt eine Digitale Signatur)

11. 4. Schritt:Der ausgefüllte Antrag für das Ursprungszeugnis/die Bescheinigung wird elektronisch signiert und an die IHK gesendet.Während und nach dem Bearbeitungsprozesses kann die/der Antragsteller/in Anmerkungen der IHK-Sachbearbeiter/in einsehen und auf diese direkt reagieren (z. B. wenn Änderungen/Ergänzungen nötig sind). Der Probebetrieb mit Testanträgen ist zum „Einstieg“ möglich.

12. UZ ONLINE – Stufe 1 Bei Bewilligung wird das Ursprungszeugnis in der IHK ausgedruckt und dem Unternehmen zugesandt bzw. dem Fahrer/Boten übergeben (One-Way-Lösung – Ausnahme bei der IHK Hannover). und/oder UZ ONLINE – Stufe 2 Die IHK gestattet vertrauenswürdigen Unternehmen den Ausdruck im Unternehmen (Standard bei IHK Hannover).

13. Wenn Ursprungszeugnisse direkt im Unternehmen ausgedruckt (Stufe 2) werden, muss die IHK eine „Freischaltung“ vornehmen. D. h. von der IHK bewilligte Anträge können sofort nach der IHK-Prüfung im Unternehmen ausgedruckt werden. Dazu werden ggfs. von der IHK vorbehandelte Dokumente benötigt, die bereits IHK-Siegel, Beglaubigungstexte und Unterschriften beinhalten. Darüber hat die/der Ursprungsbeauftragte bzw. sein/e Vertreter/in eine gewissenhafte Auflistung zu führen.

14. Das Zulassungsverfahren für die Stufe 2 : • Bevollmächtigung der/des Ursprungsbeauftragten (UB) durch die Unternehmensleitung • Übergabe der vorbehandelten Dokumente an die/den UB oder seinen Vertreter/in • Abgleich der vorbehandelten Dokumente zwischen UB bzw. UB-Vertreter/in und der IHK

15. Voraussetzungen für die/den Ursprungsbeauftragte/n (UB) • Sie/Er wird von der Unternehmensleitung vorgeschlagen und von der IHK speziell bevollmächtigt. • Fachkenntnis ist erforderlich. • Stellung im Betrieb- muss Anweisungen der IHK durchsetzen können- handelt als Beauftragte/r der IHK • Firmeninterne Vertretungsregelung ist sinnvoll.

16. Ausgabe/Rückgabe der vorbehandelten Dokumente • grundsätzlich nur an die/den Ursprungsbeauftragte/n (oder seine/n Vertreter/in ) Ursprungszeugnisse/Durchschriften ohneRückseitenbeglaubigung Ursprungszeugnisse/Durchschriften mitRückseitenbeglaubigung (noch ohne Datum) „IHK-Beglaubigungsseite“ für Rechnungen/Zertifikate,...(noch ohne Datum)

17. Abgleich der ausgegebenen Dokumente • Nach vereinbarter Abgleichsperiode (z. B. monatlich)sind - ausgehend von der übergegebenen Stückzahl - - die verwendeten Dokumente - die unbenutzten Dokumente - die ggf. schadhaften Dokumente zu prüfen. • Gleiches gilt auch für vorbescheinigte „IHK-Beglaubigungsseiten“ (Handelsrechnungen/Zertifikate,...)

18. Praxishinweise zur schnellen Kommunikation • Elektronische Eingabehilfen erleichtern das Ausfüllen • Plausibilitätsprüfungen vermeiden Fehleingaben • Vorlagendateien vereinfachen Standardfälle • Schnittstellen zu Inhouse-Systemen erlauben die Anbindung einer Warenwirtschaft • Elektronische Kommentierung und Abwicklung von Änderungen beschleunigen das Verfahren • Benachrichtigung per E-Mail nach Bearbeitung von der IHK • Sämtliche Anträge wieder abrufbar (dreijährige Datenhaltung) • Dokumentierte Antragshistorie • Nachweisbarkeit durch Digitale Signatur • Vertraulichkeit durch Verschlüsselung

19. Smart-Card 12345 678910 Monika Musterfrau Einführung im Unternehmen/Was wird benötigt? • Standard PC mit Internet Anschluss • Startpaket zur Digitalen Signatur von der Bundesdruckerei PC oder Workstation mit Kommunikations-anbindung Smartcardleser Smartcard Software Zertifizierungsstelle

20. Technische Anforderungen(empfohlen) • Hardware • PC ab Pentium 450 MHz aufwärts (mind. 128 MB RAM + mind. 60 MB freier Festplattenspeicher) • freier serieller Anschluss für Kartenlesegerät • Internetzugang über AOL, T-Online oder anderen Provider (Modem 56kbps bzw. schneller oder Netzwerk) • Kartenlesegerät • ggf. Drucker/Duplex-Drucker • Software • Windows 98 SE oder höher • Internet-Explorer 5.01 bzw. höher oder Netscape ab 4.5 • Smarttrust Personal • Java Runtime V 1.3.1 oder höher • Adobe Acrobat Reader V 4.05 oder höher • Microsoft Word-Viewer V 7.01 höher • (Die vier letztgenannten Softwarekom-ponenten sind in der Installations-CD enthalten oder können auf der Signatur-Startseite heruntergeladen werden.)

21. Startpaket zur Digitalen Signatur Signaturausstattung bestehend aus:1. Individueller Signaturchipkarte 2. Kartenlesegerät (seriell, USB) 3. Die Software zur Ansteuerung von Karte und Lesegerät (einmalig am PC zu installieren)

22. Kosten: 1. Startpaket (Gültigkeit 2 oder 4 Jahre) 162,-- € bis 247,-- € zzgl. 19% USt. beinhaltet: - Personenzertifikat 2 oder 4 Jahre Gültigkeit, - Installationssoftware, - Klasse 2-Lesegerät mit eigener Tastatur • IHK-Beglaubigungsgebühr über 6,50 € je Original (UZ oder RE) bzw. 5,00 € je Original (Bescheinigung) (gegen Rechnungsstellung/ohne Geb.-Marke)

23. Handlungsempfehlungen • Registrierung mit einem Antragsvordruck und Bestellung des Startpakets zur Digitalen Signatur von der Bundesdruckerei, so wie z. B. diese Unternehmen aus unserem IHK-Bezirk:Alfelder Kunststoffwerke Herm. Meyer, Ammann Asphalt, Antares, Barnstorfer Geflügelschlachterei Dietrich Menge, BASF Polyurethanes, beckers bester, Ernst Benary Samenzucht, Benecke-Kaliko, BREE Collection, Cassel Messtechnik, CG Chemikalienges., Continental Reifen Deutschland, ContiTech Elastomer-Beschichtungen, ContiTech Transportbandsysteme, Dätwyler Sealing Technologies Deutschland, Dr. Demuth, DT Diesel Technic, esco, ETT Verpackungstechnik, Euro Display, Friedrich Fangmeier Agrarhandel Chips und Snacks, Forbo Siegling, frischli Milchwerke, FUNKE Wärmetauscher Apparatebau, GEA Ecoflex, GePro Geflügel-Protein Vertriebsges., Gregor Chemie, Haendler & Natermann, Hanno-Werk, Chr. Hansen, Haupt Pharma Wülfing, GEBRÜDER HEYL, HOMANIT, Hytera Mobilfunk, IKN, Industriehof Scherenbostel Heinrich Rodenbostel, INTORQ, IsernHäger, ITC, Kaschke Components, Köttermann, Koppe Timber Trading, KWS SAAT, Landmaschinen Vertrieb Bennigsen, Lenze Operations, LLOYD Shoes, Eduard Mathai, Meinberg Funkuhren, Mineralöl-Raffinerie Dollbergen, Wilhelm Herm. Müller, NOVATEX, Paulmann Licht, Sebastiano Pinzone Vecchio, Polyform-Kunststofftechnik, Renk, SAATEN-UNION, SAHARA Consulting, Sappi Alfeld, Security Label, Sennheiser electronic, Springer, Symotion, Symrise, TRANSNORM SYSTEM, Troester, V-Line Europe, Viscom, VSM Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken, Weatherford Oil Tool, ..... Das Startpaket wird zum Unternehmen gesandt. Der PIN-Brief der Karte geht an die Firmen- oder Privatadresse. • Installation von Kartenleser und Treibersoftware an dem Rechner - (Unterstützung • durch eine automatische Installationssoftware und das Supportcenter)

24. Anzahl der elektronischen Anträge im Zeitraum vom 01.01.2002 bis 31.12.2012

25. UZ-Antragszahlen in dem Zeitraum vom 01.01.2002 bis 31.12.2012 (im Dezember 2012 waren bereits 78 von 80 IHKs in der Anwendung) „Bundesliga für eUZ-Anträge“

26. Warum die Digitale Signatur?Der Personalausweis fürs Internet • AuthentizitätDer Absender einer elektronischen Nachricht ist immer eindeutig und rechtsverbindlich nachvollziehbar • IntegritätEine elektronische Nachricht kann auf dem Übertragungsweg nicht unbemerkt verändert werden • VertraulichkeitOptionale Verschlüsselung ermöglicht zusätzlich die Geheimhaltung elektronischer Daten

27. Herzstück des Signaturverfahrens ist eine Chipkarte. Auf ihr befinden sich die individuellen Signaturschlüssel des Users und sein Personenzertifikat. Die Signaturchipkarten werden bei Zertifizierungsstellen (Trustcentern) generiert. Die Zertifizierungsstellen gewährleisten, dass - eine zuverlässige Identifizierung der Signaturinhaber stattgefunden hat- die Signatur fälschungssicher ist- ungültig gewordene Personenzertifikate in Sperrlisten überführt werden (z. B. bei Mitarbeiterwechsel, Namensänderung, ...)

28. Rechtsgrundlagen zur Digitalen Signatur • EU-Richtlinie über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen vom 13. Dezember 1999 • Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (Signaturgesetz – SigG) vom 22. Mai 2001 • Verordnung zur elektronischen Signatur(Signaturverordnung – SigV) vom 16. November 2001 • Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr vom 13. Juli 2001 • Drittes Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (VerwVfÄndG) vom 21. August 2002 • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001

29. Weitere Anwendungsgebiete der Signaturkarte • Elektronisches Rechnungswesen • Elektronische Steuererklärung (Elster) • Online Antragswesen der öffentlichen Verwaltungz.B. für Anwohnerparkausweise, Standesamt, ... • Ausschreibungsplattformen Vergabeplattform des Bundes • Emissionshandel der Anlagenbetreiber • Abfrage des BfA-Rentenkontos • Vertragsabwicklung im Internet (Octane) • Archivsysteme • Dateiablageplattformen (AESOP) • Sicherer E-Mail Verkehr • u. a.

30. Vielen Dank für das Interesse und die Aufmerksamkeit Weitere Informationen unter: http://signatur.ihk.de oder bei der regional zuständigen IHK (z. B. in der IHK Hannover, Schiffgraben 49, 30175 Hannover von Martin Thorwesten, Tel.: 05 11/31 07 – 2 95, Fax: 05 11/31 07 – 5 00, E-Mail: thorwesten@hannover.ihk.de)