USO FIRMA ELECTRONICA EN LA ADMINISTRACION DEL ESTADO

1. USO FIRMA ELECTRONICA EN LA ADMINISTRACION DEL ESTADO Cesar Ladrón de Guevara P. Abogado Proyecto de Reforma y Modernización del Estado Ministerio Secretaría General de la Presidencia

2. ALGUNAS DEFINICIONES • Certificado de firma electrónica: certificación electrónica que da fe del vínculo entre el firmante y los datos de creación de la firma electrónica. • Prestador de servicios de certificación: entidad prestadora de servicios de certificación de firmas electrónicas. • Documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.

3. Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor. • Firma electrónica avanzada: aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos que se refiere, verificando identidad e impidiendo que se desconozca integridad y autoría del documento.

4. “Los organos del estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica.”(Arts. 6 y 39 de la ley y el reg, respectivamente)

5. “Los actos contratos y documentos de los órganos del Estado, suscritos mediante firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel”. (art.. 7º de la Ley).

6. EXCEPCIONES : • Actuaciones para las cuales la C.P. o la Ley exijan solemnidad no susceptible de cumplirse con documento electrónico. • Actuaciones que requieran concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas.

7. USO FIRMA ELECTRONICA AVANZADA: • Actos administrativos y contratos: - formalizados en documentos electrónicos - consten en Decretos, Resoluciones o Acuerdos de órganos colegiados. • Cualquier otro documento que exprese voluntad de un órgano o ss.pp. en ejercicio de sus facultades legales. • En general, todo documento que revista naturaleza de instrumentos público o deba producir efectos jurídicos de éstos.

8. USO FIRMA ELECTRÓNICA SIMPLE: • Como inc. 2º art.. 39 Reg. limita firma electrónica avanzada a ciertas categorías de actos administrativos, a contrario sensu, debe entenderse que a todo otro tipo de actuaciones se les aplica firma electrónica simple. • Particularmente, a documentos que no tengan carácter de instrumento público.

9. CERTIFICACION FIRMA ELECTRONICA: • Certificación F.E. Avanzada de los funcionarios de la Administración se realizará por los Ministros de Fe. • Cuando no se encuentre expresamente establecido, jefe del servicio debe designar un funcionario de planta que actúe como certificador.

10. Sin embargo, los órganos del Estado podrán contratar los servicios de certificación de F.E. con un Prestador Acreditado de servicios de certificación, por razones de conveniencia técnica y económica. • La estimación de tal conveniencia estará basada en criterios de calidad de servicio y precio.

11. REPOSITORIO O ARCHIVO ELECTRÓNICO: • Órganos del Estado que utilicen documentos electrónicos deben contar con Repositorio o archivo electrónico. • Repositorio será de responsabilidad del funcionario a cargo del archivo. • Sin embargo, puede haber convenios de cooperación entre distintos órganos o contratación de empresa privada.

12. El Repositorio debe garantizar: • - Respeto a normas sobre publicidad de contenida en la Ley 18.575. • - Seguridad • - Integridad • - Disponibilidad de la información. • Para ello, deberá ser respaldada con copias de seguridad.

13. Requerimientos de seguridad: • Información debe ser respaldada en cada proceso de actualización de documentos. • Mantener copia de seguridad en lugar de operación de sistemas de información y otra en centro de almacenamiento de datos electrónicos, propio o provisto por terceros. • Esquema de respaldo simple, basado en generación de copias acumulativas

14. La seguridad, integridad y disponibilidad del Repositorio deben contar con: • - Medidas de seguridad y barreras de protección para evitar accesos no autorizados. • - Monitoreos y alarmas ante eventuales fallas de las medidas de seguridad de acceso. • - Posibilidad de sustituir la información, por versión más reciente y en breve plazo, en caso de alteración no programada de aquella. • - Existencia de un programa alternativo de restauración del servicio en menor tiempo posible, en evento que el Repositorio deje de operar.

15. Del Comité de Normas • El Comité de Normas para el Comercio Electrónico tiene como función principal asesorar al Presidente de la República con respecto a la fijación de normas técnicas que deben observar los órganos del Estado para garantizar la compatibilidad de los distintos tipos de documentos electrónicos. • Será instancia de coordinación de los Ministerios integrantes.

16. Integración: • Ministro de SEGPRES, que preside. • Subsecretario de Economía. • Subsecretario de Telecomunicaciones. • Subsecretario de Hacienda. • Secretaría Ejecutiva: Subsecretario de Economía, en su condición de titular de la Entidad Acreditadora.

17. USO FIRMA ELECTRONICA EN RELACION CON PARTICULARES • Las personas podrán relacionarse con la Administración por medio de técnicas y medios electrónicos, sujeto a: - que se ajusten a procedimiento de la Ley - que tales técnicas y medios sean compatible con los que utilicen los órganos de la Administración.

18. Las personas podrán utilizar firma electrónica simple, salvo que se haga necesaria la comprobación fehaciente de la identidad, en cuyo caso se deberá emplear F.E. Avanzada. • La Administración podrá relacionarse por medios electrónicos con los particulares, cuando éstos hayan consentido expresamente en esta forma de comunicación. • El Comité debe elaborar norma técnica que permita que las comunicaciones electrónicas operen efectiva y eficientemente.

19. SITUACIÓN EMPRESAS PÚBLICAS • Las normas sobre documento y firma electrónica aplicable a la Administración del Estado, no se aplican a las empresas públicas, las que se regirán por las normas previstas para la emisión de documentos y firmas electrónicas por particulares.