Conformité des fournisseurs pour la gestion de projets

1. Conformité des fournisseurs pour la gestion de projets

2. Introduction • Introduction • Trousse de conformité du fournisseur • Gestion de la conformité des fournisseurs • Processus d’attribution des contrats • Évaluation de l’exécution de la prestation • Rotation des fournisseurs • Coordonnées

3. Introduction • La trousse de conformité des fournisseurs pour le secteur des Opérations a été mise en vigueur en avril 2010 par le groupe Approvisionnement stratégique. • L’équipe Solutions de projets a voulu harmoniser la trousse de conformité des fournisseurs pour la gestion de projets avec la trousse pour les opérations. • Notre intention était d’assurer une certaine uniformité et de faciliter les choses pour nos fournisseurs.

4. Introduction • SNC-Lavalin O&M travaille avec les fournisseurs pour apporter un soutien aux groupes suivants : • Gestion d’installations • Gestion de projets • Ces groupes utilisent des processus différents pour assurer la conformité des fournisseurs. Par conséquent, leurs exigences en matière de conformité sont différentes.

5. Introduction • Pour faciliter la tâche aux fournisseurs, nous avons harmonisé les deux trousses de conformité en tentant de les rendre aussi similaires que possible. • Les fournisseurs qui souhaitent fournir des services à de nombreux clients sont en mesure de transmettre les renseignements nécessaires à SNC-Lavalin O&M sans avoir à remplir une paperasse volumineuse. • La quantité d’information requise dépend de l’USC ou des USC sélectionnée(s).

6. Introduction • La nouvelle trousse est le fruit des efforts et de la participation des groupes suivants : • Approvisionnement stratégique • Directeurs régionaux • Solutions de projets • Services juridiques • La trousse de conformité du fournisseur (TCF) pour la gestion de projets a été modifiée et approuvée par les Services juridiques.

7. Trousse de conformité du fournisseur • La trousse de conformité du fournisseur (TCF) pour la gestion de projets définit les exigences propres à la réalisation de projets. • Un fournisseur apte (conforme) à fournir des services de gestion d’installations(selon la TCF actuelle) ne sera pas tenu de fournir la même information une fois de plus pour la gestion de projets. • De même, un fournisseur apte (conforme) à fournir des services de réalisation de projets n’aura qu’à fournir les renseignements supplémentaires nécessaires pour que son nom soit ajouté à la liste des fournisseurs aptes à fournir des services de gestion d’installations.

8. Trousse de conformité du fournisseur Voici les caractéristiques de la nouvelle trousse de conformité du fournisseur (TCF) pour la gestion de projets. • Elle permet aux fournisseurs de s’inscrire auprès de tous nos groupes clients simultanément. • Elle leur permet également de mettre à jour les critères requis pour optimiser leur participation au processus de rotation. • Elle reporte à plus tard la nécessité de fournir un certificat d’assurance à jour et valide. • Elle définit toutes les conditions particulières de chaque client.

9. Trousse de conformité du fournisseur • Grâce à l’information fournie dans ces nouvelles trousses, nous serons en mesure de mettre à jour les listes régionales des fournisseurs conformes ainsi que les listes de rotation pour chaque USC.

10. Trousse de conformité du fournisseur Documents à fournir pour être conforme. Trousse de conformité pour la gestion de projets dûment remplie. Preuves d’assurance : assurance responsabilité civile générale et assurance automobile et assurance responsabilité civile professionnelle pour les consultants.

11. Trousse de conformité du fournisseur Autres documents à fournir pour être conforme. Certificat de l’organisme provincial d’indemnisation des accidentés du travail. Contrat à durée fixe pour les entrepreneurs et les experts-conseils (selon l’USC). Formulaire de demande d’autorisation de sécurité rempli (selon l’USC). Approbation du gestionnaire d’équipe de projet.

12. Coordonnateurs régionaux (conformité des fournisseurs) Responsabilités : Agir à titre de principal point de contact et de personne-ressource pour toute demande de renseignements. Obtenir les certificats d’assurance et les certificats de l’organisme d’indemnisation des accidentés du travail à jour et s’assurer de leur validité. Coordonner un processus centralisé d’évaluation des soumissions et faire office de responsable de la réception des soumissions pour la plupart des régions. Gestion de la conformité des fournisseurs

13. Responsabilités du coordonnateur régional (suite) Aider les équipes régionales à gérer les renseignements concernant la conformité des fournisseurs. Afficher des avis d’appels d’offres dans MERX. Gestion de la conformité des fournisseurs

14. Gestion de la conformité des fournisseurs Responsabilités du groupe de gestion centralisée Faire office de point de contact pour l’envoi et la réception des trousses de conformité. Assurer la coordination des activités liées aux trousses de conformité pour les différentes USC et les différentes régions au Canada. Gérer le processus d’approbation des trousses de conformité. Mettre à jour les données concernant les fournisseurs conformes dans nos systèmes et dans nos listes maîtresses des fournisseurs conformes.

15. Processus d’attribution des contrats • SNCL O&M a recours à des processus de mise en concurrence standard pour obtenir les services de fournisseurs dans le cadre des projets qu’elle gère. • Certains fournisseurs sont choisis par voie d’appel d’offres publiques (p.ex. : par l’intermédiaire de MERX). • La plupart des fournisseurs sont choisis par voie d’invitation à soumissionner.

16. Processus d’attribution des contrats • Les fournisseurs invités à soumissionner sont tenus de participer à une visite du site. • Le fournisseur est tenu d’informer le gestionnaire du projet qu’il a l’intention ou non de présenter une soumission dans les 24 heures précédant la visite du site.

17. Processus d’attribution des contrats • SNCL O&M a recours à un système de rotation des fournisseurs. • Les invitations lancées à partir d’une liste de rotation sont basées sur différents critères énoncés dans la TCF, notamment la valeur des travaux, la région où les travaux doivent être exécutés ou le type des travaux à exécuter.

18. Processus d’attribution des contrats • Contrats • Il se peut que les fournisseurs doivent d’abord conclure un contrat à terme pour un ou plus d’un projet en particulier avant d’être invités à soumissionner. • En ce qui concerne les contrats avec les entrepreneurs, on utilise présentement le document CCDC 2 2008 et les « Clauses particulières » de SNCL O&M. • Dans le cas des experts-conseils, on utilise le contrat pour les services d’expertise-conseil de SNCL O&M.

19. Évaluation de l’exécution de la prestation • À l’achèvement de chaque projet, SNCL O&M évalue l’exécution de la prestation par le fournisseur. • Ces évaluations de l’exécution de la prestation peuvent être utilisées pour déterminer si un fournisseur devrait être invité ou non à présenter une soumission pour d’autres projets. • Tout problème lié à l’exécution de la prestation, notamment tout ce qui touche la santé et la sécurité, doit être géré par le directeur régional.

20. Rotation des fournisseurs • Toutes les invitations à soumissionner pour des projets, y compris lorsqu’on a recours à un fournisseur unique, sont lancées au moyen d’une liste de rotation. • La sélection des fournisseurs s’effectue en filtrant les trois champs énumérés ci-dessous avec les valeurs qui s’appliquent au projet : • région dans laquelle les travaux doivent être exécutés. • valeur des travaux (estimation de classe A pour les travaux de construction ou valeur estimée pour les services de conception); • type de travaux requis.

21. Rotation des fournisseurs • Ces filtres font ressortir tous les fournisseurs conformes qui répondent à ces critères. • L’administrateur du processus de rotation sélectionne un fournisseur parmi tous ceux qui ont fait l’objet du filtrage. Il commence par le fournisseur ayant reçu le nombre le moins élevé d’invitations jusqu’à maintenant et sélectionne chaque fournisseur dans la liste avant de recommencer au début de la liste et de lancer de nouvelles invitations (un tour).

22. Rotation des fournisseurs • La liste de rotation indique le nombre d’invitations qu’a reçues chaque fournisseur pour l’année en cours. • L’équipe Gestion des fournisseurs met les listes à jour chaque semaine en y ajoutant les nouveaux fournisseurs conformes.

23. Coordonnées • Pour obtenir une trousse de conformité du fournisseur pour la gestion de projets, veuillez faire parvenir vos coordonnées par l’un des moyens indiqués ci-dessous. • Par courriel : vmanagement@snclavalinom.com • OU • par télécopieur :1- 877-784-5104 • OU • par courrier : SNC-Lavalin O&M • Service de la conformité des fournisseurs – gestion de projets • 1600, avenue Carling, C.P. 21 • Ottawa (Ontario) K1Z 1G3

24. Coordonnées • Gestionnaire de la conformité des fournisseurs – gestion de projets • SNCL O&M • Lonny Krushinsky • lonny.krushinsky@snclavalimom.com • Bureau : 780-458-4453 • Cell. : 780-233-1760

25. Questions Questions

26. Merci