Intern Verzelfstandigd Agentschap voor Facilitair Management (IVA FM)

1. Intern Verzelfstandigd Agentschap voor Facilitair Management (IVA FM)

2. Wat is het IVA FM ? Het Intern Verzelfstandigd Agentschap voor Facilitair Management werd, in het kader van BBB, opgericht als een horizontale ondersteunende dienstverlener binnen de nieuwe structuur van de Vlaamse Overheid; met als taakstelling de uitvoering van het Vlaamse beleid inzake facilitair management. Het IVA FM vervangt de vroegere afdelingen gebouwen, aankoopbeheer en logistieke dienstverlening; verder aangevuld met enkele voormalige cellen uit de departementen, actief inzake facilitair management. Missie van het IVA FM: Het verstrekken van facilitaire dienstverlening met het oog op het kwaliteitsvol, effectief, marktconform en zuinig uitbouwen en beheren van het patrimonium, teneinde de dienstverlening van de organisatie-entiteiten binnen de beleidsdomeinen te ondersteunen.

3. Wat verstaan we onder facilitair management ? ‘ Facilitair management in de ruimste en meest zuivere zin behelst niet enkel het beheer van gebouwen; maar ook van de diensten, mensen en faciliteiten die in deze gebouwen aanwezig zijn. Het is een zorg die zich uitstrekt van het initiële ontwerp van gebouwen tot het dagdagelijkse onderhoud ervan; met als constante doelstelling de optimale en meest kostenefficiënte aanwending van mensen, energie, en middelen.’ Association for Facility Managers (AFM), Groot-Brittannië • Wat wordt, binnen het kader van de Vlaamse overheid, niet als onderdeel van facilitair management gezien? • ICT • Netwerkbeheer • …

4. Wie kan beroep doen op het IVA FM ? • alle departementen van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen • alle IVA’s en EVA’s binnen de nieuwe structuur van de Vlaamse Overheid • alle kabinetten van de ministers van de Vlaamse Regering • alle adviesraden verbonden aan de Vlaamse Overheid • … • Welke diensten biedt het IVA FM aan ? • Vastgoedbeheer • Werkplekinrichting • Gebouwgebonden diensten • Schoonmaak • Catering • Digitale drukkerij • Goederen- en contractbeheer • Logistiek transport

5. Leidend ambtenaar IVA FMKristel Gevaert Algemeen directeur IVA FMGert Potoms Stafdiensten Afdelingshoofd gebouwenPatrick Bieghs Afdelingshoofd schoonmaak / cateringMarleen Vanwingh Afdelingshoofd facilitaire dienstenCarl Vranken Vastgoedbeheer Schoonmaak Gebouwgebonden diensten Werkplekinrichting Catering Digitale drukkerij Goederen- en contractbeheer Logistiek transport Structuur van het IVA FM

6. Facilitair Management : Uw bijzaak … Onze kerntaak

7. Vastgoedbeheer: Het IVA FM begeleidt klanten in hun zoektocht naar een geschikte locatie voor de huisvesting van één of meerdere van hun diensten. De aangeboden dienstverlening wordt steeds afgestemd op de specifieke noden van de klant en kan ondermeer volgende elementen omvatten: • Prospectie en marktverkenning • Adviesverstrekking • Aankopen of verkopen van gebouwen • Inhuren of verhuren van gebouwen • Technische en administratieve opvolging • Coördinatie van bouw- of verbouwwerken • Technische infrastructuur • Volledige projectcoördinatie • Realisatie van Publiek Private Samenwerking (PPS)

8. Werkplekinrichting: Ook voor het optimaal benutten en functioneel inrichten van de werkplek kan beroep worden gedaan op de kennis en expertise van het IVA FM. De dienstverlening op maat garandeert een coherent ruimtelijk totaalconcept en kan, naar wens, ondermeer volgende aspecten omvatten: • Adviesverstrekking • Inplannen en inrichten van werkplekken en algemene delen • Ontwikkelen van een functioneel en esthetisch totaalconcept • Optimaal ruimtebeheer • Energiebeheer en duurzaamheid • Keuze en aankoop van meubilair • Keuze, aankoop en installatie van telecommunicatie en audiovisuele voorzieningen (databekabeling, vergaderzalen, auditoria, enz.) • Keuze, aankoop en installatie van beveiligingsvoorzieningen(toegangscontrole, tijdsregistratie, enz.) • Volledige projectcoördinatie

9. Gebouwgebonden diensten Het IVA FM biedt een geïntegreerd dienstverleningspakket aan dat de klant ontlast van alle dagdagelijkse, operationele opvolging en coördinatie die gepaard gaan met een actief gebouwbeheer. Dit totaalpakket laat de klant toe zich met een gerust hart te concentreren op zijn/haar kerntaken, in de zekerheid dat het IVA FM instaat voor een professionele dienstverlening inzake: • Dagdagelijkse, operationele gebouwverantwoordelijkheid • Onthaal, toegangscontrole en beveiliging • Beheer van vergaderzalen en auditoria • Routinematig onderhoud en herstellingen • Allerlei klusjes in en rondom het gebouw • Afvalverwijdering • Centrale verwerking van alle inkomende en uitgaande poststukken

10. Schoonmaak Het IVA FM biedt een ruime waaier aan schoonmaakdiensten, waarop klanten beroep kunnen doen om te verzekeren dat hun gebouw(en) er steeds netjes bij liggen en hun medewerkers zich in een aangename omgeving op hun taken kunnen concentreren. • Planmatige schoonmaak van kantoren en algemene delen, volgens een programma op maat van de specifieke noden en wensen van elke klant • Uitzonderlijke of eenmalige schoonmaaktaken (bij oplevering gebouw, verhuis, waterschade, enz.) • Professionele reiniging van ramen en gevels, conform alle geldende veiligheidsvoorschriften • Inrichting van sanitaire ruimtes • Aanbieden van volumeaankopen voor sanitaire voorzieningen d.m.v. raamcontracten (tissues, toiletpapier, zeep, hygiënische containers) • Aanbieden van volumeaankopen voor schoonmaakproducten en -benodigdheden d.m.v. raamcontracten (tapijtreinigers, ontkalkers, enz.)

11. Catering Ook voor het invullen van allerlei cateringnoden kunnen klanten steeds bij het IVA FM terecht, zowel voor adviesverstrekking als voor de volledige opvolging en coördinatie (in eigen beheer of uitbesteed). Het dienstverleningspakket wordt steeds in samenspraak met de klant samengesteld, op maat van de specifieke noden en wensen van elke locatie. • Advies bij de inrichting en het beheer van restaurants en/of cafetaria’s • Uitbating van restaurants en/of cafetaria‘s • Verzorgen en/of coördineren van catering bij vergaderingen • Advies bij en coördinatie van catering voor speciale evenementen • Advies, opvolging en coördinatie inzake het beheer van cateringautomaten

12. Digitale drukkerij Bij het IVA FM kan de klant steeds terecht voor een aantal diensten inzake print- en drukwerk: • Onze digitale drukkerijen staan garant voor een betrouwbare en professionele service bij printopdrachten • Afwerking van documenten (op maat snijden, bundelen, inbinden, enz.) gebeurt steeds volgens de wensen van de klant • Bij de uitbesteding van (specifiek) drukwerk kan het IVA FM steeds advies verlenen en/of als tussenpersoon optreden • Desktop publishing (DTP) van documenten (layout, huisstijl, enz.)

13. Goederen- en contractbeheer Ook voor het afsluiten en opvolgen van contracten voor de aankoop van facilitaire goederen en/of diensten kan elke klant steeds beroep doen op de ruime kennis en ervaring van het IVA FM. • Dankzij de raamcontracten voor generieke goederen en/of diensten kan elke klant meegenieten van schaalvoordelen, wat resulteert in een betere prijs/kwaliteit-verhouding enerzijds en een aanzienlijke besparing in administratieve lasten (opmaak bestekken) anderzijds • Via de digitale catalogus die het IVA FM op korte termijn zal ontwikkelen zal elke klant in de toekomst zelf snel, eenvoudig en doelgericht bestellingen kunnen plaatsen voor generieke goederen en/of diensten • Voor specifieke noden kan het IVA FM, in samenspraak met de klant, deskundig advies verstrekken en/of contracten op maat uitwerken. • Het IVA FM kan de transparante opvolging, de kwaliteitsbewaking en het leveranciersmanagement coördineren • Het IVA FM kan, op vraag van de klant, instaan voor een professioneel beheer van het copier- en wagenpark (opvolging van o.m. gebruik,, onderhoud, brandstoffen, enz. en uitvoeren van expertises bij schadegevallen)

14. Logistiek transport Als facilitaire dienstverlener biedt het IVA FM ook een ruime waaier aan logistieke transportmogelijkheden die perfect aansluiten op de specifieke noden van elke klant. • Professionele verhuisdienst (in eigen beheer of uitbesteed) • Occasioneel goederenvervoer (in eigen beheer of uitbesteed) • Uitleendienst voertuigen voor goederentransport (zonder chauffeur) • Dagelijkse koerierdiensten tussen de verschillende gebouwen van de Vlaamse overheid (in Brussel én in alle Vlaamse provincies)

15. Kernwaarden van het IVA FM: Klantgericht ondernemerschap Doelgerichte en effectieve communicatie Efficiëntie (schaalvoordelen, synergieën, administratieve lasten, enz.) Kwaliteitsvolle dienstverlening mét toegevoegde waarde

16. 1. Klantgericht ondernemerschap: • Dienstenaanbod van het IVA FM mede bepaald aan de hand van de noden en verwachtingen van (bestaande & potentiële) klanten, d.m.v. een professioneel, extern georganiseerd klantenverwachtingenonderzoek • Continue toetsing van dienstenaanbod, processen & procedures aande systematisch opgevolgde en geregistreerde klantentevredenheid en feedback • Voortdurend verbeteren en innoveren door middel van actieve marktverkenning en benchmarking t.o.v. andere facilitaire dienstverleners. • Organisatie en aanpak waarbij de klant steeds centraal staat

17. Beleidsondersteuning Werkplekinrichting Vastgoedbeheer Gebouwgebonden diensten Personeelsbeheer Relatiebeheerder(s) Helpdesk Secretariaat Schoonmaak Logistiek transport Klanten Lokaal Facilitaire Coördinatoren Goederen- en contractbeheer Catering Juridische & financiële zaken Digitale drukkerij ICT Klantgerichte organisatie van het IVA FM

18. 2. Doelgerichte en effectieve communicatie: • Elke klant beschikt over 3 duidelijke aanspreekpunten bij het IVA FM: • vaste relatiebeheerder voor elke klant/entiteit • lokaal facilitair coördinator voor elk groot gebouw of regio • facilitaire helpdesk (1 duidelijk gekend telefoonnummer/ mailadres/ website) • Duidelijke afspraken m.b.t. alle aspecten van de facilitaire dienstverlening, in samenspraak met de klant vastgelegd in een Service Level Agreement • Regelmatige en transparante rapportering naar de klant m.b.t.: • de status en voortgang van de gevraagde dienstverlening • de kwaliteit van de geleverde dienstverlening • de gemeten klantentevredenheid en de geregistreerde klachten • de financiële en budgettaire status en opvolging

19. 2. Doelgerichte en effectieve communicatie (vervolg): • Gebouwgebonden facilitaire werkgroep per groot gebouw, waarbij de vertegenwoordigers van elke klant/entiteit gehuisvest in het gebouw met de gebouwverantwoordelijke en hun relatiebeheerder(s) van het IVA FM op geregelde basis ondermeer volgende zaken opvolgen en bespreken: • toekomstplannen voor het gebouw (verhuis, verkoop, verbouwing, enz.) • statusoverzicht van alle aangevraagde en/of geplande werkzaamheden • opvolging van kwaliteit en tevredenheid van geleverde diensten • nieuwe of bijkomende aanvragen voor diensten of werkzaamheden • mogelijke knelpunten, problemen, klachten, enz. • adviezen of suggesties van IDPB of Centrale Coördinatiecel Milieuzorg • Op termijn, de implementatie van een toegankelijke en gebruiksvriendelijkeapplicatie waarbij klanten zelf rechtstreeks zowel aanvragen voor nieuwe diensten en/of werkzaamheden kunnen doorgeven als de status van deze aanvragen kunnen opvolgen

20. Efficiëntie: • Overheidsopdrachten uitschrijven en volledig afhandelen, contracten beheren, leveranciersrelaties opvolgen en bewaken, een wagenpark beheren, … Voor de specialisten van het IVA FM behoort dit tot de kerntaken, waarin reeds een ruime ervaring en de bijhorende efficiënte procedures opgebouwd werden. Door beroep te doen op het IVA FM kan de klant de eigen administratievelasten dan ook sterk beperken, waardoor personeelsleden tijd vrij krijgen om zich te concentreren op de kerntaken van de organisatie. • Omwille van de centrale onderhandeling en aankoop van generieke goederen en diensten kan de klant dankzij schaalvoordelen steeds meegenieten van een optimale prijs/kwaliteit-verhouding. • Door een aantal facilitaire diensten centraal te (laten) beheren door het IVA FM ontstaan synergieën, die kunnen leiden tot een efficiëntere inzet van mensen, middelen en machines. • Dankzij een actieve, centrale opvolging door het IVA FM van de ruime waaier aan facilitaire diensten, met regelmatige transparante rapportering naar de klant, bewaakt elke klant steeds het overzicht over de facilitaire budgetten.

21. Kwaliteitsvolle dienstverlening mét toegevoegde waarde: • Know-how: vanuit haar ruime facilitaire kennis en ervaring kan het IVA FM steeds de meest aangewezen oplossing aanbieden/voorstellen, rekening houdend met de specifieke noden en verwachtingen van de klant • Gecentraliseerde opvolging: dankzij een geïntegreerde benadering van facilitair management kan het IVA FM de volledige facilitaire keten van de klant in kaart brengen. Hierdoor kan vaak een totaaloplossing aangeboden worden, waarbij rekening gehouden werd met alle neveneffecten en gerelateerde aspecten • Gestructureerde kwaliteitsopvolging en – metingen: vanuit de ruime kennis en ervaring met facilitair management die het IVA FM heeft opgebouwd kan zij instaan voor de volledige kwaliteitsopvolging en –rapportering, ook wanneer de werken of diensten door derden of in eigen beheer door de klant uitgevoerd worden (schoonmaak, catering, HACCP, enz.)