Propuesta Cibernética Modelo de Sistema Viable Grupo No Asistido Jaime Tirado C.I 9.871.477 José Salas C.I 8.19

1. Propuesta Cibernética Modelo de Sistema Viable Grupo No Asistido Jaime Tirado C.I 9.871.477 José Salas C.I 8.199.351 Eladia Pérez C.I 8.191.433 Rita Rodríguez C.I 8.168.689 1 Biruaca, Julio 2008

2. Índice 2

3. Introducción El Núcleo Apure de la Universidad "Simón Rodríguez” esta constituido por cuatro (4) subsecretarias, a saber: Académica, Secretaría, Postgrado y Extensión; estrechamente relacionadas entre sí, en busca de alcanzar la máxima operatividad del mismo. Es importante resaltar las funciones de la subdirección de secretaría, la cual ordena la información que demandan las máximas autoridades del Núcleo, en lo que a registros académicos se refiere , estadísticas, memoriales y órganos oficiales . En atención a que esta subdirección tiene relevante valor en el desarrollo de las actividades del Núcleo, consideramos aplicar el Modelo de Sistema Viable a fin de adaptarla a la propuesta de Refundación de la UNESR. 3

4. Marco Teórico • Teoría Cibernética • Elementos Conceptuales y Leyes Fundamentales de la Cibernética • El Modelo de Sistema Viable 4

5. Teoría Cibernética Qué es la Cibernética? La ciencia de la organización eficaz . Stafford Beer La ciencia del control y la comunicación en el animal y en la máquina. Norbert Wiener La ciencia que analiza, bajo un aspecto funcional, los procesos de dirección y optimización de los sistemas dinámicos complejos, en los cuales la información desempeña un papel esencial. I.B. Novik Pudiéramos decir; la cibernética es la ciencia de la proyección del hombre. Este modelo no es otra cosa que una emulación del funcionamiento del sistema nervioso central del cuerpo humano propuesto como un modelo de regulación para el comportamiento organizacional. 5

6. Stafford Beer utilizó los conceptos de cibernética para construir el modelo denominado “sistema viable” a través del cual se enfoca en las organizaciones su estructura, actividades e interrelaciones. Este sistema permite a las organizaciones obtener la flexibilidad que necesita para sobrevivir. El estudio de la cibernética se divide en dos campos: Cibernética aplicada: Ingeniería cibernética Matemática cibernética Programación Heurística Simulación Teoría del Autómata Biocibernética Inteligencia Artificial Teoría de expertos

7. Robótica Economía Cibernética Administración Cibernética Cibernética Pura: Retroalimentación Teoría general de los sistemas Entropía, Homeóstasis, Equilibrio Ley del requisito de variedad Teoría de las comunicaciones Elementos conceptuales y leyes fundamentales de La Cibernética: El MSV propuesto por Beer obliga a hacer uso debido de los elementos conceptuales y leyes fundamentales de la cibernética, entendida como la ciencia de la organización eficaz que enfoca en las organizaciones su estructura, actividades e interrelaciones. 7

8. La organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presentan dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que haya cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. La Entropía: Es una medida del desorden, o de liberación de energía que, dentro de un sistema cerrado, se incrementa constantemente hasta un máximo en el cual, el proceso se suspende al alcanzar el sistema su estado de equilibrio. Si aumenta la información disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. La homeóstasis: Es la tendencia de los elementos que interactúan en un sistema a orientarse hacia un estado de equilibrio (Webster´s Dictionary). 8

9. La Equifinalidad: Es cuando un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iníciales. Límite Fisiológico: Es la capacidad de un sistema para mantener en movimiento su punto de estabilidad, dentro de la tolerancia fijada por su propia fisiología. La Retroalimentación: Constituye el proceso de retorno al punto de entrada de un sistema, de una parte de su salida. Información en cibernética: Información es lo que hace que un sistema cambie de estado. 9

10. Teoría de la Recursividad: Finalmente, tal vez el aporte mas importante de la teoría general de los sistemas a la cibernética, lo constituye la llamada teoría del orden jerárquico y que en la cibernética la identificamos como la Teoría de la Recursividad “todo sistema contiene y está contenido en otro sistema”. Ley de Requisito de Variedad: Esta ley establece que solo la variedad puede absorber la variedad. La variedad entonces, de acuerdo a Ashby, la podemos definir como el numero posible de estados que puede asumir un sistema cuya complejidad nos interesa medir. Toda fuerza absorbe la misma variedad que es capaz de desplegar. 10

11. Ley de Capacidad de Canal Cada uno de los cuatro canales direccionales por donde circula la información entre las actividades directivas, operacionales y ambientales, deberá poseer una capacidad mayor para responder un volumen dado de demandas referente a la variedad seleccionada en un determinado momento, que la variedad que origina el sistema en el mismo momento. Ley de Transducción Cuando la variedad transmitida por los canales del núcleo hacia su entorno, requiere de transducción, la variedad del transductor deberá ser, al menos, equivalente a la variedad del canal.

12. Ley de Continuidad Dado que el flujo de la educación es continua, las tres leyes señaladas, deberán evaluarse continuamente. El sistema debe ser diseñado a fin de que pueda detectar por anticipado la violación de cualquiera de las leyes enunciadas. Los conceptos y leyes de la teoría cibernética, están estrechamente relacionados a la sobrevivencia de una organización, pues no es posible lograr homeóstasis (regulación) sin retroalimentación, ni estabilidad (equilibrio) sin la alerta a tiempo (información) del incremento del desorden (entropía), por encima del cual, el sistema se colapsa (limite fisiológico) todo esto conduce a la adaptación y ella es la clave de la viabilidad(sobrevivencia) de cualquier organización.

13. El Modelo de Sistema Viable El Modelo de Sistema Viable esta compuesto por cinco sistema Sistema Uno: Es la función operativa. Las actividades operacionales constituyen, en sí mismas, lo que define los propósitos del sistema y es, precisamente, por ésta circunstancia, que el criterio de libertad y autonomía, debe ser especialmente observado a este nivel. Sistema Dos: Función de Apoyo, Servicio y Coordinación. Actúa como un dispositivo antioscilatorio con respecto a las interacciones verticales de los sistemas uno. Sistema Tres: Función de la dirección del día a día. Es responsable del " ahora ” de lo" interno ” en el presente y de la sinergia operativa.

14. Sistema Cuatro: Función del desarrollo. Es también responsable de lainvención del futuro de la institución por lo cual, señalamos que su función es encargarse de “lo externo en el entonces”Sistema Cinco: Función de cohesión del todo.

15. DESARROLLO • Unidad Organizacional • Objetivo • Análisis de las funciones actuales vista desde la perspectiva del MSV • Propuesta de MSV 15

16. Unidad organizacionalSubdirección de Secretaría Núcleo Apure Misión: Consolidar y ordenar la información que demandan las máximas autoridades del Núcleo, en lo que se refiere a registros académicos, actosdel consejo, estadísticas, memorias y órganos oficiales, así como la expedición de certificados de notas provisorias y otros de carácter oficial. Visión: Instaurar un sistema de información actualizado y tecnologizado atendiente a las demandas de las estructuras organizativas del Núcleo en lo concerniente a tramites administrativos oficiales y provisionales de registros académicos, estadísticas, actos del consejo directivo entre otros, con el propósito de satisfacer oportuna y eficientemente las exigencias permanente de los usuarios.

17. Organigrama Actual: Dirección Subdirección De Secretaría Tramitación y Documentación Control De Estudio

18. Departamentos: Tramitación y Documentación Funciones: Recopilar, analizar y procesar información proveniente de diversas instancias del Núcleo, con el fin de elaborar publicaciones oficiales, la memoria y cuenta anual y cualquier otra de interés para la comunidad universitaria. Analizar y evaluar resoluciones, acuerdos y disposiciones emitidas por el consejo del Núcleo, para proceder a su publicación. Coordinar la recepción, clasificación y archivado de la documentación que ingresa a la unidad. Control de Estudios: Funciones: Coordinar la aplicación de metodologías, normas y procedimientos para la ejecución de los procesos de admisión de aspirantes a ingresar en el Núcleo.

19. Ejecutar los procesos de inscripción y seguimiento de los registros académicos de los estudiantes. Procesar solicitudes de reválidas, traslados e informes de acreditación, con el fin de remitirlos a la comisión de equivalencias. Certificar constancias provisorias de notas, certificados de estudios y otros. Consolidar información con respecto a: inscritos, participantes, activos, inactivos, en proceso de graduación, egresados y cualquier otra información.

20. Objetivo Aplicar el Modelo de Sistema Viable (MSV) a la unidad organizativa subdirección de secretaría del Núcleo Apure, en el ámbito de la cibernética , con el fin de adaptarla a la propuesta de Refundación de la Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”.

21. Análisis de las funciones actuales vista desde la perspectiva del MSV • Descripción de las unidades operacionales o sistemas uno • Control de Estudio DNA Leyenda: DNA: Dirección Núcleo Apure SS: Subdirección de Secretaría CE: Control de Estudio MA: Medio Ambiente OP: Operaciones SS MA C E MA OP

22. Descripción de las unidades operacionales o sistemas uno • Tramitación y Documentación DNA SS Leyenda: DNA: Dirección Núcleo Apure SS: Subdirección de Secretaría Ty D: Tramitación y Documentación MA: Medio Ambiente OP: Operaciones MA MA T y D MA OP

23. Evaluación en la aplicación Sistema Uno DNA: Garantiza la efectiva y optima aplicación de programas de Pre y Postgrado, Extensión, Investigación, Control de Estudio, Servicios Estudiantiles y Adm. de Recursos para el Aprendizaje, humanos y financieros. SS: Ordena la información que demandan las máximas autoridades del Núcleo, en lo que se refiere a registro académico, actas de concejo, estadísticas , memorias y órganos oficiales. CE: Consolidar y mantener información actualizada de los registros académicos de los participantes en los diferentes niveles y modalidades que ofrece el Núcleo, con el fin de emitir certificaciones, constancias y otros de carácter oficial provisorio. T y D: Recopilar, analizar y procesar información proveniente de las diferentes unidades e instancias del Núcleo, así como preservar y mantener el archivo general- MA: Cada una de las unidades operativas se caracteriza por factores propias de la comunidad ueserristas y en la práctica se integran como un todo, para dar respuesta a los procesos académicos administrativos de los usuarios. Siendo las limitaciones de orden comunicacional y financiero. DNA DNA SS OP C E MA T y D OP

24. Evaluaciónen la aplicación del Sistema Dos Las operaciones realizadas en Control de Estudio y Tramitación y Documentación requieren de recursos para su normal funcionamiento, sin embargo éstos por lo general son muy reducidos o inexistentes en algunos casos, puesto que dependen de otro sistema (Dpto. Administración). La carencia de recursos materiales y financieros produce ineficiencia en el desarrollo de las operaciones. Descripción del sistema dos El Dpto. de Administración del Núcleo se encarga de cubrir las necesidades de recursos materiales que requieren las unidades operativas (CE y DyT) , sin embargo las funciones de este Dpto. se ven limitadas tanto por el Consejo de Núcleo y el Consejo Directivo, los cuales son los encargados de aprobar los presupuestos a los Núcleos. DNA MA SS CE Usuarios OP OP T y D

25. Evaluación en la aplicación del Sistema Tres DNA El sistema tres está representado por la Dirección del Núcleo Apure, él cual le corresponde hacer cumplir las funciones de docencia, investigación y extensión. MA SS CE Usuarios OP OP T y D En ésta unidad organizacional seleccionada, solo se cumplen los sistemas del uno al tres.

26. Propuesta de MSV Sistema Uno: La autonomía de las unidades operativas El Modelo de Sistema Viable, en las unidades control de estudios y tramitación y documentación, debe existir una comunicación sin interferencias, fluida en cada una de las operaciones realizadas; lo que va a permitir la sintegralidad en todo el sistema, hasta alcanzar una completa armonía y así garantizar la adecuación de los mismos. DNA DNA SS OP C E MA MA T y D OP

27. Sistema Dos: Las Limitaciones de la Organización Debe existir una oportuna y equilibrada dotación de recursos económicos y materiales en cada una de las unidades operativas, para alcanzar la eficiencia en la organización. El Dpto. de Administración debe garantizar el suministro de presupuesto y la entrega oportuna de los recursos materiales que permitan el cumplimiento de las funciones de cada unidad operativa. DNA DNA SS OP C E MA MA T y D OP

28. Sistema Tres: El grupo corporativo de operaciones La Dirección del Núcleo aúpa y estimula a la Subdirección de Secretaría y/o unidades operativas, de mantener la cohesión de los mismos, destacando sus potencialidades y debilidades con el fin de lograr la sintegración entre las partes y de la misma manera las metas de la institución. DNA DNA SS OP C E MA MA T y D OP

29. Conclusiones y Recomendaciones La comprensión del funcionamiento de una unidad organizativa, desde una perspectiva cibernética, es una actividad significativa y reconfortante que irrumpe determinantemente en los cambios de las concepciones paradigmáticas en el campo organizacional. Provee de una gran cantidad de herramientas conceptuales y procedimentales que facilitan el debido aprovechamiento de los recursos humanos y materiales existentes que muchas veces por error gerencial no son debidamente aprovechados y su potencial se diluye en una imperante desidia organizacional que los conduce al automatismo laboral sin satisfacción creciente para emprender con entusiasmo cada función del día a día institucional. Entre los aspectos mas relevantes se halló el cómo se relacionan las partes con el todo y viceversa; es decir los subsistemas con el metasistema para el logro de un modelo cibernético viable. Se determino fortalezas y debilidades existentes en las unidades operativas de la unidad organizativa

30. Seleccionada y se genero una visión distinta de cómo ha de funcionar la misma para el logro de los objetivos meso y macro de la institución en la cual es un subsistema. Se recomienda que cada departamento (control de estudio y tramitación y documentación) , tenga un coordinador o responsable para reducir y atenuar la variedad producto de las interacciones operativas. Así mismo aumentaría el requisito de variedad en la unidad organizativa y se cumpla la transducción, es decir estos responsables pueden ser transductores de excelencia.

31. Bibliografía Gutiérrez Pérez, Ángel y Jorge. Aplicación del modelo de sistema viable como directriz metodológica de un enfoque de diseño apropiado a las necesidades del área administrativa de la universidad de la Gran Colombia. Septiembre 2006 Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”. Refundación UNESR. 14-12-2007 Manuel Mariña Müler. Conversatorio. Refundación Universitaria