Endurmenntun Stjórnun innkaupa

1. EndurmenntunStjórnuninnkaupa 28. mars 2007

2. Innleiðing – Markmið greiningar • Breyta núverandi ferlum og skipulagi fyrir rekstrarleg innkaup og bókhald þar sem við á • Ná fram raunverulegum ávinningi í beinum og óbeinum sparnaði

3. Flokkuninnkaupa Sterk Tryggja afhendingu og virkni undir stöðugu kostnaðareftirliti Seljendamarkaður Sérhæfður Tækjabúnaður, Miðlægur tölvubúnaður • Lyf, • varahlutir, • sérhæfðar • rekstrarvörur C B Staða seljanda Almennar rekstrarvörur t.d. ritföng hreinlætisvörur Bílar, Húsgögn ýmis aðkeypt þjónusta Veik D A Kaupendamarkaður Sterk Staða kaupanda Veik Mikil Lítil

4. Stefna Stuðningur stjórnenda Birgjar Þættir sem miklu skipta við innkaup Tækni Skipulag Ferli Lykilþættir innkaupa

5. Undirstaðan • Skilningur og stuðningur yfirstjórnar • Stjórna breytingunum ekki láta þær “bara” gerast • Gefa verkefninu tíma • Stærri stofnanir stofni stýrihóp • Mæla árangurinn

6. Dæmigerð staðsetning innkaupa í skipulagsheild Miðlæg ákvörðun Miðlægt svæðisbundið t.d innkaup Æðsta stjórn Sérfræðingar Alm. starfsmenn Strategisk Tæknileg Rekstur Beiðendur

7. Aukaafurðir • Greining er forsenda farsællar innleiðingar rafrænna innkaupa • Greining aðstoðar við að sannfæra stjórnendur og starfsmenn um þörf á breytingum þar sem það á við • Greining og innleiðing nýtist sem tæki fyrir árangursstjórnun

8. Hefðbundin innkaup Heildar-innkaup Þróun viðskiptanna Aftur í sama farið Framför í innkaupum Einsskiptis verðlækkun. T.d útboð Endurskipulag Ný nálgun Tími

9. Innkaup og vöruþróun • “Discontinous innovation” = vöruþróun í stökkum. Innkaupamenn hafa það oft á valdi sínu að hleypa þessum nýjungum að. Þeir ættu sérstaklega að hafa opinn huga gagnvart þessu. • “Cross sourcing strategy” að passa það að gera ekki einn birgja alvaldan í þínum aðföngum. Að skipta innkaupunum upp skipulega.

10. Vöruþróun Vöru-gæði gæðavara stökkbreytt vara – gæðum breytt Verri vara ! en uppfyllir þarfir ódýrvara Tími Ný tækni ryður burtu þeirri eldri “Fast History” dæmi um þetta eru lágfargjaldaflugfélög, stafrænar myndavélar.

11. Innkaupaaðferðir • Vörukaup < 5. mkr. ef í gildi er rammasamningur skal nota hann annars gera verðkönnun • Vörukaup 5 - 10. mkr skal nota rammasamning eða bjóða út ef ekki er rammasamningur • Verkefni/ Vörukaup 10-25 mkr. beita skal útboði og meta þörf á verkefnastjórnun eða nota rammasamning • Verkefni /Vörukaup 25-100 mkr beita skal útboði verkefnastjórnun og meta þörf á samningsstjórnun eða nota rammasamning • Verkefni /Vörukaup >100 mkr beita skal útboði verkefnastjórnun og samningsstjórnun eða nota rammasamning

12. Hvar eru áherslur í innkaupum • Framkvæma sjálfur / kaupa af öðrum • Útvistun (úthýsing) • Markalínan (Coase) að fyrirtækið geri hlutina sjálft þegar það er ódýrara. Annars að kaupa þjónustuna/vöruna af öðrum. • Mikilvægt að þekkja innri kostnað abc greining • Einbeita sér að kjarnafærni Í reynd er útvistun oftast reynd þegar “eitthvað” er komið í óefni en ekki sem meðvituð leið til hagræðingar. Þetta hefur oft áhrif á gæði og væntingar.

13. Innkaupamynstur og ferlar • Hvert er umfang innkaupanna • Hvernig er innkaupaferlum háttað • Stefnumótun innkaupa • Hlutverk innkaupa í virðiskeðju • Staðsetning innkaupa í skipuriti • Innkaupastefnan • Skipulag og mönnun innkaupa • Stuðningskerfi innkaupa

14. valddreift miðstýrt Áhersla á lágmarksvirkni Áhersla á margþætta virkni Tími Viðskipta- samband Samhæfð innkaup Innri samþætting Ytri samþætting Samþætt virðiskeðja Einsskiptis viðskipti Stigskipt áhersla á innkaupin skilvirkni/Uppsafnaður sparnaður Source: Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002

15. Innkauparáðgjöf og greining • Innkaup og innkaupaferlar • Innkauparáðgjöf • Greining innkaupa og innkaupaferla • Innleiðing og breytingastjórnun

16. Uppbygging markvissrar innkaupagreiningar • Greining innkaupa og innkaupaferla • Hvernig má lækka útlagðan kostnað í innkaupum (beinn sparnaður) • Hvernig má bæta ferla og lækka vinnukostnað í innkaupum (óbeinn sparnaður) • Innleiðing og breytingastjórnun • Leiðir til hagræðingar útfærðar og ávinningur tryggður með virkri breytingastjórnun

17. Markaðsleg nálgun • Útboð • Auglýsingar • Dagblöð • heimasíður • Kynningar á stærri útboðum • Þetta er hið hefðbundna form

18. Að selja sig sem kaupanda ! • Að virkja tengslanetið • Með reglulegum póstsendingum til þeirra sem eru áhugasamir um það sem er boðið út • Með markaðsrannsóknum og skipulegum samskiptum við birgja ( að hafa samband) • Með samráðfundum hleypa nýjum aðilum að og með því að tala við kollegana í faginu • Að tala við markaðinn en ekki til hans

19. ÚTRÁS - Innkaupamanna • Tala við markaðinn • Kynnast möguleikum birgjanna til að hagræða • Vera með frumkvæði (Próaktífir) • A Ð G Á T ! • Vanhæfi getur skapast þegar ekki er opnað fyrir alla aðila með því að auglýsa opinberlega og að heimsækja ekki alla sem gefa sig fram • Reynsla Ríkiskaupa er að hægt er að S T Ó R B Æ T A tilboð með þessari aðferðafræði

20. Hópar • Mikilvægt er að ná til markaðarins og finna nýjungar og opna fyrir lausnir • Menn eru allt of fastir í gamla farinu og bíða eftir að lausnirnar komi til þeirra • Könnun frá Noregi segir að 80 % innkaupa séu á sama stað og keypt var síðast • Hvað tók ykkur persónulega mörg ár að byrja að versla í Bónus ? • Aðkoma hagsmuna vegna ráðgjafar og mats tilboða vegna rammasamninga er oft í gegnum eðlisólíka hópa.

21. Faghópur • Starfar innan afmarkaðs geira á skilgreindu sviði með fagfólki af tilteknum stofnunum. Algengast að þeir starfi á LSH sem ráðgefandi við ákvarðanatöku í kaupum á rekstrarvöru. • Þessir hópar nýtast vel í að lýsa þörfum og að meta gæði tilboða • TAKA MIKINN TÍMA • ERU OFT ÍHALDSAMIR

22. Rýnihópur • Hópur af fólki innan tiltekins afmarkaðs geira sem á í samskiptum við samskonar birgja, þó í mis miklum mæli. Dæmi: mennta- og heilbrigðisgeiri. • Rýni hópur skoðar með víðtæku umboði án beinna afskipta hvað megi betur fara í viðskiptum. (< 15 manns)

23. Kaupendahópur • ER þvert á stofnanir og geira • T.d. Stofnun, fyrirtæki eða Ríkiskaup kalla til hóp (verkefnastjóri – markaðsstjóri) sem einkennandi fyrir sem stærstan hluta af kaupendur úr hinum ýmsu stofnunum og geirum. Marmiðið er að hópurinn endurspegli kaup á tiltekinni vöru eða þjónustu í rammasamningum. (4 -12 manns ) • Þessir hópar eru oft besta tækið til að finna út hvað notendur vilja og þeir hafa oft nýja sýn á markaðinn

24. Ráðgjafarnefnd (samráðshópur) • Kölluð til af t.d. forstjóra / markaðsstjóri) • Sprettur uppúr kaupendahópum eða rýnihópi. Er til ráðgjafar almennt við útboð framlengingar og stefnumótun í tilteknum: útboðum, rammasamningum, upptöku og markaðssetningu á nýjungum í innkaupum.

25. Siðfræði innkaupa • Forðast að taka ákvarðanir, sem eru siðferðilega rangar og óarðbærar! • Þeir sem taka ákvarðanir verða að horfa til andstæðra krafna og óska fráólíkum hópum.

26. Hvað á að gera? Siðferðisspursmál ef það grefur undan óháðri ákvarðanatöku í fyrirtækinu. • kortleggja hverjir? • Upplýsa yfirmenn • fokusera á innri siðferðisgildi • hafa umhverfi þar sem hlutir eru ræddir • láta fleiri en einn aðila taka þátt í samningum, • rotasjon á starfsmönnum sem sjá um samninga.

27. Siðfræði • Hverjar eru okkar skyldur? við okkar nánustu? við alla? • Hvaða skyldur? • Hvernig tökum við tillit til árekstra milli ólíkra skyldna? • “The business of business is business?! M. Friedman.“

28. Siðferðileg viðmið breytast • Það sem er í lagi í dag er það ekki á morgun • Áfengiseinkasalan í Svíþjóð – margir verslunarstjórar reknir fyrir það að þiggja boð um kynningar, sem þó höfðu viðgengist árum saman • Viðmiðið breyttist allt í einu

29. Áhrifavaldur gagnvart öðrum • þeim mun viðkvæmari sem aðili er fyrir okkar ákvörðun, því meiri ábyrgð berum við. • t.d markaðsvald gagnvart undirverktaka • Mútur – (smörring):– gjafir sem minnka sjálfstæði ákvarðanatöku t.d. • Boðsferðir • Vínflöskur • Miðar á tónleika, kappleik, viðburði hverskonar

30. Vert að hafa í huga • People do what is inspected not what is expected • Aðhald er nauðsynlegt – virkt innra eftirlit • Ekki setja fólk í þá aðstöðu að það verði freistingum að bráð – “tvímenna” (a.m.k.) á mikilvæga fundi vegna stórra samninga • Ekki þiggja neitt sem þið getið ekki talað um í vinunni • Skilið óumbeðnum og óviðeigandi “gjöfum” Það kemst alltaf upp um Óheilindi !

31. “Nýjungar” í innkaupum • Einkaframkvæmd - sjá nokkur dæmi • Útvistun – tekur hægt við sér • Samningskaup – eru að byrja bjóða ýmsa möguleika

32. Einkaframkvæmd • Samningur við einkaaðila um að veita tiltekna þjónustu. • Umtalsverðar fjárfestingar • Samningstíminn er langur, jafnan 20-30 ár. • Kaupandi skilgreinir þá þjónustu sem hann vill beita sér fyrir og býður hana út. Niðurstaða útboðs er samningur um þjónustu.

33. Einkaframkvæmd hjá ríkinu • Um samninga undir formerkjum einkaframkvæmdar gilda lög og reglur um útboð og innkaup ríkisins. • Einkaframkvæmd má flokka í mismunandi stig eftir því hversu mikil afskipti ríkisins eru. • Fjárhagslega sjálfstæð verkefni. • Öll þjónusta er seld ríkinu • Ríkið greiði hluta kostnaðar við verkefni en rekstraraðila látið eftir að afla tekna til að standa undir rekstrinum að öðru leyti.

34. Verkefni í einkaframkvæmd • Hvalfjarðargöngin (1995) • Iðnskólinn í Hafnarfirði (1999) • Hjúkrunarheimili í Reykjavík (2000) • Rannsóknahús á Akureyri (2002) • Tónlistar og ráðstefnuhús

35. Outsourcing = Contracting out = Aðkeypt = Innkaup Þýðir: Að finna nýja birgja og nýjar leiðir til að tryggja afgreiðslu vara, varahluta eða þjónustu; hagnýtingu þekkingar, reynslu og sköpunargáfu nýrra birgja. Úthýsing / útvistun: Fá aðra til að gera á hagkvæmari hátt það sem aðilar eru gera sjálfir í dag.

36. Dæmi er:rekstur og hýsing tölvukerfa Helstu kostir eru: • Minni fjárfestingar • Einfaldara umhverfi • Aukið rekstraröryggi • Aukin samskiptahæfni • Rekstrarkostnaður fyrirsjáanlegur • Meiri aðlögunarhæfni, sveigjanleiki

37. Verkefnið er: að skrifa loka drög að innkaupastefnu • Vegna innkaupastefnugerðar • Verkefnið er: að skrifa loka drög að innkaupastefnu sem gildir fyrir tiltekna rekstrareiningu, fyrirtæki eða stofnun. Góð stærð einingar til að nota er á bilinu 10 – 40 manna rekstrareiningu. Má vera minni og má vera stærri. • Þá er best að nota þá stofnun eða fyrirtæki sem menn starfa hjá eða þekkja vel til. • Gott er að hafa innkaupastefnu t.d. umhverfisráðuneytisins eða innkaupastefnu ríkisins til viðmiðunar við uppbyggingu og til að ramma inn verkefnið. • Einnig er að finna í glærunum í fyrri fyrirlestrinum gegnumgang um það hvernig stefna er mótuð. Þar eru til dæmis dæmigerðar rekstrartölur. • Innkaupastefna byggir á innkaupagreiningu, og markmiðum rekstrar. Innkaupstefnan sjálf þarf að tilgreina: gildissvið, tilgang, markmið og eftirfylgni.

38. Mikilvægustu þættirnir sem horft er til við matið • Forsendurnar og innkaupagreiningin umfang rekstrarins: • Tölur • Ef aðgengi að rekstrar tölum er ekki gott þá má skálda þær. Þar þarf að skilja á milli launaliða, reglubundinna rekstrarliða og fjárfestingarliða. • Þekkja þarf eða skálda heildarveltu, greina þarf topp 20 kostnaðarliðina, og skilja þar sundur hvað er reglubundið (s.s. skrifstofuvörur, pappír, leigubílar, ferðalög, ræsting etc. ) frá fjárfestingu (s.s. Húsnæði, endurbætur á húsnæði, viðhald, bílakaup) frá Launaliðum (laun + launatengd gjöld). Algengt er að laun séu 70% af rekstrarkostnaði þjónustustofnana, þetta á til dæmis við um flestar ríkisstofnanir

39. Innkaupastefnan sjálf • Gildissvið innkaupastefnunnar • – til hverra nær stefnan, hverjir mega stunda innkaupin ? hverjir eru það sem hafa innkaupaheimildir eða leyfi til þess að skuldbinda rekstrareininguna. Stuðningur stjórnenda við stefnuna.

40. Tilgangur innkaupastefnunnar • Hvernig fellur stefnan að rekstrarmarmiðum og hvernig styður hún þau ? s.s. hagkvæmustu kaup, hagræðing, umhverfismál, styðja við upptöku á rafrænum innkaupum, innkaupakorti etc. samskipti við birgja (fækka þeim og ná þannig betri aflsætti)

41. Markmið innkaupastefnunnar • Bæði mælanleg og huglæg. Til dæmis að nota rammasamninga í 70 % af innkaupum, að öll ferðalög verði keypt með innkaupaorti, að x% af rekstrarvöru verði keypt með rafrænum hætti. O.f.l allt eftir eðli stofnunar.

42. Eftirfylgni • Hvernig, hvenær og af hverjum eru markmið metin og hvort þau hafi náðst, hvernig er ávinningur af stefnunni metinn. Hvernig er stefnan kynnt hagsmunaðilum. • Kynning og aðgengi notenda að stefnunni gagnvart starfsmönnum sem eiga að fylgja henni, birgjum og örðum hagsmunaðilum s.s. móðurstofnunum eða undirstofunum allt eftir atvikum.

43. Matið • Þeir sem taka skýrt á þessum þáttum í innkaupastefnu eru komnir með góða stefnu og í fyrstu einkunn. • Aukastig og hæsta mat fá þeir sem að auki ná að flétta stefnuna í góðan búning, s.s. tengja hana yfirmarkmiðum s.s. innkaupastefnu ríkisins, Reykjavíkurborgar eða markmiðum sveitarfélaga s.s. versla í heimabyggð allt eftir atvikum. – Ríkjandi sjónamiðum í rekstri á hverjum stað og að styðja markmið rekstrarins. Að innkaupin nái að verða stefnumótandi þáttur en ekki afgangsstærð í stjórnuninni.

44. Lengd • Almennt 3-4 síður A4 • Það sem ræður lengd fyrst og fremst er flækjustig þeirrar stofnunar / rekstrareiningar sem verið er að gera stefnu fyrir. • Ef frekari spurningar vakna eða verkefnið er ennþá óskýrt þá má hafa samband í oborg@simnet.is