Göteborgs universitet förnyas

1. Göteborgs universitet förnyas Ledningsrådet 2011-09-26 Göteborgs universitet förnyas

2. Exempel på brister påvisade av olika utredningar inklusive RED 10 • Den nuvarande organisationen är inte helt ändamålsenlig och den potential som ligger i universitetets samlade kunskap och stora bredd tas inte tillvara fullt ut. Det gör att forskningenoch utbildningen inte når upp till den höga kvalitetsnivå och förnyelse som annars vore möjlig. • Göteborgs universitet uppfattas som splittrat i sin utåtriktade verksamhet, vilket är negativt för möjligheterna till nationellt genomslag. • Institutionerna som är verksamhetens kärna upplever sig vara starkt begränsade och för hårt reglerade. • Den starka fakultetsstrukturen försvårar gränsöverskridande initiativ och leder lätt till tveksamma suboptimeringar. • Arbetsfördelningen mellan den gemensamma förvaltningen och fakultetskanslierna är ibland oklar, vilket resulterar i dubbelarbete och missförstånd. Göteborgs universitet förnyas

3. Studenter och fack • Låg igenkänningsgrad för studenter som idag rör sig över universitetet, när ansvarsfördelning, befattningar och organisation är olika på varje fakultet och institution. Ett sammelsurium av begrepp och tjänstebeteckningar som omöjliggör effektiv och enkel kontakt mellan studenten och universitetet. • Otydligheter och skillnader i administrativa rutiner över hela universitetet försvårar för studenter att veta vem man ska fråga och vad man kan förvänta sig. • Varierande acceptans av rektors beslut försvagar det samlade studentinflytandet vid universitetet. • Svag implementering och uppföljning av beslut gör att frågor och problem faller mellan stolarna och beslutade förändringar drar ut på tiden. • Otydligheter i vem som har ansvar för och fattar beslut i olika frågor försvårar studenters påverkan och ansvarsutkrävande. • Svag rättssäkerhet när studenter hos personal möts av osäkerheter kring vilka lagstadgade rättigheter och skyldigheter man har som student. • Stor risk för olika hantering av personalfrågor vid skilda delar av universitetet – ej rättssäkert. Göteborgs universitet förnyas

4. Statsmakternas krav, förutsättningar och möjligheter • Samhället ställer ökade krav på universiteten och konkurrensen om studenter och anslag blir starkare. • Universiteten förväntas vara aktiva genom att skapa egna profiler och kunna driva sina frågor mera självständigt. • Riksdagens beslut (juni 2010) innebär en ökad frihet för lärosätet att utforma den interna organisationen efter verksamhetens behov. • Riksdagsbeslut juni 2010 innebär krav på: - Styrelse - Rektor - Kollegial majoritet vid beslut om uppläggning, genomförande och kvalité av utbildning och forskning, samt konstnärligt utvecklingsarbete - Rätt för studenter att vara representerade vid beslut och beredning Göteborgs universitet förnyas

5. Vad har gjorts? • Rektors direktiv – september 2010 • Bexell/Rogestam utredning – december 2010 • Remissförslag – januari • Remissvar – februari • Överenskommelsen – ledningsrådet 21 mars • Styrelsebeslut – 7 april • Rektors beslut – 2 maj Göteborgs universitet förnyas

6. Projektorganisation Styrgrupp Pam Fredman, ordförande Lennart Weibull, vice ordförande Sally Boyd, HFN, ledamot Linda Forsberg, sekreterare Christina Dackling, student Christina Rogestam, projektledningen Christina Rogestam, projektledare Håkan Berg, biträdande projektledare Peter Kim Linda Forsberg Marina Ghersetti Ulf Lekholm Karoline Axelson Marie Norman, student Anne-Charlotte Karlsson, Prové Projektledning Projektstyrnings-forum Referensgrupp/er Facklig samverkan Särskild hantering: Innovationer Beslutsnivåer i verksamheten, avgränsning Lednings-policy, uppdrag och rekrytering Utbildnings-nämnd Forskar-kollegium Internationali-sering Stöd-processer Arbets-ordning Stefan Hulth Lotta Vahlne Westerhäll Börje Haraldsson Kerstin Johannesson IT-verksamhet Peter Kim Victoria Björcke Samverkan med Chalmers Ekonomi Personal Studie-administration Information Lokaler Planering o styrning Övriga processer Samverkan med VGR Göteborgs universitet förnyas

7. Arbetsgruppernas ordförande Grupp A Stefan Hulth Grupp B Lotta Vahlne Westerhäll Grupp C Börje Haraldsson Grupp D Kerstin Johannesson Göteborgs universitet förnyas

8. Tidplan Göteborgs universitet förnyas 2011 2013 2012 Maj Jun Jul Nov Dec Q1-Q2 Q1 Apr Aug Sep Okt Q3-Q4 2013-2014 Remissvar1 mars Styrelsemöte 7 apr Styrelsemöte 12 okt Styrelsemöte dec Start ny organisation Styrelsemöte okt Formering avuppdrag Planering A. Beslutsnivåer i verksamheten B. Ledningspolicy, uppdragoch rekrytering C. Utbildningsnämnd D. Forskarkollegium E. Arbetsordning F. Stödprocesser Göteborgs universitet förnyas

9. Grundläggande principer • Att utveckla Göteborgs universitet till ett sammanhållet lärosäte där styrkorna inom olika områden tillåts växa parallellt med att bredden tas tillvara i forskning och utbildning. • Att utveckla och forma universitetet i samspel med omvärlden, samtidigt som den akademiska traditionen hålls levande. • Att säkerställa studentinflytande och fackligt inflytande i alla relevanta sammanhang. • Att värdera alla medarbetare lika och att skapa ett arbetsklimat där alla ges möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling. • Att få till stånd tydliga beslutsvägar och processer för gemensamma strategier, regler och policies. • Att utveckla en effektiv och kvalificerad stödverksamhet som stärker både forskning, utbildning och samverkan. • Att det strategiska arbetet bedrivs aktivt vid såväl institutioner som fakulteter och universitetsledning. Göteborgs universitet förnyas

10. Arbetsgrupp A: Beslutsnivåer i verksamheten Universitetsstyrelsen • Är universitetets högsta beslutande organ • Har inseende över universitetets alla angelägenheter • Svarar inför regeringen att universitetet fullgör sina uppgifter • Utses av regeringen • I Högskoleförordningen 2 kap. 2 § anges vilka frågor universitetsstyrelsen ska besluta om Göteborgs universitet förnyas

11. Rektor • Myndighetens högste chef • Leder det dagliga övergripande arbetet • Är dess främste företrädare inåt och utåt • I Högskoleförordningen finns de reglerade beslutsbefogenheterna • Fastställer det universitetsgemensamma regelverket som gäller vid myndighetsbeslut och som statlig arbetsgivare ”normerande beslut” • Delegerar till dekan (ordf. i fakultetsstyrelse och fakultetens verkställande chef) Göteborgs universitet förnyas

12. Universitetets övergripande verksamhetsuppdrag: • Fastställs av universitetsstyrelsen, med uppdrag till rektor att verkställa och följa upp • Fördelas av rektor till dekan (i egenskap av fakultetens chef och ordförande i fakultetsstyrelsen) • I egenskap av fakultetsstyrelsens ordförande ansvarar dekanen för att fakultetsstyrelsen fattar beslut om den del av uppdraget som avser visioner och strategiska inriktningsbeslut, resursfördelning, uppföljning,kvalitetssäkring och utveckling av fakultetens kärnverksamhet • Dekanen fördelar institutionernas uppdrag till prefekt baserat på fakultetsstyrelsens inriktningsbeslut och resursfördelning Göteborgs universitet förnyas

13. Ny beslutsordning Universitets- övergripande Rektor Universitetsstyrelse Uppdrag att verkställa ochfölja upp. Ledningsråd, utbildnings-nämnd, forskarråd Fakultets- övergripande Universitetsgemensamt regelverk Fakultetsstyrelse Dekan Utbildnings- och forskningsnämnder m.m. Ledningsråd Institutions- övergripande Institutionsråd Prefekt Utbildnings- och forskningsnämnder m.m. Göteborgs universitet förnyas

14. Fakultetsstyrelsen • Svarar inför rektor som har det övergripande ansvaret att följa upp fakultetsstyrelsens verksamhet • Beslutar om visioner och strategiska inriktningsbeslut, resursfördelning,uppföljning, kvalitetssäkring och utveckling av fakultetens kärnverksamhet, samt upprättar fakultetens verksamhetsberättelse • Utgör ett forum för diskussion och förankring av fakultetens verksamhet Göteborgs universitet förnyas

15. Dekanen • Rektor fastställer arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter • Ordförande i fakultetsstyrelsen • Fattar alla verkställande beslut inom ramen för fakultetens uppdrag och –när det är aktuellt –med iakttagande av de av rektor tagnanormerande besluten • Fakultetens prefekter tillsammans med studentrepresentanter utgör dekanens ledningsråd • Vissa verkställande beslut fattas efter samråd med dekanensledningsråd och/eller fakultetsstyrelsen Göteborgs universitet förnyas

16. Prefekten • Dekanen fastställer arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter • Ordförande i institutionsrådet • Fattar alla verkställande beslut i alla de frågor som inte åvilar någonannan nivå, vilket tillsammans med principen om verksamhetsnärabeslutsfattande förstärker institutionernas ställning. För myndighets-beslut och i rollen som statlig arbetsgivare gäller de av rektor fastställdanormerande besluten Göteborgs universitet förnyas

17. Institutionsråd • Varje institution ska ha ett institutionsråd • Rådgivande åt prefekten • Hanterar frågor som beretts av institutionens nämnder, såsomutbildnings- och forskningsnämnder, samt ärenden som initieras avrektor, dekan, prefekt eller rådets enskilda medlemmar • Verkställande beslut av större vikt fattas av prefekten efter samråd med institutionsrådet Göteborgs universitet förnyas

18. Arbetsgrupp B: Ledningspolicy, uppdrag och rekrytering • Har utformat en definition av vad ”kollegialitet” och ”kollegiala styrformer” innebär inom Göteborgs universitet. • Ett längre PM har producerats som hanterar frågeställningen ur ett resonerande akademiskt perspektiv. Göteborgs universitet förnyas

19. Vad är kollegialitet? • Kollegialitet är den princip om argumentation, prövning, meningsutbyte mellan jämlikar som präglar det akademiska seminariet och ”peer review”-granskningar. • Kollegialitet är det som används för att säkra kvaliteten i bedömningar av forskning och utbildning samt att säkra legitimiteten i beslut grundade på sådana bedömningar. Göteborgs universitet förnyas

20. Vilka utgör kollegiet? • Kollegiet utgörs av de personer inom lärarkategorierna som benämns vetenskapligt och konstnärligt kompetenta, vilka ska fatta beslut som kräver bedömningar av kvalitet i utbildning eller forskning samt konstnärligt utvecklingsarbete. • Inbegriper ofta även forskarassistenter och doktorander. Göteborgs universitet förnyas

21. Vad är kollegiala organ/styrformer? • Kollegiala organ behandlar frågor som rör bedömningar av kvalitet i forskning, undervisning och konstnärligt utvecklingsarbete. • Även i tillsättningsprocessen för dessa organ tillämpas kollegiala principer liksom i beredningsarbetet vid tillsättningar av akademiska chefer. Göteborgs universitet förnyas

22. Förslag till kravprofil och kompetenskrav för ledare och chefer samt befattningsbeskrivningar för den så kallade basorganisationen; ekonomi-, personal- och studieadministration på institutionsnivå. • Förslag till befattningsbeskrivningar för ekonomi och personal på fakultets- och universitetsnivå. • Förslag till ledarskapspolicy som omfattar både linjechefer och andra ledare. • Förslag till hur en ”val- och beredningsgrupp” ska arbeta med uppgifterna att förrätta val till de kollegiala organen samt rekryteringsförfarandet för prefekt och dekan. • Har sammanställt en beskrivning av de konsekvenser som närmast kan överblickas pga. av de föreslagna förändringarna. Göteborgs universitet förnyas

23. Arbetsgrupp C: Utbildningsnämnd • I förslaget beskrivs hur GU:s utbildning bör organiseras för att uppnå de i rektors inriktningsbeslut identifierade målen: - ökad kvalitet, - bättre samordning, - mer verksamhetsnära beslut och - ökad kostnadseffektivitet. • Förslaget innebär en tydlig uppdelning av ansvarsområden så att - institutionerna självständigt sköter operativa frågor, - fakulteterna följer upp kvalitet och samordnar verksamheten, och - utbildningsnämnden lämnar förslag till beslut i policyfrågor, regler och planer för utbildningen, samt fattar beslut i vissa frågor Göteborgs universitet förnyas

24. Göteborgs universitet förnyas

25. Arbetsgrupp D: Forskarkollegium Göteborgs universitet förnyas

26. Förslag • Tydliggör forskningsfrågorna: tillsätt vice-rektor för forskning • Namn: Rektors Forskarråd (RFR) • Sammansättning: 7 personer + 1 sekreterare • Ordförande: vice-rektor för forskning • Ledamöter: 1 student (erfaren doktorand) och 5 framstående forskare med hög integritet (både unga och äldre). I kraft av egen kompetens, ej representativa för någon fakultet. Göteborgs universitet förnyas

27. Sekreterare: 1 tjänsteman från forsknings- och innovationsservice • Tillsättning: Forskare utses av rektor, studentrepresentant av GUS. Ej nomineringsförfarande. • Möjlighet att välja forskare från andra lärosäten ska finnas. (Suppleanter ej nödvändigt, personer kan adjungeras vid behov) • Mandat: endast rådgivande till rektor (ej rådgivande till fakultet) • Mandattid: på tre-sex år och följer lämpligen mandattiden för rektor (alla medlemmar bör inte ersättas samtidigt) Göteborgs universitet förnyas

28. Syfte: - Att ge råd till rektor i forskningsfrågor av principiell karaktär. Exempel:hur universitetet ska arbeta för att utveckla och stärka goda forskningsmiljöer hur universitetet ska attrahera duktiga forskare hur forskningen ska utvärderas och hur resultaten av forsknings- utvärderingarna ska implementeras i verksamheten hur universitetet kan underlätta forskningssamverkan mellan discipliner hur universitetet ska arbeta med stora ansökningar Göteborgs universitet förnyas

29. RFR ska inte vara operativt och ej ge råd i sakfrågor.   • RFR ska ej bli en utvärderingsgrupp av universitetsgemensammaansökningar, däremot ge råd om hur sådan utvärdering bör göras. • RFR ska ej ge råd om vilka strategiska satsningar som ska göras,däremot ge råd för att kunna ta fram en plan för strategiska satsningar. • Arbetssätt: Möten sammankallade av ordförande. Inget specifikt antal, men förutsätts träffas minst 3-4 gånger per år och vid behov betydligt oftare Göteborgs universitet förnyas

30. Göteborgs universitet förnyas

31. Nästa steg • Arbetsgrupperna A-D: förslag sammanställs inför styrelsemötet den 12 oktober • Arbetsgrupp E. Arbetsordning: utformar arbetsordning och delegationsordning utifrån underlag från grupperna A-D, styrgrupp och styrelsens kommentarer • Delprojekt F. Stödprocesser: bemannas och startar upp under oktober • Resultat från arbetsgrupperna A-D med kommentarer från styrgrupp och styrelse utgör underlag till arbetet avseende stödprocesserna • Nästa styrgruppsmöte 28 september • Information till styrelsen 12 oktober Göteborgs universitet förnyas

32. Göteborgs universitet förnyas

33. Stödprocesser del 2: Bemanning av arbetsgrupper och workshop för kravställare Inbjudningar via e-postTvå inbjudningar med lite olika karaktär pga. målgrupperna: 1. Workshop för kravställare (av kallelsekaraktär)2. Arbets- och referensgrupper (inbjudan) Inbjudan till alla medarbetare (volymfråga): - Info om etapp 2 - Info om vad deltagandet innebär - Länk till projekthemsidan - Länk till anmälningsblankett • Beredning • Svaren styrs till projektkommunikatör • En grupp inom projektet gör ett förslag till bemanning av grupperingar (arb-grupp/ref-grupp) • Justering/revidering på projektledningsmöte • Kontakt med berörd chef för dem som föreslås • Beslut i styrgrupp • Svarsmail när processen är klar • Urvalsprinciper • Relevant kompetens/erfarenhet för respektive arbetsgrupp • Bred representation inom GU (geografisk) • Olika roller i organisationen (funktion) • Avnämare • Genusperspektiv • Anmälningsblankett • Namn • Arbetsplats (rullista/inst-nivå) • Tjänstebenämning (rullista) • Flerval: Arb-grupp/ref-grupp/annat • Flerval: Område • Erfarenhet inom GU (år) • Kontaktuppgifter • Ganska snart är vi klara med: • Webb-blankett • Instruktionstexter • Rullgardiner • Planerat utskick 28/9 samt 6/10 Göteborgs universitet förnyas