Perguntas frequentes

1. Perguntas frequentes Gestão Documental Ver todas as perguntas

2. Todas as perguntas Quais são as normas que tratam de documentos avulsos recebidos pelo TCU para compor processo eletrônico? Posso descartar documentos em papel inseridos em processos eletrônicos após 6 meses? Posso enviar documentos avulsos para o Seged a qualquer momento? Devo tramitar para o Seged os processos eletrônicos que já cumpriram o prazo corrente? Estamos arrumando o arquivo de documentos avulsos da Unidade. Podemos descartar os mais antigos? Onde encontro a tabela de temporalidade documental do TCU? Para onde envio a listagem de descarte de processos, lotes ou documentos? Posso enviar processos em papel ao Seged a qualquer momento? Voltar para o início Ver mais perguntas

3. Como faço para transferir processos para o Seged? Depois de quanto tempo após o encerramento os processos podem ser transferidos ao Seged? Como faço para descartar documentos, lotes ou processos? Como faço para solicitar o empréstimo ou a digitalização de um processo que está no Seged? Posso ter vista de processo arquivado no Seged? Como? Como faço para solicitar o desarquivamento de um processo que está no Seged? O que acontece com os processos depois que chegam ao Seged? O que faço com os lotes que tenho em minha unidade? Processos em papel convertidos para eletrônico podem ser enviados ao Seged a qualquer tempo? Voltar perguntas Voltar para o início

4. Processos em papel, convertidos para eletrônicos, podem ser enviados ao Seged a qualquer tempo? • Não. Eles só podem ser enviados depois de encerrados e cumprida a fase corrente, conforme Portaria nº 108/2005.

5. Quais são as normas que tratam de documentos avulsos recebidos pelo TCU para compor processo eletrônico? • A Portaria TCU nº 325/2011 trata do recebimento e gestão de documentos recebidos pelo Tribunal de Contas da União. Nela existem orientações sobre como o documento deve ser protocolado e registrado no sistema, e também sobre como deve ser feita a sua gestão documental. • A norma possui anexos que definem quais documentos só podem ser recebidos originais e traz rotinas para organização documental, guarda temporária, descarte e transferência para arquivamento no Serviço de Gestão Documental – Seged. • Também acompanham a norma dois manuais com orientações detalhadas sobre as rotinas de guarda, transferência e descarte desses documentos avulsos: Manual de procedimento de guarda de documentos originais digitalizados e Orientações sobre fragmentação de processos e documentos em papel. • Disponíveis ainda na página de Gestão Documental estão o formulário para transferência desses documentos avulsos originais e a etiqueta para a caixa onde devem ser organizados os documentos. As cópias recebidas para compor processo eletrônico podem ser descartadas na própria unidade. • Recomendamos fortemente a leitura da Lei Nº 2.682 de 9 de julho de 2012, que trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

6. Posso descartar documentos em papel, inseridos em processos eletrônicos, após 6 meses? • Cópias e segundas vias podem ser descartados após 6 meses. Para saber como proceder consulte o Manual “Orientações sobre fragmentação de processos, lotes e documentos avulsos em papel” disponível no Portal TCU>Gestão Documental>Descarte. • Documentos originais (recebidos até 2011 ou no caso de determinação legal para isso art. 4º § 1º  IN nº 68/2011) não podem ser descartados após 6 meses. Esses documentos devem ser preparados para transferência ao Serviço de Gestão Documental - Seged conforme o “Manual Procedimentos de guarda de documentos”  disponível em Portal TCU>Gestão Documental>Arquivamento. Também se encontram disponíveis nessa página a Guia de transferência desses documentos e a etiqueta para caixa a ser transferida.

7. Como faço para descartar documentos, lotes ou processos? • Os processos, lotes ou documentos devem ser classificados de acordo com o código de classificação por assunto e listados na planilha para cálculo da temporalidade. • A partir dessa planilha será gerada a listagem de descarte que deve ser enviada ao Seged por meio de processo eletrônico. • O Seged fará um parecer prévio e encaminhará a listagem a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – Cad para aprovação do descarte. Nenhum descarte de processos, lotes ou documentos pode ser feito sem a aprovação da Cad. • A planilha anteriormente mencionada e mais informações sobre descarte podem ser adquiridas em Portal TCU>Gestão Documental>Descarte.

8. Posso enviar documentos avulsos para o Seged a qualquer momento? • Não. Documentos avulsos de área fim devem ser enviados no período estipulado no cronograma de envio de processos para arquivamento anual conforme prevê o Art. 9º da Portaria nº 101/2008. Consulte o cronograma atual em Portal TCU>Gestão Documental>Arquivamento. • Documentos de área meio ainda não estão sendo recebidos regularmente pelo Seged. Envie e-mail para Isc_Seged@tcu.gov.br para receber orientação sobre o tratamento desses processos ou entre em contato por telefone.

9. Para onde envio a listagem de descarte de processos/documentos? • A listagem deve ser enviada para o Seged para emissão de parecer técnico que vai subsidiar a decisão da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CAD sobre o descarte. • A Unidade deve autuar um processo eletrônico com o código de classificação 063.82 Descarte de Documentos, onde incluirá a listagem de descarte e um despacho solicitando a autorização da CAD para a eliminação. • Recomenda-se que a Unidade não autue um processo de descarte a cada listagem, mas que utilize sempre o mesmo, uma vez que esse será de guarda permanente.

10. Posso enviar processos em papel ao Seged a qualquer momento? • Não. Processos de área fim só podem ser enviados no período estipulado no cronograma de envio de processos para arquivamento anual conforme prevê o Art. 9º da Portaria nº 101/2008. Consulte o cronograma atual em Portal TCU>Gestão Documental>Arquivamento. • Processos de área meio ainda não estão sendo recebidos regularmente pelo Seged. Envie e-mail para Isc_Seged@tcu.gov.br e receba orientação sobre o tratamento desses processos ou entre em contato por telefone.

11. Como faço para transferir processos para o Seged? • Processos de área fim devem ser preparados de acordo com o Manual Remessa de processos para arquivamento e enviados conforme o cronograma anual de envio de processos para arquivamento disponível em Portal TCU>Gestão Documental>Arquivamento.

12. Depois de quanto tempo após o encerramento os processos podem ser transferidos ao Seged? • A temporalidade dos processos e documentos está definida no anexo da Portaria nº 108/2005. Ela varia conforme o assunto de que trata o processo ou documento.

13. Devo tramitar para o Seged os processos eletrônicos que já cumpriram o prazo corrente? • Não. O Plano de Preservação Digital do TCU ainda está em fase de elaboração, portanto esses documentos devem permanecer na situação: “Arquivado na unidade” da Unidade onde foram encerrados.

14. Estamos arrumando o arquivo de documentos avulsos da Unidade. Podemos descartar os mais antigos? • Cópias e segundas vias podem ser descartados na Unidade. • Originais devem receber o tratamento indicado na Portaria nº 108/2005. A data de descarte de um documento é determinada pelo assunto e pela data base daquele determinado assunto. • Peça orientação ao Seged por e-mail Isc_seged@tcu.gov.br ou por telefone.

15. Onde encontro a tabela de temporalidade documental do TCU? • A Tabela de Temporalidade Documental, anexo da portaria nº 108/2005 está disponível em Portal TCU>Gestão Documental>Tabela de Temporalidade.

16. Como faço para solicitar o empréstimo ou a digitalização de um processo que está no Seged? • Preencha a Requisição de empréstimo/desarquivamento/digitalização disponível na página de Gestão Documental do Portal TCU e envie para Isc_seged@tcu.gov.br.

17. Posso ter vista e cópia de processo arquivado no Seged? Como? • A vista ou cópia de processos, física ou eletrônica, deve ser solicitada à Unidade Técnica responsável pelo processo. A vista ou cópia não será concedida no Seged, mas na própria Unidade responsável pelo deferimento do pedido ou na Sala dos Advogados. • A solicitação pode ser feita pelo Portal TCU na ouvidoria. • Somente a Unidade técnica responsável pelo processo pode conceder a vista e cópia.

18. Como faço para solicitar o desarquivamento de um processo que está no Seged? • Preencha a Requisição de empréstimo/desarquivamento/digitalização disponível na página de Gestão Documental do Portal TCU e envie para Isc_seged@tcu.gov.br.

19. O que acontece com os processos depois que chegam ao Seged? • Os pacotes com os processos são abertos e conferidos com as Guias de transferência. Verificamos se os conjuntos estão completos (principal + anexos + volumes + apensos e seus anexos e volumes) e se todos os processos estão relacionados nas guias. • Após essa primeira verificação os processos são passados para a fase do Aceite, onde verificamos se os dados que constam no sistema E-TCU estão de acordo com o conjunto físico de processos recebidos, se o código de assunto está correto, se a fase corrente realmente está vencida, se o processo está realmente encerrado. • Feito o aceite no sistema o processo passa para a equipe de classificação. Nessa fase é realizada a análise do assunto, leitura da Decisão/Acórdão para identificação e extração da data-base e de determinações que solicitem o apensamento a outro processo. • Estando o processo classificado, com todas as peças e apensos, ele segue para a equipe de digitação. Essa equipe faz a digitação e indexação dos dados no sistema departamental, indicando a localização do processo no Seged para que ele seja recuperado com agilidade quando for necessário. Eles são então colocados em caixas numeradas. • Após a digitação existe uma equipe de arquivistas que faz a revisão dos dados inseridos. • Estando tudo certo, as caixas são levadas para o arquivamento permanente ou intermediário. • Todos os anos são emitidas listagens de processos que já estão com o limite intermediário vencido e estes são preparados para o descarte após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

20. O que faço com os lotes que tenho na minha unidade? • O tratamento dado aos lotes deve ser o mesmo dado aos processos, com exceção da tramitação no sistema que está dispensada. • Consulte Como faço para transferir processos ao Seged?

21. Processos em papel, convertidos em eletrônicos, podem ser enviados ao Seged a qualquer momento? • Não. Eles só podem ser enviados após o encerramento e cumprimento do prazo corrente, conforme Portaria nº 108/2005.