Obrada narudžbi i isporuka ~ Back office ~

1. Obrada narudžbi i isporuka ~ Back office ~

2. Pojam Backoffice-a • Back-office je izraz koji označava organizacijsku jedinicu unutar poduzeća (banke i ostalih financijskih institucija) kojanisu izravno uključena u poslovanje, a brine se za knjigovodstvenu evidenciju i obavljanje transakcija.

3. Svrha Back offica • podupiranje Web prodaje organizacijom isporuke • provođenjem naplate te evidentiranjem poslovnih promjena • cilj je isporuka robe kupcu u određenom vremenu i uz odgovarajuću dokumentaciju.

4. Područje djelovanja • Upravljanje nabavom • Upravljanje resursima poduzeća • Odnosi s kupcima • Menadžersko izvješćivanje

5. Upravljanje nabavom • Svrha i funkcije nabave da uspješno opskrbi poduzeće robom kako bi prodaja mogla redovito zadovoljavati potrebe kupca. • Nabavna služba obuhvaća sljedeće poslove: • istraživanje tržišta • odabir dobavlječa • zaključenje nabave • brigu o isporuci robe • evidenciju i analizu nabave

6. Upravljanje resursima poduzeća • Radi stvarne konkurentnosti, proizvodne kompanije moraju svoje proizvode isporučiti brzo, ekonomično i na vrijeme. • Skupina poslovnih procesa objedinjenih pod imenom "Upravljanje resursima poduzeća" (ERP – Enterprise Resource Planning) je ključan alat u ostvarenju ovih ciljeva.

7. ERP je sustav, skupina poslovnih procesa, koji možemo opisati kao: • komplet alata za upravljanje na razini kompanije koji uravnotežuje potražnju i opskrbu, • sadrži sposobnost povezivanja kupaca i dobavljača u jedinstven lanac opskrbe • pruža visok stupanj integracije među funkcijama prodaje, marketinga, proizvodnje, operacija, logistike, nabave, financija, razvoja novih proizvoda i upravljanja ljudskim resursima te zato • omogućava da ljudi vode posao ostvarujući visoku razinu usluga kupcima i produktivnosti, uz istovremeno smanjenje troškova i zaliha.

8. Odnosi s kupcima • Kupci su danas informiraniji, mnogo kritičniji i zahtjevniji, što znači da je najvažniji trajni dijalog s njima. • Danas je prezentacija jednako važna kao i kvaliteta proizvoda. • Naglasak je na dugoročnosti, a zadovoljan kupac najbolje potiče prodaju

9. Menadžersko izvješćivanje • Menadžersko izvješćivanje usmjereno je na izvješćivanje poslovodstva u vidu jednostavnih tabela i grafikona, a na temelju planiranih vrijednosti i prikupljenih podataka iz raznih izvora. • Obrada, analiza i prezentacija tih podataka zadatak je ovog izvješćivanja.

10. U svrhu davanja ukupne slike uspješnosti poslovanja društva koriste se: - analiza bilančnih pozicija i pozicija računa dobiti, - horizontalna i vertikalna analiza,- analiza novčanih tijekova,- simulacija novčanih tijekova,- trendovi kretanja zadanih pozicija,- rang liste najprodavanijih artikala/usluga,- rang liste najvećih kupaca, dobavljača, dužnika i sl.,- pokazatelji uspješnosti (produktivnost, rentabilnost,..),- tabelarni i grafički prikazi,- specifični izvještaji za hotele.

11. Isporuka • Isporuka općenito znači prijenos imovine ili vlasništva jedne osobe drugoj • na području financija isporuka znači prijenos vlasništva financijskih instrumenata.

12. Objašnjenje procesa nabave • U odjelu nabave referent ispostavlja narudžbu na temelju utvrđenih zaliha u skladištu • Jedan primjerak narudžbe šalje se u skladište, kako bi skladištar mogao preuzeti proizvode kada ih dobavljač isporuči • Dobavljač može biti novi ili stari, a s njim se obično sklapaju godišnji ugovori u kojima su određeni uvjeti nabave • Kada primi narudžbu dobavljač priprema proizvode na otpremu, te sastavlja otpremnicu (nalog za otpremu)

13. Dobavljač robu isporučuje u skladište, te skladištar sastavlja skladišnu primku. Ako proizvodi kvalitativno ili kvantitativno ne odgovaraju narudžbi piše se zapisnik i reklamacija • U skladišno računalo se unose elementi primke, temeljnog ulaznog dokumenta evidencije zaliha u skladištu • Kalkulacije- oblikovanje cijena na temelju usporedbe s cjenikom • Račun dobavljača se evidentira u knjizi prispjele pošte i šalje u odjel likvidature, gdje zaduženi referent spaja orginalni račun, orginalni dostavni dokument i skladišnu primku

14. Dokumentacija kod nabave i isporuke • Narudžba (Narudžbeni list, Narudžbenica, i sl.) • Narudžba je dokument kojim kupac naručuje robu od dobavljača uz određene uvjete. • Ona sadrži slijedeće podatke: • podatke o poslovnim strankama • podatke o proizvodu • podatke o isporuci • posebni podaci

15. Otpremnica (otpremni list) • Otpremnica je dokument koje sadrži iste podatke kao i narudžba osim posebnih podataka i podataka o isporuci. • U praksi se uglavnom koristi kao popratni dokument.

16. Prijamni list (skladišna primka) • Ovaj dokument predstavlja potvrdu da su određeni artikli primljeni u skladište. • Važni podaci u Prijamnom listu:     - ukupna fakturna cijena     - ukupna fakturna cijena umanjena za RABAT    - ukupni zavisni trošak     - ukupna nabavna cijena

17. Kalkulacija • Kalkulacija je računski postupak kojim se izračunava cijena (nabavna, prodajna, i sl.). • Kalkulacija služi za: - donošenje poslovnih odluka - kontrolu troškova - kontrolu ekonomičnosti - ocjenu svrsishodnosti troškova - povezanost troškova i učinaka - ocjenu pravilnosti raspoređivanja troškova

18. Faktura (račun) • Faktura je najvažniji dokument koji dobavljač šalje primatelju proizvoda • Njome on vrši svoja novčana potraživanja prema kupcu • Elementi fakture čine uglavnom podaci o poslovnim strankama, podaci o robi (cijena, količina, i sl.) i posebne podatke

19. Oblici distribucije robe • Svaki proizvod od proizvođača do potrošača može prijeći duži ili kraći put, ovisno o tome koje vrste distribucije proizvoda djeluju na tržištu i kakvi su troškovi izabranog načina prodaje • Vrste distribucije robe: • Proizvođač  Potrošač • Proizvođač  Maloprodaja  Potrošač • Proizvođač  Veleprodaja  Maloprodaja Potrošač • Proizvođač  Burzovni agent  Veleprodaja  Maloprodaja Potrošač

20. Literatura • Brčić-Stipčević, V. i Hruškar, N., Trgovačko poslovanje 1, Školska knjiga, Zagreb • Brčić-Stipčević, V. i Hruškar, N., Trgovačko poslovanje 2, Školska knjiga, Zagreb • Brčić-Stipčević, V. i Hruškar, N., Trgovačko poslovanje 3, Školska knjiga, Zagreb • Web stranica: http://www.point.hr/ • Web stranica: http://www.poduzetnistvo.org/