KANTOR dan PERKANTORAN

1. KANTOR dan PERKANTORAN DyahPuspitasari Mensek 2

2. StudiKasus • HumairaPutri, teller di bbankmandiri, setiapharimenerimasejumlahformulirpenarikandanpenyetorantabungan, diantaranya. Formulir-formulir yang diterima di kelompokkansesuaikelasmasing-masing, yaitupenarikan, penyetoran, transfer dansebagainya. Setiapkelompokformulirkemudiandiserahkanke unit kerja yang bersangkutanuntukdiolahsesuaikebutuhankerjamasing-masing. Misalnya, formulirpenarikandanpenyetorantabungan di unit tabunganmemasukkanpadasetiaptransaksikedalamkomputer per tanggaltersebutnamapenabung, nomorrekeningdanjumlahdalamkolomdebetataukredituntukdijumlahbesarnyatransaksipadatanggaltersebut.Sehingga, laporantransaksisetiapharidapatdiberikankepadamanajer yang bersangkutansebulansekali. • Jelaskanpendapatandatentangapa yang telahdilakukanolehhumairaputri! • Dalampekerjaandiatas, apa yang andadapatkanuntukdisebutfaktaatau data? • Tunjukkanjugabagaimanadanmengapapengolahan data dilakukansehinggamenjadiinformasidalamkasusini?

3. Pengertian • adalahtempatataupekerjaan yang melaksanakanlayananadministrasidanpelayanankantoruntukkeperluanmanajemen • Tempatdimanapekerjaantatausahadilakukan • Bagaimanadengan Bank danAsuransiapakahdisebutkantor? Kenapa? Kantor

4. Pekerjaankantor • Berhubungandengansuratmenyurat • Komunikasi • antaraindividudalamperusahaan • Instruksi, wawancara, rapat • Antaraperusahaandenganperusahaan lain • Surat , pesanan • Menghitungharga, biaya, daftarpembayaran • Pekerjaanstatistik • Perencanaan • Usaha untukmembuatsuatutidakanmeliputiapa yang dilakukan, siapa yang mengerjakandandimana • Penentuanwaktupelaksanaan

5. TugasPokokpekerjaan Kantor • Menulis-komunikasidengansurat-telepon-email • Menghitung • Menggolongkandanmenyimpansurat/dokumen

6. Ciri-ciripekerjaankantor 1 • Suatufungsi yang bersifatmemudahkanataumeringankanpekerjaan • Suatupekerjaan yang bersifatmemberipelayanan • Volume pekerjaanditentukanolehpihakluar • Isipekerjaandidominasiolehkegiatanmengetikdan menghitung-44% • Pemencaran-pekerjaankantordilakukanditiapbagian 2 3 4 5

7. Fungsikantor • Untukmenerimainformasi • Untukmerekaminformasi • Untukmenyusuninformasi • Untukmenjagaasetkantor

8. UnsurDasarPerkantoran • Aturan • Ruangatautempat • Peralatan • Filing • Pegawai • Formulir • Laporan

9. Pengolahan Data • Penciptaanperludilakukanuntukmembuktikankeberadaan data danketersediaan • Pengumpulan data untukpenyelesaiankerja tau penyimpanan • Pembacaandilakuaknutukintepretasi data • Pengetikan/penulisanmerupakanawaldaripemrosesan data • Perekamanataupencetakandilakukankarena data dikonversiuntukdapatlebihmudahdibaca • Pemilahandenganpengklasifikasikan data diakaitkandenganasalnya • Pemindahandenganmenyebarkan, mengirim data • Perhitungan data secaramatematis • Pengecekan data untukketepatandankesempurnaan • Penyimpanan data untukkepentinganmasadepan

10. Proses data menjadiinformasi • Pencampuran • Penghilangan • Penyederhanaan • Pengubahan

11. Data sebagaiArsip • Data terdiridarisurat-suratdandokumen yang dihasilkanbersamaandengansetiapkegiatanperkantoranuntukmenjadidasarpembuatankeputusan • Arsipmenjadiinformasiuntukmasakegiatantersebutdanmasa yang akandatang • Informasi yang bergunauntukmasadepanharusdisimpan-dipelihara agar mudahwaktudibutuhkan • Arsipdibedakanmenjadi • Dinamis: masihdiperlukanuntukmendukungkegiatan • Statis: arsip yang tidaklagimendukungpekerjaantetapiumemilikinilaihistoris/sejarah, sosialdanekonomi

12. Pengorganisasian data daninformasidalamkantor • Sentralisasi • Seluruhkegiatandanpekerjaanterhadap data/informasidilakuaknoleh unit kerjatersendirisehingga unit pelaksana lain tidakmelakukanpenyimpanandanpenemuankembaliinformasi • Desentralisasi • Seluruhkegiatandanpekerjaanterhadap data/informasidilakukanoleh unit kerjamasing-masing- tidakada unit kerjatersendiri yang mengelola data/informasi • Gabungan

13. sentralisasi • Kelebihan • Keseragamancarakerja • Kemudahandalampengawasan • Hematdalamperalatankantor • Pemerataanbebankerja • Kelemahan • Pekerjaanbisatertundauntukmengambil data • Kebutuhan data tidaksesuaidengan yang diinginkan unit kerja

14. desentralisasi • Kelebihan • Data cepatdiperolehterutamauntukkantor yang lebihdarisatugedung • kemudahan • Kelemahan • Pemborosanperalatankantor • Sulituntukpengawasankerja

15. PengawasanKerja • Pengawasanmerupakanbagiandarimanajemen yang menentukanperolehan yang sedangdiusahakan, mengevaluasinyadanjugamenerapkanukuran-ukuran yang jelas. • Pengawsandilakukandenganmelihatapa yang sudahdirencanakandandilakukanuntukmeraihtujuan. • Pengawasanterdiridari: • Pengawasanmanajemen • Penggunaansumberdayadenganefektif • PengawasanterhadapInformasi-informasi yang dibutuhkan • Pengawasanoperasional • Merupakanpengawwasanterhadpjalannyakegiatan/pekerjaankantor

16. StandarKerja • Adalahsesuatu yang dibentukolehkebiasaandanotoritiuntukmenjadipeganganbagikualitas, kinerjadanpelayanandalampekerjaankantor • Standarbukanmerupakansebuahkesempurnaannamunjenis yang diharapkanolehmanajerdankepuasan yang yangdiharapkanolehmanajemen • Standarkerjatidakhanyamemberikanpengawasantapijugatermasukperencanaa, pengorganisasiandanpelaksanaankerja. • Dalamperencanaan, standarkerjadijadikanpeganganuntukmenentukankomponen-komponen yang dibutuhkanolehsetiapkegiatankerja agar berhasilmengikutitahapan-tahapankerja yang sesuai.

17. Jenisstandar • Standarkerja • Pengukuranterhadapkuantitasdankualitas • Standaralat • Meja, file, mesin • Standarlingkungan • Ruang, tataletakperlengkapan, pencahayaan • Standarproses • Metodepemberkasan, distribusisurat, penanganankeuangan, duplikasi

18. Diskusi • Apakahkeempatstandartersebutsalingberhubungan/terkait • Jikatidakjelaskanalasannya… • Jikayasebutkancontohnya… • Siapa yang berhakmembuatstandarkerja, jelaskan! • Mengapakonflikdapatmunculdalamkegiatanperkantoran?jelaskan!