Administrasi Perkantoran Modern

1. Administrasi Perkantoran Modern Modern Office Administration

2. DEFINISI MANAGEMENT PERKANTORAN Menurut Edwin Robinson Manajemenperkantoranberkenaandenganpengarahandanpengawasanterhadappekerjaanperkantoran Menurut The Liang Gie Manajemenperkantoranmerupakanrangkaianaktivitasmerencanakan, mengorganisasikan (mengaturdanmenyusun), mengarahkan, mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakansecaratertibsuatukegiatan (office work) Modern Office Administration

3. Manajemen perkantoran menurut George R Terry Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu Modern Office Administration

4. Pengertian manajemen perkantoran menurut Littlefield & Peterson : Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas; ini dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun dilakukan Modern Office Administration

5. manajemen perkantoran menurut Arthur Grager • Manajemen Perkantoran merupakan fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi Modern Office Administration

6. Sumberdayakantor yang dimanfaatkanuntukmencapaitujuan : • Personaliakantor • Permodalanatauuang • Perlengkapandanperbekalan • Mesin-mesinkantor • Metodekerja • Waktukerja • Tempatkerja Modern Office Administration

7. MacampekerjaankantormenurutGeorge R. Terry • Mengetik • Menghitung • Memeriksa • Menyimpanwarkat • Menelepon • Menggandakan • Mengirimsurat • Lain-lain Modern Office Administration

8. Fungsi-fungsi Manajemen P O A C GEORGE TERRY • Planning (Perencanaan) • Organizing (Pengorganisasian) • Actuating (Penggerakan) • Controlling (Pengawasan) Modern Office Administration

9. Yang Digunakan DalamMenajemen UntukMencapai Tujuan : Alat 6 M 4. Machines 5. Methods 6. Market • Man • Money • Material Modern Office Administration

10. Apa yang Anda ketahui tentang Kantor ?! Modern Office Administration

11. PerkataankantorberasaldaribahasaBelanda “kantoor” yang bisadiartikansebagai : Pengertian Kantor & Kantor Modern Menurut Prof. PrajudiAtmosudirdjo: 1. Ruangataukamarkerja, atauruangtulis. 2. Markas, atauruang (kompleks) dimanaseorangpengusahabesertastafnyamenjalankanaktivitas – aktivitaspokoknya. • Biro atautempatkedudukanpimpinandarisuatuadministrasi, • Instansi, badan, jawatan, perusahaan. Modern Office Administration

12. SedangpengertiankantordalambahasaInggris “Office” yang bisadiartikansebagai : • Menurut Prof. PrajudiAtmosudirdjo : • Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function). • Markasatauruangdimanaseorangpengusahadanstafnyamenjalankanaktivitasusahapokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government, department, etc). • Jasapelayanan (service, kind help). • Tempat, gedung, yang dipakaisebagaipusattempatkerjatatausaha (place, building, rooms, of business and clerical work). Modern Office Administration

13. Kantor Di Indonesia sendiripengertiankantordiartikansebagaitempat, atauruangan, danproseskegiatanpenanganandata/ informasi. Tempatatauruanganpenyelenggaraankegiatanpengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, danpendistribusianataupenyampaian data / informasi. Prosespenyelenggaraankegiatanpengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanandanpendistribusian / penyampaian data / informasi. SaranaPemusatanKegiatanBersifatAdministratifataumanajerial Simpulan : Modern Office Administration

14. PENGUMPULAN • PENCATATAN • PENGOLAHAN • PENYIMPANAN • PENDISTRIBUSIAN • PENYAMPAIAN DATA/INFORMASI TEMPAT RUANGAN (STATIS) K A N T O R SASARAN UTAMA KEGIATAN PERKANTORAN PROSES KEGIATAN (DINAMIS) PENANGANAN DATA / INFORMASI FUNGSI 2 MANAJ. PEMUSATAN KEGIATAN ADMINISTRATIF/MANAJERIAL/ FASILITATIF SARANA (FUNGSIO NAL) Modern Office Administration

15. MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR • Tulis Menulis • a. Surat Menyurat • b. Arsip • c. Pendiktean • d. Pelatinan • e. Pengetikan • f. Pengoreksian • g. Penandatangan • h. Penghitungan • i. Pembuatan Laporan 2. Bukan Tulis Menulis a. Penggandaan b. Tata Ruang Kantor c. Tata Lingkungan Kantor d. Pelayanan Tamu e. Pelayanan Telepon Modern Office Administration

16. Neitbits dlm Megatrend 2000 Kantor tidakmestipadatempatygtetap, rumahbisajadikantorjikadilengkapiperangkatkomputerygterhubungdalamduniamaya (internet) Modern Office Administration

17. Ciri² Perkantoran Modern • Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik • Mengunakan alat dan perlengkapan tepat • Pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan disiplin • Cara berfikir pegawai modern • Menggunakan biaya secara efisien • Tata laksana demokratis dan produktif • Keuntungan Sistem Komputer • Kecepatan • Kecermatan • Handal • Keterkinian komunikasi • Pemrosesan data cepat dan akurat Modern Office Administration

18. KEDUDUKAN & PERAN PERKANTORAN DALAM ORGANISASI PENGERTIAN ORGANISASI ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN DUA ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN TERIKAT SECARA FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN HIERARKHIS”. Modern Office Administration

19. Beberapa pengertian organisasi Menurut para ahli • Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama • James D Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama Modern Office Administration

20. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. • Sthepen P Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan Modern Office Administration

21. Unsur-unsur Organisasi • KELOMPOK ORANG • KERJASAMA • TUJUAN • KETERIKATAN FORMAL • SUSUNAN HIERARKHI Modern Office Administration

22. Organisasi dapat dilihat dari dua segi • Organisasi sebagai wadah • Secara sederhana, organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada itu sebabnya organisasi dikatakan sebagai wadah • Organisasi sebagai proses • yaitu organisasi sebagai suatu sistem proses interaksi antara orang-orang yang bekerjasama, baik formal maupun informal. Modern Office Administration

23. ciri organisasi yg baik 1. Terdapat tujuan yang jelas, tanpa adanya tujuan yang jelas pelaksanaan tugas tidak akan mempunyai arah2. Tujuan organsiasi dipahami oleh seluruh anggota apabila anggota tidak atau kurang paham akan tujan organisasi, partisipasi dari anggota akan sulit dilaksanakan Modern Office Administration

24. 3. Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh anggota, apabila tujuan orgranissi tidak atau kurang dapat diterima anggota, rasa keterikatan anggota akan hilang sehingga anggota sulit untuk digerakkan4. Pembagian tugas yang seimbang agar tidak menumbulkan frustasi5. Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas organisasi Modern Office Administration

25. Tugaspokokseringjugadisebutdengantugassubstantifyaitu : tugas – tugas yang mengenaitujuandariorganisasiitusendiri. TUGAS POKOK & TUGAS PENUNJANG DALAM ORGANISASI Tugaspenunjangadalah : tugas – tugas yang bersifatmembantu, melayani, memudahkan & melancarkantugaspokok, sertatugas – tugaspimpinan. Modern Office Administration

26. PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL Perencanaan What job, how, when, where, how faster finished the job Jadwal tentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain, laksanakan walau sulit Pelaksanaan scr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu, tanpa keterlambatan yg tak perlu Ukuran kualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi masa lalu, prestasi organisasi lain Imbalan uang, kondisi kerja yg baik, kesehatan, kebahagiaan, pengembangan diri Modern Office Administration

27. DEFINISI DATA 1. Menurut The Liang Gie Data adalah hal peristiwa kenyataan yang berisi pengertian untuk dasar menyusun keterangan pembuatan kesimpulan dan keputusan 2. Menurut Gorden Data adalah bahan mentah/bahan baku informasi yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukan jumlah tindakan sesuatu dsb.) 3. Menurut Webster’s Fakta-fakta - bisa tabel, grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik) Modern Office Administration

28. DEFINISI INFORMASI Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti untuk pimpinan dalam pengambilan keputusan • Kegunaan Informasi tergantung pada • Tujuan Penerima • Ketelitian penyampaian dan pengolahan data • Waktu • Ruang dan Tempat • Bentuk dan bidang yg perlu perhatian • Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan • (sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran?) Modern Office Administration

29. FUNGSI KANTOR Menurut : Mills & Standingford • Menerimainformasi, misal : surat, telepon, laporan, faktur • Merekam Informasi • Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan pimpinan guna perencanaan dan pengendalian • Hasil negosiasi, transaksi • Mengatur Informasi • Memberi informasi untuk pimpinan • Penyiapan laporan • Memberi Informasi Misal : Instruktur, laporan perkembangan • Melindungi Informasi Melindungi hasil rekaman, mengamankan uang di bank Modern Office Administration

30. EFISIENSI PERKANTORAN MODERN • FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan mempersulit diri • TENAGA mencapai cara teringan:otomatisasi perkantoran • WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan kegiatan dg sebaik-baiknya • RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang penting dekat2 & buang barang tak berguna • BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan beli barang yang cepat rusak Modern Office Administration