Otomatisasi Perkantoran

1. Otomatisasi Perkantoran

2. Pendahuluan • Otomatisasi dimulai di pabrik • Numerical control (NC) • Direct numerical control (DNC) • CAD/CAM • Robotics • Otomatisasi kantor (Office automation= OA) dimulai oleh IBM di tahun 1960-an • Word processing • Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MST) - 1964 • Sistem otomatisasi kantor dicirikan oleh komunikasi • Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif, kemudian meningkat pada tingkat manajer dan profesional sebagai pemakai untuk meningkatkan produktifitas merek

3. Otomatisasi Kantor (OA) OA meliputi: • Sistem elektronik formal dan informal • Komunikasi informasi • Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan • Digunakan oleh manager, professional, sekretaris, dan karyawan administratif • manager dan profesional sering disebut knowledge workers • Yang membedakan OA dengan CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tertulis

4. Manfaat • Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. • Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. • Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)

5. Tujuan • Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat, efektif dan Efisien • Membuat pemakai informasi lebih efektif dan “accountable” • Meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi • Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)

6. Strategi • Penggunaan komputer dimaksudkan sebagai cara untuk menghindari biaya (cost avoidance). Komputer tidak bisa menggantikan pegawai, tapi untuk menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah • OA tidak akan mampu menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, dan sejenisnya. OA bertujuan untuk melengkapi komunikasi tradisional sehingga menghasilkan komunikasi yang penuh daya (powerful)

7. Pengguna • Executive Management; sebagai pembuat keputusan, memerlukan informasi yang tepat dan akurat pada saat dibutuhkan • Middle and First-Line Management; Sebagai bagian EDP (Electronic Data Processing), menyediakan informasi bagi level di atas dan di bawahnya • Professional and Technical Personnel; Menggunakan komputer untuk menggantikan peran pensil dan kertas, menggunakan komputer untuk membuat gambar disain , atau menyusun presentasi, Menggunakan piranti komunikasi elektronik untuk berbagi informasi dengan pegawai lainnya • Secretarial and Clerical personnel; Word processing, Electronic Mail, Calendars, Scheduling, Intelligent copier

8. The Virtual Office • Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda → virtual organization, muncul sebagai akibat OA • Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik • Dampak • Emerged with the appearance of low cost microprocessors • Teleprocessing • Telecommuting

9. Keuntungan Virtual Office • Mengurangi biaya fasilitas • Mengurangi biaya peralatan • Jaringan komunikasi formal • Mengurangi work stoppages • Kontribusi sosial • Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.

10. Kekurangan Virtual Office • Kurangnya rasa memiliki • Ketakutan kehilangan pekerjaan • Moral rendah • Tekanan keluarga These are disadvantages to the employee!

11. Strategi Virtual Office yang direkomendasikan • Menyediakan sumberdaya komputer • Menyediakan akses ke sumberdaya informasi • Menyediakan perlengkapan nonkomputer • Mengatur penerusan panggilan telepon • Menggunakan konferensi telepon • Menjadwalkan pertemuan reguler • Mengikuti pekerjaan rutin

12. Virtual Organization • Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan • Tidak terikat pada lokasi fisik • Tiga “I” ekonomi • Informasi • Ide • Inteligensi

13. Model OA • Informasi dan komunikasi • Tidak ada data • Aplikasi komputer dan nonkomputer • "Other problem solvers" • Internal • Environmental

14. An OA Model Communications Information Environment The firm Office Automation System Noncomputer Apps Other Problem Solvers Problem Solver Computer- Apps Database Input physical resources Output physical resources Transform Environment

15. Pergeseran dari Penyelesaian Masalah Administratif Menjadi Manajerial • OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi • Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah • Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb • Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan PDA

17. Aplikasi Otomatisasi (OA) • Word processing • Electronic and voice mail • Computer calendaring • Audio conferencing • Video conferencing • Computer conferencing • FAX • Videotex • Imaging • Desktop publishing

18. Trends • Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber office & telecommuting) • HA – Home Appliances Automation; belanja dari rumah • Serba “e” – elektronik • E-office, mobile office, virtual office • Paperless office (atau less paper ??) • Jaringan komputer lokal dan global (intranet, internet, extranet) • Mobile application on wireless platform and mobile devices (PDA, XDA, Handphone, dll)

19. Modern Office

20. Thank You… I’m sorry for any mistakes I made during this class… and… Thank you for the lively conversations. Thank you for letting me drive you around. I want you to … call me when you need something; find me when you need someone to talk on; I write this so I can just remember how pleasant our class was. Email : catur.iswahyudi@gmail.com Mobile : 081 668 6130 BB : 280E7ADA

21. Word Processing • Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak • Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif

22. Sistem Word Processing CPU Secretary or manager Typed documents Document storage

23. Electronic Mail (E-mail) • Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan • Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan • Eliminates phone tag

24. Sistem Electronic Mail Mail display and entry Mail display and entry Mail display and entry User 2 User 1 User n CPU Mail storage

25. Voice Mail • Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio • Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima • Manager tidak perlu mengetik • Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit daripada e-mail

26. Computer User 1 User 2 Message coding and decoding unit Sistem Voice Mail Secondary storage

27. Kalender Elektronik • Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment) • Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain • Fasilitas penjadwalan • Tidak mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah

28. An Electronic Calendaring System Calendar display and entry Calendar display and entry Manager 2 Calendar display and entry Manager 1 Manager n CPU Calendar storage

29. Audio Conferencing • Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang terpisah secara geografis • Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama

30. Hal-hal yang Meningkatkan Efisiensi dalam Audio Conferencing • Ada moderator • Jumlah partisipan dapat dikendalikan • Kirim agenda terlebih dulu • Perkenalkan diri saat bicara • Rekam pembicaraan • Distribusikan transkrip percakapan atau minute rapat

31. Sistem Audio Conferencing Location 1 Location n Audio Channel

32. Video Conferencing • Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis • Tiga konfigurasi umum • One-way video and audio • One-way video and two-way audio • Two-way video and audio

33. Location 1 Location n Video channel Video channel Video Conferencing A. One-way video transmission B. Two-way video transmission

34. Desktop Video Conferencing • Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara • Hal teknis yang harus diperhatikan • Banyak komputer desktop yang cukup powerful tersedia • Membutuhkan jaringan komunikasi dengan kecepatan tinggi

35. Computer Conferencing • Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu • Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer • Lebih dari 4,000 topik • Lebih dari 40,000 anggota • Komputer harus terhubung dalam jaringan

36. Teleconferencing • Gabungan semua teknik konferensi • Meliputi: • audio • video • computer conferencing

37. FAX Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end Document copy Original document Analog channel Facsimile machine Facsimile machine

38. Videotex • Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT • Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri • Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan (contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service) • Dapat dimiliki oleh perusahaan lain

39. Imaging • Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder • Dikerjakan oleh sistem document management (DM) • Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas

40. Documents to be read Laser printer Sistem Managemen Dokumen Workstation Workstation OCR Reader Network server Optical disk storage unit DBMS Workstation Workstation

41. Desktop Publishing • Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak • Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi • Tiga area aplikasi • administrative • technical • corporate

42. Desk-Top Publishing System High-resolution screen Laser printer output Microcomputer Keyboard Document storage

43. OA dan Virtual Office dalam Perspektif • Bertujuan langsung pada jantung pemecahan masalah bisnis • Pelengkap komunikasi interpersonal • Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih baik