EVALUACION DE LA GESTION EMPRESARIAL CON BALANCE SCORECARD NOTARIA PUBLICA

1. EVALUACION DE LA GESTION EMPRESARIAL CON BALANCE SCORECARD NOTARIA PUBLICA AUTOR: GERMAN SALAZAR SANTOS

2. NOTARIA PÚBLICA PLANEAMIENTO ESTRATEGICO • Visión • Misión • Valores • Estrategia Global • Estrategias Específicas • Indicadores

3. Visión Ser la mejor notaria del país, alcanzando el nivel de las mejores en latinoamérica, buscando la excelencia a través de la investigación académica, soporte tecnológico, recursos humanos y nuestro compromiso con la sociedad.

4. Misión Compromiso con la sociedad brindando seguridad jurídica, mediante la fe pública notarial a actos y contratos, con honestidad y ética profesional, estimulando el desarrollo personal y espiritual de nuestros equipos de trabajo, mediante el principio de legalidad, calidad en el servicio y atención personalizada.

5. Valores • Veracidad • Honorabilidad • Objetividad • Imparcialidad • Diligencia • Respeto a la dignidad • Derecho a las Personas, a la Constitución y a las Leyes

6. OBJETIVOSESTRATEGICOS • CRECIMIENTO DE INGRESOS: • Incrementar el Volumen de Operaciones basados en ofrecer nuestros servicios via intranet orientados a fidelizar a nuestros clientes y en la búsqueda de nuevos mercados. • Información Continua sobre los temas pendientes de los clientes: Minutas, Escrituras, Kardex, etc. y utilizar la Pagina Web como vehículo informativo sobre temas Notariales y Registrales. • Rediseñar los procesos del Servicio, utilizando nuestro Software de Kardex Notarial.

7. OBJETIVOSESTRATEGICOS • MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD • Reduciendo nuestros costos operativos, mejorando la atención a los consumidores finales, brindandoles seguridad, eficiencia y rapidez con un trato amable y amistoso otorgándole sobre todo seguridad jurídica en los actos y contratos que ellos celebren y con personal motivados y preparados con la Cultura Organizacional de la Notaria.

8. NOTARIA PUBLICA MAPA ESTRATEGICO –VERSION I MODELO DE GESTION : EXCELENCIA OPERATIVA ESTRATEGIAS CRECIMIENTO DE LOS INGRESOS MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD PERSPECTIVAS FINANZAS Reducir Costos Operativos Mejorar Liquidez Incremento de Rentabilidad Incremento del Volumen de Operaciones Retener Clientes Atraer Nuevos Clientes Fidelizar al Cliente CLIENTE Información Continua en todo el Proceso de Servicio a través de I&T Aplica´ción de Datawarehouse y CRM Empleados amables y Colaboradores Atención rápida, segura y confiable Mejoramiento Contínuo de Procesos y Servicios Calidad en el Servicio y Cultura Cero defectos Mejora en los Sistemas de Seguridad Jurídica INTERNA Implementación total de Software de Gestión Notarial Capacitación en Tecnología de la Información Crecimiento y Desarrollo Personal Elevar el clima y Cultura Organizacional Orientación de la Organización hacia el Cliente APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

9. NOTARIA PUBLICA INDICADORES EN MAPA ESTRATEGICOMODELO DE GESTION: EXCELENCIA OPERATIVA CRECIMIENTO DE LOS INGRESOS Basados en el aumento de Operaciones de los Clientes Acutales y busqueda de nuevos mercados ESTRATEGIAS MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD Basados en la Eficiencia y Calidad del Servicio PERSPECTIVAS EVA Maximizar el valor del negocio Incrementar el volumen de Operaciones Incremento del Volumen de Operaciones Coste del Servicio Reducir costos y mejorar la eficiencia operativa Financiera + + + + + + % de Indices de Precios de los Serv. Not. En el mercado Ser Competititvos en el precio de nuestros servicios + Nro. de Actos y Contratos celebrados Consulta de Actos y Contratos en trámite y Ordenes de Serv. -Intranet Cliente Indice de Satisfacción Garantizar la Satifacción del Cliente + + + + + Nro. de servicios Ofrecidos Mejorar las Ventas Nro. de procesos nuevos implementados Optimizar el soporte al cliente Tiempo de Cumplimiento de un servicio Optimizar los procesos de Servicios Nuevas necesidades Tecnológicas Mantener la actualización Tecnológica Interna + + + Nro. de asistencia a cursos y programas de formación Optimizar el nivel de competencias requeridas por nuestro personal Nro. de sugerencias de empleados Optimizar el Clima Organizacional + Nivel de Satisfacción del empleado Mantener motivado y alineado al personal % de avance en la capacitación Capacitación en el Software de Gestión Notarial + Aprendizaje y Crecimiento +

10. Colocando Indicadores de Operación y Resultado a cada Uno de los Objetivos considerados en el Mapa Estratégico

11. NOTARIA PUBLICA

12. Objetivos Indicadores Operativos Iniciativas Indicadores Iniciativas F-1 Maximizar el Valor del Negocio F-2 Incrementar el Volumen de Operaciones F-3 Reducir costos y mejorar la eficiencia operativa - Rentabilidad sobre ventas - Margen de Contribución por tipo de cliente - % Incremento de Ventas - Coste y gastos por tipo de Servicio - Tasa de reducción de costos y gastos - Plan Financiero - Segmentación por tipo de cliente - Presupuesto de Ventas - Plan Operativo de Gastos - Estrategia de reducción de costos y gastos - Cumplimiento del Plan Financiero - Nro. de Cliente identificados - % del Presupuesto realizado - % de avance del Plan Operativo - % de avance de implementación de la estrategia C C-1 Consulta de Actos y Contratos en trámite y Servicios Intranet C-2 Ser Competitivos en el precio de nuestros servicios C-3 Garantizar la Satisfacción del Cliente - Nro. De Operaciones realizadas - Nro. De Consultas efectuadas - Incorporación y Retención de Clientes (Nro.) - Cuota de mercado por tipo de servicio - Satisfacción de clientes medidos por encuesta - % de Observaciones Registrales resueltos - % de reclamos atendidos - Cumplimiento plazos de entrega (días) - Programas de Servicio – intranet - Programa de Asesoría Experta - Análisis del Mercado Notarial - Programa de Benchamarking - Test de medición de Satisfacción de Clientes - Análisis de las Observaciones recibidas - Buzón de sugerencias - Desarrollo de un plan de plazos de entrega por servicio - Nro. de Operaciones realizados - Soluciones personalizadas - Nro. de segmentos identificados - % Cuotas de mercado - % de aprobación - Tipos de observaciones recibidas - Frecuencia de días de la revisión del buzón de sugerencias - % Cumplimiento del Desarrollo del Plan F

13. I-1 Mantener la actualización Tecnológica I-2 Optimizar el soporte al Cliente I-3 Mejorar las Ventas I-4 Optimizar los procesos del servicio - Nro. De Mejoras en los Procesos - Nro. De procesos desarrollados - Nro. De servicios desarrollados por área - Horas dedicadas al Cliente - Tasa de errores del Servicio - Plan de Automatización total - Desarrollar soluciones con valor añadido - Plan de Ventas por Areas - Plan de Atención Continua - Cultura Cero Defectos - Nro. de Sistemas integrados Nro. de procesos integrados - Nivel de cumplimiento del plan - Nivel de Calidad de Atención - Nro. de errores detectados I A y C A-1 Capacitación en el software de Gestión Notarial A-2 Optimizar el nivel de competencias requeridas por nuestro personal A-3 Optimizar el Clima Organizacional A-4 Mantener motivado y alineado al personal - Horas de capacitación - % Progreso de los programas de formación - Sugerencias puestas en marcha/total de sugerencias - % de empleados satisfechos - Alineación de metas personales (%) - Programas de Capacitación - Desarrollo de los Valores del Notario - Implementación de reuniones de trabajo e información - Sistema de Incentivos - Reuniones Interpersonales - Nro. de Charlas - Nivel de Aceptación - Resultados Cualitativos - Nivel de aceptación del S.I. - % del cumplimiento de metas.

14. Relación de Causalidad entre Los Indicadores de los Objetivos Del Mapa Estratégico

15. NOTARIA PUBLICA INDICADORES EN MAPA ESTRATEGICOMODELO DE GESTION: EXCELENCIA OPERATIVA CRECIMIENTO DE LOS INGRESOS Basados en el aumento de Operaciones de los Clientes Acutales y busqueda de nuevos mercados MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD Basados en la Eficiencia y Calidad del Servicio % de Increm. De ventas Rentabilidad sobre ventas + Coste del Servicio Reducir costos y mejorar la eficiencia operativa + Incrementar el volumen de Operaciones Incremento del Volumen de Operaciones EVA Maximizar el valor del negocio F % Cumplimiento del Plan Financiero % del presupuesto realizado Tasa de reducción de costos y gastos - % de avance de implem. De estrategia Incorporación y retención de clientes Nro. de Actos y Contratos celebrados Consulta de Actos y Contratos en trámite y Ordenes de Serv. -Intranet % de Indices de Precios de los Serv. Not. En el mercado Ser Competititvos en el precio de nuestros servicios Indice de Satisfacción Garantizar la Satifacción del Cliente C + + Nro. de segmentos identificados Cuota de mercado por tipo de servicio + + Indice de Satisfacción % de cuotas de mercado Satisfacción de clientes medidos por encuesta Nro. de servicios Ofrecidos Mejorar las Ventas Nro. de servicios desarrollados por área Nivel de actualización Nuevas necesidades Tecnológicas Mantener la actualización Tecnológica Tiempo de Cumplimiento de un servicio Optimizar los procesos de Servicios Nro. de procesos nuevos implementados Optimizar el soporte al cliente + + I Nro. de procesos desarrollados Nivel de cumplimiento del plan + Nro. de Sistemas integrados Tasa de errores del servicio Sugerencias puestas en marcha / total de sugerencias Nro. de procesos integrados % Progreso de los programas de formación - A y C + Horas de capacitación Nro. Total de sugerencias Nro. de errores detectados + + % de avance en la capacitación Capacitación en el Software de Gestión Notarial Nro. de asistencia a cursos y programas de formación Optimizar el nivel de competencias requeridas por nuestro personal Nro. de sugerencias de empleados Optimizar el Clima Organizacional Nivel de Satisfacción del empleado Mantener motivado y alineado al personal Nro. de Charlas Nivel de aceptación % de empleados satisfechos + Nivel de aceptación del Sistema de Incentivos