Cabinet DIORH

1. Cabinet DIORH ADMINISTRATION DU PERSONNEL Module animé par B. ABDALLAOUI Avril 2005

2. Programme Introduction I - Du contrat de travail à la gestion de l’embauche II – La connaissance quantitatif du personnel III – Le coût de la main-d’œuvre IV – L’administration de la paie V – Condition d’hygiène et de sécurité VI – Les relation avec les partenaires sociaux VII – Prévention des conflits sociaux et négociation

3. INTRODUCTION

4. 1 - Que recouvre la gestion administrative du personnel

5.  Les responsables de la gestion disposent dans ce cas d’une large participation à la fixation des objectifs globaux et d’une autonomie dans la réalisation.

6. Le qualificatif d’administration est appliqué aux systèmes qui visent à l’exécution de tâches de services dans le cadre de définition de fonctions, règles et procédures fixées.  de ce fait, ne font pas parti (ou peu) les responsables de ces fonctions à la fixation des politiques, et objectifs globaux de l’entreprise.  ces responsables reçoivent des directives et connaissent un contrôle précis, tant au niveau des résultats qu’à celui des moyens

7. La première conception, « la gestion », implique donc que les problèmes de personnel soient également posés sur un plan économique, social et de gestion dynamique de l’entreprise.  Ainsi la direction du personnel (ou DRH) participe alors à :  l’équipe de direction générale  et également aux décisions globales touchant au fonctionnement et au développement de l’entreprise.

8. Place de la GRH dans la politique générale de l’entreprise : Les interactions Direction sociale Direction générale GRH Faire intégrer les données Politique générale Stratégie sociale humaines et sociales dans stratégie globale (Plans sociaux) les plans de développement de l’entreprise (Plan de (développement) Informer sur les objectifs et les contraintes techniques et économiques (système de communication) Motiver et obtenir de l’adhésion au projet et aux objectifs Adapter et former les hommes aux nouvelles compétences

9. Planification Evaluation et rémunération Définition des postes Rémunération Et répartition des tâches Appréciation des salariés Organisation du travail G.P.E..C OBJECTIFS DE LA GRH Attirer Retenir Mobiliser Recrutement Création et maintien d’un bon climat social Sélection, embauche Relations de travail satisfaisantes Types de contrat de travail Respect des droits individuels Bonnes conditiosn du travail (hygiène, sécurité Perfectionnement Formation et montée en compétences possibilités d’évolution Travail enrichissant et stimulant

10. Contribution de la GRH à l’efficacité organisationnelle Activités clefs Objectifs Objectifs De la GRH opérationnels stratégiques Administration du personnel Attirer les profils Productivité Gestion du personnel au sens compétences Adaptabilité large : (GEPEC,, recrutement, les mobiliser Flexibilité Rémunération, Formation ..… Accroître leurs Conformité compétences juridique satisfactions globales des salariés

11. Lorsque la seconde conception « l’administration » prévaut, les tâches et objectifs sont donnés en terme de :  programme d’embauche,  services sociaux rendus dans le cadre d’un budget déterminé,  négociations avec les syndicats dans le cadre de diverses directives fournies en fonction de chaque situation,  et l’administration du personnel s’ordonne en fonction de procédures arrêtées au niveau de l’autorité supérieure.

12. Remarques : • Il n’y a pas forcément opposition entre ces deux conceptions de la fonction « personnel », mais ’elles peuvent toutes deux au contraire coexister au sein d’une même entreprise :  Une conception au sommet : présence d’un DRH peut coexister avec une conception « administration » à un niveau inférieur chargé des activités et tâches courantes que l’on attribuent d’ordinaire au service administration du personnel.

13. 2 - Les dimensions de la GRH

14.  Dans chacun des domaines d’activité (administration, gestion, relations sociales et intégration du personnel), la GRH doit prendre en compte quatre dimensions complémentaires : A- La dimension économique et comptable :  Elle revient à considérer le travail comme un « facteur de production » source de charges et dont l’emploi doit être optimisé et le coût minimisé. 

15. B- La dimension juridique  Du point de vue juridique, les rapports de l’entreprise avec son personnel sont régis par :  Le contrat de travail (correspondant le plus souvent à la lettre d’engagement)  Le règlement intérieur de l’entreprise mis en place par l’employeur après consultation des délégués du personnel (le cas échéant, des représentants syndicaux des salariés) et approbation de l’autorité compétente.  La convention collective d’entreprise ou de branche  La réglementation étatique (code du travail principalement)

16.  Le cadre légal conditionne la gestion du personnel de l’entreprise par son caractère impératif.  Il fixe les règles contraignantes (ex. : Licenciement, représentation du personnel, durée du travail).  Le service du personnel est chargé d’appliquer le droit social. Mais souvent il ne constitue qu ’un minimum légal dont le dépassement est nécessaire.  C’est par ce dépassement que :  se manifeste l’originalité et le contenu de la politique sociale de l’entreprise.  L’entreprise s’adapte à un contexte social évolutif : le droit ayant souvent tendance à être en retard sur les faits.

17. C- Le champ psycho-social  L’introduction et la dimension psycho-sociael élargit le champ de la pratique sociale de l’entreprise.  La prise en compte des aspects économiques et juridiques est insuffisante.  L’entreprise doit également s’intéresser au personnel comme : • ensemble de personnes, chacune d’elles ayant ses propres perceptions, motivations et comportements ;

18. Ensemble de groupes de travail, au sein desquels se développent des phénomènes collectifs irréductibles aux seuls rapports inter-personnels ; • Communauté sociale ayant des intérêts, des aspiration et des points de vue communs au-delà des divergences des sous groupes, et donc vis-à-vis de laquelle l’entreprise doit définir une politique d’ensemble.

19. D- Les obligations institutionnelles  Dès que la taille de l’entreprise devient importante, la politique du personnel comporte également une dimension institutionnelle en raison de l’existence d’une représentation collective du personnel.  L’entreprise doit alors inclure la définition d’une politique de relations avec les représentants du personnel et collectivité des travailleurs.  Plus la taille de l’entreprise est importante, plus ces relations constituent une activité majeure du service du personnel : les problèmes collectifs deviennent prédominants, les relations avec les syndicat deviennent pesantes.

20. 3 - Quelles sont les tâches d'administration du personnel

21. Elles comportent en particulier :  Les opérations de sélection et d’engagement du personnel et l’établissement des contrats correspondants;  L’établissement des décomptes d’appointements (calcule de la paie et charges sociales, le suivi des mouvements de personnel, la préparation des opérations d’avancement, de promotion, d’établissement des actes de carrières correspondants;

22. L’établissement de notifications de récompense et de sanction ; • L’instruction des demandes de licenciement, de démission, de mise à la retraite.  L’application des dispositions légales et réglementaires et conventionnelles (lorsqu’elles existent).

23. Les relations avec le personnel et ses représentants (application de la réglementation en vigueur) ;  La tenue des documents et registres imposés par la réglementation ;  La tenue à jour du fichier du personnel, des dossiers administratifs et l’élaboration des divers documents d’analyses et récapitulation s’y rapportant).

24. La vérification des horaires de travail tant au point de vue légal que réglementaire et le contrôle de la présence • La tenue de l’ordre et de la discipline : on touche ici tout ce qui se rapporte aux sanctions, aux avertissements, aux retards et à l’absentéisme.

25. De la gestion du personnel à la GRH

27. 4 - L'intérêt d'informatiser l'administration du personnel

28. Au niveau opérationnel, l’informatique sert à maintenir à jour, pour chaque employé, l’ensemble des renseignements professionnels : • historiques d’augmentations de salaire, • renseignements sur les absences, accidents de travail, promotions… • Au niveau administratif et gestionnaire, l’informatique permet : • d’établir des tableaux de bord, • d’analyser les dysfonctionnements sociaux (absentéisme..), de mieux planifier et contrôler les ressources humaines, les coûts correspondants (masse salariale, coût de la formation…)

29. Remarque : Selon :J.M. Peretti : « Cet aspect « administratif » doit être assuré sans carence. C’est à travers la fiabilité et la rapidité du service ainsi assuré que sont perçus les hommes du personnel par les directions et par les membres du personnel »

30. I - Du contrat de travail à la gestion de l'embauche

31. 1 - Le contrat de travail : Généralités

32. A- Le cadre juridique  Il s’agit d’un acte sous seing privé par lequel une partie s’engage contre rémunération à fournir du travail à une autre partie.  Le contrat de travail doit être :  établi en deux exemplaires ;  Signé en toute connaissance de cause et de bonne foi.  Légalisé par l’autorité compétente ;

33. Le salarié conserve l’un des deux exemplaire. • Le contrat de travail établi par écrit est exonéré des droits d’enregistrement. Le contrat de travail, n’est pas nécessairement écrit mais il est hautement souhaitable, pour éviter des contestations ultérieures.

34. B- Formes de contrat de travail  Le contrat de travail est conclu pour:  une durée indéterminée,  une durée déterminée.  ou pour accomplir un travail déterminé. : il s’agit d’un contrat qui dure le temps d’un projet. Exemple la construction d’une autoroute.  Le contrat à durée indéterminée : le qualificatif « indéterminée » doit est être mentionné sur le contrat de travail

35.  Le contrat à durée déterminée :  Le contrat de travail à durée déterminée peut être conclu dans le cas où la relation de travail ne pourrait avoir une durée indéterminée (art 15 du Code de travail).  Ce type de contrat ne peut être conclu que dans les cas suivants (art 16 du Code de travail) :

36.  Le remplacement d’un salarié par un autre dans le cas de suspension du contrat de ce dernier, sauf si la suspension est le résultat d’un état de grève.  L’accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;  Si le travail a un caractère saisonnier.  Ce type de contrat peut être conclu également lors :  de l’ouverture d’une entreprise pour la première fois ;  D’un nouvel établissement au sein de l’entreprise ;  D’un lancement d’un nouveau produit pour la première fois.

37.  La durée maximum de contrat est d’une année. • Il est renouvelable une seule fois. • A titre exceptionnel, ce type de contrat peut être renouvelable une fois dans le cas par exemple du lancement d’un nouveau produit, l’ouverture d’un établissement ou d’une entreprise.  Passé cette période, il devient un contrat à durée indéterminée. Tout contrat conclu pour une durée maximum d’une année devient un contrat à durée indéterminée lorsqu’il est maintenu au-delà de sa durée.

38. C- types de contrats de travail : avantages et inconvénients

39. Suite C- Contrat de travail

40. Suite C- Contrat de travail

41. D- Période d’essai  En cas de contrat à durée indéterminée, la période d’essai est fixée à :  3 mois pour les cadres et assimilés ;  Un mois et demi pour les employés • 15 jours pour les ouvriers.  Cette période peut être renouvelable une seule fois.

42.  En ce qui concerne les contrats à durée déterminée, la période d’essai ne doit pas dépasser :  Une journée au titre de chaque semaine de travail dans la limite de deux semaines lorsqu’il s’agit de contrat d’une durée inférieure à 6 mois.  Un mois lorsqu’il s'agit de contrat d’une durée supérieure à 6 mois. Des périodes d’essai inférieures à celles mentionnées ci-dessus peuvent être prévues par le contrat de travail, la convention collective ou le règlement intérieur

43. 2 - L'administration de l'embauche

44. A- LES 4 ENJEUX DU RECRUTEMENT ATTIRER LES MEILLEURS Communication interne et externe •Diffuser la meilleure image de l’entreprise GERERLES ENJEUXETRE LADUPERFORMANT RARETERECRUTEMENT • Analyser et suivre la • rentabilité des médias • Les bons candidats • Réduire les délais Sont toujours rares • Baliser le parcours d’embauche LIMITER LES COÛTS • Améliorer le rapport :Qualité du recrutement / coût

45. Le marketing social : réduire les régulations sociales Communi-Marché du cationtravail cible Le Recruteur SalaireEmploi

46. B- Le recrutement adéquation de deux sous-ensembles Le marché du travail L’entreprise Des individus et Un poste et Leurs aptitudes son profil Appréciation Description des Des aptitudes postes existants Individuelles ou à créer Hiérarchie des Adaptabilité : des savoirs, Hiérarchie des candidats des aptitudes, des personnalités besoins Un candidatUNE EMBAUCHEUn poste

47. C- le processus du recrutement : 8 étapes Définition de poste Evaluation De poste définition de profil Identification Des ressources De recrutement Mise en place des Moyens de recrutement Répétition du processus Campagne de recrutement si nécessaire Sélection des candidatures

48. Décision d’embauche Intégration

49. D- Coûts du recrutement pour l’entreprise  Coûts cachés (en cas d’inadaptation du salarié) • rotation du personnel • Absentéisme • Mauvais rendement • Conflits • Dégradation du climat social (+)  Coût de vacance de poste (en cas de mauvais choix) Coût d’entrée du personnel Dans L’entreprise = • Coûts de recrutement • de prospection • de sélection • d’embauche • d’accueil (+) • Coûts d’adaptation • d’apprentissage • de formation • de la sous productivité initiale (+)

50. Le rôle du service du personnel a- Lors de l’embauche :  Le service du personnel, à qui incombe la tâche matérielle d’établissement des contrats, classe ces contrats dans des dossiers individuels qui constituent l’élément matériel de base de la connaissance individuelle :  on y groupe toutes les pièces qui jalonnent les événements de la vie de chaque membre du personnel et en particulier le contrat de travail et ses avenants.