Introductie KaiZengine

1. Introductie KaiZengine

2. Missie Kaizengine Kaizengine is de katalysator die massaal beschikbare ideeen laat om zetten in significante en concrete resultaten. 1

3. Doelstelling introductie trainingKwaliteit van IdeeenFeedback & samenwerkenPlatform beetje leren kennenAl veel goede ideeenWeten wat doelstelling isKortom klaar voor 13 weken Pilot

4. Agenda • Introductie en achtergrond • Doelstellingen van deze sessie = ''Zelf aan de slag kunnen'' • Theorie Idee-management • Kwaliteit van Ideeen • Samenwerken • Platform gebruiken • Inzicht in hoe verder? • Praktijkoefening • Pauze • Gebruik van platform • Oefening Co-creatie • Hoe ziet de volgende periode eruit • Evaluatie 3

5. Uitnodiging Sector Servicecentrum Betreft uitnodiging voor de introductiebijeenkomst E-missie. Beste collega's, In vervolg op Eindhoven Eén heeft waarnemend gemeentesecretaris Ger Peeters in samenspraak met De Ander Centraal besloten om de pilot E-missie onder leiding van Kaizengine te starten. E-missie staat voor ‘Eindhoven-missie’ en heeft als doel ideemanagement (verder) te ontwikkelen. E-missie is opgezet vanuit de overtuiging dat inzet van creativiteit, innovatieve kracht en betrokkenheid van medewerkers, het welbevinden van medewerkers, de kwaliteit van onze dienstverlening én de efficiency van de interne processen verbetert. 4

6. 4 x Pilots E-Missie Kort geleden heeft de directie van de gemeente Eindhoven de beslissing genomen om een aantal pilots te doen om creativiteit te bevorderen. De directieraad heeft in samenspraak met het programma "De Ander Centraal" de indruk dat meer resultaten geboekt kunnen worden op het gebied van IDEE-MANAGEMENT. Door hogere betrokkenheid en benutting van ideeen van medewerkers, afdelingen en sectoren moet het mogelijk zijn om de dienstverlening van de gemeente en de efficiency van de interne processen te verbeteren.Om die reden heeft de Gemeente hulp gezocht bij een specialist op dat gebied: KaiZengine (http://www.kaizengine.com). Samen met KaiZengine zullen er initiatieven worden ontwikkeld in de sectoren KlantcontactCentrum, Ondersteuning Stadspleinen, ServiceCentrum en Sector Admin,Inkoop& Huishoudelijk. In totaal 13 weken tijd zal een kleine groep van maximaal 15 mensen uit je sector aantonen dat er veel inspiratie en creativiteit leeft in de sector en dat je met enige hulp in staat blijkt om werkelijk positieve resultaten te boeken.  5

7. De theorie Idee-management 6

8. Wat is eigenlijk een idee? LinkWiki 7

9. Wat is eigenlijk een idee? Latijn: idea = voorstelling, ideaal; Grieks. idea = uiterlijke verschijningsvorm, voorkomen, gesteldheid, hoedanigheid., afkomstig van de stam id = zien Van Dale : gedachte, denkbeeld, voorstelling, begrip, inval. In de praktijk: Idee verbindt een probleem/kans met een oplossing. Oplossing Probleem / Kans LinkWiki 8

10. Issue Irritatie Probleem weg? suggestie klacht Probleem Idee Oplossing Evaluatie Alternatief Uitvoerbaar? Uitvoer haalbaarheid Gaat men akkoord? Co-creatie Concete uitvoer = makkelijk OK Dat is handiger Planning Akkoord Goed plan=akkoord De creativiteit zit hem (ook) in de slimheid waarmee je ideeën snel tot resultaat brengt 9

11. Een streng selectieproces Issues Verstoringen Stilstand Irritatie Klacht Suggestie Incident Over Budget Analyse Meeting Idee Resultaat Plan Uitvoer i i i i i i i € i i i p i i € i e € p i i i e € e p i i p i p € e i i i € i € i i i i i i i i Strenge selectie voorkomt afvallers. i 10

12. Wij zien de fuik graag zo verrijken clusteren plannen Adoptie uitvoer beslissen Test

13. Wij zien de fuik graag zo beslissen plannen uitvoer verrijken Adoptie

14. Creatieve processen • Kijk anders naar de wereld dan u gewend bent • Associeer meer • Denk in kansen (Ja en,)('baas vindt dat nooit...) • Denk door! • Neem afstand • Neem risico's • Versterk uw verbeeldingskracht • ''Alles kun je leren.... • ....daar zijn oefingen voor'' 13

15. De statistieken zijn bemoedigend elke medewerker heeft minstens 1 goed idee per maand; de gemiddelde opbrengst van een idee is ongeveer €500,-* per idee en dat levert gemiddeld 6000,- euro per jaar. Voor een organisatie van 250 man betekent dat een plus saldo van minimaal 1.500.000,- / jaar. *Uit japanse studies blijken ideeën gemiddeld ongeveer €350,- terwijl de ervaringen van KaiZengine en andere Europese bronnen ongeveer €1000,- per idee is. In de werkelijkheid kunnen bedrijven in Europa tot nog toe niet meer dan 1 idee per persoon per jaar aanpakken 14

16. Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Taart snijden We beginnen met een opdracht waarbij u een taart in acht gelijke stukken moet verdelen. Er is alleen één probleem: u mag maar drie keer snijden. Veel succes! 15

17. Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Taart snijden We beginnen met een opdracht waarbij u een taart in acht gelijke stukken moet verdelen. Er is alleen één probleem: u mag maar drie keer snijden. Veel succes! 16

18. 17

19. De KaiZengine methode 18

20. We gebruiken graag een rond idee-proces, dan ontstaat er herhaling Uitvoer Idee Resultaat Plan 19

21. KaiZengine methode • De team/bedrijfs-doelen begrijpen • Veel verstoringen, verliezen en kansen ZIEN • Daarvan hoogwaardige ideeën maken • Die samenverrijken tot parels in weinig tijd • Leren snel te kiezen; welke wel en welke niet • Vervolgens de ideeën invoeren en evalueren • En dan de volgende...zodat een machine ontstaat 20

22. Nu de praktijk! Schrijf in 5 minuten je naam, de datum, de idee-titel en de idee-omschrijving duidelijk op! 21

23. Massaal inspiratie issues incidenten Kostenanalyse Klantsuggestie irritaties Marktkans Procesanalyse Stilstand storing tevredenheidsonderzoek Klacht Budget overschreiding En hebben jullie inzage in al deze kansen en verstoringen? VOER VOOR IDEEEN! 22

24. We stellen eisen aan ideeën • ....om ideeën hanteerbaar te maken. • Elk idee kun je uitleggen aan je oma • - alleen dan kan iemand je helpen • Kans/Probleem + Oplossing horen bij elkaar • Maak geen container idee • - opsplitsen • - klein idee is vaak makkelijk uitvoerbaar • Je idee moet in max 6 maanden realiseerbaar zijn • Probeer niet over de buren te praten • Je idee hoeft niet briljant te zijn LinkWiki 23

25. Goede ideeën hebben vaak de volgende ingrediënten (maar niet altijd!) • Vaak hoog frequent • Vaak simpel • Elimineren stappen in bedrijfsprocessen • Makkelijker en snel • Weinig externen (zoals IT) nodig • Lage invoerkosten • Er zijn meestal meerdere voordelen 24

26. Idee-principes • een idee heeft een eigenaar • beslissingen worden zo laag mogelijk genomen • beslissingen worden expliciet genomen • samen meer volume (1+1=3) • samen betere kwaliteit • helder taalgebruik • goede ideeen dragen bij aan bedrijfsdoel • snelle resultaten hebben voorrang • goede ideeen hebben weinig woorden nodig • heeft korte terugverdientijd • heeft weinig resources nodig (zoals IT) 25

27. We stellen eisen aan ideeën • .... en • .... je kunt ook hulp vragen bij een idee • .... als meer mensen eens zijn, dan zijn kansen hoger • .... je idee kan ook in je eigen omgeving starten • .... een getest idee is meer waard dan een groot plan 26

28. Nog een keer... Schrijf nieuwe Idee of Verbeter eerste Idee 27

29. PAUZE 28

30. 29

31. hoeveel personen telt u? 30

32. OEFENING 2e iDEE 31

33. Feedback geven • .... om meer van elkaar te leren • Het doel is meer uit het idee te halen • En de idee-eigenaar op te leiden • Feedback moet positief zijn (positive enquiry) • Naarmate de relatie beter wordt mag het ook kritischer • Dicht bij bedrijfsdoelen en verbeterprincipes blijven • Het is niet vies als Feedback inhoudelijk wordt • Feedback moet leiden tot nieuwe stappen • Feedback is snel (<48 uur) en kort (max 50 woorden)

34. Presenteer Idee (Titel + Omschrijving) (Titel op bord zetten)Iedereen geeft feedbackIedereen geeft sterren (hoe?) * ** **** Feedback geven 33

35. Feedback geven • Wees feitelijk • Richt feedback op het idée of gedrag, en niet op de persoon • Beschrijf concreet en waardevrij, (ver-)oordeel niet • Beschrijf het hier & nu • Tip & top • Check of de ander je begrijpt

36. Feedback ontvangen • .... Zie het als een kans • Luister • Ga je niet verdedigen of verklaren • Vraag duidelijkheid als je het niet begrijpt • Bedank de gever

37. Valkuilen • de groep gaan in een inhoudelijke discussie • de feedback is niet concreet; • het idee wordt er niet beter van • de feedback wordt administratief van aard • het duurt veel te lang

38. Plan Uitvoer Idee Resultaat Plan 37

39. Plan-principes • heeft een eigenaar met veel kracht • is snel uitvoerbaar • heeft vooraf de steun geregeld • kent aanpak met mijlpalen en risico's • heeft berekening van controller • heeft support van collega's • vraagt om help ipv nee • kent verschillende wegen naar succes 38

40. Kansen vergroten door het goede plan of het goede idee of beiden Buitengewoon idee of innovatie 3M? Iphone Iedereen snapt dat dit succesvol is Hoe vind je ze Goed Idee (Inhoud) Als het maar goedkoop is kan het Lijkt goed maar is weinig NoordZuid Lijn? Aardig idee Doen Strak, gedragen, onderbouwd, samen Slordig en onduidelijk Mooi Idee“vorm” 39

41. Voorwaarden voor een mooi idee (de vorm) • elk idee kun je uitleggen aan je oma • heeft een eigenaar met veel kracht • is snel uitvoerbaar • heeft vooraf de steun geregeld • kent aanpak met mijlpalen en risico's • heeft berekening van controller • heeft support van collega's • vraagt om help ipv nee • kent verschillende wegen naar succes • betreft geen buren ideeën • er zijn weinig woorden nodig 40

42. vaak hoog frequent vaak simpel elimineren stappen in bedrijfsprocessen makkelijker en snel weinig externen (zoals IT) nodig lage invoerkosten, makkelijk uitvoerbaar er zijn meestal meerdere voordelen zeker niet altijd briljant zijn rechtstreeks gericht op het bedrijfsdoel Voorwaarden voor een goed idee (de inhoud) 41

43. Idee management is als een fiets sommige onderdelen zijn essentieel (een wiel) maar anderen zijn vooral handig (het zadel)

44. Uitleg platform 43

45. Introductie Kaizengine Life rondgang door KaiZengine platform 44

46. PAUZE 45

47. Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Puzzelen maar De glazen moeten afwisselend vol en leeg naast elkaar staan. Daarvoor mag u maar één glas verplaatsen. 46

48. Welk middelste rondje is het grootst? Oefening: Puzzelen maar De glazen moeten afwisselend vol en leeg naast elkaar staan. Daarvoor mag u maar één glas verplaatsen. Oplossing: Neem het vijfde glas en giet de inhoud in het tweede lege glas. Op die manier heeft u afwisselend een leeg en een vol glas. 47

49. Vraagstelling aan 'ServiceCentrum' ‘Hoe wordt het Servicecentrum de vanzelfsprekende ingang voor Interne Dienstverlening?’ of ‘Hoe worden wij preferred supplier?’ 48

50. Oefening: Associatieketting • Zet uw brein snel in de creatieve stand • Voorbeeld: start met water -> drinken - cola - Amerika - Bush - Irak - oorlog - vrede - kerst - kaarsjes - vet - patat – mayonaise - • 1. Start met ‘paddestoel’. • Pak nu pen en papier en probeer zo veel mogelijk associaties te maken op het woord in één minuut. • Hoeveel had u er? • 2. Nu met ‘viool’ • .... en minstens 50% meer !! • bron: www.psychologiemagazine.nl 49