Les éléments d’un rapport

1. Les éléments d’un rapport Montréal, 19 au 21 février 2012 Nancy Chamberland Ombudsman D’après la présentation de Ellen Fry, Toronto 24/01/2012

2. Plan • Préambule • Introduction • Comment planifier la rédaction d’un rapport • Objectifs et auditoire • 2.1 Auditoire visé • 2.2 Les objectifs d’un rapport : • 2.2.1 Objectifs généraux • 2.2.2 Objectifs particuliers

3. Plan (suite) • 3. Contenu • 3.1 Forme • 3.2 Fond • 4. Édition • Révision et publication

4. Introduction • Objectifs de la présentation

5. 1. Comment planifier la rédaction d’un rapport • Planification minutieuse au préalable • Identification des étapes • Évaluation du temps requis • Détermination de la nature du document à rédiger

6. 1. Comment planifier la rédaction d’un rapport

7. 1. Comment planifier la rédaction d’un rapport Nature du document à rédiger • Rapport annuel : reddition de compte • Rapport d'enquête : problématique systémique • Recommandation : dossier particulier (personne) • Plaintes recevables et non recevables • Confidentiel ou public • Sous la signature d‘un enquêteur ou de l’ombudsman

8. 2. Objectifs et auditoire • 2.1 Auditoire visé • L’auditoire : • Qui est-il? • Que veut-il? • Que sait-il? • Qu’est-ce qui l’intéresse?

9. 2. Objectifs et auditoire • 2.1 Auditoire visé • Le plaignant • Les parties visées par l’enquête • Les autres parties prenantes : le conseil d’administration, conseil universitaire • Le public • Les médias • Un instance d’appel

10. 2. Objectifs et auditoire • 2.2 Les objectifs d’un rapport • 2.2.1 Objectifs généraux • Informer (ou décrire) • Analyser (ou expliquer) • Convaincre

11. 2. Objectifs et auditoire 2.2 Les objectifs d’un rapport 2.2.1 Objectifs généraux Tableau tiré du Guide de rédaction d’un rapport technique à l’intention des étudiants de la Faculté des sciences et de génie de l’Université Laval

12. Exemple Un objectif comme « faire prendre conscience de l’imminence d’une crise sur le campus » pourrait se traduire par : Un message comme : montrer l’explosion des problématiques en santé mentale chez les étudiants associée à la baisse de rendement scolaire, l’accélération des abandons et la diminution des diplômés.

13. 2. Objectifs et auditoire 2.2.2 Objectifs particuliers • Communiquer les résultats d’une enquête • Expliquer le processus de l’enquête • Expliquer la méthodologie • Bâtir la confiance et asseoir la crédibilité de l’ombudsman

14. 3. Contenu « Celui qui écrit avec clarté a des lecteurs, celui qui écrit de façon obscure aura des commentateurs » Albert Camus

15. 3.1 Contenu : forme • Les bases de la rédaction : • Plusieurs styles peuvent répondre aux principes de base. • Une bonne rédaction est influencée par : • Sujet traité • Lecteur • Pratiques du bureau • Les préférences de l’auteur • Les rédacteurs ne sont pas une solution magique

16. 3.1 Contenu : forme • Organisation du rapport : • Aucun modèle parfait : choisir un modèle • Principes de base : • Avoir un plan de rédaction et le suivre • Aborder les problématiques une à la fois • Vérifier la grammaire, la syntaxe 16

17. 3.1 Contenu : forme • Choix d’un modèle (gabarit) : • Considérer le public, le sujet • Quelques bureaux ont des modèles (gabarits) standards • Prévisibilité pour les lecteurs, édition efficace • Peut être très général 17

18. 3.1 Contenu : forme • Facteurs de succès : • Abrégés administratifs • Titres/sous-titres : • - Utilisés pour distinguer les sujets et les sous-sujets traités; • - Le choix dépend du sujet traité • - Le plan élaboré permet de définir les titres et les sous-titres

19. 3.1 Contenu : forme Exemple tiré d’un rapport de l’ombudsman des contribuables : Titre : « Connaître les règles Confusion quant aux règles régissant le compte d’épargne libre d’impôt » Sous-titres : « Introduction » « Portée de notre examen » « Charte des droits du contribuable » « Analyse et constatations » « Conclusion » « Recommandations »

20. 3.1 Contenu : forme • Exemple : • Titre : Rapport annuel de l’ombudsman • Sommaire • Sous-titres : • 1. Rapport des activités de l’ombudsman • 1.1 Rôle de l’ombudsman • 1.2 Statistiques • 1.3 Dossiers systémiques • 1.4 Activités professionnelles de l’ombudsman

21. 3.1 Contenu : forme Exemple (suite) : 2. Observations et recommandations de 2010-2011 2.1 La vigie dans la détection de problèmes de santé physique et mentale 2.2 La dynamique de l’encadrement aux cycles supérieurs 2.3 Le défi de la gestion en milieu universitaire

22. 3.1 Contenu : forme « …C’était le meilleur des temps, c’était le pire des temps ; c’était l’âge de la sagesse ; c’était l’âge de la folie ; c’était l’époque de la foi, c’était l’époque de l’incrédulité ; c’était la saison de la Lumière ; c’était la saison de l’Obscurité ; c’était le printemps de l’espoir, c’était l’heure du désespoir ; nous avions tout devant nous, nous n’avions rien devant nous ; nous devions tous aller directement au Ciel, nous devions tous prendre l’autre chemin ; bref, l’époque était tellement identique à celle que nous vivons aujourd’hui que quelques-unes des plus tapageuses autorités ne parlaient d’elles, que ce fut en bien ou en mal, qu’au superlatif… »

23. 3.1 Contenu : forme Charles Dickens, Un conte de deux villes Si Dickens avait écrit un rapport… C’était une époque de contrastes; en termes d’espoirs, de croyances religieuses et de vision. En d’autres mots, une époque tellement similaire à aujourd’hui que d’éminents experts ne peuvent la décrire qu’en termes extrêmes. (127 mots, 2 phrases vs 39 mots, 1 phrase)

24. 3.1 Contenu : forme « Je voudrais être Ixion et Tantale, Dessus la roue, et dans les eaux là-bas: Et quelques fois presser entre mes bras Cette beauté qui les anges égale. S’ainsi était, tout peine fatale Me serait douce, et ne me chaudrait pas, Non, d’un vautour fussai-je le repas, Non, qui le roc remonte et redévale. Lui tâtonner seulement le tétin Échangerait l’obscur de mon destin

25. 3.1 Contenu : forme Au sort meilleur des princes de l’Asie: Un demidieu me ferait son baiser, Et flanc à flanc entre ses bras m’aiser, Un de ceux-là qui mangent l’Ambroisie. »

26. 3.1 Contenu : forme Pierre de Ronsard, Les Amours à Cassandre, 1553 Si Ronsard avait écrit aujourd’hui… « Je voudrais être Ixion et Tantale, Dessus la roue, et dans les eaux là-bas, À la condition de quelques fois je presse entre mes bras, Cette beauté égale aux anges; S’il en était ainsi, toute peine fatale me serait douce et ne préoccuperait pas, Même si je devais être le repas d’un vautour ou si j’étais celui que le roc remonte et redévale.

27. 3.1 Contenu : forme Lui tâtonner seulement le sein serait échanger mon destin obscur au sort des princes de l’Asie, L’embrasser ferait de moi un demi-dieu et prendre mes aises entre ses bras ferait de moi un de ceux qui mangent l’Ambroisie. »

28. 3.1 Contenu : forme • Les bons rapports diffèrent de la littérature : • À éviter : les longues phrases, l’usage de métaphores, d’allusions philosophiques, de drame, langue poétique • - À suivre : cohérence, clarté, objectivité, langage neutre

29. 3.2 Contenu : fond 3.2.1 Introduction : articulation des idées 3.2.2 Éléments à considérer : portée de l’examen 3.2.3 Règles applicables 3.2.4 Analyse et constatations 3.2.5 Conclusion et recommandations

30. 3.2 Contenu : fond 3.2.1 Introduction : articulation des idées On réfléchit, on classe ses idées, on les approfondit, on les évalue, on les choisit, on fait les liens nécessaires et on conclut. On peut commencer à travailler.

31. 3.2 Contenu : fond • 3.2.2 Éléments à considérer : portée de l’examen • Problématiques • Clarté de l’exposé du problème par le plaignant • Compréhension différente d’une même problématique • Expliquer pourquoi toutes les questions n'ont pas été examinées • Suivre le même plan rédactionnel

32. 3.2 Contenu : fond • 3.2.3 Règles applicables • Habilitation réglementaire • Législation, règlements, politiques et procédures • Évaluation de la recevabilité de la plainte • Utilisation de citations vs paraphrases 32

33. 3.2 Contenu : fond • 3.2.4 Analyse et constatations • Déterminer le degré de détails à divulguer dans le rapport : • Témoignages et autres sources de preuve • Étapes procédurales • Envisager de mettre les détails dans des annexes 33

34. 3.2 Contenu : fond • 3.2.4Analyse et constatations • La preuve : • - Évaluation • Qualité • Écarts (trous) • Crédibilité et incohérences • Traitement des arguments des parties

35. 3.2 Contenu : fond • 3.2.5Conclusion et recommandations • Les faits, juste les faits • Utiliser un langage neutre, pas de drame, ni d'émotion, éviter les qualificatifs et les adverbes • « L'organisation A a provoqué auprès du plaignant une période tendue, avec un incroyable stress et avec des difficultés financières »  • « À cause de l'organisation A, le plaignant a vécu une période de très grand stress et de difficultés financières » 

36. 3.2 Contenu : fond Exemples : « Le plaignant s’est contredit, de toutes les manières et a menti à pleine bouche » « Le plaignant s'est contredit plusieurs fois et a fait de fausses déclarations »

37. 3.2 Contenu : fond Exemples : « Le plaignant a argumenté que l’interprétation était basée sur une mauvaise utilisation de l’anglais »  « Le plaignant a argumenté que l’interprétation : était fausse  était basée sur un mauvais usage de l’anglais » 

38. 3.2 Contenu : fond Exemples : « Le processus, en ce qui concerne la plainte qui a été faite contre ABC, ne peut pas être trouvé pour avoir été conduit contrairement aux exigences exposées dans le code de procédures »  « Le processus appliqué par ABC n'a pas violé le code de procédures » 

39. 3.2 Contenu : fond • 3.2.5 Conclusion et recommandations • Traiter les problématiques séparément • Procéder de façon incrémentielle • Faire des liens • Tirer une conclusion logique après la considération de la preuve et des arguments

40. 3.2 Contenu : fond Types de rapports et composantes obligatoires (Clerc et Curien, 1997) Tableau tiré du Guide de rédaction d’un rapport technique à l’intention des étudiants de la Faculté des sciences et de génie

41. 3.2 Contenu : fond • 3.2.5Conclusion et recommandations • Une analyse rigoureuse mène à une conclusion logique, naturelle et inévitable • Exposer une conclusion séparée pour chaque question • Par exemple, si la conclusion contient des • recommandations : • Mini-analyse pour chaque recommandation • Règles applicables • Analyse étape par étape • Traiter tous les aspects 41

42. 4. Édition • Correction, annotation et mise en page • Avis d’un collègue quant au contenu • Vérification de la compréhension du sens de tous les mots utilisés • S’assurer que les phrases sont complètes • S’assurer que les abréviations utilisées soient définies dès leur première apparition • S’assurer que les citations sont rapportées correctement

43. 5. Révision et publication • Relecture attentive après quelques jours • Se poser les questions suivantes : • L’information présentée est-elle claire, pertinente, suffisante, cohérente et concise? • Une personne qui n’est pas au courant de la situation ou du mandat pourrait-elle facilement comprendre le rapport? • Le rapport est-il objectif? • Le rapport satisfait-il aux exigences du mandat? • Le rapport répond-t-il aux objectifs établis? • Voir Annexe 1

44. Conclusion Il est certains esprits … « Il est certains esprits dont les sombres pensées Sont d’un nuage épais toujours embarrassés ; Le jour de la raison ne le saurait percer. Avant donc que d’écrire, apprenez à penser. Selon que notre idée est plus ou moins obscure, L’expression la suit, ou moins nette, ou plus pure. Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, Et les mots pour le dire arrivent aisément. […]

45. Il est certains esprits… Hâtez-vous lentement, et, sans perdre courage, Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage : Polissez-le sans cesse et le repolissez ; Ajoutez quelques fois, et souvent effacez. […] » Nicolas Boileau