Kasus Analisis Pengelolaan Obat di RSUD Wirosaban

1. Kasus Analisis Pengelolaan Obat di RSUD Wirosaban

2. Tabel I. PersentaseKontribusiPendapatan IFRS terhadapRumahSakit RumahSakitUmum Daerah (RSUD) WirosabanadalahRS PemerintahYogyakarta → RS tipeC denganjumlah bed = 124 bed (tahun 2009). PengelolaanobatdiIFRS → tahapseleksi, perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusidanpenggunaan → salingterkaitsatudenganlainnya, sehinggaharusterkoordinirdenganbaik agar masing – masingdapatberfungsisecara optimal. Jika TIDAK mengakibatkansistemsuplaidanpenggunaanobat yang adamenjaditidakefisien. Hasilobservasi data pendapatan RSUD Wirosabandalam 3 tahunterakhirsebagaiberikut :

3. HasilObservasi. . .(Kendala yang seringmuncul)

4. 1. Tahap seleksi Tabel II . Kesesuaian Item Obat yang Tersedia dengan DOENpadatahun 2007 JikadibandingkandenganRSUD “SarasHusada” Purworejo → Kesesuaianitem obatdengan yang tercantumdalam DOEN adalah30% → RSUD Wirosabanmasihlebih↑. TAPI, angkainimasihlebih ↓dibandingkandenganstandar, yaitu 76 % (Anonim, 2006). DAMPAK: ≠ efisiendalampenggunaandanamaupunpenggunaanobatkarenapenyediaanobat lain yang mungkinrelatiflebihmahal, dibandingkandenganobatesensialdenganjumlahdanjenis yang banyak. SOLUSI: me↑ sosialisasiformulariumkepadadokterdiRSUD Wirosaban

5. 2. TahapPerencanaan → Metodekonsumsi → dilakukan oleh kepala IFRS →membuat estimasi kebutuhan obat di tahun yang akan datang → berdasarpadakebutuhan obat tahun sebelumnya, disesuaikan dengan pola penyakit, program RS dan program IFRS di tahun mendatang, estimasi kenaikan pasien & estimasi kenaikan anggaran → diajukan ke Pemda untuk dirapatkan dahulu→Hasil persetujuan ada dalam Daftar Anggaran Satuan Kerja Pemda dan DPRD yang disahkan oleh Gubernur →Kepala IFRS menyusun perencanaan obat untuk tahun mendatang yang disesuaikan dengan dana yang disetujui oleh Pemda →diajukan kepada direktur untuk disetujui.

6. a. Persentase dana yang tersedia dibanding dana yang dibutuhkan sebenarnya

7. Pengadaan obat butuhdana relatif besar karena obat merupakan penunjang pelayanan yang sangat penting. • Besarnya anggaran dan kontribusi pendapatan obat untuk pengadaan obat →menunjukkan IFRS punyaperan yang sangat penting sebagai revenue center & sumber pendapatan bagi RS→ makaobat harus dikelola dengan baik agar dapat memberi manfaat bagi pasien dan RS.

8. b. Perbandingan antara jumlah item obat yang direncanakan dengan jumlah item obat yang dipakai dalamkenyataan Tabel IV. Perbandingan jumlah item obat yang direncanakan dengan jumlah item obat yang dipakai dalamkenyataan Jumlah obat yang digunakan selama tahun 2007 sekitar 2x lipat jumlah obat dalam perencanaan.Adaobat yang tidak masuk dalam perencanaan→ dikaitkan dengan pola peresepan. SOLUSI: menggantiobat yang diresepkandenganobat lain yang mengandungzataktifsama, yang tersediadalamperencanaan.

9. 4. TahapPengadaan • → sesuaidengananggaran yang tersedia. • Pengadaanobatdi RSUD Wirosabandilakukanolehanggotatimpengadaan: Kepala IFRS, perwakilandariPemerintah Daerah, danperwakilandariDinasKesehatan. • Pengadaanobatdibagimenjadi 2 sistem: • A. SistemPenunjukkanlangsung → ygdipilih! • B. Sistem Tender

11. a. Frekuensi tertundanya pembayaran Tabel V. Persentasetertundanyapembayaran. Pembayarandi RSUD Wirosabantidakseluruhnyasesuaidenganwaktujatuh tempo. SEBAB:karenakekurangandana,SuratKuasaOtoritas (SKO) telatturun,kerlambatanpihak PBF dalammenagihpembayaranobatke RS SOLUSI:menerapkansistemRevolving Fund (RF), denganmenyisihkan 10% darilaba IFRS sebagaiback up danauntukpembayaranhutangobatsebelum SKO turunataupadawaktukehabisandana.

12. b. Frekuensikesalahanfaktur • tidakdapatdiukur c. Frekuensipengadaantiap item obat Tabel VI. FrekuensiPengadaantiap item obat Frekuensipengadaantergantungkebutuhandananggaran yang tersedia Semakintinggifrekuensipengadaanmakasemakinkecilkemungkinanterjadipenumpukanobat.

13. Tahap Penyimpanan • Kecocokan antara obat dengan kartu stok Nilai kecocokan obat dengan kartu stok 93,3% mendekati nilai standar yaitu 100%. Hasil ini masih rendah dibandingkan dengan RSUD ”Saras Husada” Purworejo yaitu yang cocok dengan kartu stok adalah 98,61% dan yang tidak cocok adalah 1,38%.

14. Diantaranya masalah yang menyebabkan ketidakcocokan obat dengan kartu stok adalah : • Petugas masih kurang disiplin dan teliti dalam hal administrasi stok obat. • Petugas belum sempat menulis pengeluaran obat di kartu stok, tetapi baru ditulis dalam buku mutasi obat. • Pengecekan antara buku mutasi obat dengan kartu stok tidak selalu dilakukan setiap hari oleh petugas. Solusi untuk mengurangi ketidak cocokan obat dengan kartu stok diantaranya adalah : • Perlu dilakukan pengecekan antara buku mutasi obat dengan kartu stok setiap hari untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian antara kartu stok dengan kenyataan. • Membuat kebijakan tertulis dalam bentuk Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Barang atau Obat yang digunakan petugas sebagai pedoman untuk meningkatkan ketelitian dan kedisiplinan.

15. b. Turn over ratio Hasil TOR 7 x  masih dibawah standar (8-12 kali setahun) Hasil ini jauh di bawah hasil yang didapatkan di RSUD ”Saras Husada” yaitu 11 kali.

16. Nilai TOR yang rendah ini dapat diatasi dengan cara memberikan sosialisasi kepada semua dokter yang bertugas di RSUD Wirosaban untuk meresepkan obat yang tertera di formularium, sehingga hal ini akan mengurangi kemungkinan obat mengalami penumpukan di gudang. Seperti yang diketahui bahwa obat yang tersedia sesuai dengan obat yang direncanakan sesuai formularium rumah sakit.

17. c. Persentase dan nilai obat yang kadaluwarsa dan atau rusak Obatyang kadaluwarsadanrusaksebesar 1,19% masih diatas nilai stadar yaitu 0% Sedangkandi RSUD “SarasHusada” Purworejotidakterdapatobat yang kadaluwarsadanrusakselamatahun2007 (0%).

18. Masalah : • Kurangnyapengawasanobat di gudang • Kurangbaiknyasistemdistribusiobat. • Jugadikaitkandengankegiatanpadatahappengadaan, dimanaobattersebutkemungkinanbukan yang benar-benardibutuhkanolehrumahsakitatauobat-obat di luarformularium. Solusi untukmencegahterjadinyaobatkadaluwarsadanrusakdapatdilakukanhal-halsebagaiberikut: • Meningkatkan pengawasan terhadapobat-obat yang disimpan di gudang • Menerapkansistempenyimpanan FIFO & FEFO • Meningkatkanfrekuensistock opname

19. Tahap Distribusi a. Rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasien Rata-rata waktu pelayanan resep tersebut melampaui standar waktu pelayanan resep yang ditetapkan instalasi farmasi. Hal ini terjadi karena terbatasnya jumlah petugas dan tidak adanya sistem pre-packaging untuk obat-obat racikan rutin

20. b. Persentase resep yang terlayani Persentase resep yang terlayani adalah sebesar 93,81%  hampir mendekati nilai standar 100%,menunjukkan ketersediaan obat yang cukup baik. Hasil ini tidak jauh berbeda dengan yang didapatkan di RSUD “Saras Husada” Purworejo yaituresep yang terlayanisebesar99,42%, danyang tidak terlayani sebesar0,58%.

21. Tahap Penggunaan • Jumlah item obat per lembar resep Standar WHO 1,8 – 2,2 Semakin besar item obat dalam resep semakin besar kemungkinan terjadi polifarmasi dan interaksi obat.

22. b. Persentase resep obat dengan nama generik Standar pemerintah ≥ 82,00%. Penyebab rendahnya penulisan obat generik dimungkinkan karena adanya promosi pabrik obat dan fungsi PFT untuk mengevaluasi pengunaan obat generik belum optimal.

23. c. Persentase peresepan antibiotik StandarWHO yaitu < 22,17% Rata-rata peresepanantibiotik di Indonesia sebesar 43%, yang berartipenggunaanantibiotik yang berlebihanmerupakansalahsatubentukketidakrasionalandalamperesepan.

24. d. Persentase injeksi yang diresepkan Standar WHO untuk peresepan injeksi rawat jalan 0%

25. e. Persentase penulisan resep sesuai dengan formularium Standar 95% Menunjukkan bahwa ketaatan prescriber untuk menulis resep sesuai formularium masih rendah.

26. Kesimpulan • Pada tahap seleksi belum menunjukkan hasil yang baik pada indikator kesesuaian obat dengan DOEN dan kesesuaian obat dengan formularium. • Pada tahap perencanaan, belum membuat perencanaan kebutuhan obat pertahun yang sesuai dengan dana yang tersedia dan masih banyaknya obat yang kemudian digunakan/ diadakan diluar dari perencanaan. • Pada tahap pengadaan: mayoritas frekuensi pengadaan obat rendah (87,29%) dan persentase faktur tidak tepat waktu 81%. • Pada tahap penyimpanan belum menunjukkan hasil yang baik : • Ketidakcocokan obat dengan kartu stok sebesar 6,7% • TOR dalam 1 tahun 7 kali • Persentase obat rusak/kadaluarsa 1,19%

27. Cont.. • Pada tahap distribusi : • Rata-rata waktu pelayanan resep non racikan dan racikan lebih besar dari pada standar. • Persentase resep yang terlayani sebesar 93,81% • Pada tahap penggunaan : • Jumlah item obat per lembar resep untuk rawat jalan adalah 2,7 dan untuk rawat inap adalah 4,5 • Persentase penulisan obat generik pasien rawat jalan 32,52% dan rawat inap 48,74%. • Persentase penulisan resep obat antibiotik untuk pasien rawat jalan 34,81% dan 24,82% untuk pasien rawat inap. • Persentase penulisan resep injeksi pada pasien rawat jalan adalah 2,6 % dan pasien rawat inap adalah 47,26 %. • Persentase penulisan resep sesuai dengan formularium untuk pasien rawat jalan 75,33 % dan pasien rawat inap 76,82 %.

28. Saran • Untuk RSUD Wirosaban • Pada tahap seleksi perlu ditingkatkan lagi sosialisasi obat-obat yang direkomendasikan dalam DOEN, karena obat-obat yang direkomendasikan dalam DOEN telah mempertimbangkan faktor durg of choice, analisis biaya-manfaat dan didukung dengan data ilmiah. Sosialisasi formularium juga perlu ditingkatkan, bila perlu di buat dalam bentuk buku saku. • Membuat perencanaan kebutuhan obat selama setahun dan dilakukan koreksi dengan beberapa cara antara lain : 1. analisis ABC (aspek ekonomi), 2. analisis VEN (aspek medis), 3. kombinasi ABC dan VEN, 4. revisi daftar obat. • Menerapkan metode Economic Order Quantity (EOQ) untuk menentukan pengadaan obat-obat yang masuk dalam kategori obat kelas A (high value) dan kategori pemakaian tinggi (high use).

29. Cont.. • Meningkatkan ketertiban administrasi dengan mendokumentasikan arsip/ faktur. • Meningkatkan sosialisasi penulisan resep obat generik karena pemakaian obat generik akan banyak menolong pasien dari segi pembiayaan. • Menyelenggarakan kegiatan seperti pelatihan, monitoring, audit atau edaran-edaran tertulis mengenai penggunaan obat secara rasional di rumah sakit. Kegiatan dilaksanakan secara berkesinambungan dengan umpan balik diharapkan dapat memberikan perbaikan. • Membuat laporan penggunaan antibiotik dan penggunaan sedian injeksi. • Untuk peneliti lain Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di rumah sakit, tetapi hal ini tidak menjadi masalah di RSUD Wirosaban, untuk melihat apakah pasien puas terhadap pelayanan yang diberikan maka disarankan untuk melakukan analisis terhadap kepuasan pelanggan di Instalasi RSUD Wirosaban.

30. Terimakasih....

31. Tanya Jawab • Yohan 7514 pihak2 ygberkewajibandlmmengumpulkanevaluasi, Waktu ideal untukmlakukanevaluasi 2. Puput frekuensipengadaan&Tor?? TOR > 12 bagusatongga? Solusi?? Digna Pembuatanobatsendiri. Contoh?? Sistempngadaan, tender& langsung. Kokmasihadaygtdkbermutu Dana di RS, antaraygdirencanakandanygada, pembayarankpn?? Penunggakanapkhada hub dg sistemtsb

32. Termin 2 4. Widya 7735 indikatorygbenar??? Penggunaaninjeksi 0% u pxrawatjalan, menurut who 93 seminimalmungkin. ?? How?? dirawatjalan, obatinjeksibiasanyamahal, kadanggadibutuhinpx. Indikator 0%. Peresepaninjeksi u rawatjalanharus hati2, diliatindikasidrpx. 5. Ria item obatygdirencanakan < kenyataan?? Dalmperencanaangmn, tdkdipikirkan resiko2ny??? Obatgenerikmasihrendah, pdhl RSUD, koknggabisalebihbanyak Di RSUD pengelolaannyagmn?? prescriber meresepkanbukanobatgenerik, pihak IFRS tdkkurangmenginfokankedokterttgperesepanobatgenerik, obatgeneriktidaktersedia, jdpake branded. HasilLiatdikesimpulan.. kesimpulan : pengelolaaobatdi RSUD blumefektif. 6. %aseperesepanrendah, %asepelayananmasihtetptinggi ?

33. 7. Daniar penunggakan, bayarnyadiambildari 10% laba revolving fund (salah 1 solusi), untukbyrtunggakan Apkhcukup cm 10%?? Didasarkandrpembayaransbelumnya. Revolvingdrlaba IFRS, atopunbsjuga PEMDA.

34. Tambahan P. Satibi • Pembuatanobat  bukanhanyameracik., tpbisajugadilakukanproduksi, karenaproduk d pasarantdkada. Hargaobatdipasaranlebihmahal Produk u/ penelitian  produkdipasarankonsentrasiterlalutinggi, RS melkukanpengenceran.  dibutuhkandlmjumlahbesar, ex: aqua destilata 2. Persentaseobatresep, dengan %aseresepterlayanibeda, Keterjaringanpx  obatdrpoli/bangsal, brpygmasuk IFRS danbsterlayani %aseresepygterlayani  R/ ygmasukke IFRS, brpygterlayani. ?????

35. 3. Perencanaan & pengadaanbedajauh, y??  danaygterbatas.  Ditelusurformularium RS, apkhsmuasesuai. indikator WHO 93 penggunaanobat pd primary health care (pelayanandasar), cenderungdipuskesmas. Injeksiseminimalmgkn, czrisikopenggunaaninjeksibesar. 4. Evaluasi Min setahunsekali, kecualiindikatorygspesifik, bsdilakukantiapsaat Ex : Kecocokanobat dg kartustok, stock opname TOR 8-12 bukan ideal, tpygbisaditerima.

36. 5. Obatygtidakbermutumuncul, y??? Obat order  datang diperiksa, sesuaiatotdk Obatgamutuseringnyadrpengadaantender. Pd pngadaanlangsung, bsdiminimalkan.