Hvor effektive er vi? - Fjernlånsaktivitet i forskningsbibliotekerne

1. Hvor effektive er vi? - Fjernlånsaktivitet i forskningsbibliotekerne forfatter

2. Hvad er effektivitet? De 8 bud: • Hurtig ekspedition • Fejlfri ekspedition • Billig – stort volume, lille stykpris • Teknologitilpasset • Kendskab til processer og regler • Klausulfrihed på samlinger • Personalets professionalisme og dedikering • Kendskab til og forudseenhed om brugerbehov

3. Hvad er effektivitet i indlån? – Hvornår er vi effektive? • Værktøjer til at afgøre og udtrykke effektivitet: • Formulerede målsætninger (deklarationer) om ind- og udlån • Servicekvalitet-standard • Procesindsigt og performancemålinger • Forbedre produktivitet gennem indsigt, lean • Tilbagevendende performancemålinger af processer og tidsforbrug • Brugeradfærd og tilfredshed • Tilbagemeldinger og undersøgelser • Økonomiske indikatorer • Billigst (og de hurtigst) mulige låneveje

4. Logistikmomenter i hovedtræk i indlånstrafik Modtagel-se af lånerbe-stilling Intern be-handling i bestillings-bibliotek Modtagel-se og klargøring i udlånsbi-bliotek Transport og sorte-ring i kør-selsord-ningen Modtagelse og klar-gøring i bestil-lingsbiblio-tek Afhent-ning i bibliotek. Modtagelse af kopi

5. Men før man måler, skal man analysere processer – f.eks. indlånsprocesser 1. Modtagelse af låner-bestilling 2. Intern be-handling i bestillings-bibliotek 5. Modtagelse, klargøring, besked 6. Afhentning i bibliotek. Retur efter brug Til accessionsvurdering og reservation til låner Fortsatte opdateringer af fjernlånsmodul og af lånerstatus Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb Bestilling v bibliotek.dk Automatisk eller professionelbestilling Besked bruger Systemgenereret opdatering af lånerstatus med oplysning om bestillingsdato for materiale. Bestilling opfylder ikke indlånsbetingelser -alternativ v BOB-email Udlånende biblioteks interne ekspedition: Bestillingsmodtagelse, håndtering, fremfinding/reservation/meddelelse, pakning og forsendelse. Modtagelse af filer, kopier, bøger v. indlån. Negative svar til ny remittering til anden lokalisering Opdatering af indlånsmodul. Fakturahandling Videresendelse af kopier til bruger. Intern centerpost eller ekstern post. Frankering på RUC Remitteres til ejerbib efter statusopsl eller gensøges i Danbib Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb Bestilling v webblanket Printes ud i vejledning og slås op i Danbib Lokaliseret materiale bestilles i Danbib fra vejledningen. I lokaliseringsvalget indgår status og viden om hurtigste leveringsbib efter performancemålinger og erfaring. Lokaliserede men ikke bestilbare ønsker går til indlånskontor Udsendelse af besked til låner om at bog er klar til benyttelse. Udlån. Opdatering af indlåns- og udlånsmodul. Hjemkaldelse/fornyelser. Hjemkaldelse, aflevering, transport til forsendelse i plan 0. Opdat af modul. Pakning, forsendelse, logbog Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb Bestilling på sedler, lister, mv. i vejledning og slås op i Danbib Bestilling på mate-riale som ikke ha-ves RUb Ønske om indlån opstår under vejledning. Slås op i Danbib Fornyelses-anmodning til ejerbiblio-tek Ekstern post Kørselsordning. Ikke-danbiblokaliseret lægges til indlånskon-tor til lokaliser / bestilling: Libris, Bibsys WorldCat,, BLLD,Subito Besked bruger om diverse problemer: kilde, interessedato Bestilling til accession og res Besked bruger: bog er klar til udlån

6. Eller udlån til andre biblioteker 4. Transport og sorte-ring i kørselsord-ningen 3. Modtagelse, fremfinding, udlån og klargøring i udlånsbibliotek Biblioteks-ønske om at låne fra RUbs samlinger Biblioteker selvreserverer i RUb-kat på udlånt materiale Reservering plus udlåns-kvittering udskrives ved aflevering. Opfyldt/udlånt materiale på særl bogvogn i udlånet Til sortering på forsendelses-hylde i plan 0 Køresedler printes i betjentstuen, materialer pakkes i kørselsordningens kasser. Materialer pakkes, frankeres på RUC og sendes med postvæsen Breve frankeres på RUC Bestillinger sorteres i afhentningssteder og checkes på plads samme dag Bøger/04 udlånes Bibliotek be-stiller v Danbib/Nosp/Libris/Def-lån til forsendelse Udlånsfunktion tømmer postkasse om morgen. Statistik Tidsskrifter til ko-piering/printning Kopiering/skanning/ kuvertering/faxning i plan 0 Tidsskrift kvikprocedure Fuldtekst dokumenter Print/kuvertering/faxing Bibliotek sender postbestilling/faxer/emailer/indtelefo-nerer bestilling Lægges i vej-ledningsfunktionens dueslag eller telefon omstilles til vejledning eller iu-funktionen. Statistik Materialer ej på plads: noteres på bestillinger og bestillinger til vejlednings- eller iu-funktion til katalogcheck Hvis udlånt, reservation hvis ønskes. Besked til bib om res el ikke- res. Sendes vis bob-mail Bestillinger slås op i RUb-kat, print vedhæftes og sorteres i afhentningssteder Hvis ej udlånt, til check-igen Materiale til udlån eller besked til bib efter negativt resultat af check. Sendes via bob-mail OCLC ill-modul Håndteres af indlån. Statistik føres Bestillinger slås op i Rub-kat. Håndteres af indlån. Fremfinding. Faktueringsforlæg. Besked til OCLC-bibliotek. Håndteres af indlån. Til udlåns-notering/ kopiering/ faxing. Til forsendelse plan 0 Faktureringsforlæg til sekretariat

7. Sådan gør man - Intern behandlingstid af indlånsbestillinger RUb

8. Sådan gør man - Leveringstid for indlånsbestillinger RUb

9. Turnaround time RUb 1998-2008 Intern behandlingstid, leveringstid og turnaround time

10. Leveringstid for danske og udenlandske indlån 2009-2010

11. Levringsdage for reserverede og ikke-reserverede titler

12. Leveringstid for reserverede og ikke-reserverede bøger

13. Indlånsbestillinger fra RUb jan-april 2010

14. Indlånsbestillinger fra RUb jan-april 2009

15. RUb - Indlån af returnabler fra 2009 til maj 2010 - udsnit

16. Hvad kan man gøre for at forbedre tournaround time? • Interne faktorer der påvirker turnaround time • God arbejdstilrettelæggelse, opdaterede manualer for intern behandling af bestillinger • Fleksibel organisation som opfanger sæsonudsving • Hurtig klargøring ved modtagelse • Hurtig meddelelsesform til låner • Professionelle og arbejdsdelte medarbejderkompetencer • Bliv selv en fin leverandør af lån til andre biblioteker • Undgå bestilling af reserveret materiale, bestil hellere i udlandet • Vær forudseende i accessionsled, køb semesterlitteratur, dubler hurtigt • Eksterne faktorer der påvirker turnaround time • Leverandørbibliotekers mål og procedurer • Kørselsordning • Automatik • Aftaler mellem biblioteker • Generelle faktorer der påvirker turnaround time • Sæt jer under pres ved at øge de velinformerede låners forventninger til jeres hurtige leveringstider – performancebaserede deklarationer • Brug bibliotekssystemet til at måle og skabe gennemsigtighed

17. ILL og performancemålinger The never ending story to be continued ….