Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht

1. Studienbüros an der Universität UlmErfahrungsbericht Ulm, im Oktober 2004 Stand: 28.10.2004 Wh

2. Zum 01.01.2000 neue Struktur im Dezernat für Studium und Lehre Zulassungsabteilung zuständig für alle Zulassungen (incl. Ausländer, Zeitstudierende und Doktoranden) • Studiensekretariat zuständig für alle • studentischen Angelegenheiten (Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation) und • Prüfungsangelegenheiten (Prüfungsorganisation, Prüfungsanmeldung, Prüfungszulassung, Zeugniserstellung) Stand: 28.10.2004 Wh

3. Zusammenlegung • Zunächst mit vorhandenem Personal (ehemals 3 Mitar-beiterinnen P-Amt, 4 Mitarbeiterinnen Studentensekre-tariat), das neue Studiensekretariat hatte: • 3 Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamt • 1 Mitarbeiterin aus dem Studentensekretariat • Leiterin aus dem ehemaligen Prüfungsamt • Räumlichkeiten • Umbau und Erweiterung des ehemaligen Studenten-sekretariats um 4 Räume auf insgesamt 7 Räume Stand: 28.10.2004 Wh

4. Derzeitige Organisationsstruktur Leitung Prüfungsrechts-streitigkeiten Kapazitätsberechungen 1 Teilzeitkraft Organisation Prüfungen Medizin/Zahnmedizin Sekretariat Verteilung PJ-Studierende 1 Vollzeitkraft Ingenieurwissen-schaften Lehramtsstudiengänge Advanced Materials Communications Technology 875 Studierende 1 Vollzeitkraft Wirtschaftswissen-schaften Wirtschaftsmathe Mathematik 1536 Studierende 1 Vollzeitkraft Informatik Medieninformatik Physik Wirtschafsphysik Zahnmedizin 1655 Studierende 1 Vollzeitkraft Medizin Molekulare Medizin Chemie Wirtschafschemie 2705 Studierende 1 Teilzeitkraft 2 Tage Biologie 374 Studierende Stand: 28.10.2004 Wh

5. Es wurde eine Akzeptanz durch frühes Einbeziehen der Mitarbeiter erreicht • Planungsphase und Vorlaufzeit ca. 3/4 Jahr • Die Mitarbeiterinnen konnten Ideen einbringen und Vorschläge zur Umsetzung machen • In der Vorlaufzeit haben bereits gegenseitige Schulungen der Mitarbeiter stattgefunden • Nach der Umstellung Schulung der Mitarbeiter in HISPOS-GX • Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamtsbereich taten sich leichter Stand: 28.10.2004 Wh

6. Die Umstellung wird sowohl von den Studierenden als auch von den Lehrenden sehr positiv aufgenommen • Ein Ansprechpartner für alle „Lebenslagen“ • Eine bessere und umfassendere Beratung der Studierenden ist möglich • Dienstwege zwischen Prüfungsamt und Studentensekretariat entfallen Stand: 28.10.2004 Wh

7. Arbeitsbelastung vor der Umstellung Studentensekretariat Prüfungsamt Arbeitsbelastung Jan März Mai Juni Juli Dez Feb April Aug Sep Okt Nov Stand: 28.10.2004 Wh

8. Arbeitsbelastung nach der Umstellung und beginnender Modularisierung Studentensekretariats-Tätigkeiten Prüfungsamts-Tätigkeiten Arbeitsbelastung Jan März Mai Juni Juli Dez Feb April Aug Sep Okt Nov Stand: 28.10.2004 Wh

9. Probleme • Anstieg in der Prüfungsverwaltung durch Modularisierung (im Jahr 1999/2000 wurden 6113 Prüfungen verwaltet im Jahr 2003/2004 18200 ! Tendenz steigend) • Bei den Studierenden ist ein immer größer werdender Beratungsbedarf zu verzeichnen • Auch bei einer nicht zu vernachlässigenden Anzahl von Prüfern ist Beratungsbedarf vorhanden Stand: 28.10.2004 Wh

10. Zu ergreifende Maßnahmen in der Zukunft • Prüfungsanmeldungen für sämtliche schriftliche Prüfungen mit QISPOS • Bereitstellung des Prüfermoduls QISPOS für die Prüfer • Vereinheitlichung der verschiedenen Prüfungs-verfahren und Prüfungsordungen mit der Umstellung auf Bachelor/Master Studiengänge Stand: 28.10.2004 Wh

11. Geänderte Anforderungen an die Mitarbeiter • Routinearbeiten treten in den Hintergrund, qualitativ höherwertige Tätigkeiten müssen verlangt werden • Durch die immer komplizierteren Prüfungsordnungen ist eine immer umfassendere Beratung der Studierenden notwendig • Im EDV-Bereich (HISPOS-GX) müssen höhere Anforderungen an die Sachbearbeiter gestellt werden (gute Kenntnisse des Systems) Stand: 28.10.2004 Wh