e -ffektiva inköp i Luleå kommun Jerry Öhman Inköpschef

1. e-ffektiva inköpi Luleå kommunJerry ÖhmanInköpschef Jerry Öhman Inköpschef

2. Agenda • Presentation av Luleå kommun • Beskrivning av projektet e-ffektiva inköp • Resultat • Erfarenheter och utmaningar

3. LULEÅSkärgårdsstaden i Norr Skärgårdsstaden i Norr • Residensstad i Norrbotten • 74 000 invånare • Luleå Kommun • 6500 anställda • 9 st på central inköpsavdelning • 11 förvaltningar

4. Korta fakta om inköp • Inköp decentraliserade till verksamhetsnivå • Central upphandling av ramavtal • Driftomsättning ca 1 miljard kr (varor och tjänster) • ca 150 000 leverantörsfakturor • ca 200 ramavtal • 5 000 leverantörer

5. Bakgrund till projektet • Egen förstudie 2005 samt revision 2007 visade problem i kommunens handelsprocess • Problemen låg främst i förvaltningarnas sätt att hanterasina inköp • Uppföljningen måste utvecklas

6. Bakgrund till projektet • 60 000 hämtköp – 25 årsarbetare totalt! • Endast ca 65 % av inköpen sker hos ramavtalsleverantörer • Otillåtna direktupphandlingar • Decentraliserade inköp • stort antal beställare (6500 st) • problem med informationsspridning ochkompetensutveckling

7. Bakgrund till projektet • E-handel sedan 1998: Intrade • Låg nyttjandegrad • Få varugrupper och få aktiva beställare • Fakturor i två system • e-handel och skannade fakturor • Stor andel övrigt sortiment –bristande kunskap ger dyra inköp

8. Bakgrund till projektet 2008 Clas Ohlson:18,40 kr Corporate Express:0,68 kr Clas Ohlson: 18,40 kr Corporate Express:45,20 kr 97% rabatt 20% rabatt

9. Hur löser vi detta? • Bristande ramavtalstrohet Brister i kunskap om inköp/upphandling Stort antal beställare Stor andel hämtköp E-handelssystem med låg nyttjandegrad • Svår uppföljning

10. e-ffektiva inköp • Projektet e-ffektiva inköp startar juni 2008 med beslut i Kommunstyrelsen • Samtliga förvaltningschefer stödjer projektet

11. Projektorganisation Uppdragsgivare: Kommunchef Styrgrupp: Ekonomichef, budget- och redovisningschef, inköpschef Ekonomichefer tekniska förv, socialförv Administrativ chef Barn- och utbildningsförv Referensgrupp: Förvaltningscheferna Central projektgrupp: Projektledare ekonomikontoret Representanter ekonomikontoret/inköp, IT • Rutiner • Representanter från • Ekonomi och inköp • E-handel • Systemförvaltare • IT • Leverantör • Upphandlare • E-faktura • Systemförvaltare • Ekonomi • IT Förvaltningarnas arbetsgrupper Egen projektledare utsedd av förvaltningschef Verksamhetsföreträdare

12. e-ffektiva inköp • Förvaltningsövergripande projekt • Berör hela handelsprocessen • Verksamhetsprojekt: • Rutiner och beställningsorganisation • Nytt e-handelssystem • E-faktura Upphandling Beställning Fakturahantering Behov uppstår

13. e-ffektiva inköp • Raindanceportalen – Inköp • Ett system för beställningar och fakturor • Webgränssnitt • Potential att ansluta fler leverantörer • Tydligare prisindikering

14. Tillvägagångssätt Identifiera nuläge Workshops Ta fram nya rutiner Utbildning Utse behöriga beställare Lednings- beslut Förvaltningarnas delprojekt

15. Behöriga beställare • Mål: minska antalet beställare och öka kompetensen • Alla beställare ska genomgå utbildning • Inköpshandbok (regler och rutiner) • E-handelssystem

16. Resultat • Nytt e-handelssystem • Stor utbildningsinsats –ökad medvetenhet • Kommunstyrelsen fokus på ramavtalstrohet: • Styrkort + Internkontollplan =alla förvaltningar måste arbeta aktivt med inköpsbeteende! • E-handel ska-krav vid nya upphandlingar

17. Resultat • Implementering av ny inköpsorganisation • Färre beställare och ökad delaktighet • Upphandlarna antar en strategisk roll • Upphandlingarna drivs i projektform

18. Ny inköpsorganisation • Fokusgrupper • Säkerställa att rätt produkter upphandlas och att en effektiv varuförsörjning uppnås • Möjliggöra samordning mellan förvaltningar • Grupper bestående av verksamhetsföreträdare o ansvarig upphandlare • Kravställare vid upphandlingar och uppföljning under avtalstiden Inköpschef Upphandlare Systemförv. E-handel System-Support Fokus- grupper Inköpsavd Förvaltning Inköps-samordnare Fakturacentral Behörig beställare • Inköpssamordnare (strategisk) • Utveckling av inköpsorganisation • Support i inköpsfrågor • Uppföljningsansvar - ramavtalstrohet • Utse deltagarei fokusgrupp • Utbildn/info i inköpsfrågor • Kanalisera synpunkter på avtal • Direktupph> 50 000 Fakturakontrollanter attestanter • Fakturacentral (operativ) • Support e-handel • Support fakturafrågor • Utbildning faktura och e-handel • Administration av behörigheter Verksamhet

19. Utmaningar i projektet • Teknik för att ansluta fler leverantörer • EDI fortfarande enda alternativet – få leverantörer • E-handelssystemet ger mer central administration (för många beställare?) • Låg datavana hos behöriga beställare

20. Utmaningar i projektet • Förvaltningar har många inaktiva behöriga beställare • Förvaltningarna hanterar frågan på olika sätt: • Barn- och utbildning minimerar antalet beställare (ex 19 st i grundskolan) • Socialförvaltningen har utbildat > 200 beställare Inköpsbeteende och kultur är vår största utmaning!

21. Vad händer nu? • Implementering ny inköpsorganisation • Upphandlare får nya roller • Ytterligare minska antalet beställare • Utveckla uppföljningsverktyg • Utveckla informationskanaler • Ramavtalskatalog • Information på Intranät • Inköpshandbok

22. Vad händer nu? • Nytt sätt att se på inköp – försörjningsprocess • Effektiviseringar på fler nivåer ex leveranser, lager osv • Processkartläggning centralt och på förvaltningsnivå • Inköp antar ett helhetsperspektiv

23. 25 000 000 kr! Ramavtalstrohet Hämtköp Fakturahantering Vad kan vi spara?? Köp rätt på rätt sätt!

24. jerry.ohman@inkop.lulea.se