A Empresa Processo “Gestão do Conhecimento” Motivadores da mudança Etapas da Mudança

2. Agenda • A Empresa • Processo “Gestão do Conhecimento” • Motivadores da mudança • Etapas da Mudança 1. Identificação dos Desperdícios 2. Principais Reclamações 3. Definição de Requisitos do Sistema 4. Critérios de Escolha e Seleção; 5. Implantação do Sistema; 6. Divulgação e Treinamento; • Resultados Alcançados • Lições Aprendidas e Oportunidades

3. A Empresa Unidades de Negócio Transmissão & Distribuição Motores Automação Energia Tintas

4. A Empresa Produção Do primeiro motor a mais de 150 milhõesjá produzidos • Maior planta de produção de motores elétricos do mundo • Mais de 32.000 MVA em geradores produzidos (mais de 2 vezes a potência instalada da hidrelétrica de Itaipu) • Mais de 300.000.000 produtos de automação industrial já fabricados • Mais de 1250 toneladas de tintas em pó/mês • Mais de 800 toneladas de tintas líquidas/mês • Maior fabricante de transformadores da América Latina, com 5 plantas produtivas

5. Museu WEG (primeira fábrica) A Empresa Brasil Do primeiro prédio ao parque instalado total México Argentina Chile Colômbia Venezuela Peru Estados Unidos Portugal Espanha Itália Reino Unido Alemanha Bélgica Emirados Árabes Rússia Índia Japão Austrália França China Holanda Argentina Áustria Suécia Cingapura México África do Sul EUA Áustria Portugal China Índia África do Sul

6. Histórico do Sistema de Normalização 1961 Fundação da empresa Eletromotores Jaraguá Ltda. 1968 Pastas com cópias de catálogos de componentes padronizados e de normas brasileiras e estrangeiras. 1970-1978 Elaboração das primeiras normas WEG (em 1978 - 536 normas); aquisição de normas nacionais e internacionais. 1978 - 2010 Criação da Seção de Normalização, com o objetivo de unificar a política e dinamizar a geração e revisão de normas, bem como administrar o acervo de normas existente (até 2010 + de 10 mil). 2010 Idealização do projeto WEGnology – elaboração dos primeiros procedimentos operacionais nas áreas administrativas 2013 Redesenho processo gestão do conhecimento e criação do Portal do Conhecimento WEG – WEGnology Management System.

7. Processo de Gestão Do Conhecimento Processo de Gestão Do Conhecimento “Disseminar o conhecimento e padrões WEG, auxiliando no processo de expansão e globalização da empresa.” • Cópias Físicas e Eletrônicas para unidades Brasil Infinito Infinito 30 minutos Infinito

8. Motivadores da Mudança Reclamações • Média Lead time de aprovação e publicação dos documentos: 40 dias; • Vulnerabilidade dos documentos/ Segurança da Informação; • Restrição de acesso à unidades Brasil, condicionadas à licença. Novos Requisitos • Plataforma global • Controle de Acessos • Distribuição Descentralizada • Quantidade de Licenças • Multi-idiomas • Agilidade no processos de criação e publicação • Interfase amigável • Pesquisa “Google” “Disseminar o conhecimento e padrões WEG, auxiliando no processo de expansão e globalização da empresa.”

9. Etapas da Mudança 1) Identificação de desperdícios e gargalos; 2) Levantamento das principais reclamações dos clientes internos; 3) Definição dos requisitos do sistema: • Avaliação de Requisitos Normativos (ISO 9001); • Alinhamento com Árvore de Processos da organização e os princípios do BPM (Business Process Management); 4) Critérios de Escolha e Seleção; 5) Implantação do Sistema; 6) Divulgação e Treinamento;

10. 1. Identificação dos Desperdícios Funcionava como fórum de discussão, tornando o processo moroso. Aprovação não poderia ser delegada. Mesmo após aprovação do gestor, a norma poderia ser reprovada. Documento era formatado e editado pela área da Qualidade.

11. 2. Principais Reclamações • Levantamento dos chamados abertos: • Processos perdidos e/ou travados; • Documentos desaparecidos; • Lentidão do sistema; • Processo de aprovação moroso.

12. Redesenho da atividade “Documentar o conhecimento” Funcionava como fórum de discussão, tornando o processo moroso. Aprovação não poderia ser delegada. Mesmo após aprovação do gestor, a norma poderia ser reprovada. Documento era formatado e editado pela área da Qualidade. Criação de um fórum de discussão opcional. Analistas obrigatórios default e antes da aprovação do gestor. O gestor, quando ausente, pode delegar. Eliminada etapa de formatação e edição.

13. 3. Definição de Requisitos Sistema • Globalização do Processo/ Sistema: • Multi-idioma; • Licenças de acesso; • Fluxo de solicitação de tradução. • Requisitos Normativos: • Controle de Versionamento; • Distribuição de cópias controladas; • Análise Técnica e Aprovação. • Gestão por Processo: • Navegação por processo; • Documentos atrelados à processos.

14. 4. Critérios de Escolha e Seleção • Aderência aos requisitos – baixa customização interna. Solução selecionada: 80% aderência. • Alinhamento com estratégias da Diretoria TI. MódulosUtilizados

15. 5. Implantação do Sistema • Desenvolvimento do Fornecedor: in loco • Customização WEG: possível devido à praticidade do sistema. • Testes Usuários-chave: preparação para Go-Live • Saneamento e Carga de dados: busca de 2 sistemas anteriores • Go Live

16. 6. Divulgação e Treinamento • Treinamento Presencial (apenas Brasil) - Documentadores: 160 - Gestores: 200 • Treinamento On-line • Comunicação e Divulgação - Congelamento do Sistema antigo - Go Live

17. Processo Atual - Pós Melhoria • Lead time de criação/revisão: média de 30 dias para aprovação e publicação; • Tempo para Publicação – 1 a 2 minutos; • Usuários: Licenças concorrentes - ampliação do atendimento; • Interface em 3 idiomas; • Eliminada etapa de “edição” antes da publicação. • Tempo limitado para cada tarefa. 15 dias 8 dias 8 dias 2 minutos

18. Resultados • Entrada em Produção do Portal WEGnology em 31/05/2013. • Média de 100 usuários acessando de forma concomitante • Volume total de documentos : ~15.000 internos. • Lead time de Publicação e Revisão – redução de 93 e 21%. • Acesso: média de 1800 documentos acessados por dia; • Custo da ferramenta (atualização da ferramenta antiga custaria ~10xo valor da ferramenta adquirida; • Custo com licenças: licenças concorrentes permitem uma redução do custo, umas vez que são mais de 2.000 documentadores em todo o mundo. • Busca da hierarquia WEG de forma transparente a partir do sistema de RH da WEG

19. Resultados • Facilidade na implantação de processos em novas aquisições e filiais (redução das equipes de implantação); • Qualidade e Segurança da Informação; • Registro do conhecimento WEG e agilidade na pesquisa de práticas de gestão da empresa (+ de 25mil documentos disponíveis para consulta – internos e externos); • Agilidade na busca da informação sobre os processos; • Compartilhamento de boas práticas de gestão incluindo aplicação no reforço de treinamento e reciclagem de colaboradores; • Independência do fornecedor enquanto desenvolvimento e conhecimento técnico sobre a ferramenta. • Convergência para um sistema corporativo único descontinuando 2 outros sistemas legados

20. Barreiras e Fronteiras • Gestão de Mudança • Conscientização de participantes dos processos quanto a prazos de tarefas e eliminação da etapa de formatação; • Familiarização com a Ferramenta; • Treinamentos. • Busca pela ferramenta/fornecedor • Dificuldade para realizar benchmarking com outras empresas do mesmo setor, pois não havia uma solução semelhante no mercado; • Início do desenvolvimento com sistemas que não atendiam aos requisitos. • Ferramenta de Gestão por Processos (BPMS) que permitisse independência do fornecedor • Prazo • - Prazo de Implantação curto: 4 meses.

21. Lições Aprendidas e Oportunidades • Evoluir com a Gestão de Mudanças – resistência à mudança x quebra de paradigmas; • Divulgação e Treinamento para filiais; • Buscar ferramentas de automatização dos fluxos das atividades, e não apenas tê-los de forma documentada e integrada aos sistemas (13 Macroprocessos, 64 processos e 164 atividades – em 5 unidades de negócio). • Implementar melhorias já identificadas na interface com usuário.

22. Perguntas