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Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen. Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte. Engelskirchen. Bundesland: NRW Regierungsbezirk Köln Oberbergischer Kreis Seit 01.01.1975 Gemeinde Engelskirchen 20500 Einwohner. Gemeindeverwaltung. 75 Mitarbeiter/innen im Rathaus
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Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Engelskirchen • Bundesland: NRW • Regierungsbezirk Köln • Oberbergischer Kreis • Seit 01.01.1975 Gemeinde Engelskirchen • 20500 Einwohner Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Gemeindeverwaltung • 75 Mitarbeiter/innen im Rathaus • Bürgermeister, Beigeordneter • 3 Fachbereiche • Fachbereich 1 (Bürgerservice)Ordnung und Sicherheit, Soziales, Schule und Kultur • Fachbereich2 (Zentrale Dienste)Personal, Finanzen, Organisation • Fachbereich 3 (Technische Dienste)Tiefbau, Hochbau Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Projektverlauf • 2001 Erste Überlegungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung • Ausgangsthemen waren • Neugestaltung des Aktenplans (KGSt StGemB KGSt) • Sitzungsdienst - Ratsinformationssystem • 2004 Einführung Sitzungsdienst ALLRIS • Hersteller CC e-gov GmbH bietet auch DMS-Lösung an • 2005 Pilotbetrieb Dokumenten-Management-System • Einsatz auf 10 AP (EDV, Personal, Bauamt) • Parallelbetrieb zur papiergebundenen Akte • Erfahrungen sammeln im allgemeinen Umgang mit DMS • Testweiser Betrieb von Teilprojekten wie • Elektronische Bauakte (Zusammenarbeit mit eigener SW-Lösung) • Elektronische Personalakte • Elektronisches Kassenarchiv • Digitaler Posteingang Kernfrage: Wie reagieren die Kollegen? Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Projektverlauf • 12/2006 Grundsatzentscheidung des Verwaltungsvorstands • ‚Hauslizenz‘ für CC DMS • Anbindung Fachverfahren • Digitalen Posteingang zunächst nur für den Fachbereich 2 • Ziel: Verwaltungsweite elektronische Vorgangsbearbeitung ab 2008 • 01/2007 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 2 • Finanzwesen (neu: SAP – alt: kamerales Finanzwesen) • Kassenarchiv • Steuerakten • Gemeindewerke (Barcodelösung für SAP-Belege) • Personalakten • Altaktenübernahme • Neuanlage • Versicherungsakten • Neuanlage • Digitaler Posteingang • Einscannen von vorsortierten Posteingängen • Allgemeine Aktenverwaltung Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Beispiel 1Elektronische Bauakte HotKey: STRG + F12 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Beispiel 1Elektronische Bauakte Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Beispiel 2Barcodelösung mit SAP Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Beispiel 2Barcodelösung mit SAP Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
BeispielDigitaler Posteingang Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Vorlage Rückgabe Posteingang Schritt 1Sichtung und Auszeichnung Vorzimmer Verwaltungs- vorstand Fachbereichs- leiter Scanstelle Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Sequentielles Originalarchiv indexieren scannen automatische Verteilung Posteingang der Mitarbeiter Schritt 2Digitalisierung und Verteilung Scanstelle (Fachbereich) Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
nach Aktenplan Posteingangsordner Die elektronische Sachakte ist Grundlage der Vorgangsbearbeitung Zuordnung zur Sachakte Schritt 3Zuordnung zur Sachakte Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Bearbeitungsbeispiele • Posteingang • Indexierung in der Scanstelle • Die Posteingangsakte • Zuordnung zur elektronischen Akte • MS-Exchange-Integration • Suchmöglichkeiten Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Poststelle Indexierung in der Scanstelle Bei der Indexierung werden der Absender, das Eingangsdatum und der zuständige Mitarbeiter erfasst. Die Erfassungsmaske haben wir mit CC DMS selbst erstellt. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Sachbearbeiterin Die Posteingangsakte Die Sachbearbeiterin sichtet die Post in der Posteingangsakte. Sie kann in dringenden Fällen auch sofort mit der Bearbeitung beginnen, im Normalfall wird aber erst ‚Ablage gemacht‘. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Sachbearbeiterin Zuordnung zur Sachakte Sie nimmt den Posteingang zu Ihrer Sachakte und beginnt mit der Bearbeitung des Vorgangs. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Vorgangsbearbeitung • Integration mit MS-Exchange Server • Mailversand von Akten, Teilakten oder Dokumenten • Intern als Verweis auf das DMS • Extern als Dateianlagen zur E-Mail • Wiedervorlagen • Wahlweise als Termin oder Aufgabe • Mailarchivierung • Suchmöglichkeiten • Ordner und Dokumente • Dokumentindex • Volltext Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Suchmöglichkeiten Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Ausblick • 06/2007 Pilotbetrieb FB 1 und 3 Weitere Planung: • 01/2008 Digitaler Posteingang verwaltungsweit • Digitalisieren von Altakten FB 1 und 3 • Sozialhilfe • Asylverfahren • Gewerbebetriebe • Kindergärten • Pläne (Bauamt) eventuell externe Vergabe notwendig Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Ausblick Sicherlich kommt die Gemeindeverwaltung auch künftig nicht ohne Papier aus. Aber die elektronische Vorgangsbearbeitung mit wird viele Abläufe erheblich vereinfachen und ist aus der täglichen Arbeit bald nicht mehr wegzudenken. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fachbereich 2 - Datenverarbeitung