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Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen

Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen. Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte. Engelskirchen. Bundesland: NRW Regierungsbezirk Köln Oberbergischer Kreis Seit 01.01.1975 Gemeinde Engelskirchen 20500 Einwohner. Gemeindeverwaltung. 75 Mitarbeiter/innen im Rathaus

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Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen

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Presentation Transcript

  1. Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  2. Engelskirchen • Bundesland: NRW • Regierungsbezirk Köln • Oberbergischer Kreis • Seit 01.01.1975 Gemeinde Engelskirchen • 20500 Einwohner Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  3. Gemeindeverwaltung • 75 Mitarbeiter/innen im Rathaus • Bürgermeister, Beigeordneter • 3 Fachbereiche • Fachbereich 1 (Bürgerservice)Ordnung und Sicherheit, Soziales, Schule und Kultur • Fachbereich2 (Zentrale Dienste)Personal, Finanzen, Organisation • Fachbereich 3 (Technische Dienste)Tiefbau, Hochbau Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  4. Projektverlauf • 2001 Erste Überlegungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung • Ausgangsthemen waren • Neugestaltung des Aktenplans (KGSt StGemB  KGSt) • Sitzungsdienst - Ratsinformationssystem • 2004 Einführung Sitzungsdienst ALLRIS • Hersteller CC e-gov GmbH  bietet auch DMS-Lösung an • 2005 Pilotbetrieb Dokumenten-Management-System • Einsatz auf 10 AP (EDV, Personal, Bauamt) • Parallelbetrieb zur papiergebundenen Akte • Erfahrungen sammeln im allgemeinen Umgang mit DMS • Testweiser Betrieb von Teilprojekten wie • Elektronische Bauakte (Zusammenarbeit mit eigener SW-Lösung) • Elektronische Personalakte • Elektronisches Kassenarchiv • Digitaler Posteingang Kernfrage: Wie reagieren die Kollegen? Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  5. Projektverlauf • 12/2006 Grundsatzentscheidung des Verwaltungsvorstands • ‚Hauslizenz‘ für CC DMS • Anbindung Fachverfahren • Digitalen Posteingang zunächst nur für den Fachbereich 2 • Ziel: Verwaltungsweite elektronische Vorgangsbearbeitung ab 2008 • 01/2007 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 2 • Finanzwesen (neu: SAP – alt: kamerales Finanzwesen) • Kassenarchiv • Steuerakten • Gemeindewerke (Barcodelösung für SAP-Belege) • Personalakten • Altaktenübernahme • Neuanlage • Versicherungsakten • Neuanlage • Digitaler Posteingang • Einscannen von vorsortierten Posteingängen • Allgemeine Aktenverwaltung Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  6. Beispiel 1Elektronische Bauakte HotKey: STRG + F12 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  7. Beispiel 1Elektronische Bauakte Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  8. Beispiel 2Barcodelösung mit SAP Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  9. Beispiel 2Barcodelösung mit SAP Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  10. BeispielDigitaler Posteingang Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  11. Vorlage Rückgabe Posteingang Schritt 1Sichtung und Auszeichnung Vorzimmer Verwaltungs- vorstand Fachbereichs- leiter Scanstelle Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  12. Sequentielles Originalarchiv indexieren scannen automatische Verteilung Posteingang der Mitarbeiter Schritt 2Digitalisierung und Verteilung Scanstelle (Fachbereich) Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  13. nach Aktenplan Posteingangsordner Die elektronische Sachakte ist Grundlage der Vorgangsbearbeitung Zuordnung zur Sachakte Schritt 3Zuordnung zur Sachakte Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  14. Bearbeitungsbeispiele • Posteingang • Indexierung in der Scanstelle • Die Posteingangsakte • Zuordnung zur elektronischen Akte • MS-Exchange-Integration • Suchmöglichkeiten Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  15. Poststelle Indexierung in der Scanstelle Bei der Indexierung werden der Absender, das Eingangsdatum und der zuständige Mitarbeiter erfasst. Die Erfassungsmaske haben wir mit CC DMS selbst erstellt. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  16. Sachbearbeiterin Die Posteingangsakte Die Sachbearbeiterin sichtet die Post in der Posteingangsakte. Sie kann in dringenden Fällen auch sofort mit der Bearbeitung beginnen, im Normalfall wird aber erst ‚Ablage gemacht‘. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  17. Sachbearbeiterin Zuordnung zur Sachakte Sie nimmt den Posteingang zu Ihrer Sachakte und beginnt mit der Bearbeitung des Vorgangs. Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  18. Vorgangsbearbeitung • Integration mit MS-Exchange Server • Mailversand von Akten, Teilakten oder Dokumenten • Intern als Verweis auf das DMS • Extern als Dateianlagen zur E-Mail • Wiedervorlagen • Wahlweise als Termin oder Aufgabe • Mailarchivierung • Suchmöglichkeiten • Ordner und Dokumente • Dokumentindex • Volltext Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  19. Suchmöglichkeiten Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  20. Ausblick • 06/2007 Pilotbetrieb FB 1 und 3 Weitere Planung: • 01/2008 Digitaler Posteingang verwaltungsweit • Digitalisieren von Altakten FB 1 und 3 • Sozialhilfe • Asylverfahren • Gewerbebetriebe • Kindergärten • Pläne (Bauamt)  eventuell externe Vergabe notwendig Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

  21. Ausblick Sicherlich kommt die Gemeindeverwaltung auch künftig nicht ohne Papier aus. Aber die elektronische Vorgangsbearbeitung mit wird viele Abläufe erheblich vereinfachen und ist aus der täglichen Arbeit bald nicht mehr wegzudenken. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fachbereich 2 - Datenverarbeitung

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