410 likes | 591 Views
Dématique *, stockage, archivage … gouvernance !. Jean-Marc Rietsch, Ingénieur Civil des Mines Expert en dématique et archivage électronique Chargé de cours à Mines ParisTech Président de FEDISA (Fédération Européenne de l’ILM du Stockage et de l’Archivage)
E N D
Dématique*, stockage, archivage … gouvernance ! • Jean-Marc Rietsch, • Ingénieur Civil des Mines • Expert en dématique et archivage électronique • Chargé de cours à Mines ParisTech • Président de FEDISA (Fédération Européenne • de l’ILM du Stockage et de l’Archivage) • Analyste au BIT Group * Dématique : Contraction de dématérialisation et d’informatique, la dématique correspond à l’action de dématérialiser au sens large, elle traite ainsi la numérisation de documents papiers, la dématérialisation des échanges et des processus métier en y incluant la composante légale.
Actualité FedISA 8 ans déjà
Mission / Objectifs / Actions • Mission: garant de l’état de l’art dans le domaine du management des données numériques • Objectifs: • Développer le marché • Assurer une veille juridique et technique • Actions: (informer et assister les utilisateurs) • Commissions • Evènements (+province) : congrès, petits déjeuners ou soirées, conférences, … • Ouvrages: livres blancs, guides pratiques, dossiers • Formations avec DEMATEUS • La lettre mensuelle de la dématique(n°14) • Un nouveau journal « Eco réseau »
Une association représentative • Une véritable reconnaissance avec : • Des adhérents de renom publics et privés (IN, CNP, Orange, EMC, IBM, Symantec, Atos, RSD, Cryptolog, …) • Une participation très importante • La production de travaux de qualité • Présence internationale qui s’intensifie : • France • Luxembourg • Monaco • Belgique • Canada • Irlande UK • Suisse
Dématique, stockage, archivage … gouvernance ! • Introduction • Pourquoi ? • Contraintes • Méthodologie • Application à PCI DSS
Les 3 niveaux de la dématique DEMATERIALISATION des supports :numérisation de documents existants des échanges : développement des e-mails, recommandés électronique, télé travail, … des processus métier : (évolution de l’informatisation) • E-administration : téléTVA, téléIR, téléActe, appels d’offres, monservice-public.fr, … • Entreprises : factures, contrats, … • Europe : chronotachygraphe, …
Le L de ILM: Life Cycle (Cycle de vie) Enterprise content management Document management Records management Patrimoine figé V1 discutée V2 diffusée V3 annule et remplace V2 mémoire historique (1-5%) courtterme de 1 an à 100 ans… chaîne de confiance
Une évolution naturelle • ILM • Stockage • Archivage • Dématique • Conservation de données numériques • Gouvernance
Stockage, archivage • Pourquoi archiver • Origines • De quoi parle-t-on ?
Pourquoi archiver ? • Répondre à ses obligations légales et réglementaires éviter de perdre • Réagir / augmentation des volumes (trop d’information tue l’information – constat d’impuissance! Pb de qualité de l’info) ne pas s’appauvrir • Garder la trace, sécuriser un savoir-faire préserver et enrichir son patrimoine « informationnel », véritable capital immatériel de toute organisation RETROUVER
Les origines de l’archivage ARCHIVAGE Numérique Papier Dématique Rationalisation Obligations Patrimoine Sécurisation
Archivage électronique ? • N’est pas une simple transposition (dématérialisation) de l’archivage traditionnel papier en électronique • Correspond à une nouvelle organisation des données dans l’entreprise (notion de cycle de vie, ILM) • Impacte fortement le système d’information, en fait partie intégrante, d’où son aspect stratégique Doit être pris en compte très en amont
Doit-on encore parler d’archivage? Des données numériques qui doivent : • être conservées + ou - longtemps • être sécurisées de façon adaptée: • risque / valeur de l’info • être retrouvées Pérennité : nouveau critère sécuritaire ? Conservation sécurisée de données numériques, à l’intérieur du SI
Contraintes • Techniques • Légales • Sécuritaires • Organisationnelles
Contraintes techniques de l’archivage(risques) • Formats logiques • Intelligibilité (données impossible à interpréter) • Supports • Pérennité (perte information) • Intégrité (donnée non fiable) • Migrations • Support (impossibilité de relire) • Format (impossibilité de traduire en clair) • Signature électronique • Validité dans le temps • Obsolescence cryptographique (perte de fiabilité et d’identité)
Les supports de demain • Retour à la pierre ! • Quartz, 40 Mo/i2 contre 35 pour un CD. Lisible par microscopique optique mais fragile aux chocs. • Nouveauté en matière optique • le HVD pour Holographic versatile disc est une technologie de disque optique qui peut contenir jusqu’à 3,9 To d’information soit 5.800 CDs ou 830 DVD ou encore 60 Blu-ray ! • Les évolutions du magnétique • Seagate a atteint 1To/i2 et on annonce des disques de 3,5 pouces avec jusqu’à 60 To ! • La révolution côté vivant ? • 6 Mo dans 337 picogramme(10-12) d’ADN. Les chercheurs annoncent 2 po dans un seul gramme.
Le juge décide seul pour dire si un document est recevable en tant que preuve ou élément de preuve. L’archivage « légal » n’existe pas à proprement parler. Contraintes légales Equivalence des documents signés électroniquement avec l'écrit papier
Conditions valeur probante Respect des conditions légales prescrites par les textes : • Intelligibilité, peu importe la forme de l’information, l’essentiel est qu’elle soit restituée de façon intelligible par l’homme et non par la machine • Identification de l’auteur • Garantie d’intégrité (du contenu informationnel) traçabilité • Pérennité, respecter les durées de conservation prescrites par les textes, fonction de la nature du document et des délais de prescriptions
Contraintes sécuritaires • Disponibilité, communication • Intégrité • Confidentialité, contrôle d’accès, habilitation • Traçabilités, conservation des traces • Pérennité, durée de conservation • Identification, authentification
Contraintes / système d’information • L’archivage électronique fait partie intégrante du SI qui: • Supporte l’ensemble des processus métiers • S’ouvre vers un plus grand nombre d’utilisateurs • Progresse au niveau de ses capacités de stockage et de traitement Le SI passe d’une logique de collecte des données à une logique de production d’informations... de valeur !
Premières briques méthodologiques • Grands processus d’archivage • Aspect pluridisciplinaire • Politique d’archivage
Grands processus de l’archivage 1-Identifier, capturer et classifier ce qui ne doit plus être modifié 3- Mettre l’information à disposition des utilisateurs Système d’Archivage Electronique (SAE) 2- Conserver l’intégrité jusqu’à la destruction ! 4- Tracer l’ensemble des opérations effectuées, sécuriser les traces.
Aspect pluridisciplinaire dématique et conservation de données numériques Technique : Répondre au paradoxe de devoir utiliser pour de longues périodes des technologies à l’obsolescence rapide. Organisationnel : Bien définir ses besoins très en amont afin d’avoir la garantie de pouvoir retrouver l’information désirée ultérieurement. Mettre en œuvre une véritable gestion de projet. Juridique : Tenir compte des obligations légales et réglementaires afin de pouvoir faire valoir des documents numériques en cas de besoin. Aspects pluridisciplinaires exigent une collaboration transverse indispensable
Aspect transverse de la dématique et de la conservation de données numériques Complétude des processus : Traiter les processus dans leur ensemble. Ne pas négliger l’amont ou l’aval d’un processus sous prétexte qu’il se déroule en dehors de l’organisation. Transversalité des projets d’AE : Aborder le projet de façon transverse, éviter de raisonner en silo, à prendre très en amont de tout projet. Vision globale : Réunir dès le départ l’ensemble des compétences nécessaires, avoir une vision globale pour ensuite planifier une mise en œuvre progressive.
Un document n’est pas seul ! • Méta données d’informations • Véritable identité numérique • Index • Format • Origine… • Méta données de gestion • Durée de conservation • Protection • Migration, conversion… Document (contenu informationnel)
Savoir relier : données/documents - systèmes Sécurité • Disponibilité • Intégrité • Confidentialité • Preuve/traçabilité SYSTEME DONNEES Service • Ouverture service • Dispoverst, interro • Durée • Destruction • SE
La politique d’archivage • La politique d’archivage (outil de gouvernance): • élément charnière, • interface indispensable entre : • lois, • réglementations, • systèmes informatiques (techniques et sécurité adaptée)
Les trois couches d’un SAE La couche gouvernance : les règles Les couches métier : l’opérationnel Le coffre numérique : le socle L’infra avec différentes solutions techniques/niveaux sécurité-service
Intérêt de la « certification » La loi fait référence à l’état de l’art (state of the art). Les normes peuvent représenter l’état de l’art à partir du moment où elles sont représentatives et évolutives Les différents niveaux de « conformité » : Autodéclaration Conformité par un tiers (technique et juridique) Référencement Labellisation (dépend de la légitimité de l’organisme) Certification par un organisme tiers, lui-même accrédité (portée internationale) Agrément La certification représente le niveau de garantie le plus élevé que l’on puisse présenter à un juge concernant la « fiabilité » de son système.
Protéger les données de titulaires de cartes stockées(condition 3)
(3.1) Conservation des données carte • Stockage des données : • politique de conservation et d’élimination • procédures correspondantes
(3.1.1) La politique d’archivage • Définition des : • données stockées • délais de conservation • processus d’élimination (fréquence trimestrielle) • conditions de conservation (DICP)
(3.2) Ne stocker aucune données d’authentification • Si de telles données sont reçues : • Protection sécurisée si « vraiment » nécessaire • Processus d’élimination sans récupération possible des données
Ne pas stocker • (3.2.1) contenu complet d’une piste • (3.2.2) valeur de vérification • (3.2.3) code PIN
Gestion du PAN • (3.3) Masquer à l’affichage, sauf pour les personnes qui en ont l’utilité • (3.4) Illisible au niveau stockage y compris sur support numérique portable, jeux de sauvegarde et journaux • + gestion des clés
Nécessité de gouverner l’information, pour : • Mettre en œuvre des infrastructures • Classifier/organiser les données • Prendre en compte le cycle de vie de l’information • Assurer la qualité de l’information • Administrer des politiques • Gérer les risques et la conformité • … • Créer de la valeur Etre efficace, … être compétitif
Merci pour votre attention jm.rietsch@fedisa.eu www.fedisa.eu