Det virtuelle SKAT

1. Det virtuelle SKAT Oplæg på diplomlederuddannelsen, Roskilde, den 13. januar 2009

2. Direktør Ny struktur: Sådan ser vi ud den 1. januar 2009 Told- og Skattedirektør SAC Økonomi & Kommunikation Strategi & HR Projekter Hovedcenter Juridisk Center Proces og digitalisering Produktion og styring IT Sekretariat Regionalt niveau Landsdækkende enheder Kundeservice Landsdækkende enheder Indsats

3. Ny struktur: Sådan ser vi ud den 1. januar 2009 Side 3 2. juni 2014

4. Overordnede hensyn Fire overordnede hensyn for ny struktur: Effektivisering Ensartethed og kvalitet i opgaveløsningen Større kundefokus og implementering af indsatsfilosofien Attraktiv arbejdsplads for både ledere og medarbejdere Side 4 2. juni 2014

5. Fortællingen om det virtuelle SKAT

6. Graden af virtualitet Lav Høj Vi arbejder virtuelt i SKAT

7. Fagligt arbejdsfællesskab Virtuelt/online Socialt arbejdsfællesskab Fysisk/offline Flere arbejdsfællesskaber i en virtuel organisering

8. SKAT Hus Enhed Husene som bindeled

9. Filmklub Ildsjæle Kunstforening HUS Personaleforening Idrætsforening Vandreklub En HUS-orden i SKAT

10. Kommunikationsværktøjerne Brugerne Kommunikationslinjerne Det velfungerende virtuelle fællesskab Det sociale i det virtuelle opstår i et samspil mellem:

11. Det italesatte fællesskab Det synlige sted Det sociale rum Det velfungerende virtuelle fællesskab Fra kommunikationsværktøjer til oplevelsen af et virtuelt rum

12. Kommunikationsværktøjer i SKAT

13. Forbedret personalefortegnelse • Et godt redskab til at se sig selv i relation til andre (mapping) • Organisatorisk enhed • Fysisk adresse • Søgte persons enhed • Forbedret søgefunktionalitet • Billede – ikke en valgmulighed • Med tiden – håber vi - online status også vist • Individuel opdatering af egne data og opgaver senest 9. januar 2009 • Ledelsesmæssig formidling af og fokus på ”den gode kollega”, herunder i egen afdeling at hjælpe med at identificere korrekt opgavebeskrivelse og sikre, at opdatering sker.

14. Virtuel organisering – særlige udfordringer • SACs erfaringer med virtuel organisering

15. Erfaringer fra SAC – udfordringer ved etablering af virtuel enhed • Virtuelt organiseret – hvad er det egentligt, og hvad betyder det for mig? • Forventningsafstemning – hvordan får vi konkret det her til at fungere, når vi har forskellige behov, forventninger og holdninger? • Metodevalg – hvilke it-værktøjer kan hjælpe os i hverdagen?

16. Erfaringer fra SAC – udfordringer i hverdagen i en virtuel enhed • Kommunikation – hvordan får og oplever alle at få samme information? • Sparring og videndeling – hvordan ved jeg hvad de andre laver og hvad jeg kan bruge dem til? Hvordan ved de, hvad jeg kan bidrage med? • Socialt netværk i det fysiske – hvilke krav stiller det til én selv og til omgivelserne? • Møder og rejseaktivitet – fysiske møder er stadig vigtige, men rejsetid skal kunne konverteres til arbejdstid.

17. Erfaringer fra SAC – løsningsforslag • Forventningsafstemning og kompetenceafklaring mellem virtuel leder og medarbejder • Aftale spilleregler for afdelingen, fx mødeaktiviteter – hvor, hvordan og hvor tit, for afdelingens kommunikation – hvad, hvordan og hvilke kanaler, og for hvordan afdelingen tildeler nye opgaver. • Opstartsaktiviteter i enheden, hvor man både får en fælles forståelse af afdelingens opgaver og rammer, og samtidig lærer hinanden at kende. • Skabe overblik over de tekniske og it-mæssige muligheder, der er til rådighed i SKAT og som kan lette hverdagen i en virtuel afdeling. • Generelle HR-tiltag, fx MUS-koncept, der også dækker problemstillinger i en virtuel enhed og øget fokus på stressforebyggelse.

18. Virtuel ledelse • Virtuel ledelse = ledelse på skærpede vilkår

19. Opgaveorienteret ledelse Information Faglig råd og vejledning Konkretisering af opgaver og mål Resultatopfølgning Menneskeorienteret ledelse Inspiration Ros og anerkendelse Hensyn og omtanke Disciplinering Konflikthåndtering Kompetencebehov Virtuel ledelse

20. En norsk undersøgelse: Hvad betyder fysisk afstand for oplevelsen af ledelse? • Ledere oplever generelt, at de udøver ledelse med en høj grad af menneskefokus, mens medarbejderne oplever, at ledelsen i højere grad er opgavefokuseret. • Medarbejderne ønsker mere menneskefokus fra lederen dvs. mere fokus på mig og mindre på mine opgaver. • Medarbejdere, der sidder på fysisk afstand af lederen oplever, at lederen udøver ledelse med mere menneskefokus!

21. Forklaringsmuligheder • Medarbejderne har større forventninger til opfølgning hos en leder, der er nær end til en leder de sjældent ser. • Medarbejdere, der er fysisk sammen med lederen, bliver lettere kritiske overfor en ledelsesudøvelse, der ikke sker, men som kunne og burde have sket, fordi lederen er til stede. • Lederen er muligvis dygtigere i sin ledelsesudøvelse over for medarbejdere på fysisk afstand. Der opstår ”kvalitetstid”.

22. Nærhed uden at være til stede • Ting som en virtuel leder bør overveje: • Kommunikation via mails – ens information på samme tid. • Ringe og spørge: Hvordan har du det? • Social tilknytning til afdeling i det pågældende center. • Hvor holder du afdelingsmøder – det sted hvor lederen er/på skift i centrene/centralt sted? • Frekvens af afdelingsmøder skal vælges med omhu – der er langt at køre. • Forskellig kultur i de enkelte centre – accept heraf. • Vidensdeling – opdragelse til at bruge hinanden selv om man ikke sidder sammen – det behøver ikke vente til man er sammen! • Lederens eget råderum – du skal overleve!