Konferansı Destekleyenler Sağlık Bakanlığı & Kıbrıs Kalite Derneği 31 Ağustos , 2007

1. STRATEJİK PLANINIZIN HAYATA GEÇİRİLMESİÜst Yöneticilere BilgiKonferansı verenKathleen A. Paris, Ph.D.Danışman, ProfesörOQI Kalite İyileştirme OfisiWisconsin Üniversites, Madison, AmerikaTürkçeye ÇeviriUfuk Taneri, Ph.D.Kıbrıs Kalite Derneği Kurucu Başkanı, KKalder (CySQ)Danışman:Kalite Yönetimi/Organizasyonel MükemmelliyetMatematik Profesörü Konferansı Destekleyenler Sağlık Bakanlığı &  Kıbrıs Kalite Derneği 31 Ağustos, 2007

2. Stratejik Planlama Nedir? Paydaşların isteklerini/beklentilerini/ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamak amacı ile • Bir organizasyonda belli sayıda temel yönlerin oluşturulması ve • Kaynakların bu temel yönlere odaklandırılması sürecidir. (Paris, 2003) Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

3. Basamaklar: • Planı yaratma süreci • Planı değerlendirme • Plan hakkında konuşma • Planı uygulama Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

4. Planı geliştirme Süreci: • Tüm çalışanları bu sürece bir şekilde kat. • Çalışanlar öncelikleri anlamalı ve kendilerini planın bir parçası olarak görmeli ki planı iyi bir şerkilde uygulasınlar.bkzS. 2 ‘Involving People in Planning. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

5. Planı geliştirme süreci: • 5-12 kişilik küçük Planlama komiteniz olsun. Üyelerin farklı özellikleri olmasına özen gösterilmeli ki çok yönlü katkı koyulabilsin. • Herkes her adıma katkı koymak durumunda değildir. • Komite üyelerinin çeşitli anahtar grupları temsil etmesine özen gösterin: Doktorlar, Hemşireler, İdari ve Yönetsel Personel, Sendika, Hastalar, vb. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

6. Planı geliştirme Süreci • Sürece paydaşları (kurum içi ve kurum dışı) kat: • Planı geliştirmek için tüm paydaşların ihtiyaçları hakkında bilgi sahibi olmalısınız. • Daha sonra, planı uygulamak için de onların desteğine ihtiyacınız vardır.. bkzS. 3 ‘Determining Stakeholder Needs’ Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

7. Planı Geliştirme Süreci Planı, akkredite edilme, program gözden geçirme, yerinde inceleme, vb sertifika çalışmaları ile • planın başlangıç noktası olarakveya • öz-değerlendirme için planın geliştirimesi şeklinde bağdaştır. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

8. Planı geliştirme süreci • Planın geliştirilmesi sürecine yeni kan getirin_: davetli konuşmacılar, diğer hastane veya klinik liderleri, danışmanlar: • aynı çalışanlarla yeni fikirler üretmek güçtür. • Planın şeffaf olması (herkesin bilgisine getirilmesi) planın daha sonra ihmal edilmesini önler. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

9. Planı geliştirme süreci İlgili organizasyonların planlarını inceleyin: • Trendler nelerdir? • Kuvvetli yönlerimiz? • Zayıf noktalarımız? • Yenilikler nelerdir? Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

10. Planı geliştirme süreci • Kaynakları daha farklı ve daha iyi yönlendirmek için neleri yapmaktan vaz geçebileceğinizi veya farklı şekilde yapabileceğinizi tesbit edin. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

11. Plani geliştirme süreci Stratejik Plan web adresiniz veya planınıza ait ‘BLOG’ olsun: Burda Tüm toplantıların sonuçları, girdileri, destekleyici dökümanlar, planlama komitesi üyeler isimleri, (isteyenlerin üyelere ulaşabilmesi için), etkinlikler takvimi, ve zaman dilimler vb olsun Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

12. Planı geliştirme süreci Sonuçlar için resmi toplantılar, gayrı-resmi gözden geçirme toplantıları, gayrı-resmi değerlendirme toplantıları, e-posta veya web tabanlı- kişilerin soru sorabileceği ortamlar sağla: • Plan hakkında neleri beğeniyorlar ve neleri değiştirmek istemiyorlar? • Onları düşündürenler nelerdir? • Gözden kaçanlar nelerdir? SADECE YORUM İSTEMEYİNİZ! Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

13. Planı geliştirme süreci Planın ilk çalışmaları (draft plan) için geribildirimin olduğu birçok toplantınız olursa: • Geribildirim toplantılarını yönetme görevini Plan komite üyeleri arasında bölüştürün. • Her üye her etkinlikte bulunmak zorunda değildir. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

14. Planı geliştirme süreci • Etkin çalışın, hareketliliğe özen gösterin ki plan son şeklini aldığı zaman planı geliştirenler planı uygulamak için bitkin olmasınlar. • Az sayıda planlama toplantısını önceden haber verin ki katılımı kısa zaman diliminde büyük çoğunlukla sağlayın. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

15. Planı geliştirme süreci Mevcut planı uygulamak için, hastane/klinik/veya birimden kişilerin katılacağı bir etkinlik düzenleyin: • Planın günlük işleri için anlamı nedir • Planı uygulamak için hangi adımlar atılmalı • Planı uygulamak için hangi kaynaklara ihtiyaçları olacaklarını tahmin ediyorlar (teknolojik, politikalar, personel zamanı, bilgi/data, başka gruplarla toplantılar, vb.) Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

16. Planı Değerlendirme Süreci Plan iki boyut içermeli: • 3-5 yıllık uzunca stratejik boyutu • Yıllık operasyon veya kısa-süreli hedefler/ objektifler boyutu Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

17. Planı değerlendirme süreci Stratejik planın uzun vade öncelikleri hedeflenen sürede gerçekleştirilebilecek nitelikte midirler? Öncelikler listesi hatırlanabilecek şekilde kısa olmalıdır. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

18. Planı değerlendirme süreci Plan Liderle organizasyon arasında bir kontrattır. Kontrat gereği Lider ileri sürülen hedefleri gerçekleştirecek kaynakların varlığını garantilemelidir; böylelikle, diğer çalışanlar hedeflerin gerçekleşmesi için taraflarına düşenleri yapacaklardır. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

19. Planı Değerlendirme Yıllık hedefler AKILLICA (Smart) olmalıdır: • Specific Spesifik • Measurable Ölçülebilir • Actionable Uygulanabilir • Realistic Gerçekci • Time bound Süresi belirli Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

20. Planın değerlendirilmesi • Gerçekleştirmek istediğiniz hedefleri gerçekleştirecek doğru çalışanlara sahipmisiniz? • Cevabınız hayırsa, onları nasıl temin edeceksiniz veya eğiteceksiniz/ geliştireceksiniz? Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

21. Planın değerlendirilmesi • Uzun vade hedeflerinizi gerçekleştirebilecek yapıya veya organizasyona sahip misiniz? • Organizasonel yapıyı yeniden yapılandırmak gerekebilir. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

22. Planın değerlendirilmesi • Hedefler hakiki HEDEFLER midir Hastaneniz veya kliniğiniz için yoksa birilerinin yapılacak işlerinden alıntı mıdır? Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

23. Planın değerlendirilmesi • Hastanenin bir klniğinin veya idari bir biriminin, herhangi bir ünitesinin planı, hastane planı ile nasıl uyumlu olduğunu göstermelidir. • Uyumluluk tam anlamıyla uyumluluk olmak zorunda değildir. bkzs. 7 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

24. Planın Değerlendirilmesi St. Mary’s Hospital, Madison, Wisconsin USA • Her birim hastanenin planını nasıl desteklediğini gösteren posterler asar. • Herçalışan, doktorlar dahil, kişisel olarak birimini desteklemek üzere bir yıl içinde neler yapacağını gösteren bir ‘pasaport’ taşır. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

25. Planın değerlendirilmesi Plan, karar mercii tarafından resmi olarak kabul edilmelidir, uygulanması kararı alınmış olmalıdır. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

26. Plan hakkında konuşma Plan her çalışanın plana ulaşabileceği bir yerde midir? • web? • Tek-sayfa bilgi notu? • Broşürler? Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

27. Plan hk.da konuşma • Planın farklı gruplar(personel alımı, organ bağışı yapanlar, hastalar vb) için farklı versiyonu olmalı • Kurumun elemanlarının, planı uygulayabilmek için, kurum dışı elemanlara göre daha detaylı versiyona ihtiyaçları vardır. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

28. Plan hk.da konuşma • Planın çekiciliği kaynaklarınızın varlığı ile bağdaşmalı. • Zayıf bir plan için gösterişli bir paketin hiçbir faydası yoktur. Ancak zayıf paket iyi bir planda gölgede kalır. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

29. Plan hk.da konuşma Hastanenin, kliniğin, birimin öncelikleri toplumsal/sosyal etkinliklerde dile getirilmeli. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

30. Planın Uygulanması Her hedef veya öncelik için bir sorumlu kişi (Point Person) olmalı. Sorumlu kişi hedefin ilerlediğini garantiler • Hedef üzerinde çalışanları bir araya getirir • Gelişmeleri rapor eder. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

31. Planın Uygulanması Sorumlu kişi (point person) planı uygulayanlar üzerinde mutlaka fonksiyonel göreve sahib değildir. • ‘Sorumlu Kişi’ bir komite de olabilir.. • Eş-Sorumlu kişilerden (“co-point” persons) kaçının. bkzs. 6 Don’t Forget the Point Person. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

32. Planın uygulanması Uygulama için mümkün olduğunca mevcut yapıları kullanın. Yeni komiteler (committees or task forces) üretmekten kaçının. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

33. Planın uygulanması Büyük hedefleri başaçıkılabilinen parçalara bölün: • Her hedef için bir başlangıç adımı tanımlayın • Hemen harekete geçebilmek için, 90 günlük Planı uygulama planı yaratın. bkzS. 4 for action planning format Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

34. Planın Uygulanması Ağaç diyagramı (A tree diagram) Büyük bir hedefi gerçekleştirilebilecek parçacıklara böler. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

35. Planın Ugulanması sorumlulukları ve gerçekleştirilecekleri süreyi tanımlamak içinAdım Tabloları (step charts) yaratın: (p. 15). Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

36. Planın Uygulanması • Doğal personel toplantılarını herbir öncelik ve hedef etrafında şekillendirip odaklanmayı sağlıyacak zamanı yaratın. • Yılın başında zaman endeksli programınızı yapın. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

37. Planın uygulanması Tüm organizasyon yılda birkez olsun gelişmeleri duymak ister. Üst düzey liderler daha sık ilerleme kontrolü ihtiyacındadırlar. • See p. 9 What to do at a Check Meeting. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

38. Planın uygulanması Hedefe yönelik gelişmeleri görsel olarak göster: • Charts Tablolar • Graphs Grafikler • Maps Haritalar • Lists Listeler Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

39. Planın uygulanması Planı Aktıvite Raporlarına veya Performans ilerleyişine (performance appraisal) bağla: • Plana göre görev tanımlarını güncelle • Planı kullanıp herbir ilrleme hedefini tanımla • Planın önceliklerini kullanıp çalışanların nasıl rapor edeceklerini şekillendir. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

40. Planın uygulanması Profesyonel ilerleyiş kararları için Planı kullan. • Bkz S6Personal Professional Development Plan. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

41. Planın Uygulanması En üst düzey yöneticiden ayrıca bir kişi de tüm planlama süreci için ‘point person’ olmalıdır ki şunların gerçekleştiği garanti olsun: • “Check meetings” Kontrol toplantıları yapılıyordur • Planlama işi için gerekli zaman ayrılıyordur • İlerleme monitor ediyordur • Plan güncel ve herkesin bilgisinde tutulmaktadır. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

42. Planın uygulanması Plan bütçe taleblerini ve kararlarını yönlendirmelidir (bunun tersi olmamamlıdır): • Önce hedefleri sorunuz, bütçe adımlarını ise ikinci sorunuz • bkz pp. 10-11 Planning & Budget format • bkz pp. 12-13 Strategies for Discussing Budget Priorities and Reductions and Budget Discussion Matrix. Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

43. Planın uygulanması Stratejik plan için kesintiler etik değildir. (Across-the-board cuts are antithetical to strategic planning). Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

44. Planın uygulanması Stratejik Plan Yolundaki Mil Taşlarını/ Başarılarınızı kutlayınız! Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

45. Find today’s presentation and booklet at: http://mistoverfm.org/station1/kaparis/events Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri