I TETKIK IL PERFORMANS VE KALITE KOORDINAT RL G

1. I� TETKIKIL PERFORMANS VE KALITE KOORDINAT�RL�G�

2. TETKIK NEDIR? Kalite ile ilgili faaliyetlerin ve sonu�larinin planlanan d�zenlemelere uyup uymadiginin,bu d�zenlemelerin amaca ulasmak i�in uygun olup olmadiginin, bu d�zenlemelerin etkin olarak uygulanip uygulanmadiginin, sistematik, tarafsiz, dok�manlara ve beyanlara dayanilarak, incelenmesidir.

3. KALITE Y�NETIM SISTEMI TETKIKI -Kurulusun dok�mante edilmis prosed�rlere uygun �alisip �alismadigini dogrulamak, -Dok�mante edilmis prosed�rlerin ve bunlara uygun olarak yapilan faaliyetlerin etkinligini tespit etmek, -Kalite y�netim sistemindeki zayif noktalari, uygunsuzluklari ve iyilestirmeye a�ik alanlari belirlemek,

4. -Personelin iyilestirme faaliyetlerine katkisini saglamak amaciyla i� tetkik faaliyetleri;ilgili prosed�rlere uygun olarak, kurulusun bir b�l�m veya prosesinin belirli bir plan �er�evesinde, belirli yetkiye sahip, egitilmis personel tarafindan incelenerek mevcut uygun veya uygunsuzluk durumlarinin tespit edilmesi ve raporlanmasi faaliyetlerinin b�t�n�d�r.

5. Tetkikte Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Tetkik esnasinda t�m dok�manlarin incelenmesi m�mk�n degildir. Bundan dolayi tetkikte yalnizca se�ilmis konular incelenebilir. Tetkik g�revlilerinin tetkik �ncesi bu �rneklenme y�ntemini a�iklamasi gerekir.

6. Tetkik edilen faaliyetten dogrudan sorumlu olanlarin kendi faaliyetleri ile ilgili tetkik yapmalari uygun degildir

7. Bir tetkikte objektif delillerin saglanmasi i�in belirlenen sartlara g�re kanitlarin incelenmesi gerekir. Belirlenmis sartlar sunlardir: S�zlesmeler: M�steri tarafindan organizasyona bildirilen bu t�r gerekler �nceliklidir ve bu sartlar tetkik esnasinda dikkate alinabilir. Kalite Sistem Sartlari: Bu dok�manlarda belirlenen sartlar, kurulusun y�netimi tarafindan uygulanan standartlar esas alinarak belirlenen gerekler olup, bu nedenle tetkik yapilmasinda dayanak saglar.

8. Kalite Y�netim Sistemi Standartlari: Bir kurulusun b�yle bir standarda uygunluk istemesi halinde, kurulusun sisteminin bu standardin gereklerini karsilamasi gerekir. Yasal Sartlar: Yasal sartlarin uygulanmasi zorunlu oldugundan dolayi tetkik esnasinda dikkate alinmalidir. Belgelendirme Kurulusunun Kurallari

9. TETKIK TIPLERI 1. I� Tetkik 1.1. Birinci Taraf Tetkiki 2. Dis Tetkik 2.1. Ikinci Taraf Tetkiki 2.2. ���nc� Taraf Tetkiki

10. TETKIK TIPLERI 1.TARAF: Kurulusun kendi sistemini tetkik etmesi (I� Tetkik). 2.TARAF: Kurulusun tedarik�ilerini tetkik etmesi. 3.TARAF:Kurulusun tarafsiz bir belgelendirme kurulusu tarafindan tetkik edilmesi.

11. 1. TARAF TETKIKLERIN SEBEPLERI Uygulanan Y�netim Sistem standardinin geregi olarak, Y�netim tarafindan kullanilacak bir kontrol mekanizmasi olarak, �alisanlarin sisteme dahil edilmesi i�in, Iyi iletisim ve bildirim i�in, �alisanlarin bilin�lenmesine yardimci olmasi i�in, S�rekli gelismeyi saglamak i�in, kullanilabilir.

12. NEDEN KALITE TETKIKLERI YAPILIR 1-Y�netime ara� olmasi, tarafsiz degerlendirme esasi ile ger�ek verilerin saglanmasina yardimci olur. 2-Kalite sisteminin gelismesine yardimci olur. 3-Kalite sisteminin uygun ve etkin unsurlarini tespit amaciyla yapilir. 4-Kurulusun hedeflerine ulasmasinda yardimcidir.

13. 5-Uygunsuzluklarin azaltilmasi, �nlenmesi i�in objektif 6-Kaliteye ulasmak i�in uygun hazirliklarin yapildigi konusunda g�vence saglar. 7-�r�nlerin kullanma uygun ve kullanici i�in g�venli oldugu konusunda g�vence saglar. 8-Kanunlarin ve mevzuatin yerine getirildigi konusunda g�vence saglar.

14. 9-Gelisme i�in imkanlarin belirlenmesine yardimci olur. 10-Y�netim sistemlerinin stat�s�, prosed�rleri, metotlar ve egitim imkanlari hakkinda �nyargili d�s�nceleri d�zeltir. 11-Dok�manlarin yeterliligi ve takibi konusunda g�vence saglar. 12-Haberlesmeyi gelistirir, �st y�netime dogrudan rapor saglar.

15. 13-S�zlesme sartlarinin yerine getirilebilirliliginin dogrulanmasini saglar. 14-Kalite sisteminin etkinliginin dogrulanmasini saglar. 15-Tetkike taraf personele faydali bir egitim olur. 16-�alisanlarin uyguladiklari faaliyetlerle ilgili sorumluluklarinin gelistirilmesine yardimci olur.

16. TETKIK ASAMALARI 1. HAZIRLIK Yeterlilik Tetkiki Tetkikin Planlanmasi Tetkik Programinin Hazirlanmasi Soru Listelerinin Hazirlanmasi

17. 2. TETKIKIN Y�R�T�LMESI A�ilis Toplantisi Tetkikin ger�eklestirilmesi Bulgularin g�zden ge�irilmesi ve raporlama 3. RAPORLAMA

18. 1. HAZIRLIK YETERLILIK TETKIKI -Kurulusun dok�mante edilmis kalite sisteminin ilgili standarda uygun olup olmadiginin belirlenmesi i�in yapilan tetkiktir. -Yeterlilik Tetkiki dok�manlarin, standardin maddelerini karsilama durumunu tespit amaciyla yapilir.

19. TETKIKIN PLANLANMASI TETKIKIN PLANLANMA ASAMALARI Tetkikin planlanmasi ile tetkikin y�r�t�lmesi ile ilgili ana asamalar belirlenir. Tetkiklerin y�r�t�lmesinde �ncelikle iki hususun kararlastiri1masi gerekir. Tetkikin Amaci Kalite Y�netim Sistemine uygunluk tetkiki, proses tetkiki, �r�n tetkiki yada takip tetkiki olmak �zere tetkikin amaci belirlenir.

20. Tetkikin Kapsami �r�n Siparisinden, teslimata kadar olan proseslerden hangilerinin tetkik edilecegi veya uygulanan Standard sartlarindan tetkik edilecek olanlarin tespiti ile tetkik kapsami belirlenir. 2. taraf tetkiklerde; kapsami genellikle m�steri belirler.

21. Tetkikin Planlanmasi asamasinda yerine getirilecek diger faaliyetler sunlardir: 1. Tetkik ekibinin Belirlenmesi: Tetkik birden fazla kisi ile y�r�t�l�yorsa ,ekip liderinin belirlenmesi gerekir. Ekipte yer alan Tetkik�ikler tetkik edilecek sistemle ve proseslerle ilgili yeterli bilgi ve tecr�beye sahip olmalidir. 2. Ekip liderinin Tetkik ile ilgili g�rev dagilimini belirlemesi

22. 3. Ikinci taraf tetkiklerde gerektiginde saha ziyareti yapilmasi, 4. Tetkik planinin (programinin) genel yapisinin hazirlanmasi 5. Ekip liderinin tetkik plani ile ilgili olarak ekibi bilgilendirmesi, detayli programin hazirlanmasi, (saatler, b�l�mler, sorumlular, a�ilis ve kapanis toplantilari) 7. Gerekirse tetkik planinin tekrar g�zden ge�irilmesi,

23. TETKIK PLANININ (PROGRAMININ) HAZIRLANMASI 1-Tetkikle ilgili dok�mantasyonun incelenmesini takiben,tetkik Plan/Programi ekip lideri tarafindan tetkikle ilgili detayli bilgileri i�erecek sekilde hazirlanir. �ncelikle tetkikle ilgili tetkik metoduna karar verilir. 2-Tetkik, belirli bir siparisin takibi seklinde olabilir (Bastan sona). 3-Tetkik, bitmis �r�nden basa dogru olabilir (Sondan basa).

24. 1-Tetkik, belli b�l�mde b�t�n faaliyetlerin incelenmesi seklinde olabilir (Yatay tetkik). 2-Tetkik , belli bir problemi ��zmek i�in t�m Ihtimalleri arastirilmasi seklinde yapilabilir(Kombinasyon). 3-Tetkik , plani ve amaci olmaksizin rast gele y�r�t�lebilir ( Serbest Y�r�tme/ Profesyonel Olmayan).

25. SORU LISTELERININ HAZIRLANMASI Tetkiklerde kullanilan soru listeleri 1-Tetkikin kapsaminin belirlenmesi ve s�rekliliginin saglanmasinda tetkik g�revlisine yardimci olur. 2-Tetkik esnasinda bilgiye dayali sonuca erisilmesinde zaman kazandirir. 3-Hatirlatma aracidir. 4-Kisa ve �zl�d�r.

26. 1-Genel ama�li soru listesi olabilecegi gibi her bir saha i�in ayri soru listesi de olabilir. 2-Tetkik g�revlileri ve veya firmanin bu konuda egitimli personeli tarafindan hazirlanir. 3-Tetkikle ilgili t�m konulari kapsar. 4-Tetkikin amaci ve kapsami g�z �n�ne alinarak hazirlanmali ve m�mk�n oldugunca tetkike ait sonu�lari yansitir nitelikte olmalidir.

27. TETKIK G�REVLISININ ROL� I� TETKIK G�REVLISI Prosed�r ve sistemlerin gelistirilmesinde yardimcidir. Sistemi iyi bilir ancak sinirli yetkiye sahiptir Kendi kurulusu ile ilgili d�zeltici �nleyici faaliyetler i�in daha saglikli karar verir ve daha fazla �zg�rd�r.

28. TETKIK G�REVLISININ NITELIKLERI Yasal sartlar konusunda bilgili olmali Prosesi anlamali ve analiz edebilmeli. Proseslerin etkilesimlerini anlamali , ekip �alismasi yapabilmeli . Gerektiginde uzman bir kisi ekipte olmali

29. IYI BIR TETKIK G�REVLISININ KISISEL NITELIKLERI Objektiflik : Tetkik g�revlileri ger�ek verileri tarafsiz olarak degerlendirmek durumundadir. Naziklik: Tetkik g�revlisi bir ziyaret�i ve bir misafirdir. Tetkik g�revlileri davranislarinda nezaket kurallarina uymalidir Pozitiflik: Tetkik. g�revlisinin isi, y�netim sisteminin etkinligi ve uygunlugu hakkinda degerlendirme yapmaktir. Tetkik g�revlisinin g�revi karsilasilan durumlara olumlu yaklasmaktir. ��nk�, dogru tespit edilen her uygunsuzluk iyilestirme i�in bir firsattir.

30. Analitik D�s�nme Yetenegi: Tetkik�i sistemde bulunan herhangi bir uygunsuzlugun sistemin diger unsurlarini nasil etkiledigini kavrayabilmelidir. Ayrica sistem elemanlarinin birbiri ile iliskilerini de kavrayabilmelidir. Tetkik�i sisteme genis bir perspektiften bakabilmelidir

31. IYI BIR TETKIK G�REVLISININ KISISEL NITELIKLERI �aliskanlik: Tetkik g�revlileri zor �alisma kosullarina uyum saglayabilmelidir. Zamana Uyma: Tetkik planina ve programdaki zamanlamaya uymak profesyonelligin bir par�asidir. Ge� kalmak ve tetkik edilen tarafi bekletmek can sikici olabilir.

32. Iletisim: Tetkik isinin temelinde iletisim yatmaktadir. Bu nedenle iletisimi bozucu bazi davranislardan ka�inmak gerekir (Siyaset, din, taraftarlik vb. konularda tartismak). Tetkik�i iyi bir dinleyici olmalidir. Diplomatik olmalidir. Insani iliskilerde mesafeyi korumalidir.

33. Profesyonel olmak: Tetkik g�revlilerinin kendilerine, isverenlerine, tetkik mesleginin kendisine, meslektaslarina ve tetkik edilen taraflara karsi �esitli y�k�ml�l�kleri vardir. Bu nedenle tetkik g�revlileri her zaman adil olmali, herhangi bir korku veya iltimas yaratmaksizin bulduklari her seyi tam olarak rapor etmelidir.

34. Hazirlikli olmak: T�m tetkik boyunca tetkik g�revlilerinin tetkikin planlanmasindan y�r�t�lmesine, bulgularin degerlendirmesinden raporlamasina kadar bir�ok konuda sorumluluklari vardir. T�m bu islemleri ger�eklestirebilmek i�in hazirlikli olmasi gerekir. Prensip Sahibi olmak: Tetkik g�revlileri kendi d�s�nceleri konusunda tamamen a�ik olmalidir. Tetkik g�revlileri g�venilir olmalidir.

35. Kararli olmak: Tetkik g�revlileri tetkikin hedeflerine ulasmak i�in amaca y�nelik olmali ve kendi zihnindeki mevcut her t�r s�pheyi ��zmelidir. Faydali olmak: Sistemin etkin ve aksayan y�nlerinin ortaya �ikarilmasi, iyilestirme i�in firsatlari dogurur. Eger tetkik�i bir �ok k���k ayrintiyla ugrasmis ise herhangi bir fayda saglamamis ve hayal kirikligina yol a�mis demektir.

36. 2. TETKIKIN Y�R�T�LMESI A�ilis Toplantisi Tetkikin Ger�eklestirilmesi Bulgularinin G�zden Ge�irilmesi ve Raporlama

37. A�ILIS TOPLANTISI 1-Tetkik �ncesi yapilir. Profesyonel yaklasim i�in ,zamaninda t�m tetkik ekibi ayni anda ilgili yere ulasmalidir. 2-A�ilis Toplantisina tetkik edilecek faaliyetten sorumlu kisiler katilir ve 10-15 dakika s�rer. 3-Toplanti g�ndemi ,ekip lideri tarafindan hazirlanir ve y�netilir.

38. TETKIKIN GER�EKLESTIRILMESI 1-Tetkik edilecek faaliyetten sorumlu kisi ile dogrudan temasa ge�ilerek tetkike baslanir. 2-Tetkik g�revlisi olarak g�rmek istediginizi a�iklayin, 3-Gerekiyorsa derinlemesine arastirin,

39. 4-B�l�m sorumlularindan bilgi alin, programin y�r�t�lmesini kararlastirin, 5-Gerekiyorsa diger �alisanlarla g�r�s�n, 6-Herhangi bir uygunsuzluk yok ise programa devam edin, �rneklemenin yeterli olup olmadigina karar verin,

40. 7-Bir problemin varligindan s�phelenirseniz, derinlemesine arastirma yapin, ancak hangi b�l�mlere daha az zaman ayibacaginiza karar verin, 8-Konunun muhatabi ile tetkik yapin, ilgisiz kisilerle tetkik yapmayin 9-Objektif delillere ulasincaya �alisin,

41. 10-G�zlemleri ve bulgulari kayit edin (Etiketler, imzalar vb.), 11-A�ik anlasilabilir sorular sorun, 12-Dok�manlardan, kayitlardan ve soru listelerinden faydalanin, 13-Notlar alin, 14-Olaylari g�zlemleyin, .

42. TETKIK�I BULGULARININ G�ZDEN GE�IRILMESI 1-Notlari degerlendirin ve karsilastirin. 2-Uygunsuzluklari siralayin, 3-Soru listelerini g�zden ge�irin, 4-Ele alinmayan alanlar varsa belirleyin.

43. UYGUNSUZLUKLARIN DEGERLENDIRILMESI Uygunsuzluklarin degerlendirilmesinde, su iki soru cevaplandirilmalidir: 1-Uygunsuzluk olusma sikligi nedir (Uygunsuzluk sistematik midir) 2-Eger uygunsuzluk devam ederse, nelere yol a�abilir

44. UYGUNSUZLUK FORMUNUN DOLDURULMASI Tetkik g�revlilerinin, tespit edilen uygunsuzluklar konusunda uzlasma saglandigini belirtebilmesi i�in, uygunsuzluk rapor formunda tetkik edilenin imzasinin alinmasi �nemlidir. Ancak, imza alma islemi kapanis toplantisi veya kapanis toplantisi �ncesinde ger�eklestirilen degerlendirme toplantisinda yapilmalidir.

45. Uygunsuzlugu tanimlayan ifadelerin hem tetkikte bulunan, hem de bulunmayan kisiler i�in anlasilir olmasi d�zeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi i�in �nemlidir.

46. Bir Uygunsuzluk Formu Asagidakileri i�ermelidir; 1-Ger�eklerin ifade edilmesi: Sadece objektif deliller ifade edilmelidir ve bunlar anlasilir bi�imde tam olarak yazilmalidir. 2-Tespit edildigi yer: Bulunan uygunsuzlugun nerede tespit edildiginin formda tam olarak belirtilmesi gereklidir, aksi halde nerede tespit edildigi bilinmedigi i�in tekrar ulasilamaz ve d�zeltici faaliyetin ger�eklestirilmesi zorlasir.

47. 3-Tespit edilen sey nedir: Kisilerin, bulunan uygunsuzlugun ne oldugunu anlamalari i�in uygunsuzlugun �ok a�ik bir sekilde anlatiminin yapilmasi gereklidir. 4-Ni�in bir uygunsuzluktur : Anlatim, tam olarak hangi sartin ihlal edildigini belirtmesi gereklidir.

48. Bir Uygunsuzluk Formu Asagidakileri i�ermelidir; 1-Orada Kimler Mevcuttu: Anlatim �ogunlukla kisileri i�ermemelidir. Ancak, objektif delil bir beyana dayaniyor ise o zaman anlatimin ve ilgili kisi(1er)in a�ik hale getirilmesi gereklidir.Isimler degil is unvanlari kullanilmalidir.

49. 2-Yerel Terminoloji : Kuruluslar �alistiklari alanla ilgili olarak, belli faaliyetler, dok�rnanlar vb. gibi i�in kendine �zg� terminoloji kullanirlar. Uygunsuzlugun net olarak anlasilmasi i�in ayni terminolojinin kullanilmasi tavsiye edilir.

50. 3-D�zeltici faaliyetin tanimlanmasi: Tetkik isleminden sonra tetkik edilen b�l�mden sorumlu kisinin, uygunsuzlugun tekrar etmemesi i�in yapilacak faaliyetleri a�ik�a tanimlanmasi gerekir.

51. Bir tetkik raporunda asagidaki hususlar yer almalidir. 1-Tetkike Referans Dok�manlar 2-Bir tetkik raporunda tetkik konulari, tetkik kapsami, bulgular ve sonu�lar 3-Ama�, kapsam 4-Tetkik Programi (ekli olabilir) 5-Uygunsuzluk raporlari 6-Onay

52. 7-Tetkik sirasinda g�r�s�len personelin adlari 8-Tetkik edilen hakkinda detaylar 9-Tetkik g�revlilerinin adlari 10-Tetkik soru listesi (ekli olabilir) 11-�neriler 12-Dagitim Alanlari

53. KAPANIS TOPLANTISI Kapanis toplantisi, tetkik isleminin sonu� toplantisidir ve tetkik islemiyle ilgili bulgularin ve sonu�larin ekip tarafindan tetkik edilene ve sorumlu kisilere resmen takdimidir. Amaci:Uygunsuzluklari ve g�zlemleri g�r�serek yanlis anlamalari ortadan kaldirmaktir.

54. Kapanis Toplantisina; Tetkik�i varsa rehber ve gerektiginde diger y�neticiler katilir. 20-25 dakika s�rer. Kisa bir tesekk�r konusmasi yapilir. Uygunsuzluklar objektif delillerle a�iklanir. Tetkik sonu�lari a�iklanir. Olumlu bulgular da ifade edilir.

55. Ekip lideri kapanis toplantisi i�in bir g�ndem hazirlayarak toplantiyi bu g�ndeme g�re y�r�t�r ve kontrol eder. -Katilimcilar -Ama�/Kapsam -�rnekleme sunumu -Anlasma

56. -A�ikliga kavusturma - Tesekk�rler - Raporlandirma sistemi -�zetleme -�neriler