CHYBOVOST PŘI ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI O DOTACI 24. ZÁŘÍ 2013

1. CHYBOVOST PŘI ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI O DOTACI 24. ZÁŘÍ 2013

2. DRUHY CHYB Chyby při administrativní kontrole: - přijatelnost projektu - formální náležitosti Chyby při zpracování projektu (nekvalitně připravený projekt)

3. CHYBY PŘI KONTROLE PŘIJATELNOSTI – I. • Nejčastější chyby v kontrole přijatelnosti projektu: • 1. Chybné datum zahájení projektu • 2. Chybně nastavený finanční plán (etapy, finanční rozsah) • 3. U víceetapových projektů nevyčerpáno 50% CZV v termínu • 4. Indikátory (nezvolen žádný, chybně kvantifikované) • 5. Ostatní ZV byly vyšší než 10 (8)% CZV projektu • 6. Projekt je v nesouladu s cíli a aktivitami prioritní osy a oblasti podpory

4. CHYBY PŘI KONTROLE PŘIJATELNOSTI – II. • Špatné zařazení žadatele podle velikosti podniku • Nárokování vyšší dotace • Nesplnění definice pro příjemce v dané oblasti podpory

5. CHYBY PŘI KONTROLE FN • Nejčastější chyby v kontrole formálních náležitostí projektu: • Žádost nebyla podepsána statutárním zástupcem žadatele • Do tištěné verze žádosti bylo ručně vpisováno • Nebyly doloženy originály příloh, pouze jejich prosté kopie • Nepravomocná rozhodnutí • Nedoloženy vlastnické vztahy • Přílohy nesplňovaly náležitosti dle př. č. 1 PPŽ • Nekompletní počet příloh

6. HODNOCENÍ PROJEKTU • Kvalita zpracování studie proveditelnosti • Rozpory mezi dokumentací (především projektové a SP) • Neseznámení se s hodnotícími kritérii • Chybný harmonogram

7. PŘEHLED DOKUMENTACE Dokumentace pro přípravu projektu : Výzva Programový dokument Prováděcí dokument Příručka pro žadatele Příručka pro příjemce Ke každé výzvě je dokumentace aktualizována – nutno používat vždy dokumentaci platnou pro danou výzvu !!

8. PROVÁDĚCÍ DOKUMENT • Cíle a aktivity v jednotlivých oblastech podpory • Indikátory • Definice příjemců a cílových skupin • Forma podpory a její minimální výše • Struktura financování – tab. 11A

9. PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE • Pojmy • Základní pravidla pro ROP (pořízení majetku z dotace a nakládání s ním) • Indikátory (definice, datum naplnění) • Náležitosti žádosti a její zpracování • Přílohy • Hodnocení žádosti • Pokyny pro zadávádní veřejných zakázek – vždy aktuální • Publicita

10. PŘEHLED PŘÍLOH – I. • Příloha č. 1 Povinné přílohy k žádosti o dotaci • Příloha č. 2 Závazné osnovy dokumentu pro finanční a ekonomické hodnocení projektu (SP) • Příloha č. 3 Příručka BENEFIT7 • Příloha č. 4 Přehled hodnotících kritérií • Příloha č. 5 Pokyny pro zadávání zakázek • Příloha č. 6 Výběrová kritéria pro prioritní osu 5 – TA • Příloha č. 7 Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků RR SZ

11. PŘEHLED PŘÍLOH – II. • Příloha č. 8 Metodický pokyn Veřejná podpora v rámci ROP • Příloha č. 9 Postupy pro vypracování IPRM • Příloha č. 10a Metodika pro výpočet finanční mezery u projektů vytvářejících příjem ROP SZ • Příloha č. 10b Tabulka pro výpočet finanční mezery • Příloha č. 11 Definice rekonstrukce a modernizace pozemní komunikace • Příloha č. 12 Průvodce horizontálními tématy

12. PŘEHLED PŘÍLOH – III. • Příloha č. 13 Podklady pro hodnocení finančního zdraví žadatele • Příloha č. 14 Pravidla pro projekty předfinancované ze SFDI • Příloha č. 15 Titulní list přílohy k žádosti • Příloha č. 16 – Čestné prohlášení o způsobilosti podniku (MSP) • Příloha č. 17 – Čestné prohlášení k podpoře malého rozsahu

13. ŽÁDOST O DOTACI • Administrativní požadavky na žádost a přílohy: • Tištěný výstup všech povinných (nepovinných) příloh vč. jejich seznamu - 1x originál/ověřená kopie. • Výjimku tvoří: • SP a územní rozhodnutí - 1x originál/ověřená kopie a 2 kopie • projektová dokumentace - 3 prosté kopie, položkový rozpočet včetně výkazu výměr 3x na CD, 1x v tištěné podobě • Nepředložení žádosti nebo přílohy v požadovaných paré • Chyběl podpis statutárního zástupce v žádosti nebo na přílohách • Přílohy neobsahovaly titulní list • Žádost ani povinné přílohy nebyly pevně spojené • Vpisováno do tištěné verze žádosti BENEFIT7

14. DOKLÁDÁNÍ PŘÍLOH K ŽÁDOSTI • Každá příloha musí obsahovat titulní stranu: • číslo, název přílohy a název projektu • počet listů přílohy • Listy přílohy musí být pevně spojené. • Pokud je příloha nerelevantní, je nutné vložit list s textem „Nerelevantní“ – př. č. 15 PPŽ • Počet listů přílohy musí odpovídat počtu uvedeném v žádosti BENEFIT7. • Všechny přílohy musí být pravomocné ke dni podání žádosti o dotaci.

15. STUDIE PROVEDITELNOSTI • Žadatel předkládá studii proveditelnosti v povinném rozsahu uvedeném v příloze č. 2 PPŽ. • Žadatel předkládá studii v případě, že celková výše projektu je 5 mil. Kč a více. • V případě, že celková výše projektu je 90 mil. Kč a více, je požadována i analýza CBA.

16. DOKLADY O PRÁVNÍ SUBJEKTIVITĚ • Doklady osvědčující založení, zřízení či vytvoření subjektu, doklady o registraci – specifikováno dle typu žadatele • Obce, kraje – doklad o přidělení IČ (výpis z registru ekonomických subjektů ČSÚ) • U organizací zřízených či založených městem, - výpis z OR ne starší 90 dnů, zakladatelská smlouva, zřizovací listina, stanovy • Podnikatelské subjekty - výpis z OR, živnostenského rejstříku ne starší 90 dnů

17. FINANČNÍ ZDRAVÍ • Aplikace přístupná na stránkách www.nuts2severozapad.cz (sekce pro žadatele – webová žádost), • https://online.ecba.cz/severozapad • Podnikatelské subjekty, zájmová sdružení právnických osob, organizace založené obcí nebo krajem, NNO – daňová přiznání předchozích dvou let včetně příloh. • Nezapomínat doložit všechny povinné přílohy k daňovému přiznání včetně rozvahy, zisku a ztrát. • Organizace zřízené obcí/krajem, obce a dobrovolné svazky obcí, kraj – finanční výkazy nedokládají – údaje jsou načítané do aplikace přímo z ARIS.

18. DOKLAD O PROKÁZÁNÍ VLASTNICKÝCH VZTAHŮ • Pokud realizace projektu souvisí s konkrétními pozemky nebo budovami musí být jednoznačně vyjasněny majetkoprávní vztahy související s projektem. Pozor na zástavní právo – vyjádření banky. • Nedoloženy výpisy z katastru nemovitostí a snímky z katastrální mapy • Výpisy z KN jsou starší 30 dní • Na snímku z katastrální mapy nejsou pozemky barevně vyznačené • Nedoložení vlastnických práv nebo nebyla na celou dobu udržitelnosti • Chybí přehled dotčených pozemků – nutno použít předepsanou tabulku

19. PROHLÁŠENÍ OBJEKTU ZA KULTURNÍ PAMÁTKU • Předkládá se pouze v případě, pokud se projekt týká objektu zapsaného v Ústředním seznamu kulturních památek ČR (ÚSKP). • Doklad musí mít charakter potvrzení o začlenění objektu v ÚSKP. • Potvrzují referáty kultury krajského úřadu, úřadu obce s rozšířenou působností nebo Národní památkový ústav (odborná pracoviště) nebo NPÚ v Praze.

20. ÚZEMNÍ ROZHODNUTNÍ NEBO JINÉ OPATŘENÍ • Jednotlivé varianty jsou podrobně popsány v příloze č. 1 PPŽ • Rozhodnutí stavebního úřadu nebyla pravomocná • Doložen pouze postup v územním řízení – chyběl postup ve stavebním řízení • Doložená rozhodnutí nezahrnovala všechny aktivity projektu

21. PROJEKTOVÁ DOKUMENTACE • Projektová dokumentace zpracovaná na úroveň pro stavební povolení – dle příloh k vyhlášce č. 499/2006 Sb., zároveň předložit výkaz výměr a rozpočet (výkaz výměr může být součástí položkového rozpočtu). • Doporučujeme aktualizaci starší projektové dokumentace. • Podrobný položkový rozpočet rovněž v tabulkovém formátu excel/xls v členění dle zvyklostí cenové soustavy ÚRS/RTS. • Chybná projektová dokumentace • Projektová dokumentace nebyla vypracována na úrovni pro stavební povolení

22. POSOUZENÍ VLIVU NA ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ • Vyjádření, zda projekt podléhá/nepodléha posouzení vlivů na ŽP dle zákona č. 100/2001 Sb., o posuzování vlivů na ŽP a na území soustavy Natura 2000 dle zákona č. 114/1992 Sb. • Chybějící doklad o vlivu na životní prostředí nebo Natura 2000

23. DOKLAD O PARTNERSTVÍ • Partnerem jsou instituce a organizace zapojené do přípravné a/nebo realizační a/nebo provozní fáze projektu. • Chybějící datum podpisu • Partnerské smlouvy neobsahovaly předepsané minimální náležitosti • Nekonkrétní popis aktivit

24. ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – I. • Obce, kraje, dobrovolné svazky obcí – usnesení zastupitelstva, popř. rady. Nesmí být starší 4 měsícůod podání žádosti • Usnesení zastupitelstva musí obsahovat: • 1. souhlas zastupitelstva s podáním žádosti o dotaci do ROP SZ. • 2. schválení zajištění financování projektu (uvést výši spolufinancování, zajištění předfinancování v % i v celkové částce v Kč) • 3. číslo usnesení, datum schůze zastupitelstva, razítko a podpis. • Chybná formulace usnesení • Schválená částka předfinancování a spolufinancování se lišila od částky uvedené v žádosti

25. ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – II. • Zastupitelstvo města X: • - schvaluje podání žádosti o dotaci v rámci ROP SZ pro projekt „název projektu“ v oblasti podpory XX, výše celkových nákladů projektu je 30 000 000 Kč, • - schvaluje zajištění financování projektu „název projektu“ dle podmínek ROP SZ, a to: • a) předfinancování projektu z prostředků města X ve výši 100% celkových nákladů projektu, tj. 30 000 000 Kč, • b) finanční zajištění tohoto předfinancování bude kryté z vlastních prostředků města X, z úvěru atd., • c) výše spolufinancování projektu bude minimálně 15 % celkových způsobilých výdajů, tj. 4 500 000 Kč a nezpůsobilých výdajů ve výši X

26. ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – III. • Podnikatelské subjekty - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení. • NNO – v případě realizace projektu ve spolupráci s obcemi na základě partnerství, dokládá NNO usnesení rady/zastupitelstva příslušné partnerské obce, které bude obsahovat zajištění financování projektu • usnesení nesmí být starší 4 měsíců před registrací projektu a bude doloženo za všechny zúčastněné obce zároveň s partnerskými smlouvami. • partnerské smlouvy budou obsahovat informace o způsobu financování projektu a vyjádření obcí, že počítají s předfin.projektu a způsob vypořádání po obdržení dotace.

27. ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍHO KRYTÍ PROJEKTU – IV. • Organizace zřízené nebo založené obcí/krajem - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení nebo usnesení zastupitelstva obce/kraje (zřizovatele, zakladatele), popř. usnesení rady • Podnikatelské subjekty, zájmová sdružení PO, Hospodářská komora ČR - výpis z běžného účtu v Kč nebo úvěrovou smlouvu znějící na žadatele od instituce, která má licenci od ČNB, popř. čestné prohlášení

28. DOKUMENTACE K ZADÁVACÍMU ŘÍZENÍ • Pro výběrové řízení na dodavatele realizované dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a Pokynů pro zadávání veřejných zakázek ROP SZ, jež proběhlo před podáním žádosti o poskytnutí dotace, je vyžadováno předložení sdělení o proběhlém zadávacím řízení a případně i smlouvy s dodavatelem. • U projektů, které zakládají VP, smí být dodavatel vybrán až po obdržení Osvědčení o způsobilosti projektu (výběr dodavatele = doručení oznámení vybranému uchazeči) – nutno s tímto počítat i při stanovení lhůt v zadávacím řízení . • Nedoloženy originály smluv/objednávek • Nedoložena příloha

29. DOKLAD O PŘÍJMECH PROJEKTU • Projekt nezakládá VP a generuje příjmy – dokládá žadatel přílohu č. 10b. Příjmy mimo čl. 55 nařízení EK se nesledují. • Projekt generuje příjmy, ale nestačí k plnému pokrytí provozních nákladů, které jsou vyšší jak 1 mil. EUR –příloha č. 10b • V případě, že projekt nezakládá VP a negeneruje příjmy – dokládá žadatel čestné prohlášení, že projekt nebude generovat příjmy. • V případě, že projekt zakládá VP nebo jde o podporu de minimis nebo o projekt,jehož celkové výdaje nejsou vyšší jak 1 mil. EUR, označí žadatel v žádosti, že je tato příloha nerelevantní. • Příloha nebyla doložena vůbec • Údaje v tab. 10b neodpovídaly údajům ve SP

30. DOKLAD O REGISTRACI SOCIÁLNÍ SLUŽBY • Pouze u zařízení poskytujících služby sociální péče, sociální prevence a odborného sociálního poradenství, dle zákona č. 108/2006 Sb. • Bude-li v rámci realizace projektu poskytována nová sociální služba, popř. stávající poskytovaná sociální služba ještě není registrována, musí být jedním z výstupů projektu registrace poskytovaných sociálních služeb. • K této registraci se žadatel zaváže čestným prohlášením.

31. STANOVISKO ZDRAVOTNÍ POJIŠŤOVNY • Dokládá se jím stanovisko k úhradám z veřejného zdravotního pojištění. • Dotčená zdravotní pojišťovna se musí kladně vyjádřit k úhradám výkonů hrazených z veřejného zdravotního pojištění.

32. ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ O MSP • Pro žadatele, kteří splňují definici malého nebo středního podniku. • Dokládá se: • Čestné prohlášení • Příloha čestného prohlášení (tabulka) • Pozn.: Podrobněji k definicím typu podniku viz příručka Nová definice malých a střeních podniků vydaná EK na: http://ec.europa.eu/enterprise/enterprise_policy/sme_definition/sme_user_guide_cs.pdf • Nezapomenout vyplnit i tabulku (příloha k čestnému prohlášení)

33. ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ K PODPOŘE DE MINIMIS • Dokládají žadatelé, kteří žádají o dotaci v režimu de minimis. • Podpory poskytnuté podle nařízení Komise (ES) č. 1998/2006ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy na podporu de minimis. • Celková výše podpory nesmí překročit 200 000 EUR za poslední tři po sobě jdoucí roky.

34. PŘÍLOHY PŘED PODPISEM SMLOUVY • Stavební povolení s vyznačením nabytí právní moci • Smlouva o vedení účtu • Úvěrová smlouva • Dokumentace k zadávacímu řízení • Usnesení zastupitelstva obce/kraje • Doklad o prokázání vlastnických vztahů – v případě liniových staveb v rámci oblasti podpory 3.1 a 3.2