Algemene ledenvergadering Harmonie St. Gerlachus 28 maart 2014

1. Algemene ledenvergadering Harmonie St. Gerlachus 28 maart 2014

2. Voortgang Meerjarenbeleidsplan We zitten op schema met het Meerjarenbeleidsplan Voorzitters zijn uitgenodigd vóór de ALV. Inhoudelijk afgestemd met de commissies. Basis werkplan is samengesteld

3. Meer grip op financiën Budget afspraken met de penning meester: grip op financiën tijdig kunnen sturen 2014 plannen koppelen aan budgetbegroting 2015: input leveren vanuit de commissies. Concept begroting 2015

4. Commissies Er is goede voortgang bereikt in 2014 !

5. Jaarmarktcommissie De commissie is al volop bezig met de voorbereidingen voor 2104, 2014 winst te maken. Entreegeld zal hetzelfde zijn als in 2013, waarbij de ouderenkorting gehandhaafd blijft. Sinds dit jaar nieuw commissielid toegetreden

6. Jaarmarktcommissie Handelaren zijn tevreden wanneer de bezoekersaantallen goed zijn, er wordt gehoopt op meer aanmeldingen handelaren voor 2014. Regelen verkeerssituatie entree Dorpsstraat. (advies leden: geen algemene inzet regelaars) Er komen nieuwe entreebewijzen. Entree gaat eerder open, om 9 uur. Brief voor inwoners Oirsbeek m.b.t. het ophalen van de rommel.

7. Orkestcommissie & Instrumentencommissie De orkestcommissie vergadert 1 keer per 2 maanden en houdt het bestuur via agenda en notulen op de hoogte van de verrichtingen binnen de commissie.

8. Orkestcommissie & Instrumentencommissie Activiteiten toespitsen op 2014 Van belang is hierbij: Het programma van 2014 agenda op website Het ontbreken van een themaconcert Het maken van een concertreis

9. Orkestcommissie & Instrumentencommissie Vooruitkijkend naar het feestprogramma in 2015 Huidige samenstelling van het orkest en de verwachte toestroom/uitstroom in 2014 De orkestcommissie moet 4 weken van tevoren de archivaris op de hoogte stellen van de uit te voeren muziek

10. Orkestcommissie & Instrumentencommissie De samenstelling van de huidige orkestcommissie is: Vertegenwoordiging hout-koper-slagwerk is 4-1-1 Dat kan beter, zou 2-2-2 moeten zijn Liefst een doorsnee leeftijdsopbouw

11. Orkestcommissie & Instrumentencommissie Kwalitatieve deel van het orkest. Dit is afhankelijk van een aantal factoren zoals o.a. inzet, capaciteit, motivatie, beschikbaarheid, discipline, omstandigheden.

12. Activiteitencommissie

13. Activiteitencommissie Uitbreiding nodig voor de commissie Doelstelling: saamhorigheid buiten de muziekom

14. Commissie Beheer Loods De loods wordt uitgebreid voor het plaatsen van de aanhangers. Marieke is bezig met tekening en vergunning. Kan ook gebruikt worden als oefenruimte voor de slagwerkgroep, mits de buurt eer geen last van heeft. Voor het uitlenen van de aanhangers: Jan Kroes en Harry Louvenberg(advies leden: één vaste contactpersoon aanwijzen)

15. Slagwerkgroep

16. Commissie Uniformen Uniformen: De eerste vrijdag van de maand is Emilie Louvenberg aanwezig voor vragen over en aanpassen van uniformen.

17. Opleidingscommissie VIO cursus 2013 - 2014 is weer van start gegaan. Windkracht 6 wordt georganiseerd Opleidingscommissie werkt actief samen met Opmaat. Organiseert concerten

18. Opleidingscommissie Voor de jeugd aantrekkelijk repertoire van de grote harmonie is aandachtspunt voor de orkestcommissie. Mentoren voor de jonge instromers is invulling gegeven. Goed betrekken van Oogleden bij de harmonie, ook in de pauze!

19. Opleidingscommissie De jeugd is onze toekomst. Bijdrage voor de opleidingen: een nieuwe vertaalslag. Er wordt een relatief groot bedrag in de opleidingen gestoken. Als mensen voortijdig afhaken verdampt er veel geld!! Bijdrage voor de opleidingen: een nieuwe vertaalslag. Er wordt een relatief groot bedrag in de opleidingen gestoken. Als mensen voortijdig afhaken verdampt er veel geld

20. P.R. Commissie Nieuw vaandelvoor de harmonie aanbieden 110 jarig. Plan: benodigde geld (b.v. de Limpensstichting; Rotary) Fondsen werven Overige commissie meer en beter afstemmen met de PR commissie over PR activiteiten

21. P.R. Commissie Frustrerend is dat de taken die toebedeeld worden niet uitgevoerd worden. Elkaar onderling op verantwoordelijkheden aanspreken, Vanzelfsprekendheid om samen iets te doen. Er moet kameraadschap zijn. We zullen moeten zorgen dat we samen harmonie zijn.

22. P.R. Commissie Kerstconcert: Dit jaar samenwerken met b.v. Chantez Nadenken over de opzet van kerstconcert, het mag niet te snel afgelopen zijn.

23. P.R. Commissie Fondsenwerving: Leden betrekken in het kader van het 110 jarig bestaan. Oud papier: Wim Timmermans Ophalen oud papier lopen te weinig leden mee (inhuren krachten) weinig dames. Leden boven de 18 kunnen ook meehelpen of ouders Donateur kaarten actie: Harry Louvenberg

24. Websitecommissie Fotolijsten zichtbaar middels Facebook Er wordt gekeken naar een nieuwe in de huidige website te integreren fotogalerij module Het up to date brengen van de samenstelling van de commissies, met de juiste namen Het vullen van het website item “Algemeen”

25. Websitecommissie Het vullen van het onderdeel “Links” op de website, Het up to date brengen/aanpassen van de site , Het online plaatsen van enquêtes, bv. Concertreis, Het verder vorm geven van de handleiding omgaan met website en delen met secretaris, voorzitter en webcommissieleden,

26. Websitecommissie een grotere betrokkenheid van leden bij het vullen van de website Oud papier rooster via de site Samen met de secretaris bekijken of de gegevens van de leden up to date zijn en hoe te houden in de toekomst.

27. Jeugdcommissie

28. Jeugdcommissie De Site oog is up to date, De commissie is heel goed en breed bezig Er zijn diverse activiteiten door de commissie georganiseerd: schaatsen, bowlen, flessenactie. Aandachtspunt voor de commissie zijn "niet muzikale" activiteiten die de jeugd aan de vereniging moeten binden.

29. Jeugdcommissie Het kerstconcert bij de Makro was een groot succes, dit wordt herhaald in 2014 Helpen mee met het organiseren van een Muziekfestival in de Ronald McDonald Vallei. Nieuw commissielid is toegetreden Ze hebben een eigen beperkt budget.

30. Commissie Kopie Kopiëren en muziekarchief

31. Tijdpad en actiepunten De voorzitters commissies zijn voorafgaand aan ALV in de gelegenheid gesteld om beleidsplan te bespreken Bij de bespreking per commissie is minstens één bestuurslid aanwezig geweest voor het geven van uitleg en het beantwoorden van vragen. Voorzitters van commissie werkplan 2014 opstellen.

32. Tijdpad en actiepunten Het bestuur zal in de aanloop naar 2014 vaststellen of de verschillende commissies binnen de begroting 2014 een (deel- / commissie)budgetafspraak kunnen krijgen. Het bestuur zal in de aanloop naar 2014 vaststellen of de verschillende commissies binnen de begroting 2014 budgetafspraak kunnen krijgen. Budgetafspraak systematiek uitwerken voor rapporteren budgetgebruik monitoren en tijdig bijsturen

33. Tijdpad en actiepunten De leden krijgen inzage in het jaarplan 2014 via publicatie op de webpagina voor leden. In 2014 gebruiken de commissievoorzitters en het bestuur de vastgestelde begroting en de beleidsafspraken om periodiek met de commissievoorzitters vast te stellen hoe voorgenomen doelen uitgevoerd worden. Op basis van behaalde (deel)resultaten in 2014 worden medio 2014 de eerste voorbereidingen getroffen voor het opzetten van de werkplannen voor 2015.

34. Tijdpad en actiepunten Doelstelling: In 2015 ligt er een basis om samen met de leden vanuit de nieuwe structuur en de ervaring met het 'samen-werken' binnen de Harmonie, een nieuw beleidsplan 2015 - 2018 uit te werken en vorm te geven.

35. Conclusie We hebben goed gewerkt Er ligt een mooie basis Er zit muziek in!