A importância do planejamento para a preservação de coleções documentais.

1. Fórum Permanente de Arte e Cultura UNICAMP A importância do planejamento para a preservação de coleções documentais. Ingrid Beck

2. Conceitos • Preservação - sentido geral, toda a ação que se direciona à salvaguarda das condições físicas dos materiais. • Conservação / Restauração - intervenção na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado físico. • impacto sobre o objeto • Conservaçãopreventiva - melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradação. • impacto sobre o conjunto

3. A preservação documental • Sociedade da Informação: • Importantes mudanças conceituais. • O acesso passou a ser a principal justificativa para a preservação das coleções. • A preservação passou a ter um caráter gerencial. • Não se faz preservação sem planejar.

4. Recomendações • A Câmara Técnica de Conservação de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ preparou, em 2005, as “Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo". • Os documentos devem ser protegidos para assegurar sua integridade pelo período determinado para a guarda/retenção.

5. Conservação Preventiva • Armazenamento seguro: minimiza os danos aos documentos e as perdas de informação. • Condições ambientais e de guarda asseguram a perenidade e o acesso, independente do formato ou suporte dos documentos. • Reformatação e migração planejada dos arquivos digitais para novas mídias. • Salvamento das coleções em casos de desastre.

6. Planejamento de Preservação Fases: • Dinâmica de seleção de acervos prioritários: • Coleções prioritárias. • Áreas prioritárias • Levantamentos/diagnósticos: • Levantamento das condições das coleções e das áreas de armazenamento. • Análise dos dados levantados. • Plano Diretor/Estratégico: • Redação do Plano. • Implementação do Plano, ações prioritárias.

7. Fase 1: dinâmica de seleção • Primeira fase do planejamento: promover una dinâmica participativa, para identificar as coleções prioritárias para a instituição. • Participam: • Arquivistas, gerentes de coleções e de acesso, avaliando prioridades quanto ao valor intrínseco e a freqüência de uso. • Conservadores, microfilmadores, avaliando a fragilidade e as necessidades de preservação. • Engenheiros de manutenção do edifício, avaliando vulnerabilidades, condições climato-ambientais e riscos para a segurança e preservação do acervo documental.

8. Escalas de VALOR x USOsegundo Clive Smith VALOR : A- Documentos de conteúdo essencial a nível probatório e de pesquisa histórico científica. B - Documentos com informação significativa para distinta finalidade. C - Documentos com informação útil ou complementar. USO : A - Documentos de consulta freqüente. B - Documentos de consulta relativamente freqüente. C - Documentos de consulta ocasional.

9. Graus de urgência ou prioridade (exemplo): • AA -necessitam de atenção imediata; ex: prioridade para microfilmagem e reacondicionamento ( Prioridade 1) • AB - necessitam de atenção para prevenir deterioração; ex: reacondicionamento ( Prioridade 2) • AC - idem ( prioridade 2) • BA - ex: necessitam ser microfilmados (prioridade 2) • BB - ex: embalagem de proteção a médio prazo (Prioridade a ser definida) • BC - idem (Prioridade 3)

10. Fase 2: Levantamentos • O Planejamento de Preservação pede dados quantitativos sobre: • Condições de fragilidade e degradação das coleções. • Climatologia do interior e exterior do edifício: variações de temperatura e umidade relativa do ar, níveis de contaminação atmosférica e radiações luminosas. • Condições do mobilário, de caixas e pastas, quanto à funcionalidade e qualidade de preservação, para cada acervo. • Condições do edifício e fatores de risco para o acervo.

11. Metodologias de levantamento • Basicamente há duas formas de pesquisa: a que avalia individualmente, item por item e a que utiliza a metodologia de amostragem aleatória. • A pesquisa, ou levantamento, é uma etapa do planejamento que não deve demorar. • Em coleções extensas, o método por amostragem é especialmente recomendado.

12. Que método? • La evaluación es una fase de la planificación que no debe tomar mucho tiempo. • Para evaluar las condiciones del edificio y sus instalaciones, la investigación es individualizada sobre variados elementos, en cantidades limitadas. • El monitoreo de las condiciones medioambientales se hace sobre un determinado espacio físico y sobre un determinado espacio de tiempo, usando dataloggers, con resultados en medianas, máximas e mínimas . • Ya en encuestas sobre colecciones muy extensas el muestreo aleatorio es una herramienta imprescindible.

13. Evaluadores • Además de preparar las cuadrillas para las encuestas, las direcciones técnicas tendrán aun que entrenar los equipos que aplicarán las encuestas. • El entrenamiento debe pasar el conocimiento necesario en el tema de la investigación y entrenar y llevar a cabo simulacros sobre la encuesta. • La confiabilidad de la evaluación dependerá en grande parte de estas pruebas preliminares, y ellas deben repetirse hasta que ningún más presente dudas.

14. Universos de evaluación. • Es también importante que las muestras sean representativas de un determinado universo a ser evaluado, para resultar en datos objetivos. • La investigación debe manejarse en separado, para cada universo de que se desea investigar, como, por ejemplo, documentos encuadernados, colecciones el papel ácido, colecciones fotográficas en color, en negro y blanco, o de películas.

15. A amostragem aleatória usa amostras imparciais. • Carl Drott adequou o método de pesquisa por amostragem aleatória às necessidades de investigação em bibliotecas, podendo ter inúmeras aplicações. Random Sampling: A Tool for Library Research, in College & Research Libraries 30 (Março de 1969) : 119-125. • http://drott.cis.drexel.edu/

16. É um método confiável ? • Com o método de amostragem não podemos ter certeza de que os dados colhidos irão refletir exatamente o mesmo resultado que teríamos, se investigássemos a coleção inteira. • Por esta razão precisamos trabalhar com métodos estatísticos já consagrados, nos quais a margem de acerto pode ser previamente estabelecida.

17. Precisão e Tamanho da Amostra • A amostragem aleatória permite realizar pesquisas, independente do volume total de itens, com níveis de acerto elevados. • À medida em que se aumenta o tamanho da amostra, eleva-se a precisão dos dados. • O tamanho da amostra é, portanto, estabelecido com base na precisão desejada. • A precisão deve ser calculada, prevendo dois possíveis tipos de erro: tolerância e confiança.

18. Tolerância • A Tolerância é a margem ou intervalo de confiança, também chamada de ou erro-padrão. • Tolerância é uma medida expressa em percentuais. • Por exemplo: Pesquisando uma coleção de plantas de arquitetura, com uma tolerância de 4%, obtivemos a resposta de que 15% das plantas excedem ao formato das mapotecas: 15 ± 4. • Devemos considerar que entre 11(15 - 4) e 19(15 + 4) % das plantas excedem de fato às medidas das mapotecas.

19. Confiança • A Confiança ou nível de confiança é expresso como porcentagem e representa o quanto podemos estar seguros de que a resposta está, de fato, dentro dos limites estabelecidos pela tolerância. • Exemplo: No caso das plantas, se a confiança for 95%, há 95% de chance, de que entre 11 e 19 % das plantas excedem ao tamanho das mapotecas. • Isto significa que haveria apenas uma chance em 20 de de a resposta estar errada.

20. Aplicando tolerância e confiança • Drott mostrou com a tabela a seguir, como podemos selecionar, com base nos níveis de tolerância e confiança, o tamanho da amostra. • Na maioria das pesquisas na área de ciências humanas usa-se o nível de confiança de 95%. • Se a esta confiança aplicamos uma margem de tolerância de 5% chega-se a um tamanho de amostra de 384 itens.

22. Ajustando a margem de tolerância. • Se pudermos estimar que cerca de 20 % das plantas apresentam medidas superiores ao padrão das gavetas, podemos encontrar um fator de redução para a margem de tolerância: • Matematicamente falando, isto é estimar o desvio padrão. • Calculando o Fator de Correção: 1,0 – 0,2 = 0,8 0,2 x 0,8 = 0,16 0,16 x 4 =0, 64 • Multiplicado o fator de correção pelo valor dado à margem de tolerância, no caso ± 5, teremos margem de tolerância reduzida para:0,64 X 5 = 3,2 • A margem de tolerância passa a ser de ± 3

23. http://www.surveysystem.com Encontre o tamanho da amostra ou a margem de tolerância:

24. Deve-se usar o conceito matemático de aleatoriedade. Como podemos nos certificar de que a pesquisa é de fato aleatória? O método faz uso de tabelas de números aleatórios. Exemplo, os números sorteados pela Loteria. Muitos livros sobre amostragem ou estatísticas incluem tabelas de números aleatórios Por exemplo: 173493 533251 081831 987384 381849 A técnica de amostragem precisa usar uma amostra imparcial

25. Aplicando o método: exemplo • Um arquivista precisa levantar as necessidades de reacondicionamento de um fundo documental com 9.972 caixas, porque parte das caixas se encontra em mau estado. • O arquivista irá trabalhar com a • Confiança de 95 % , e a • Tolerância em ± 5 %. • O tamanho da amostra, de acordo com a Tabela 1 é de 384 itens.

26. AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE ACONDICIONAMENTO Tipo de cartão: • alcalino • kraft Estado da caixa: • rasgada e • deformada • pequena para o formato dos documentos Estado dos documentos: • bom estado • amassados e/ou rasgados Aplicador:________________________________

27. Ajustando a margem de tolerância sobre um percentual estimado O arquivista estima que não mais que 30% das caixas terão que ser substituídas, portanto irá calcular reduzir a margem de tolerância da seguinte forma: 1,0 - 0,3 = 0,7 0,3 X 0,7 = 0,21 0,21 X 4 = 0,84 0,84 X 5 = 3,2

28. Seleção aleatória: estantes • Há 9.972 caixas, distribuídas em 277 estantes. • Cada estante tem 6 prateleiras, e • há 6 caixas em cada prateleira. • O arquivista escolheu a amostra de 384 caixas da seguinte maneira: 43 estantes, destas 3 prateleiras e destas 3 caixas (42x3x3 = 387 caixas). • Para identificar as 43 estantes, retirou os 43 números abaixo, de una relação de números aleatórios com 3 dígitos : • 387 307 276 457 287 106 975 341 573 239 546 940 • 539 143 456 191 706 223 378 982 261 684 738 830 • 502 569 571 171 309 947 865 684 674 349 347 308 • 916 792 321 988 897 267 497 .

29. Seleção aleatória: estantes • Para selecionar das 277, 43 estantes, o arquivista calculou um fator de conversão para os números aleatórios com 3 dígitos, de 001 a 277 , para encontrar os números das estantes. • 999 / 277 = 3,6. • Dividiu cada um dos 43 números aleatórios pelo fator de conversão. • Veja o exemplo da primeira coluna (em negrito): • 387 / 3,6 = estante 107. • 539 / 3,6 = estante 149. • 502 / 3,6 = estante 139. • 916 / 3,6 = estante 254

30. 3 de das 6 prateleiras da estante selecionada e 3 caixas de cada uma dessas prateleiras (também com 6 caixas), Converteu uma coluna de números aleatórios de 2 dígitos em números de 1 a 6 (não existe estante zero): 00 a 15 em prateleira 1 16 a 31 em prateleira 2 32 a 47 em prateleira 3 48 a 63 em prateleira 4 64 a 79 em prateleira 5 80 a 95 em prateleira 6 96 a 99 exclua. Números aleatorios Prateleira Caixa 1740 2 2 3789 3 3 7022 5 5 Seleção aleatória: pateleiras e caixas

31. O levantamento • Combinando todas essas regras, o arquivista encontrou a sua amostra aleatória. • Depois de ordenar todos os números das estantes, ele retirou, sempre, a 2ª, 3ª e 5ª caixa, de cada 2ª, 3ª e 5ª prateleira, das 43 estantes selecionadas.

32. Os dados • Foram tabulados, com relatórios percentuais, a saber: • 21% ± 4% de caixas de boa qualidade, em bom estado (entre 17 e 25%) = média: 2.094 caixas. • 79% ±4% de caixas de cartão ácido, sem qualidade de preservação (entre 73 e 83%) = média: 7.878 caixas. • Destas, • 38% ± 4% caixas rasgadas e deformadas • 24% ± 4% caixas rasgadas e deformadas, e ainda com medidas menores que as medidas dos documentos.

33. Informações que substanciaram a análise dos dados • A área de aquisição informou ter adquirido essas caixas há cerca de 6 anos. • A área de acesso assegurou que grande parcela desta documentação é muito consultada. • A área de preservação considerou que o papelão ondulado kraft não é adequado para a preservação dos documentos, e só foi adquirido na época porque não haviam caixas de outro cartão adequado, disponíveis no mercado.

34. Informações adicionais • O arquivista ainda considerou as informações de que as caixas de cartão ácido foram adquiridas há cerca de 6 anos. • A área de acesso disse que grande parte desta documentação é muito consultada. • A área de preservação considerou que o cartão ácido não é adequado para a preservação de documentos.

35. O plano de ação • Para um investimento definitivo justificava-se a substituição de todas essas caixas por novas, mais resistentes e de cartão alcalino, pois mesmo as que ainda se encontravam em bom estado deveriam apresentar problemas, em breve. • Plano de Ação: • Adquirir, a curto prazo, de 3.000 caixas de tamanho padrão e de 2.000 caixas de novo padrão de formato, para abrigar adequadamente os documentos de medidas maiores. • Adquirir a médio prazo outras 2.000 caixas de formato padrão, para substituição, num segundo momento, das caixas de papel kraft, ainda em melhor estado. • Combinar as atividades de reacondicionamento com a limpeza dos documentos.

36. Obrigada ! Ingrid Beck ingridbeck@terra.com.br Projeto CPBA: www.cpba.net