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TÉCNICAS DE REUNIÃO

TÉCNICAS DE REUNIÃO. Por que as pessoas estão investindo cada vez mais tempo em reuniões? Como evitar que se torne um fator de stress e passe a valer a pena?. Agenda do workshop. Planejamento Como conduzir uma reunião Lidando com imprevistos Tomada de decisões Encerramento Follow up

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TÉCNICAS DE REUNIÃO

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Presentation Transcript

  1. TÉCNICAS DE REUNIÃO

  2. Por que as pessoas estão investindo cada vez mais tempo em reuniões? • Como evitar que se torne um fator de stress e passe a valer a pena?

  3. Agenda do workshop • Planejamento • Como conduzir uma reunião • Lidando com imprevistos • Tomada de decisões • Encerramento • Follow up • Ferramentas

  4. Reunião – Definição • Ato ou processo de se reunir, com a finalidade de realizar negócios. • Congregação de pessoas com a finalidade de aumentar a confiança.

  5. Para que convocar uma reunião? • Precisa de informações de todos. • Quer a participação da equipe para solução de um problema ou uma decisão • Garantir a atenção de todos em uma determinada situação • Lidar com problema que exige atenção de diversos grupos • Esclarecer um problema • Perceber necessidade do grupo de se reunir.

  6. Não convoque uma reunião • Para resolver questões pessoais • Não tiver tempo para se preparar • Outra estratégia de comunicação pode funcionar • Problema já resolvido • Assunto que não é do interesse da maioria • Há conflitos latentes e as pessoas ainda não estão preparadas para tratá-los

  7. REGRA BÁSICA DE COMUNICAÇÃO • ELOGIE EM PÚBLICO E CRITIQUE EM PATICULAR

  8. Quem participará da reunião • Todos que estão envolvidos ou serão afetados • O gestor precisa se preparar para fazer escolhas difíceis.

  9. Quantas pessoas você deve convocar? REGRA – 8 – 18 - 1800

  10. Quantas pessoas você deve convocar? • 8 – Solução de problemas ou tomada de decisão. • 18 – Brainstorm • 1800 – Se quiser aumentar a motivação de um grupo, provocar frenesi com um novo produto, novo benefício, .....

  11. Reuniões Individuais • Feedback • Comunicar aumento, desligamento. • Comunicar mudança que afete diretamente aquela pessoa.

  12. Como se preparar? • Reuniões proveitosas, eficazes, exigem planejamento e bom senso.

  13. Qual é o objetivo da reunião? • Informar • Esclarecer • Promover um brainstorm • Resolver um problema • Decidir • Esclarecer papéis e responsabilidades

  14. Quem deve ser convocado? • Regra – 8 – 18 – 1800 • Pessoas realmente envolvidas e que deverão contribuir e depois implementar as ações definidas.

  15. Como convidar as pessoas? • Faça o convite individualmente • Informe a finalidade • Escolha um horário compatível aos participantes • Atribua um papel ativo para os participantes

  16. Planejamento • Quando? • Onde? • O que vai precisar? Equipamentos Informações Disposição da sala

  17. Agenda da Reunião • Finalidade • Objetivos ou Resultados esperados • Participantes • Data, Horário e Local • Duração • O papel de cada participante Envie a agenda com antecedência para motivar os convidados

  18. Cuide de suas competências gerenciais • Ouvir idéias • Acreditar nas pessoas • Monitorar debates • Gerenciar conflitos • Dar e receber feedback • Motivar pessoas

  19. Como conduzir uma reunião? • Respeite o horário • Revise a agenda • Estabeleça regras básicas • Dê tempo para apresentações se for o caso • Deixe as pessoas a vontade

  20. Cuidados na condução de uma boa reunião • Siga a agenda • Garanta que todos possam expor seus pontos de vista • Estimule todos a participar • Ouça primeiro os menos experientes • Cuide do foco para que não haja dispersão • Anote as idéias em local acessível a todos • Cuide-se como líder da reunião.

  21. Decisões em Grupo • Consenso • Maioria • Chefe decide

  22. Encerramento da Reunião • Faça um resumo • Registre tudo o que foi relevante • Os principais itens de ação • Peça feedback dos participantes

  23. Imprevistos? • Atrasos • Cochichos • Roubar a palavra • Empacados • Silêncio • Perda de foco • Conflitos

  24. Problemas latentes • Hipopótamo na sala de reuniões – NickMorgan

  25. Ofereça funções para os participantes • Fiscal – de tempo, de assuntos • Secretário – anotações de decisões e próximas ações • Consultor – alguém que traz informações que serão relevantes para o grupo.

  26. Encerramento • Respeite o horário de término, isso representa respeito aos participantes. • Tenha apoio de alguém para cuidar do tempo. • Antecipe o encerramento se for o caso.

  27. Encerramento • Relembre as principais decisões e faça um resumo. • Anuncie os próximos passos. • Agradeça a participação de todos.

  28. Follow Up • Implementar o que foi decidido é o mais importante para transformar em sucesso a reunião.

  29. Sucesso • Comunicar o plano de ação – sensação de algo realizado O que? Quando? Quem?

  30. Tecnologia – Reuniões Virtuais • Videoconferência • Audio • Internet • Webconferência • Salas de bate papo A tecnologia não elimina o planejamento.

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