Biståndsprojektet

1. Biståndsprojektet

2. BakgrundProcess, Kravspec, upphandling

3. Tjänsten när den är färdigutvecklad kommer att medföra en förenkling och skapa inre och yttre effektivisering av förfarandet vid kommunförvaltningen, då arbetet med att hämta information från övriga myndigheter till stora delar kan automatiseras. Handläggaren behöver heller inte föra över uppgifterna från handskrivna blanketter till datasystemet

4. Processen

5. Processen: Förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Medborgarens certifikat verifieras mot certifikatutfärdareoch verksamhetssystem Medborgare finns registrerad i verksamhetssystem Medborgare har erhållit mjukt/hårt certifikat Medborgare loggar in till E-tjänst genom identifiering av certifikat Medborgaren ansöker om ”förnyad ansökan ekonomiskt Bistånd” Medborgaren signerar elektroniskt Ansökan inkommer till gemensam Inkorg i verksamhets- systemet Prövning av ansökan Bifall/Avslag Arkivering

8. Funktionalitet

9. E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Utbetalningsinformation Förnyad Ansökan Skicka meddelande

10. E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Utbetalningsinformation Utförda utbetalningar Planerad utbetalning Typ Belopp Betaldatum Betalsätt Typ Belopp Betaldatum Betalsätt Bet.mottagare Bet.mottagare 20040125 Socialbidrag X kr Konto - 20031225 Socialbidrag X kr AVI Graninge EL Normberäkning Beslut Normberäkning Beslut 20031125 Socialbidrag X kr Konto - Normberäkning Beslut 20031025 Socialbidrag X kr AVI Graninge EL Normberäkning Beslut Överklagan

11. E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Förnyad Ansökan Ansökan om försörjningsstöd upp till norm för ”Datum” månad Personuppgifter Personnummer Namn Tfn nr bostad Mobilnummer XXXXXX-XXXX Petra Nilsson XX-XXXXXX XXXX-XXXX Adress Postadress Tfn nr arbete E-post adress XXXXXX-XXXX Borlänge XX-XXXXXX XXXX-XXXX Familjemedlemmar Personnummer Namn XXXXXX-XXXX Petra Nilsson

12. E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Förnyad Ansökan Inkomster och utgifter Hämtade uppgifter Myndighet Bidrags Typ Datum Inkomst Utgift CSN Studiebidrag 031216 2000 0 CSN Studiebidrag 031116 2000 0 CSN Studiebidrag 031016 2000 0 RFV Barnbidrag 031216 995 0 RFV Barnbidrag 031116 995 0 RFV Barnbidrag 031016 995 0 Lämnade uppgifter Typ Datum Inkomst Utgift Hyra 031225 0 1400 Hyra 031125 0 1400 Hyra 031025 0 1400 Elavgift 031225 0 200 Elavgift 031125 0 200 Elavgift 031025 0 200 Användargränssnittet och webbapplikationen ska stödja möjligheterna att lägga till Lämnade uppgifter. Presenterad historisk info för Hämtade och Lämnade uppgifter ska inte kunna ändras.

13. E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Förnyad Ansökan Kontouppgifter Bank, clearing och kontonummer kan inte förändras i webbformuläret. Avi Konto x Bank Clearingnummer Kontonummer 5510-34527 09239842034 SEB Meddelande till handläggare Uppgifter lämnade från CSN stämmer inte, skall vara XXXX SEK. Signera (Vid signering försäkrar Jag/Vi på heder och samvete att lämnade uppgifter är fullständiga och sanningsenliga. Jag/Vi godkänner vid signering att socialförvaltningen får kontrollera uppgifter med berörda myndigheter och leverantörer.)

14. E-tjänst: förnyad ansökan ekonomiskt bistånd Skicka meddelande Meddelande till handläggare Jag vill boka ett möte ……… Skicka meddelande Den handläggare som är kopplad till medborgaren som ansöker blir notifierad om att ansökan inkommit till Inkorgen i verksamhetssystemet. I inkorg för verksamhetssystemet presenteras även personnummer och namn för medborgare som signerat ansökan samt vilken handläggare som är kopplad till medborgaren.

15. Dokument som framtagits i biståndsprojektet

16. Kravdokumentation: Biståndsprojektet Processkarta Ärende flöde mellan olika aktörer (Roller & System) Kravspecifikation Krav på den interaktiva e-tjänsten. Ingående funktioner, och aktörer Begreppsmodell • Informationsmängd och begrepp mellan: • webbapplikationen och • verksamhetssystem • myndigheter Nyttomeddelande • Definition av nytto/standard meddelande mellan: • webbapplikationen och • verksamhetssystem • myndigheter

17. Vad är en begreppsmodell!

18. Upphandling: Biståndsprojektet Avropsförfrågan Definiera förfrågningsunderlagför att avropa mot leverantörer. Utvärdering Definierar utvärderings- kriterier för att kunna välja leverantör Avtalskonstruktion/ Förhandling Avtal som definierar villkor med leverantör

19. Upphandlingsprocessen

20. Upphandlingsprocessen Analys kravspec/ ramavtal Produktion av avropsförfrågan Utvärdering Avtals- text Avtals- förhand- ling Anbudstid Beslut Avrop eller upphandling Avropsförfrågan sänds till leverantörer Anbud kommer från leverantörer Beslut Val av leverantör Avtal undertecknas

21. Vad upphandlas i biståndsprojektet!

22. Upphandlingsfasen! • Tre leverantörer har lämnat anbud • Utvärdering av tre anbud, prisjämförelse • Underlag till medlemskommuner om att deltaga i genomförande av biståndsprojektet • Avtalskonstruktion/förhandling enligt MBA och DÄHS • Olika scenarier vid avtalskonstruktion 1. En leverantör för webbapp och adaptrar 2. En leverantör: - webbapp - adapter för EiD, Verksamhetssystem 3. Leverantör av: - webbapp och adaptrar för EiD, - adapter för Verksamhetssystem

23. Resultat av upphandlingsprocessen

24. Arbetsmöte 28 och 29 november i Södertälje

25. Verksamhetsmål Vision, Strategisk inriktning Metoder Problem Åtgärder Processer Förändringsarbete –Införande Kritiska framgångsfaktorer Effekt mål Kartläggning Verksamhets-processer Påverkar Förbättring Kort sikt NU SEN HUR?

26. Övergripande genomförande plan! BP4 BP4:1 BP4:2 BP4:3 BP5 Upphandling Specifikation Konstruktion Avtal/projektplan Kravdetaljering Projektavslut Utveckling/test (systemtest) Acceptanstest/drift Kommun införande Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte Styrgruppsmöte

27. Agenda arbetsmöte

28. Agenda arbetsmöte • Definiera framgångsfaktorer • Samtliga deltagare skriver ned FFK på post-it lappar med utgångspunkt på: • Framgångsfaktorer att lyckas med införande av tjänst för förnyad ansökan ekonomiskt bistånd. Resultatet dokumenteras och presenteras dag 2. • Definiera aktiviteter • Övning där samtliga personer skriver ned aktiviteter på post-it lappar med utgångspunkt på: • Vilka aktiviteter behöver biståndsprojektet utföra fram till att tjänsten finns i drift.

29. Agenda arbetsmöte • Definiera handlings-/aktivitetsplan • Tillsammans definieras vilka aktiviteter som är kommununika aktiviteter och vilka som är projektgemensamma aktiviteter bland de kommuner som deltager i projektet. Resultatet av aktiviteter dokumenteras i en handlingsplan för biståndsprojektet • Diskutera projektorganisation • Tillsammans diskutera projektorganisation att hantera både genomförandeprojektet såväl som införandeprojektet.

30. Resultat från arbetsmöte Södertälje den 28-29 november

31. Framgångsfaktorer

32. Framgångsfaktorer • Följande kategorier av framgångsfaktorer definierades för att lyckas med införande av biståndstjänsten: • Förankring • Tillförlitliga uppgifter • Införande i verksamheten • Förväntat resultat/effekter • Planering

33. Framgångsfaktorer - Förankring • Inom kategorin förankring definierades följande: • Ökad tillgänglighet för politiker och ledning • Att få med sig den politiska ledningen (nämnd) samt kommunledning (tjänstemän) • Ska ligga i linje med vision på nationell nivå • Att det är en strategisk satsning där bistånd är första insatsen • Uppnå en kritisk massa av tjänster

34. Framgångsfaktorer – Tillförlitliga uppgifter • Inom kategorin tillförlitliga uppgifter definierades följande: • Minskat socialbidragsbedrägeri – minskade kostnader • Rättsäkerheten ökar – bättre beslutsunderlag

35. Framgångsfaktorer – Införande i verksamheten • Inom kategorin införande i verksamheten definierades följande: • Enklare och effektivare hantering för handläggare • Tydligare uppgifter för handläggare • Mindre stress för handläggare • Mer tid för kvalitetsarbete och klientarbete för handläggare • Positiv attityd hos medarbetare smittar av sig på klienterna • Färre ansökningar behöver kompletteras • Billigare administration • Hög trovärdighet och tillförlitlighet i tjänsten • Snarast påbörja införande av informationsutbyte med myndigheter

36. Framgångsfaktorer – Förväntat resultat/effekter • Inom kategorin förväntat resultat/effekter definierades följande: • Att medborgaren kan utföra sina tjänster när som helst • Enkelt sätt att ansöka • Snabba och tydliga svar, mindre väntan • Lättare att komma i kontakt med kommunen • Får mer tid till kvalitativa möten • Att personal och klienter är nöjda med resultatet av tjänsten

37. Framgångsfaktorer – Planering • Inom kategorin planering definierades följande: • Att kommunerna inom projektet hjälps åt med aktiviteter i biståndsprojektet • Att presentation av biståndstjänsten och införande i kommunen blir ”rätt i tiden” • Att förbereda för den demografiska utvecklingen • Att uppnå angelägenhets medvetande • Planera för informationsutbyte med myndigheter

38. Aktiviteter

39. Aktiviteter • Följande aktiviteter definierade för att lyckas med införande av biståndstjänsten samt att vi prioriterade med prickar. • Nytta/Påvisa effekter. Fick 3 prickar • Information. Fick 1 prick • VuV – Verksamhetsutveckling. Fick 3 prickar • Lansering. Fick 5 prickar • Incitament/belöning. Fick 2 prickar • Design och gränssnitt. Fick ingen prick • Planering. Fick 1 prick • Utbildning. Fick 1 prick • Engagemang/delaktighet. Fick 8 prickar • Kvalitetssäkring. Fick 2 prickar • Ansvar. Fick 1 prick

40. Aktiviteter – Nytta/Påvisa effekter • Inom kategorin nytta/påvisa effekter definierades följande: • Definiera och tydliggöra praktiska effekter för handläggarna • Påvisa och lyft fram nyttan för politiker, högre tjänstemän, handläggare och klienter • Definiera hur tid som frigörs ska användas • Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

41. Aktiviteter – Information • Inom kategorin information definierades följande: • Informera handläggare löpande och omedelbart. Tydlighet in informationen • Offensivt marknadsföra tjänsten – medialt, medborgare … • Ta fram olika exempelbilder – visa prototyper • Informera på hemsidan i ett tidigt skede samt löpande • Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

42. Aktiviteter – VuV • Inom kategorin VuV definierades följande: • Genomlysning av arbetsprocess • Se över arbetsrutiner, ansvar - befogenheter • Visa fördelarna med nytt arbetssätt både ekonomiskt och verksamhetsmässigt • Ta tillvara möjligheterna att förändra organisation • Låt processen få ta tid. • Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

43. Aktiviteter – Lansering • Inom kategorin lansering definierades följande: • Börja i liten skala med få handläggare och klienter • Översyn av klienter (vilka ansöker en eller är flera gånger, ålderstruktur etc samt orsak. • Skapa förutsättning för publika datorer • Satsa på flerkanalsstrategi. Att ansökan kan inkomma på olika sätt • Skapa förebilder med lyckade exempel • Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

44. Aktiviteter – Incitament/belöning • Inom kategorin incitament/belöning definierades följande: • Skapa ”morötter” till personal och klienter • Vilken strategi bör användas för att få många klienter över tiden att använda tjänsten • Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet.

45. Aktiviteter – Design och gränssnitt • Inom kategorin design och gränssnitt definierades följande: • Skapa användarvänlig design och gränssnitt • Fokusera på enkelheten • Online hjälp för medborgarna • Stöd från FoU projektet • Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

46. Aktiviteter – Planering • Inom kategorin planering definierades följande: • Projektplanering för genomförande och införande projektet. • Noga utvald projektorg, styrgrupp. • Att personal som arbetar i projektet sanktioneras av ledningen. • Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

47. Aktiviteter – Utbildning • Inom kategorin utbildning definierades följande: • Ta fram utb mtrl för handläggare, klienter som är enkelt att förstå • Aktivt gå igenom ett färdigt system med den personal som ska arbeta med tjänsten • Utbilda handläggare i process och arbetsrutiner • Pedagogisera problembilden • Denna aktivitet definieras som en sambrukgemensam aktivitet såväl som en kommunspecifik aktivitet.

48. Aktiviteter – Engagemang/delaktighet • Inom kategorin engagemang/delaktighet definierades följande: • Skapa engagerade medarbetare (tjänstemän, politiker, handläggare) samt klienter och få dom delaktiga i processen • Få med alla intressenter tidigt i processen • Utbilda handläggare i process och arbetsrutiner • Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet

49. Aktiviteter – Kvalitetssäkring • Inom kategorin kvalitetssäkring definierades följande: • Fungerande system/tjänst innan driftsättning • Brukarråd där klienter få testa tjänsten • Denna aktivitet definieras som en kommunspecifik aktivitet

50. Aktiviteter – Ansvar • Inom kategorin ansvar definierades följande: • Utse ansvarig i projektgrupp, referensgrupp, styrgrupp • Hantera processägarskap (inom biståndsgruppen) för utveckling av tjänsten • Utveckling av steg 2 tjänster • Denna aktivitet definieras som en sambruksgemensam aktivitet.