Normes : les outils indispensables pour être efficaces

1. Normes : les outils indispensables pour être efficaces Elisabeth Thibout , EC / CAC, Présidente de la commission qualité du CRO Philippe Barré, EC / CAC

2. Les normes … • Ont souvent une mauvaise image • Lourdeur administrative • Contraintes sans intérêt • Coût élevé • Or, les normes appliquées à bon escient sont sources • de sécurité • d’efficacité

3. Accédez à 25 outils incontournables de conformité et de performance ! • Le CRO et la CRCC Paris ont sélectionné 25 outils simples et essentiels qui vous permettront  : • de respecter intelligemment les normes professionnelles • d’améliorer l’efficacité / la performance de votre cabinet • Les outils sont des exemples en format Word ou Excel, très faciles à utiliser (modes d’emploi) • Les outils proposés ne sont pas des modèles ou même des recommandations de l’Ordre ou de la Compagnie. Il s’agit uniquement d’exemples et d’illustrations.

4. Normes : les outils indispensables pour être efficaces Les outils juste … incontournables !

5. Manuel d’organisation • Le manuel d’organisation du cabinet est obligatoire pour les EC et pour les CAC • Le manuel est aussi indispensable à la bonne gestion du cabinet pour améliorer l’efficacité du cabinet • Le manuel est un outil • d’organisation et de sécurisation des pratiques • de management des hommes • pour le développement du cabinet

6. www.monmanuelcabinet.fr • Outil • d’aide à la rédaction du manuel de procédures • compatible avec les deux professions • adapté aux petits cabinets • 3 avantages pour les cabinets • Respecter les obligations professionnelles • Diffuser les bonnes pratiques du cabinet • Compatible avec la norme ISO 9001

7. Autodiagnostic performance • Objectif du site : • Aider les EC et les CAC à analyser leur cabinet pour s’adapter aux mutations de la profession • Avantages pour les cabinets • réaliser un autodiagnostic multidimensionnel de la gestion de leur cabinet • Projet de cabinet • Développement du cabinet • Ressources Humaines • Organisation et Moyens • Missions • Management et pilotage • Conformité / Respect des textes • obtenir une analyse de leur situation sous la forme d’un mini-rapport • obtenir un plan d’actions comprenant des préconisations.

8. www.mondiagnosticperformance.fr • Une fois un questionnaire complété, les utilisateurs ont accès à : • un rapport de diagnostic sur mesure de leur cabinet • un plan d’action personnalisé • une liste d’outils proposés par le CRO et la CRCC en matière d’organisation, de communication, de formation… • Les réponses sont conservées sur le site. Il est ainsi possible : • suivre l’avancement de son projet • revenir sur le site et mettre à jour ses réponses • rééditer un nouveau rapport / plan d’actions en fonction de l’évolution du cabinet

9. Les autres outils • Deux autres outils pratiques : • Le recueil des normes professionnelles à jour • L’abécédaire des outils • Retrouvez tous les outils de la profession … sur un seul site ! • Recherchez un thème dans l’index alphabétique • Sur chaque thème, les outils sont classés dans 4 rubriques : articles, outils, textes, autres

10. Normes : les outils indispensables pour être efficaces Les outils de conformité

11. Le déroulement d’une mission • Acceptation d'un client  • Lettre de mission • Planification des missions • Démarrage de la mission • Travaux périodiques • Arrêté de comptes • Bouclage du dossier • Note de synthèse • Compte rendu de fin de mission

12. Acceptation et maintien d'une mission • Objectif • Permettre à l'expert-comptable d'apprécier la possibilité d'accepter la mission ou de se maintenir s'il s'agit d'un ancien client • Applicable à toutes les missions • Méthodologie • Remplir le questionnaire • liste non exhaustive à adapter en fonction des missions

13. Acceptation et maintien d’une mission COPIE ÉCRAN DE L’Outil

14. Lutte contre le blanchiment • Objectifs • Identifier les zones de risques en matière de lutte contre le blanchiment pour chacun de ses clients • Applicable à toutes les missions • Constituer son dossier • Méthodologie • Remplir les différents questionnaires

15. Lutte contre le blanchiment COPIE ÉCRAN DE L’Outil

16. Répartition des travaux entre le client et le cabinet • Objectif • Etablir la liste de la répartition des travaux entre le client et le cabinet • Mission de Présentation et/ou la mission d’assistance à l’établissement des comptes et l’enregistrement comptable • Estimer le budget d’intervention • Méthodologie • Remplir « Qui fait quoi quand? » pour chaque tâche (cases à cocher) • Renseigner le temps à passer par tâche ou au global pour une estimation du budget d’intervention de la mission

17. Répartition des travaux entre le client et le cabinet COPIE ÉCRAN DE L’Outil Répartition des tâches Estimation du budget

18. Suivi des lettres de mission • Objectif • Suivre les lettres de mission envoyées • S’assurer de remplir ses obligations en formalisant l’envoi d’une lettre de mission et son retour signé • Gérer les alertes en cas de non retour des lettres de mission signées par le client • Disposer d’une synthèse du nombre de lettres de mission envoyées et l’état d’avancement (accord, refus, etc) • Utilisable pour toutes les missions • Méthodologie • Remplir les différentes informations demandées pour chaque lettre de mission rédigée et envoyée

19. Suivi des lettres de mission COPIE ÉCRAN DE L’Outil Suivi des envois Suivi des Réponses Nature et budget de la mission Synthèse et alertes

20. Documents à obtenir du client • Objectif • Pour les nouveaux clients : établir la liste des documents nécessaires à la reprise d'un dossier • En fin d’exercice : préparer la liste des documents nécessaires à demander en vue de l'établissement des comptes annuels • Suivre le retour des documents demandés • Méthodologie • Préparer la liste des documents nécessaires et documents reçus en cochant les cases

21. Documents à obtenir du client COPIE ÉCRAN DE L’Outil Reprise d’un dossier Préparation des comptes

22. Suivi des échéances des clients • Objectif • Ne pas oublier une échéance comptable, fiscale, juridique et TNS sur un dossier client • Suivre l’avancement des travaux sur les dossiers • Formaliser la réalisation du travail effectué • Méthodologie • Après avoir renseigné les caractéristiques de vos clients, l’outil présente, mois par mois, la liste des différentes échéances propres à chaque client • Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué

23. Suivi des échéances des clients COPIE ÉCRAN DE L’Outil Échéances à faire pour Janvier Date de réalisation des travaux en Mars

24. Suivi des échéances sociales des clients • Objectif • Ne pas oublier une échéance sociale d’un client • Suivre l’avancement des travaux sur les dossiers • Formaliser la réalisation du travail effectué • Méthodologie • Après avoir renseigné les caractéristiques de vos clients, l’outil présente, mois par mois, la liste des différentes échéances propres à chaque client • Au fur et à mesure, indiquer la date du travail effectué

25. Suivi des échéances sociales des clients COPIE ÉCRAN DE L’Outil Date de réalisation des travaux Échéances restant à faire pour la période

26. Travaux périodiques à faire sur une mission comptable • Objectif • Présenter une check-list des tâches à faire pour chaque client, pour chaque période d'intervention • Suivre l’état d’avancement du dossier • Anticiper les retards • Gérer les difficultés en amont de la période fiscale • Méthodologie • Pour chaque tâche et chaque période, indiquer l’état d’avancement (fait, non fait, en cours, non applicable)

27. Travaux périodiques à faire sur une mission comptable COPIE ÉCRAN DE L’Outil

28. Arrêté des comptes annuels : les contrôles essentiels • Objectif • Fournir une liste de contrôles essentiels à mettre en œuvre dans le cadre de l'arrêté des comptes annuels • Méthodologie • Remplir le questionnaire (cases à cocher) • Cette liste peut être adaptée

29. Arrêté des comptes annuels : les contrôles essentiels COPIE ÉCRAN DE L’Outil

30. Bouclage final du dossier • Objectif • Fournir la liste des documents incontournables à trouver dans le dossier de révision • Méthodologie • Remplir le questionnaire (cases à cocher) • Remarque : cette liste peut être adaptée

31. Bouclage final du dossier COPIE ÉCRAN DE L’Outil

32. La note de synthèse • Objectif • Suivre et faire le point en interne sur la mission • Contenu • Rappels sur la mission, synthèse de son déroulement et difficultés rencontrées • Aspects économiques • Aspects techniques • Aspects administratifs • Maintien de la mission, lettre de mission

33. La note de synthèse COPIE ÉCRAN DE L’Outil

34. Le compte rendu de mission • Objectif • Faire le point sur la mission effectuée • Communiquer avec le client • Contenu • La mission, les interventions réalisées, les difficultés rencontrées et points à améliorer • Les points techniques particuliers, les recommandations et informations, l’opinion sur les comptes annuels,... • Les honoraires, la lettre de mission

35. Le compte-rendu de mission COPIE ÉCRAN DE L’Outil

36. Normes : les outils indispensables pour être efficaces Les outils de performance

37. Livret d’accueil Client • Ce document fixe les règles indispensables pour une organisation simple et efficace de la gestion quotidienne de l’activité du client. • Ce livret répond à plusieurs objectifs : • Fournir les coordonnées des interlocuteurs du client au sein du cabinet, • Définir les modalités d’organisation de la collaboration client/cabinet, • Proposer au client des règles d’organisation comptable et administrative interne au sein son entreprise, • Au travers d’une FAQ (Foire Aux Questions), apporter des réponses aux principales questions que les chefs d’entreprise se posent

38. Livret d’accueil client COPIE ÉCRAN DE L’Outil

39. Les outils performance • Organisation • Mise en place et suivi des objectifs du cabinet • Suivi des actions du cabinet • RH • Fiches de fonction • Accueil du collaborateur (en cours) • Identification des compétences clés du cabinet • Entretien d’évaluation • Relations clients • Livret d’accueil du client (en cours) • Ecoute clients • Autre • Gestion de la documentation du cabinet

40. Outil pour la mise en place et le suivi des objectifs du cabinet • Définir les objectifs de votre cabinet, c’est... • Rendre opérationnelle votre stratégie en la déclinant en objectifs concrets • Identifier les moyens nécessaires • Associer votre équipe de manière à ce que chacun contribue à la réussite de votre projet • Vous donner les moyens de suivre et de partager les résultats • ...pour réunir toutes les conditions nécessaires à la réussite de votre projet

41. Outil pour la mise en place et le suivi des objectifs du cabinet COPIE ÉCRAN DE L’Outil

42. Tableau de suivi des actions du cabinet • Suivre les actions décidées pour : • définir pour chaque action à mener • un responsable, • un délai • suivre les actions jusqu’à la vérification de leur efficacité • faire des recherches rapides pour réaliser un point d’avancement, des statistiques • Finalement, être sûr de mener à bien les décisions prises et en percevoir les bénéfices

43. Tableau de suivi des actions du cabinet COPIE ÉCRAN DE L’Outil

44. Fiches de fonction • Rédiger les fiches de fonction du cabinet, c’est : • définir les postes et les liens entre eux • définir les rôles et missions de chacun, leur niveau de responsabilités • clarifier auprès de vos collaborateurs leurs rôles • vous en servir lors des entretiens annuels, des recrutements • Pour mettre en place une organisation plus claire et plus précise

45. Fiches de fonction COPIE ÉCRAN DE L’Outil • A votre disposition : • 4 modèles de fiches différents • 8 exemples de fiches de fonction, couvrant les métiers du cabinet

46. Identification des compétences clé du cabinet • Il s’agit d’identifier : • les compétences présentes au sein de votre cabinet suivant une matrice prédéfinie • identifier les points de progrès et les faiblesses de chacun de vos collaborateurs mais aussi au niveau de l’équipe • Pour visualiser la cartographie complète des compétences de votre cabinet

47. Identification des compétencesclé du cabinet COPIE ÉCRAN DE L’Outil

48. Entretiens d’évaluation • En réalisant les entretiens, vous pourrez : • faire le bilan de l’année écoulée avec vos collaborateurs • faire le bilan de compétences de vos collaborateurs • les motiver par un projet commun • identifier les points de progrès et trouver les solutions • préparer l’année suivante en fixant des objectifs

49. Entretiens d’évaluation COPIE ÉCRAN DE L’Outil • A votre disposition: • un mode d’emploi de l’entretien annuel • un modèle de fiche d’entretien comprenant une grille d’évaluation de compétences et des explications • La fiche prêt à l’emploi

50. Ecoute clients • En demandant l’avis de vos clients sur la qualité de vos prestations, vous pourrez : • évaluer la satisfaction de vos clients, les points sur lesquels ils sont les plus sensibles • identifier les orientations ou les nouveaux besoins de vos clients • promouvoir une nouvelle prestation, un nouvel outil • Pour mieux adapter vos prestations aux besoins de vos clients