Forum ESI-Entreprise 2007

1. Saddik Solbi Forum ESI-Entreprise 2007 • Présenté par: LE CHANTIER DES ARCHIVES NATIONALES 03/05/ 2007

2. INTRODUCTION • ANALYSER L’EXISTANT Complexité, multitude des intervenants, atomisation des dépôts d’archives, manque de coordination dues à l’absence d’une politique nationale en la matière

3. INTRODUCTION • DEPHASAGE ENTRE LES SERVICES D’INFORMATION ET DE DOCUMENTATION ET CEUX DES ARCHIVES. • Pléthore des SID et absence des Services d’archives

4. INTRODUCTION • Le Secteur privé et le semi-public en avance sur l’administration publique: cas des lauréats de l’ESI Multitude des sociétés de services en GED, record management, archivage électronique et migration et/ou conversion des SI.

5. INTRODUCTION • Le Secteur privé et le semi-public en avance sur l’administration publique

6. INTRODUCTION La problématique archivistique nécessite l’élaboration de normes, de standards et de systèmes inter opérables. La nécessité de penser à une ou plusieurs institutions qui auraient la charge de normaliser, promouvoir, adopter et adapter ces dites normes.

7. INTRODUCTION • La gestion archivistique peut être donc appréciée selon des acceptions personnelles, technologiques, déontologiques, politiques ou même économiques …. ou simplement tout à la fois. Il devient nécessaire de l’institutionnaliser. • Ce cadre institutionnel peut être ériger à différents niveaux : Il s’agit de trois niveaux

8. Les trois niveaux • Au niveau micro, une personne, une institution, entreprise, un département ou une Faculté • Au niveau national à l’échelle d’une institution faisant partie du SNID ou d’un projet de portée nationale tel que les archives du Maroc, la BNRM . Focaliser sur les aspects technologiques et techniques • Au niveau global (applications des normes internationales).

9. Au niveau d’une institution • système de gestion de connaissance • Un Portail d'institution et gestion de contenus • Des Bases de connaissances et gestion électronique documentaire. • Collaboration • E-learning. • Moteurs de recherche • Veille technologique • Business intelligence, data et text mining

10. Au niveau d’une institutionsuite • Outils de représentation visuelle • La gestion des connaissances est-elle toujours un projet d'une institution ?

11. Au niveau national • Créer un cadre institutionnel pour les archives et la GED au niveau national suppose la mise en place d’une politique nationale en matière de: TIC, information au sens large et archives. Cette Politique nationale doit comporter ce qui suit : • Mise en place d’ infrastructures physiques ; • Établissement d’un cadre législatif et réglementaire ; • Création de ressources nationales en information ;

12. Au niveau nationalsuite • Les applications sectorielles des TIC dans des domaines clés, la gestion des archives et du record management dans notre cas de figure ; • Création de liens entre la politique nationale et les objectifs nationaux (e-Maroc, Administration on line, INDH,….), régionaux (NEPAD, AISI ) et mondiaux (SMSI, GNP, OMC et ses volets de e-commerce) e ; g,

13. Au niveau nationalsuite • Le développement des ressources humaines ou le renforcement des capacités tant techniques que de gestion

14. AU NIVEAU INETRNATIONAL 1 L’institutionnalisation de l’archivage électronique s’est d’abord manifestée dans les réseaux d’information dits coopératifs, ensuite dans les différentes initiatives régionales visant la réduction de la fracture numérique entre info-pauvres et info-riches

15. LA NUMERISATION • Numériser: façon de coder La numérisation des documents (textes, images, son et films) abolie la spécificité des supports et permet à l’utilisateur de nouvelles possibilités de consultation, il s’agit donc des germes embryonnaires de fonds virtuel

16. Fonds virtuel • Le fonds virtuel: constitue un processus, une évolution A pour piliers les éléments suivants : • L’information en format numérique • L’accès aux télécommunications • Les outils directement utilisables par l’Utilisateur

17. De la numérisation au fonds virtuel

18. 1. Objectifs généraux • Si l'on veut promouvoir la transparence dans l'administration publique et mettre en place un accès direct aux archives publiques au Maroc pour tous les citoyens, il faudra relever plusieurs défis :

19. 1. Authenticité Garantir l'authenticité de l'information n’est pas chose aisée. Les documents électroniques sont faciles à modifier. Document warehouse, archivage électronique et gestion des enregistrements électroniques proposent des solutions concernant la preuve d'audit et le stockage sécurisé à long terme. Il faudra adopter des règles permettant de définir des méthodes de stockage sécurisées comparables, qui garantissent l'authenticité des informations stockées.

20. 2. Conservation et longévité Eu égard aux besoins de stockage des informations à court et à long terme, la conservation et la longévité des données constituent un véritable défi. Les supports et les logiciels de stockage retenus doivent pouvoir faire l'objet de migrations et de mises à niveau futures pour garantir l'intégrité des informations originales. Il faudra concevoir des standards et des procédures pour garantir la disponibilité à court et à long terme des informations, archives et documents.

21. Pour répondre aux besoins d'une société ouverte, axée sur l'information, l'accès à l'information doit être à la fois facile et uniforme. A l'heure actuelle, comme cet accès est encore souvent placé sous le signe de la diversité des méthodes et des interfaces utilisateur, il est souvent réservé aux spécialistes. Il faut donc le démocratiser. 3.Accessibilité

22. 4. Protection de la vie privée

23. 5. Sécurité La sécurité est un des grands problèmes lorsque l'on parle des solutions accessibles au public. Il faut empêcher que des personnes non autorisées puissent avoir accès aux informations et les modifier ou les effacer.

24. 6. Différenciation des utilisateurs Il y a de nombreuses catégories d'utilisateurs, qui vont du professionnel de l'information au citoyen moyen. Chaque catégorie d'utilisateurs a des besoins différents en termes d'interfaces, de techniques de recherche automatique, de préparation et de profondeur des informations. Les logiciels et les solutions d'accès à l'information doivent être conçus de manière à tenir compte de toutes ces catégories d'utilisateurs et à leur proposer des méthodes adéquates.

25. 7. Rentabilité Le temps des solutions individuelles est révolu. Outre leur coût exorbitant, les applications de ce type ont pour inconvénient que leur mise en œuvre prend des années. L'on a besoin de logiciels standard qui soient à la fois efficaces et faciles à configurer, utilisables sur n'importe quelle plate-forme et multilingues pour répondre aux besoins du pays. Les institutions publiques doivent coopérer avec l'industrie TIC pour développer ces solutions.

26. 8. Utilisation d'applications standard et/ou largement répandues L'industrie TIC peut proposer des solutions basées sur des standards reconnus . Ces standards concernent les méthodes d’accès telles que SQL, formats de stockage, des types de définitions tels que XML, l’échange de procédures et de protocoles. Les solutions standard dans le domaine de l'accès aux archives publiques peuvent revêtir la forme de progiciels mis à la disposition de chaque acteur à un coût minime, voire nul.

27. 2. ASPECTS JURIDIQUES La promotion de la transparence de l'administration publique et de l'accès direct aux archives publiques pour tous les citoyens soulève une série de questions d'ordre juridique. Dans certains cas, il y aura même lieu de modifier le cadre légal.

28. 1. Signature électronique La signature électronique confère une nouvelle qualité aux documents électroniques. Les documents pourvus d'une signature électronique possèdent la même validité juridique que les documents rédigés sur papier et signés à la main. Projet de loi sur l’échange des documents juridiques

29. 1. Signature électronique (2) • Je suggère qu’il faut envisager différentes catégories de signature électronique en fonction de la nature juridique des documents et des actes administratifs correspondants. • Etablir des règles régissant l'utilisation des différents types de signature électronique en fonction de la qualité de l'activité concernée et de la valeur de l'information. • Les problèmes de l'archivage à court et à long terme et de l'admissibilité en droit des documents numériques ayant fait l’objet d’une « migration » doivent être résolus.

30. 2. Admissibilité des documents numériques Il faut réfléchir dès maintenant à l’admissibilité des documents électroniques auprès des juridictions car Les documents créés numériquement n'ont plus d'équivalent papier.

31. 3.Code déontologique et éthique Dans un monde en rapide mutation, la législation ne peut pas fixer des normes techniques. Elle ne peut que fixer un cadre, définir des procédures et des normes de qualité.

32. 4. Utilisation des informations et respect de la vie privée La protection des données à caractère personnel doit être garantie dans tous les systèmes de gestion d'archives. Des méthodes pratiques pour empêcher et dépister l’utilisation illégale de données à caractère personnel doivent être intégrées dans les solutions TIC

33. 5. Droits d’auteurs et droits connexes Le libre flux et la libre utilisation des informations numériques présente un point faible. Le texte sur les droits d’auteurs et droits voisins de l’année dernière

34. Harmonisation de la législation nationale avec la législation internationale

35. 3. QUALIFICATION ET FORMATION • Insister sur les aspects de la GED • Référentiel métier • Formation aux nouveaux métiers de l’information • Visibilité • Valeur Ajoutée

36. 4. PREREQUIS FONCTIONNELS ET TECHNIQUES

37. 1.Standardisation • Il y a un besoin de standardisation, d'harmonisation et de réglementation. La réponse à ce besoin aura des répercussions dans plusieurs domaines techniques liés aux logiciels, aux formats d'échange, aux protocoles et aux interfaces. La standardisation doit fixer des limites au développement de logiciels et de systèmes, mais doit aussi définir des règles d’échanges, de qualité et d’interopérabilité.

38. 2.les métadonnées Constituent un des défis qu'il est le plus impérieux de relever. Il ne devrait y avoir aucune différence entre les standards de métadonnées utilisés dans le service public et ceux utilisés dans le secteur commercial. La standardisation devra porter sur une série d’attributs de base, les règles d'utilisation des métadonnées et un format autodescriptif tel que XML, avec des types de définition appropriés. Outre les informations relatives au document, les métadonnées doivent aussi comprendre des informations sur la sécurité et le contexte.

39. 3. Modèles de référence pour l’utilisation interne et externe des informations Il n’y a aucun espoir que l’on dispose dans chaque administration d’un modèle d’accès unique quel que soit le type de système utilisé. Mais il doit, au moins, y avoir des règles bien définies régissant l’accès à l’information et l'utilisation qui en est faite. Ces règles doivent préciser quelles informations sont publiques, quelles informations revêtent un caractère privé et quelle qualité les informations doivent avoir pour pouvoir être publiées. Il convient à cet égard de faire une distinction entre les utilisateurs internes d’une administration (le producteur, le collecteur et le gestionnaire de l’information dans des archives publiques) et les différents types d’utilisateurs externes, dès lors que ces deux catégories d’utilisateurs n’auront pas les mêmes droits d’accès

40. 4. Multilinguisme • Le Maroc a tout spécialement besoin de logiciels capables de gérer des informations multilingues (Arabe, Amazigh, Français, Espagnole et Anglais. Les exigences à cet égard comprennent la traduction automatique non seulement du texte mais aussi du contexte. Les thésaurus multilingues permettent d’indexer les informations et de préparer les archives en vue de leur utilisation future par des particuliers qui ignorent à peu près tout des informations disponibles et de leur contexte. Pour mener ces tâches à bien, il faudra combiner plusieurs méthodes d’accès structuré et de recherche en mode plein texte.

41. 5. Modèles de référence pour l’utilisation interne et externe des informations • Il n’y a aucun espoir que l’on dispose dans chaque administration d’un modèle d’accès unique quel que soit le type de système utilisé. Mais il doit, au moins, y avoir des règles bien définies régissant l’accès à l’information et l'utilisation qui en est faite. Ces règles doivent préciser: • informations publiques, • informations privées • quelle qualité les informations doivent avoir pour pouvoir être publiées. • Il convient à cet égard de faire une distinction entre les utilisateurs internes d’une administration (le producteur, le collecteur et le gestionnaire de l’information dans des archives publiques) et les différents types d’utilisateurs externes, dès lors que ces deux catégories d’utilisateurs n’auront pas les mêmes droits d’accès.

42. 6. Gestion des accès et autorisations • Les droits d’accès et les autorisations ne peuvent être gérés qu’au niveau de chaque institution mais pas au niveau national. Plusieurs sites, plusieurs fonds d'archives seront ouverts à divers groupes d’utilisateurs. Les divers groupes d’utilisateurs sélectionneront les informations auxquelles ils souhaitent avoir accès. Les bases pour de futures solutions seront des registres des services qui feront appel à des standards internationaux tels que LDAP.(Lightweight Directory Access Protocol). Il faut fixer des standards et des règles et les faire appliquer en vue de d’empêcher les personnes non autorisées d’avoir accès aux informations.

43. 7. Indexation, classification, syndication et agrégation, référencement • L’indexation et la classification des informations constituent le fondement même d’un accès ouvert. Lorsque l’indexation est incomplète ou incorrecte, cela provoque des erreurs dans le résultat des recherches. Il faut définir globalement au niveau national la profondeur, le degré de complétude et la qualité de l’indexation des archives. Ces normes de qualité devront s’appliquer à toutes les méthodes d’indexation, qu'elles soient manuelles ou automatiques