Furnizarea de servicii integrate – oportunit ăț i ș i constr â ngeri

1. Furnizarea de servicii integrate –oportunitățișiconstrângeri Cristina Maria Ivan

2. Ce ințelegem prin servicii integrate? http://www.youtube.com/watch?v=kujc_IZX404&feature=related

3. Integrarea serviciilor catre clienți este un proces complex f (cerere)

4. O companie de talie mijlocie are nevoi complexe Contabilitate Fiscalitate Audit Consultanta Bugetare Control intern Lobby -pe linga instituțiile statului

5. Integrarea serviciului prestat cu fazele proiectului Inițierea Studii de fezabilitate Obtinerea finanțarii Autorizatii ANAF si alte instituții Desfășurarea lucrărilor Urmarirea pe centre de investiții Contabilizarea Implicații fiscale Finalizarea Este rentabil – studiu Riscuri si controale interne

6. Integrarea in specificul clientului • Cultura organizationala • Politicile specifice companiei • Termenele de raportare • Sistemele folosite • Raspândirea teritoriala • Intelegerea nevoii acestuia • Comunicarea corporatista • Transparenta informatiei • Garantarea confidentialitații

7. Integrare cu cerintele clientilor– și daca vorbim de outsourcing • Toata funcțiunea financiar contabilă • Doar o parte contabilitate, salarizare, control intern, management de proiect

8. Studiu de caz Ce ar însemna preluarea funcțiunii contabile a unei multinaționale de talie mijlocie? Cum ați analiza afacerea si cum v-ați organiza pentru un asemenea serviciu integrat?

9. Documentarea – Pasul 1 Situații financiare &Note Cifra de afaceri– numar de facturi Numar de angajati – volum de activitate, numar de tranzacții Stocuri – valoare, locație Clienți – volum mare inseamnă și urmărire creanțe pe limite de credit Riscuri

10. Rezultatul documentării – Pasul 1 Situații financiare & Note Vanzări 15 mil. EURO –facturi 1500 pe an Numar de angajați 100 , numar de tranzacții 5000 pe lună Stocuri 1,5 mil. EURO in medie–locație la 500 km Clienți – 9 mil. EURO restanți 1 mil. EURO Riscuri – incapacitate de plată

11. Documentarea – Pasul 2 Discuție cu Dir. Financiar Structura curentă a departamentului Fișa postului fiecărui contabil Numar de tranzacții lunar Sisteme folosite Raportari către grup Scadențe Proceduri financiar contabile

12. Rezultatul Documentarii – Pasul 2 Discuție cu Dir.Financiar Structura curenta a departamentului – 4 contabili – 1 la depozit – 3 in București Sisteme folosite – decont electronic integrat cu sistemul contabil (SC), banca online intregrata cu SC, gestiune integrata cu SC, modul de salarizare separat integrat cu D112, sistem online de raportare a vanzarilor Raportări catre grup- consolidare in Excel Scadențe – cele obișnuite fiscale. Inchiderea anului financiar al firmei mamă 30 Septembrie. Proceduri financiar contabile – control strans, inregistrare după verificare, etc.

13. Documentarea – Pasul 3 Sisteme – acces, training Locul procesării Păstram contabilii existenți – îi angăjam pe firma noastră? Recrutam contabili? Trebuie pregatiți

14. Rezultatul Documentării – Pasul 3 Sisteme – acces, training Locul procesarii – se dorește să se foloseasca softul instalat in locațiile clientului – putem accesa prin conexiune la distantă calculatoarele. Pastrăm contabilii existenți – îi angăjam pe firma noastră? Recomandarea este sa pastram contabilul șef Recrutăm contabili? Trebuie pregatiți . Se vor negocia costurile de pregătire

15. Agrearea rezultatelor de livrat • Balanța și reconciliere lunară de solduri • Fișe de cont • Raportare de grup • Raportare de taxe • Rapoarte de management • Analize de profitabilitate • Termene de răspuns la orice cerere a clientului • Asistentă in audit si control fiscal

16. Agrearea rezultatelor de livrat • Balanța si reconciliere lunara de solduri • Fișe de cont & Jurnale Casa, Banca, Registru Jurnal General • Raportare de grup • Raportare de taxe • Rapoarte de management – eficiența pe produs, consolidată • Analize de profitabilitate – rații costuri /vanzari, lichiditate • Termene de raspuns la orice cerere a clientului – 2 zile • Asistență in audit si control fiscal – 2 sesiuni audit extern cu inventare, 1 audit intern, 3 controale pe an + 1 control de fond/ tematic la 2 ani.

17. Ce anticipam • Vom fi nevoiți sa ne deplasam la depozit cel puțin o dată pe lună sau ca toate documentele vor călători spre/dinspre firma de contabilitate deci vom avea un cost asociat cît și riscul pierderii și eventuale dispute • Costul pe care Clientul îl dorește pentru serviciu este generat de costul salarial al celor 4 contabili + o marja de cheltuieli operaționale de 5-15%.

18. Structura echipei pe care o propunem • 4 contabili + un coordonator senior luat din interiorul firmei noastre. • Va fi nevoie de un interviu cu fiecare din membrii echipei existente in urma căruia vom decide pe cine pastrăm. • Există si posibilitatea pregătirii la locul muncii daca pastram mai mult de 50% din echipă • Cum vom trata bonusul de performanta in viitor – trebuie discutat de la inceput cu clientul

19. Vor fi necesare noi proceduri • Orientate pe : • ceea ce intra in proces • pe rezultatele asteptate • Fișa postului pentru echipa nouă cu clare responsabilități • Perioada anterioară preluarii trebuie sa permită lucru in sisteme a noii echipe și instruire.

20. Observații • Oricâta experiență avem este un proces greu de integrat. • Mai ușor era sa selectam o afacere de la începutul acesteia. In criza de față afacerile noi sunt rare. Insă, outsourcingul ca metoda de control a costului este practicată. • Asadar, va fi un efort foarte mare integrarea unei asemenea funcțiuni intr-un buget de criză.

21. Oportunitatea • Câștigul pe măsura efortului. Serviciile complexe, integrate pe functiuni sunt mult valoroase decit prestarea unei parti din intreg (de ex. salarizarea, facturarea). • Serviciile integrate permit: • Concentrarea pe clienți mari cu echipe dedicate • Standardizarea afacerilor mici similare.

22. Oportunitatea • Cererea pe piață este din ce in ce mai mare- firmele caută servicii standard la preturi mici in aceste vremuri de criză • O reușita ar atrage un portofoliu de clienți si creșterea afacerii. • Standardizarea e sanatoasa, echipa ce lucreaza probabil are si experienta altor firme și pentru client ar fi un beneficiu sa fie pe mâna unor profesioniști. • Clientul evita si stresul rotației si formarii profesionale a contabilului plasând acest risc firmei de contabilitate.

23. Furnizarea de servicii integrate - probleme • Bariera comunicării – mai ales la inceput • Lipsa de transparență – nefiind in birou cu clientul pot aparea neînțelegeri • Probleme cu selecția personalului insuficient instruit sau nepregatit pentru un volum mare de tranzacții • Pierderea istoriei dinaintea integrarii poate genera costuri fiscale.

24. Furnizarea de servicii integrate - probleme • Sistemele – lipsa conexiunii sau o viteza insuficienta de lucru creeaza probleme de eficiența muncii • Distanta pâna la celălat punct de lucru generează probleme cînd este nevoie de intervenție la fața locului (controale ANAF). • Lipsa experienței noastre cu asemenea proiecte de dimensiuni mari poate genera probleme de organizare, calitate si comunicare grave. • Trebuie sa avem disponibil de numerar pentru a finanța la inceput afacerea

25. In încheiere – ecouri internaționale Integrarea, fie internă sau prin prestare de servicii, este o preocupare și la nivel internațional. Comitetul PAIB din cadrul IFAC a lansat o discuție forum despre Raportarea integrată si beneficiile pe care aceasta le aduce unei organizații, pe care o recomand : http://www.ifac.org/news-events/2011-05/ifac-paib-forum-integrated-reporting-can-result-better-governance

26. Va multumesc frumos pentru atenție! Cristina Maria Ivan Expert contabil Membru in Consiliul Superior CECCAR Membru ACCA