Maîtriser une présentation orale Préparer des supports visuels efficaces

1. Maîtriser une présentation oralePréparer dessupports visuels efficaces Ecole Doctorale SST Patricia Volland-NailINRA – Nouzillypatricia.volland@tours.inra.fr

2. Ce que nous allons voir … • Principes généraux de la présentation orale • Comment maîtriser le contenu et la forme • Les supports visuels : utiliser PowerPoint pour réaliser ses supports visuels • Réaliser une présentation orale PVN – ED SST – Mai 2008

3. Principes généraux

4. Principes généraux de la présentation orale 3 étapes : • Préparer : se poser les « bonnes » questions : Pour qui ? Pourquoi ? Quoi ?Comment ? • Pratiquer • Présenter : se mettre en situation d’orateur PVN – ED SST – Mai 2008

5. Préparer (1) Pour qui ? Pour quel public ? • Scientifiques spécialistes du domaine • Scientifiques non spécialistes, mais avec un certain niveau de connaissance • Etudiants (enseignement) • « Grand public », ni spécialiste, ni scientifique … • Public dont on ne connaît pas le niveau de connaissance ... PVN – ED SST – Mai 2008

6. Préparer (2) Pourquoi ? Objectif visé ? • Présenterun projet de travail • Convaincre de l’intérêt et/ou de la qualité de son travail (soutenance de thèse, concours, …) • Communiquer de nouveaux résultats (congrès, colloque, …) • Répondre à une sollicitation (conférence, cours, …) PVN – ED SST – Mai 2008

7. Préparer (3) Quoi ? Quelle information ? • En fonction du public et de l’objectif : Quelle est l’information essentielle à transmettre ? Sélection • Quelles questions se posent ou risquent de se poser les auditeurs par rapport au sujet développé ? Anticiper les questions PVN – ED SST – Mai 2008

8. Préparer (4) Comment ? • Tenir compte des instructions données par les organisateurs : • Type de salle (dimension, éclairage) ? • Supports visuels possibles : transparents, vidéo-projection ? • Connexion Internet ? • Sur place, aller tester le matériel, si possible PVN – ED SST – Mai 2008

9. Pratiquer • Connaître parfaitement son sujet • S’entraîner, répéter devant un public « test » : collègues du laboratoire, néophytes, « candides », mais aussi identique au public « cible » • Profiter du « feedback » du public « test » pour optimiser sa présentation PVN – ED SST – Mai 2008

10. Présenter (1) L’orateur : • Adapte son message à son auditoire • Adapte sa présentation à sa personnalité • A confiance en lui … et adopte une attitude positive • Veut communiquer ! PVN – ED SST – Mai 2008

11. Présenter (2) • Se détendre avant la présentation pour éliminer le stress ... s’il y a stress … • Faire une bonne première impression : • créer un contact « visuel » • soigner sa tenue … mais rester soi-même • donner une impression d’aisance PVN – ED SST – Mai 2008

12. Présenter (3) • Etablir une relation avec ses auditeurs et capter leur attention : • être enthousiaste, avoir un ton dynamique • parler à ses auditeurs ... • les regarder, accrocher le regard des gens à convaincre … • ne pas se laisser distraire par des éléments extérieurs : se concentrer sur ceux qui écoutent … PVN – ED SST – Mai 2008

13. Présenter (4) • Utiliser et « stimuler » les variations de l’attention des auditeurs au cours de la présentation : • la plus importante au début : curiosité ... • variable au milieu : stimulations nécessaires ... • de nouveau importante à la fin au moment de la conclusion PVN – ED SST – Mai 2008

14. Présenter (5) • Utiliser l’espace et la « gestuelle » ... mais avec modération ... • ne vous agitez pas trop ! • ne courez pas d’un coin à l’autre de la pièce ... • ne remuez pas vos clés dans votre poche ... • ne jouez pas avec un crayon • ne vous placez pas devant l’écran ! PVN – ED SST – Mai 2008

15. Présenter (6) • Importance de la voix et du débit de paroles ... • S’exprimer avec clarté et concision • Articuler • Parler fort … mais ne pas crier … • Ne pas parler trop vite … • Maîtriser sa respiration pour maîtriser son débit de parole … PVN – ED SST – Mai 2008

16. Présenter (7) • Maîtriser le temps : • tenir exactement dans le temps imparti • préparer une présentation qui ne dure pas plus de 90% du temps prévu ... • … en parlant « normalement » : ni trop vite, ni trop lentement … PVN – ED SST – Mai 2008

17. Maîtriser le contenu et la forme Structurer sa présentation

18. Maîtriser le contenu • Le contenu du discours : c’est le plus important ! Doit être maîtrisé à 100 % ! • Organiser une redondance efficace entre verbal et non-verbal en préparant des supports visuels adaptés • Ne pas lire un papier ou ses diapositives ... • Les diapositives doivent permettre à l’auditoire de suivre plus facilement la présentation ... PVN – ED SST – Mai 2008

19. Structurer sa présentation (1) Importance du début et de la fin … • Début : faire une introduction qui capte l’attention, qui soit « accrocheuse » • poser une question pertinente : Quel est exactement le problème ? Quel est l’objectif de la présentation ? • commencer en racontant une histoire …ou une anecdote … PVN – ED SST – Mai 2008

20. Structurer sa présentation (2) • Fin: conclusion positive et mémorisable : • dernière impression que gardera l’auditoire • doit répondre à la question posée au début ou à l’objectif fixé • rappel les points principaux de la présentation PVN – ED SST – Mai 2008

21. Structurer sa présentation (3) • Organiser la présentation selon le plan classique : • Titre de la présentation et présentation de l’orateur • Introduction - Présentation de l’objectif • Plan de la présentation (éventuellement) • Corps de la présentation • Conclusion et remerciements PVN – ED SST – Mai 2008

22. Structurer sa présentation (4) • 1ère diapositive : • titre de la présentation • nom de l’auteur et de ses collaborateurs • nom et adresse du laboratoire de recherche (attention à l’utilisation des sigles, pas toujours compréhensibles) • logo de l’organisme d’appartenance • e-mail de l’auteur PVN – ED SST – Mai 2008

23. Structurer sa présentation (5) • Corps de la présentation : réduire le contenu aux points les plus importants : ne pas perdre l’auditoire avec des détails • Cheminement logique • Illustrer les points-clés PVN – ED SST – Mai 2008

24. Titre de la présentation • Faire un « bon titre » … • Se souvenir des règles pour les titres des articles : • Informatif • Précis • Clair • Court • Accrocheur, voir « provocateur » ... PVN – ED SST – Mai 2008

25. Introduction • Maximum d’attention de l’auditoire ! • Replacer le sujet dans le cadre général des recherches et le contexte scientifique • Abolir la revue exhaustive de la littérature • Expliquer les motivationsde la présentation et les objectifs PVN – ED SST – Mai 2008

26. Plan de la présentation • Nécessaire lorsque la présentation dure au moins 15 minutes • Peut être inséré plusieurs fois au cours de la présentation • Jouer sur la couleur pour identifier les différents parties du plan PVN – ED SST – Mai 2008

27. Exemple : 1er point du plan • Principes généraux de la présentation orale • Comment maîtriser sa présentation • Les supports visuels • Utiliser PowerPoint pour réaliser ses supports visuels PVN – ED SST – Mai 2008

28. Exemple : 2ème point du plan • Principes généraux de la présentation orale • Comment maîtriser sa présentation • Les supports visuels • Utiliser PowerPoint pour réaliser ses supports visuels PVN – ED SST – Mai 2008

29. Présentation des résultats • Présentation minimale du matériel et méthodes utilisés • Ne pas montrer tous les résultats : choisir les résultats les plus significatifs • Présenter les résultats à l’aide de schémas, figures, graphiques • Eviter les tableaux de chiffres ! PVN – ED SST – Mai 2008

30. Conclusion • Dernière impression de l’auditoire • Opportunité pour faire passer le message essentiel ! • Présenter une conclusion : • courte • concise • positive • ouverte sur l’avenir : perspectives et applications PVN – ED SST – Mai 2008

31. Fin de la présentation • Terminer en remerciant l’auditoire • Répondre aux questions PVN – ED SST – Mai 2008

32. Utiliser les supports visuels

33. Les transparents • Peuvent encore être utilisés dans des cas exceptionnels … • Un transparent n’est pas une simple photocopie d’un texte ! • Peuvent et doivent être présentés de façon aussi rigoureuse que des diapositives PowerPoint : les réaliser avec PowerPoint PVN – ED SST – Mai 2008

34. Diaporama PowerPoint (1) • Nécessite de prendre certaines précautions avant la présentation : • la salle est-elle équipée de tout le matériel nécessaire ? • l’équipement est-il compatible (version du logiciel, etc …) ? • faut-il amener son propre équipement ? PVN – ED SST – Mai 2008

35. Diaporama PowerPoint (2) Avantages : • Permet des transitions « douces » • Flexibilité de la présentation : modification du « modèle » rapide • Modifications de dernières minutes presque toujours possibles • Animations de textes ou figures possibles • Liens possibles sur d’autres fichiers : vidéos associées, Internet, etc … PVN – ED SST – Mai 2008

36. Diaporama PowerPoint (3) Mais attention ! • Eviter trop de mouvement ! • Usez, mais n’abusez pas des animations et apparitions soudaines, par la droite, par la gauche, par le bas, par le haut ... • Effets de « construction » point par point : intéressants mais à utiliser avec modération… PVN – ED SST – Mai 2008

37. Diaporama PowerPoint (4) Exemples : • Animations de texte 1 • Transitions entre diapositives 2 • Multiples effets … 34 PVN – ED SST – Mai 2008

38. Utiliser des supports visuels (1) Se rappeler ... L’important : le contenu … pas les effets spéciaux ! But des supports visuels : être utiles à la compréhension PVN – ED SST – Mai 2008

39. Utiliser des supports visuels (2) • Complément ou accompagnementdu discours : ce qu’on voit sur le support ne doit pas être trop différent de ce qui est dit oralement … • Supports : • lisibles • visibles • compréhensibles PVN – ED SST – Mai 2008

40. Utiliser des supports visuels (3) • Limiter l’information à transmettre sur le transparent ou la diapositive : 1 idée = 1 visuel • Ne pas surcharger les diapositives • Peu de texte et un maximum d’illustrations (selon la présentation) PVN – ED SST – Mai 2008

41. Utiliser des supports visuels (4) • Rester homogène pour le choix : • du modèle de présentation • des couleurs • de la taille et de la police des caractères • Pas de mélange avec des diapos ou transparents déjà utilisés pour une autre présentation ! PVN – ED SST – Mai 2008

42. Utiliser des supports visuels (5) • Choisir une orientation horizontale des diapos ou des transparents plutôt que verticale oui non PVN – ED SST – Mai 2008

43. Choix du modèle et des couleurs • Rester sobre pour le choix du modèle : pas trop de couleurs agressives ! • Exemple de modèles : 1234 • Attention aux couleurs agressives : 12 PVN – ED SST – Mai 2008

44. Couleurs du fond et du texte • Traditionnel : texte en clair sur fond sombre • Mais possible : texte foncé sur fond clair • A choisir en fonction de l’éclairage de la salle ... • Mais : pour garder le contact avec l’auditoire, éviter de devoir réduire la lumière … préférence :texte foncé sur fond clair PVN – ED SST – Mai 2008

45. Exemples • Texte clair sur fond sombre : 123 • Texte sombre sur fond clair : 1 PVN – ED SST – Mai 2008

46. Titre des diapositivesSous-titre • Titre principal de préférence sur une seule ligne • Sous-titre en caractère plus petit : résumé de la diapositive PVN – ED SST – Mai 2008

47. Texte • Eviter les détails : phrases courtes, utiliser des mots-clés • Pas plus de 8 à 10 lignes par diapositive ou transparent • Alignement du texte à gauche, ne pas justifier • Attention aux fautes d’orthographe ! PVN – ED SST – Mai 2008

48. Liste chronologique : numérotation Au début … Ensuite … Enfin … Liste d’énumération non chronologique : puces Préparer Présenter Texte : Utilisation de listes PVN – ED SST – Mai 2008

49. Texte : Couleurs • Pas plus de 2 ou 3 couleurs différentes • Choisir le meilleur contraste possible entre le texte et le fond de la diapositive • blanc ou jaune vif sur bleu foncé • noir sur blanc, vert clair ou bleu clair • Pas de rouge sur un fond bleu • Pas de vert et rouge ensemble sur la même diapositive PVN – ED SST – Mai 2008

50. Texte : Police de caractère • Une seule police de caractère pour le corps de la diapositive • Utiliser de préférence des polices « sans sérif » : Arial ou Helvetica • Times New Roman est une police « avec sérif » • Utiliser une police différente pour les titres GaramondComic sans MS PVN – ED SST – Mai 2008