PROGRAMA CINCO “S”

1. PROGRAMA CINCO “S”

2. ¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? Son las iniciales de cinco palabras de origen japonés que proponen una metodología para garantizar el orden, la limpieza y la disciplina en el área de trabajo.

3. OBJETIVOS • Aumentar la productividad a través de la creación de un mejor lugar de trabajo • Mejorar la manera de trabajar creando un cambio de actitud en las personas

4. ¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? SEITON - ORDEN SEIRI - CLASIFICAR SHITSUKE - DISCIPLINA SEISO - ASEO SEIKETSU - NORMALIZACIÓN

5. ¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? SEIRI – CLASIFICAR Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios eliminando éstos últimos SEITON – ORDEN Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse los materiales necesarios de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos

6. ¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? SEISO– ASEO Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de limpieza SEIKETSU – NORMALIZACIÓN Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos

7. ¿QUÉ SON LAS CINCO “S”? SHITSUKE – DISCIPLINA Consiste en construir autodisciplina y formar él hábito de las 5´s mediante el establecimiento de estándares y seguir los procedimientos en el lugar de trabajo

8. FINALIDAD DE CINCO “S” El proceso de 5S, es un programa estructurado para lograr una organización sistemática, limpieza y normalización en el lugar de trabajo. Un lugar de trabajo bien organizado se traduce en más seguridad, más eficiencia y más productividad en la operación. Se aumenta la moral de los trabajadores, la promoción de un sentido de orgullo en su trabajo y la propiedad de sus responsabilidades.

9. BENEFICIOS DE CINCO “S” • Una mayor satisfacción de las personas • Menos accidentes • Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles • Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido • Disminución de los desperdicios generados • Una mayor satisfacción de nuestros clientes

10. SEIRI CLASIFICAR

11. CLASIFICAR • Separar lo que utiliza de lo que no utiliza • Conservar lo indispensable para el desarrollo del trabajo • Realizar un inventario de lo necesario para su trabajo • Encontrar alternativas de almacenamiento • Eliminar lo que no usa

12. CLASIFICAR Objetos necesarios Organícelos ¿Son útiles? Objetos dañados Reparar Objetos obsoletos Separarlos Objetos de más Donar ¿Son útiles para alguien más? Eliminar Transferir Vender

13. CLASIFICAR Beneficios • Más espacio • Mejor control de inventario • Eliminación del despilfarro • Menos accidentalidad • Mayor concentración en la labor • Identificación rápida de los problemas

14. SEITON – ORDEN

15. ORDENAR • Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar • Establecer lugar, códigos, colores y nombres para cada clase o categoría de artículos • Asignar donde guardar las cosas teniendo en cuenta la frecuencia de uso • Establecer criterios de máxima capacidad de almacenaje, altura y tiempo de archivo

16. Colocar junto a la persona Colocar en área de archivo inactivo Es posible que se use A cada momento Archivo, materiales, mobiliario, equipo, papeles, herramientas, etc. Algunas veces al año Varias veces al día Colocar en bodega o archivo Colocar cerca de la persona Varias veces por la semana Varias veces al mes Colocar cerca al área de trabajo Colocar en áreas comunes ORDENAR

17. ORDENAR Beneficios • Encontrar con mayor facilidad documentos u objetos de trabajo • Disminuir tiempos y movimientos • Devolver los documentos o cosas a su lugar • Se identifica la ausencia de documentos u objetos • Da una mejor apariencia

18. SEISO – ASEO

19. ASEO • Mantener el lugar de trabajo libre de tierra, polvo, motas, barro, etc. • Adoptar la limpieza como una forma de inspección, corrigiendo las condiciones sub-estándar • Integrar la limpieza dentro de las tareas diarias • Eliminar los focos de suciedad • Recoger y retirarlo que estorba o se encuentra dañado

20. ASEO • Limpiar los equipos, armarios, cajones, superficies de trabajo, herramientas, etc. • Planificar el mantenimiento de la limpieza • Elaborar manual de limpieza donde se especifique como usar los elementos de limpieza • Ubicar los elementos de limpieza en un lugar fácil y asequible frente a un evento de suciedad • Actuar inmediatamente frente a un evento de suciedad

21. ASEO Beneficios • Aumenta la vida útil de los objetos • Menos probabilidad de contraer enfermedades • Menos probabilidad de ocurrencia de accidentes • Mejor aspecto e imagen • Evita deterioro del medio ambiente

22. SEIKETSU NORMALIZACIÓN

23. NORMALIZACIÓN • Mantener las prácticas de las 3 “S” anteriores • Compartir la información a varias personas • Estandarizar las 3 “S” para detectar desviaciones • Definir las normas por las que el personal debe mantener las medidas de las 3 “S” • Crear el hábito y compromiso para conservar en buenas condiciones el lugar de trabajo

24. NORMALIZACIÓN • Asignar funciones y responsabilidad: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde? Hacerlo, para mantener las 3 “S” • Integrar las acciones Seiri – Seiton – Seiso: debe ser parte natural de la realización del trabajo

25. NORMALIZACIÓN Beneficios • Se guarda y mantiene el conocimiento aprendido • Se mejora el bienestar del personal • Se aprende más sobre la ejecución del trabajo • Se evita la ocurrencia de accidentes

26. SHITSUKE – DISCIPLINA

27. DISCIPLINA • Seguir los buenos hábitos, entrenando y formando al personal continuamente • Realizar inspecciones periódicas en los lugares de trabajo para evidenciar problemas nuevos • Mantener el compromiso eliminando los malos hábitos y acrecentando los buenos • Respetando a los demás y haciendo respetar las normas establecidas

28. DISCIPLINA • Uso de ayudas visuales • Recorrido a las áreas por parte de los directivos • Publicación de fotos del “Antes” y del “Después” • Boletines informativos o carteleras, uso de insignias • Concursos de lemas • Establecer rutinas diarias de aplicación • Realizar evaluaciones periódicas, con grupos de verificación

29. DISCIPLINA Beneficios • Mejora la eficacia y la eficiencia • Mejora la imagen de la compañía • Mejora el ambiente de trabajo • Facilita la gestión de los sistemas integrados

30. PROGRAMA CINCO “S” ¿Cómo Implementar 5”S”?

31. OBJETIVO Dar pautas para entender, implantar y mantener un sistema de orden, limpieza y disciplina en POSITIVA Compañía de Seguros S.A., a partir de cual se puedan sentar las bases de la mejora continuay de unas mejores condiciones de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de toda la Compañía.

32. ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s” • Compromiso y participación del talento humano a todos los niveles: directivos hasta operativos • Despertar el talento y el compromiso de los trabajadores

33. ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s” • Utilizar el sentido común, pensando que la Compañía es para la gente • Dar la autonomía y las herramientas para realizar el cambio de hábitos

34. ASPECTOS IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s” • Darle la importancia a cada una de las cinco “S” como a su integralidad • Dar espacios de participación a los trabajadores para aprender y dar soluciones al problema

35. ¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”? • Diagnóstico inicial de estado de los puestos y áreas de trabajo • Conformación del equipo líder para la implementación y seguimiento del programa • Elaboración, revisión, ajuste y comunicación de la metodología para la implementación y control de las 5 “s” • Definición del área piloto, con base al diagnóstico establecido o prioridad de los procesos • Formación y entrenamiento al personal y líder del área

36. ¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”? • Definición de los principales problemas del área • Definición e implementación de soluciones por parte del equipo de trabajo del área • Realizar registro de estado de avance y acciones realizadas • Elaboración de informe y comunicación de resultados del área • Recopilar acciones aprendidas que puedan servir a otras áreas

37. ¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”? • Elaboración de estándares o procedimientos que permitan mantener las 5 “S” y replicarlas en las otras áreas • Selección de la nueva área a intervenir, repitiendo el ciclo desde el No. 6 • Mantenimiento y seguimiento a las áreas intervenidas hasta establecer el hábito y la cultura, definiendo acciones de compensación y remuneración

38. PROGRAMA CINCO “S” Instructivo

39. DIAGNÓSTICO INICIAL • Lea cuidadosamente la lista de chequeo, con el fin de asegurar que todas las fuentes de riesgo han sido contempladas • Diligencie la lista de chequeo con el coordinador, supervisor, jefe o líder del área • Establezca prioridades en relación con los problemas encontrados de acuerdo a la gravedad y costo de intervención • Tome registro fotográfico o video para evidenciar posteriormente el antes y el después

40. DIAGNÓSTICO INICIAL • Defina los resultados por área o procesos aplicando el radar Áreas Locativas Señalización y extintores Materias Primas Manejo de residuos Personas Máquinas y equipos Áreas sanitarias y de alimentación META RESULTADO Herramientas

41. DIAGNÓSTICO INICIAL • Instrumento para implementar y recopilar la información

42. CONFORMACIÓN EQUIPO LÍDER • Seleccioné un grupo de líderes con poder de decisión • Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las técnicas para la solución de problemas • Estas personas pueden ser del COPASO, jefes de áreas o líderes de proceso y trabajadores • Defina objetivos clave, que espera alcanzar • Mínimo 3 personas y máximo 5 deben conformar el equipo líder • Reúnase periódicamente con el equipo para establecer mejorar, conocer avances, promover e incentivar y analizar otros aspectos

43. METODOLOGÍA 5 “S” SEIRI - CLASIFICAR SEITON - ORDEN SHITSUKE - DISCIPLINA SEISO - ASEO SEIKETSU - NORMALIZACIÓN Evidencie metodologías o procesos complementarios que la empresa pueda tener y que permitan fortalecer el objetivo de las cinco “s”, ejemplo: tablas de retención documental

44. DEFINICIÓN ÁREA PILOTO • Con base en los resultados elija el proceso o área más crítica, como piloto Áreas Locativas 5 4 Señalización y extintores 3.9 Materias Primas 3 2 2.0 1.6 1 2.3 Manejo de residuos Personas 2.7 3.0 2.5 2.8 Área Administrativa META: 5.0 RESULTADO: 2.6 Máquinas y equipos Áreas sanitarias y de alimentación Herramientas

45. FORMACIÓN AL PERSONAL DEL ÁREA CRÍTICA • Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las técnicas para la solución de problemas • Implemente la primera “S” – SEISO – con el personal del área seleccionada • Verifique y evalué los conceptos adquiridos por el personal del área • Establezca responsabilidad por las acciones que se requieren para mejorar las condiciones • Defina el plan de acción identificando los problemas y las soluciones

46. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES

47. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES • Instrumento para definir el plan de acción

48. REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN • Valide con el personal del área los resultados del diagnóstico • Defina los indicadores con los cuales podrá medir el impacto logrado con las medidas ejecutadas • Verifique el cumplimiento de los objetivos, revisando las mejoras implementadas, disminución de AT, ausentismo, productividad, entre otros. • Hable con las personas y recoja las percepciones y sentimientos del cambio (positivos y negativos) • Evalué el estilo de liderazgo de los gerentes si facilitó u obstaculizó el cambio

49. REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN • Documente las mejoras de una manera sencilla y clara • Defina un formato estándarde documento para que todas las áreas escriban las experiencias • Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional • El contenido del informe puede ser: • Problemática encontrada • Resultados iniciales del diagnóstico • Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes y después • Beneficios alcanzados • Resultados finales y compararlos con los iniciales • Procedimientos o estándares

50. REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN • Establezca un medio de comunicación para divulgar los resultados alcanzados • Genere comentarios cortos y periódicos al personal sobre la importancia para la empresa en llevar a la práctica la metodología • Explique los elementos claves para mantener la metodología 5 “s” • Establezca mecanismos de premiación y reconocimiento al área crítica por los avances y acciones aprendidas