Welkom SEPA bijeenkomsten maart-april 2013 Henk van Loenen, gemeenteadviseur LRP

1. Welkom • SEPA bijeenkomsten maart-april 2013 • Henk van Loenen, gemeenteadviseur LRP • Henk Jansen, gemeenteadviseur LRP • Kees Hommersom, gemeenteadviseur LRP • Bertil Prins, accountmanager SKG • Rob Scheffer, accountmanager SKG • Ad van Toorn, accountmanager SKG

2. Definities SEPA = Single Euro Payments Area • Betalenwordtoveralgelijk IBAN = International Bank Account Number • Allerekeningnummers in Europa veranderen

3. Programma: • 14.00 uur Welkom • 14.05 uur SEPA/LRP • 14.50 uur Pauze • 15.05 uur SEPA/SKG • 15.35 uur Vragen • 16.05 uur Afsluiting • 16.05 – 16.20 uur Splitsing LRP/SKG • t.b.v. gemeente specifieke vragen

4. Programma: • 19.30 uur Welkom • 19.35 uur SEPA/LRP • 20.20 uur Pauze • 20.35 uur SEPA/SKG • 21.05 uur Vragen • 21.35 uur Afsluiting • 21.35 – 21.50 uur Splitsing LRP/SKG • t.b.v. gemeente specifieke vragen

5. Te behandelen onderwerpen: • Algemene info • SEPA/LRP • Registratiebankrekeningnummers • Gevolgen IBAN en acceptgiro • Bankcontracten • Mandaten • Toezeggingsformulieren • Registreren • Aanmakenincasso’s • Verwerken • Storneren • SEPA/Bankzaken (SKG)

6. SEPA: Achtergrond en doel(SEPA: Single Euro Payments Area) • De huidige betaalwijze met uw rekeningnummer komt te vervallen • Met SEPA wordt het mogelijk om op een eenvoudige wijze binnen de EU te betalen en incasseren • Lagere kosten en sneller betalingsverkeer • Uniforme regelgeving • Bescherming consument

7. Het betalingsverkeer verandert Watbetekent SEPA vooru? De DO zal u zoveelmogelijkontzorgen, maar ook u zult in actiemoetenkomen Controlesmoetenwordenuitgevoerd Werkwijzenmoetenwordenaangepast Contractenmoetenwordenvernieuwd Gemeenteledenzullenmoetenwordengeïnformeerd

8. Wat moet er vóór de zomer gebeuren? • SEPA wordt in heel Europa per 1 -2-2014 ingevoerd. Voor • kerken is dat geen handige datum, omdat de Actie Kerkbalans dan • nog loopt. In overleg met het LRP-team (Leden Registratie • Protestantse Kerk) is daarom besloten om als Protestantse Kerk • een eigen SEPA-deadline aan te houden: 1-7-2013. • Als we zorgen dat we op die datum SEPA-proof zijn, als • gemeenten en landelijke kerk, dan kunnen we in het najaar zonder • problemen de brieven met acceptgiro’s voor bijvoorbeeld lokale • doelen, de Solidariteitskas en de Actie Kerkbalans 2014 voorbereiden.

9. Langer rekeningnummer • Iedereen krijgt een langer rekeningnummer • Uiterlijk per 1-2-2014 • U hoeft hier zelf niets voor te doen • Iedereen krijgt vanzelf een nieuw pasje

10. Voorbeelden • SHO: NL08 INGB 0000 0005 55 • Hartstichting: NL06 INGB 0000 0003 00 • Greenpeace: NL31 INGB 0000 0000 44 • Kerk in Actie: NL62 INGB 0000 0004 56

11. Vernieuwde bankafschriften • Bankafschriften worden langer en groter: meer tekens te verwerken • Ook digitale afschriften binnen telebankieren veranderen Nu: Straks:

12. Machtigingskaarten en acceptgiro’s • Machtigingskaarten krijgen ander uiterlijk • Ook regels rond bewaren veranderen • Acceptgiro wordt IBAN-acceptgiro • Oude niet meer bruikbaar na 1-2-2014 • Ander uiterlijk, maar niet ingrijpend • IBAN-acceptgiro blijft bestaan tot 1-1-2019

13. Machtigen via internet • Andere regels • Vinkjevolstaatnietmeer • E-mandaat op termijn • Fysiekehandtekeningdonateurnodig (op papier, tot komst E-mandaat) • iDEALwordtautomatischaangepast

14. Nieuwe regels voor machtigingen • Incassant moet vooraf melden dat geld wordt • geïncasseerd • Dit geldt ook voor doorlopende machtigingen • Minimaal één keer per jaar verplicht laten weten wanneer wordt geïncasseerd

15. ‘Witte lijsten’ en ‘zwarte lijsten’ • Terbescherming van de rekeninghoudergaande bankeneen ‘wittelijst’ en een ‘zwartelijst’ hanteren • Wit = veilig • Zwart = blokkeren • Wijwillen op de wittelijstwordengeplaatst!

16. SEPA en LRP

17. Registratie bankrekeningnummers (1) • Rekeningnummer wordt IBAN-nummer • Maximaal (EU) 34 tekens, (NL) 18 tekens • NL56FVLB0699315077 • Elke bank een identificatiecode (bic)van • 8 tot 11 tekens

18. Registratie bankrekeningnummers (2) • Invoervelden bic: • KSO menu financieel; fonds/abonnement bewerken • Geregistreerdendossier; tabblad financieel-overzicht-rekeningnummers • Invoerveld IBAN komt bij alle huidige bankrekeningnummervelden

19. Registratiebankrekeningnummers (3) • Het huidige invoerveld van het bankrekening- nummer wordt eerst afgegrijsd en verwijderd • per 1-2-2014 • Bankrekeningnummers worden geconverteerd naar IBAN en bic • Hoe IBAN-rekeningnummers in overzichten wordt getoond wordt nog uitgezocht

20. Registratiebankrekeningnummers (4) • In februari 2013 is een conversie aangeleverd bij ibanservice.nl • Er was een gemiddelde uitval van 4% • N.a.v. van de test-conversie zal de daadwerkelijke conversie zo dicht mogelijk tegen de release aan zitten

21. IBANenacceptgiro (1) • Huidige acceptgiro wordt IBAN-acceptgiro • Servicebureaus kunnen per 1-3-2013 hun • S-contract vernieuwen • Gemeenten moeten tussen 1-5-2013 en 1-7-2013 hun A/S contract verlengen • Gemeenten moeten tussen 1-5-2013 en 1-7-2013 hun C-contract vernieuwen

22. IBAN en acceptgiro (2) • Incassant wordt op acceptgiro vermeld • Sjabloon voor acceptgiro’s en combola’s worden aangepast • Vanaf 1-5-2013 kan er een testbestand met IBAN-acceptgiro’s worden ingediend bij Currence/ING door BA

23. IBANenacceptgiro (3) • Vanaf 1-7-2013 alleen IBAN-acceptgiro’s vanuit LRP • De tenaamstelling op de souche wordt anders geprogrammeerd i.v.m. lengte IBAN 

24. Bankcontracten (1) • Bestaande incassocontracten moeten worden vernieuwd • Verwinfo bestanden vervallen dit wordt Camt.053, Camt.054 of MT940 / GMU2 • Voorwaarden algemene incassocontracten (B-to-C, Bedrijf naar Consument)

25. Bankcontracten (2) • Elke rechtspersoon krijgt één Incassanten-ID • Contracten worden afgesloten per rechtspersoon • Per bankinstelling krijgt de rechtspersoon één contract • De voorwaarden worden per bankrekening vastgelegd, bijv.: • Verantwoording acceptgiro’s en/of incassoverwerking door het LRP-Team

26. Registratie van bankcontracten in LRP (1) • In KSO financieel • Per rekeningnummer is te zien bij welke rechtspersoon dit rekeningnummer hoort (diaconie of gemeente) met de daaraan gekoppelde voorwaarden • Rekeningnummers kunnen maar één keer worden ingevoerd in LRP i.v.m. contract

27. Registratie van bankcontracten in LRP (2) • Het incassanten-ID wordt getoond in KSO menu financieel per rechtspersoon; i.v.m. de werking van fondsen/abonnementen en sjablonen • De lokaalbeheerder is verantwoordelijk voor het onderhouden van de contractgegevens

28. Mandaat (1) • Voor automatische incasso is een getekend mandaat vereist • Iedere financiële actie met incasso heeft een eigen mandaat nodig • Het mandaat is voorzien van een uniek machtigings-ID. van max. 35 cijfers • De datum van ondertekening mandaat moet worden geregistreerd

29. Mandaat (2) • Een incasso moet minimaal 14 dagen en maximaal 1 jaar van te voren worden aangekondigd • Het lid moet geïnformeerd worden over: Incassanten-ID; Bedrag; Machtiging-ID en de incassodatum • Machtiging via digitale toezeggingen komt pas in 2016 beschikbaar • Bestaande doorlopende machtiging mogen worden verlengd (vanaf 1-11-2009)

30. Mandaat (3) • In het fonds komt er op jaarbasis een functie om vooraankondigingen te versturen voor bestaande deelnemers • Er komt een export van mandaten met referenties

31. Toezeggingsformulier (1) • Toezeggingsformulier wordt mandaat • Toezeggingsformulier wordt vooraankondiging • Er komt een extra sjabloon voor vooraankondiging doorlopende toezegging • Het machtigings-ID per mandaat bestaat uit geregistreerdenummer; actienummer; jaar • De tekst eisen uit mandaat komen op het toezeggingsformulier

32. Toezeggingsformulier (2) • IBAN komt op toezeggingsformulier • Er komt een mogelijkheid om de incasso-datum te registreren bij het fonds of abonnement • Incassodatum komt op toezeggingsformulier • Betaalwijze kan worden geregistreerd per fonds/abonnement • Gewenste datum van ondertekening kan worden vastgelegd bij fonds/abonnement

33. Registreren van de toezegging (1) • Per toezeggingstermijn wordt een unieke referentiecode gecreëerd • Deze referentiecode is end-to-end en bevat maximaal 35 tekens • Automatische incasso zonder mandaat is niet mogelijk • Datum ondertekening moet worden geregistreerd

34. Registreren van de toezegging (2) • Bij toezeggingen worden de volgende gegevens vastgelegd: - Machtiging-ID - IBAN van de donateur - Datum ondertekening - Transactiesoort (herhalend of eenmalig) - Referentiecode per machtigingstermijn

35. Registreren van de toezegging (3) • Het machtigings-ID wordt automatisch gevuld a.d.h.v. de registratie bij uitnodiging • Het incassoreferentienummer bestaat uit geregistreerdennr.; fonds/abonnementsnr.; jaar en incassotermijn • Het incassoreferentienummer wordt automatisch ingevuld

36. Registreren van de toezegging (4) • Genereer toezegging voor hele selectie: • Niet mogelijk bij: • herhaaldelijk fondstype • betaalwijze AI • laatste toezegging • Wel mogelijk bij: • eenmalig fondstype, maar resulteert in vooraankondigingen. De gemeente is zelf verantwoordelijk om deze te verzenden • Gegenereerde vooraankondigingen mogen • niet worden verwijderd

37. Verwerking betaalopdrachten bij de bank • Bestandsindeling van Clieop03 naar Pain008 (XML) • Aanlevertermijn 5 of 6 werkdagen: one-off en first  • 2 of 3 werkdagen: recurrent en final

38. Aanmaken van betaalopdrachten in LRP (1) • Er worden geen incassoopdrachten met het kenmerk FINAL aangemaakt • In het Pain bestand wordt minimaal meegenomen:Machtiging-ID | Incassanten-ID | referentiecode | IBAN | datum machtiging | Incassotype • Gemeenten in eigen beheer zijn zelf verantwoordelijk voor tijdige aanlevering

39. Aanmaken van betaalopdrachten in LRP (2) • Er komt een aparte functionaliteit voor het genereren van acceptgiro’s, incasso’s en • SKG iDeal in het fonds op jaarbasis • Er wordt één incassobestand gegenereerd bestaande uit incassodatum -2 en incassodatum -6 • De incassodatum uit fonds/abonnement wordt overgenomen in het incassobestand • Incasso’s worden gelijk ingelezen als ontvangen

40. Verwerken ontvangstinformatie (1) • Ontvangstverwerking kan op basis van verschillende bestandtypen: • - Ontvangst op AC op Campt. 054 of MT940 • - Ontvangst Dagafschrift op nieuwe Mt940, GMU2 of CAMT.053 • - Storno’s en Fail op AI via Pain.002 • Verwinfo komt geheel te vervallen

41. Verwerken ontvangstinformatie (2) • De huidige 5 typen ontvangsten worden teruggebracht naar 3 typen (Batchbetalingen, digitale dagafschriften en handmatig) • Er is een duale periode tot 1 februari 2014 • Dubbel inlezen van bestanden is niet mogelijk • Incassoreferentie wordt als eerste matchingscriteria opgenomen

42. Storneren • Standaard storno termijn van 56 dagen blijft bestaan • Zonder mandaat mag gemeentelid binnen 13 maanden storneren • Wijziging aan mandaat blijft een recurrent incasso type voor de volgende opdracht

43. IBAN acceptgiro 1. Er staat geen blauw vlak met het gele Euro teken op de controlestrook. 2. Bovenaan staat Acceptgiro in plaats van Euro-acceptgiro. 3. Er staan 18 vakjes in plaats van 10 vakjes om een IBAN in het vullen. Boven die 18 vakjes staat de tekst ‘van bankrekening (IBAN)’. 4. Boven het vak voor de handtekening staat bij betalen uw IBAN invullen’.5. Het vak voor de handtekening staat lager. Het staat nu op dezelfde hoogte als de naam, het adres en de woonplaats van de betaler. 6. Er staat geen blauw vlak met het gele Euro teken aan de rechterkant van de Acceptgiro. Op die plek staat nu het vak voor de handtekening.7. De formuliercode van een IBAN-acceptgiro is altijd 17>. 8. BIC en IBAN van de Acceptgiroverspreider staan in de coderegel. 9. Het bedrijf dat de IBAN-acceptgiro gestuurd heeft, heeft zijn IBAN ingevuld bij de tekst: ‘op rekening’, zowel op de controlestrook als op de IBAN-acceptgiro zelf. )

44. Machtigingen • Het woord ‘SEPA’ in de titel van de machtiging, bijvoorbeeld ‘Doorlopende SEPA machtiging’ of ‘Eenmalige SEPA machtiging’. • Naam, adres, woonplaats en land van de incassant. • De incassant-ID (deze ontvangt de cliënt bij het afsluiten van de SEPA incasso-overeenkomst). • Het kenmerk van de machtiging: dit kenmerk mag de cliënt zelf toekennen en moet aan de volgende voorwaarden voldoen: • het moet uniek zijn in combinatie met de incassant-ID; • het mag niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek). De cliënt mag dit kenmerk eventueel toekennen nadat de machtiging al getekend is door de debiteur. De cliënt moet de debiteur dan wel op de hoogte stellen van het kenmerk van de machtiging vóórdat hij daadwerkelijk gaat incasseren. • De volgende ‘toestemmingstekst’ in geval van SEPA Incasso Algemeen Doorlopend: ‘Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan o {naam van incassant} om doorlopend incasso- opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven wegens {omschrijving dienstverlening/bestelling} en o uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van {naam van incassant}. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden.’ De volgende ‘toestemmingstekst’ in geval van SEPA Incasso Algemeen Eenmalig: ‘Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan o {naam van incassant} om eenmalig een incasso- opdracht te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven wegens {omschrijving dienstverlening/bestelling} en o uw bank om eenmalig een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van {naam van incassant}. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden.’ • Vermelding van de terugboekingstermijn en de verwijzing om voor een terugboeking contact op te nemen met zijn eigen bank. Zie de hierboven genoemde ‘toestemmingsteksten’. • Naam, adres, woonplaats en, eventueel, land van de debiteur. • De IBAN van de debiteur. • Plaats en datum van ondertekening. • Handtekening van de debiteur. Een machtiging moet duidelijk gescheiden zijn van enig andere tekst en mag bijvoorbeeld niet uitsluitend deel uitmaken van de voorwaarden van een contract. Een machtiging bevat fraudegevoelige gegevens. Daarom is het advies aan de cliënt om met het machtigingsformulier een retourenvelop mee te sturen en de debiteur te verzoeken om het machtigingsformulier in een gesloten envelop te retourneren. In ieder geval moet duidelijk zijn voor de debiteur naar welk adres hij de machtiging moet terugsturen.

45. Belangrijke LRP data voor gemeenten • Februari-maart, • Corrigeren uitval bankrekeningnummers • Mei-juni, • C- en AS contracten aanpassen • Goedkeuring testbestand verkrijgen(indien eigenbeheer) • 1 juli, • alleen nog maar IBAN-acceptgiro’s te printen • Oktober-december, • vooraankondiging doorlopende incasso’s

46. Aan de slag! • Deel informatie met alle mogelijke belanghebbenden in uw gemeente! • Het college van kerkrentmeesters • De diaconie • De ZWO-commissie • De redactie van het kerkblad • De webmaster • Overig …

47. Reserveer tijd en budget • Veranderingen in financiële systemen kosten geld en tijd • Informeer uw gemeenteleden tijdig over de veranderingen waar zij mee te maken krijgen • Kerkbalans 2014 wordt helemaal SEPA!

48. Informeer, informeer, informeer! • Enkele mogelijkheden: • Artikel in het kerkblad • Presentatie op een gemeente-avond • Persoonlijke voorlichting • Sticker met nieuwe rekeningnummers plaatselijke gemeente voor op overschrijvingsformulieren • SEPA-folder • Er komt voor de zomer een SEPA-filmpje met uitleg die u op uw website kunt plaatsen • Wat u verder maar kunt bedenken…

49. Doe alvast wat u kunt • Nieuwe rekeningnummer snel op alle uitingen • Duidelijke informatie op uw website • Neem contact op met uw bank: zij helpen! • Inventariseer uw voorraad: wat ligt er nog?

50. Belangrijke aandachtspunten (1) • Er komt een nieuwe acceptgirokaart • Vanaf 1-7-2013 kunt u vanuit LRP alleen nog maar IBAN-acceptgiro’s printen • Het voordeel daarvan is: LRP is per 1-7-2013 SEPA-proof • Informeer vóór 1 juli bij uw bank (of SKG) of uw acceptgirocontract vernieuwd moet worden (C of A/S) • Vernieuw bij uw bank uw incasso-contract voor 1-1-2014