Zasady prowadzenia postępowań administracyjnych oraz wydawania decyzji dotyczących zwrotu środków

1. Zasady prowadzenia postępowań administracyjnych oraz wydawania decyzji dotyczących zwrotu środków Andrzej Dziura

2. Podstawowe zasady kpa • zasada informowania stron postępowania o: • wszczęciu i przedmiocie prowadzonego postępowania, • podstawach prawnych podejmowanych czynności, • obowiązkach prawnych i konsekwencjach ich niewykonywania, • istotnych dla strony okolicznościach faktycznych (takich które dla strony mogą powodować określone skutki prawne)

3. Podstawowe zasady kpa • zasada pisemności • „wymiana informacji” – korespondencja pisemna, • dokumentowanie czynności – protokoły, adnotacje, notatki, • dowody (opinie, ekspertyzy, analizy) • załatwienie sprawy – decyzje i postanowienia

4. Podstawowe zasady kpa • zasada czynnego udziału stron w postępowaniu • wgląd do akt, • zgłaszanie środków dowodowych, • udział w czynnościach dowodowych, • aktywny udział w rozprawie administracyjnej, • możliwość zapoznania się ze zgromadzonymi dowodami i wypowiedzenia się co do nich, • wnoszenie środków zaskarżenia,

5. Wszczęcie postępowania- art.61 kpa • Z urzędu (1) • następuje z datą podjęcia pierwszej czynności w sprawie albo z datą wskazaną w zawiadomieniu – NSA (Lublin) I SA/Lu 1262/98 Za datę wszczęcia postępowania z urzędu należy uznać dzień pierwszej czynności procesowej, jaką podjął organ wobec strony, jeżeli brak było zawiadomienia o wszczęciu postępowania w myśl art. 61 § 4 kpa, • organ o wszczęciu zawiadamia wszystkie strony, a data w zawiadomieniu powinna odpowiadać dacie pierwszej czynności w sprawie, • obowiązek zawiadomienia – WSA we Wrocławiu, III SA/Wr 451/07 Zawiadomienie strony o wszczęciu postępowania z urzędu, przewidziane przez przepis art. 61 § 4 k.p.a., ma formę pisemną nie jest jednak postanowieniem czy też decyzją, o których mowa w k.p.a.,

6. Wszczęcie postępowania-art.61 kpa • na wniosek strony (2) • z datą doręczenia organowi żądania wszczęcia postępowania, • z datą wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej w przypadku podań wnoszonych drogą elektroniczną, • o wszczęciu postępowania organ zawiadamia wszystkie strony, • w każdym przypadku brak zawiadomienia strony stanowi rażące naruszenie prawa

7. Wszczęcie postępowania • orzecznictwo • WSA w Krakowie II SA/Kr 1299/09 Zgodnie z regułą zawartą w art. 61 § 1 k.p.a. postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Powołany przepis winien być interpretowany w powiązaniu z przepisami prawa materialnego, które wyznaczają rodzaj spraw załatwianych w formie decyzji oraz normują inicjatywę co do powstania stosunku prawnego określonej treści. • WSA w Olsztynie II SA/Ol 939/07 Treść zawiadomienia o wszczęciu postępowania powinna wskazywać rodzaj sprawy będącej przedmiotem tego postępowania. • WSA w Gdańsku II SA/Gd 285/03 Dopiero wszczęcie postępowania umożliwia przeprowadzenie i zbieranie dowodów. Nie jest zatem dopuszczalne prowadzenie postępowania dowodowego przed wszczęciem postępowania z urzędu.

8. Terminy załatwienia sprawy • załatwienie sprawy następuje poprzez wydanie decyzji • terminy określa art. 35 kpa: • niezwłocznie, • miesiąc • dwa miesiąc • instrukcyjny charakter terminów, • obowiązek informowania strony o niedotrzymaniu terminu załatwienia sprawy,

9. Strony postępowania administracyjnego • osoby fizyczne, prawne a także państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne oraz organizacje społeczne nieposiadające osobowości prawnej (art. 28kpa) • stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek, • obowiązek ustalenia kręgu stron ciąży na organie, • skierowanie decyzji do podmiotu niebędącego stroną jest podstawą, stwierdzenia jej nieważności, • podmiot nie będący stroną postępowania może być jego uczestnikiem – np. inny organ lub instytucja

10. Strony postępowania administracyjnego • beneficjent jako strona postępowania • obowiązek zwrotu, o którym mowa w art. 207 ust. 1 ustawy o finansach publicznych wskazuje podstawę „bycia” stroną w rozumieniu art. 28kpa (art. 211 „starej” ustawy o finansach …), • podmiot, któremu przyznano środki pomocowe powinien być tożsamy ze stroną postępowania administracyjnego, • badanie sposobu skutecznej reprezentacji strony - beneficjenta na czas prowadzenia postępowania, • oświadczenia woli organu (zawiadomienia, wezwania, stanowiska, postanowienia, decyzje itp.) kieruje się na adres siedziby strony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru

11. Akta sprawy • wszystkie dokumenty zgromadzone w toku przeprowadzonego postępowania: • potwierdzające przeprowadzenie postępowania dowodowego – zgromadzone dowody, • obejmują korespondencję prowadzoną przez organ ze stroną postępowania, • prowadzone pod określonym znakiem sprawy wynikającym z rzeczowego wykazu akt – numeracja przekłada się na oznaczenie kolejnych pism w sprawie, • gromadzone w chronologicznym porządku, • strony mają prawo wglądu jak również do uzyskiwania z nich kopii, odpisów oraz sporządzania notatek na każdym etapie postępowania

12. Akta sprawy • orzecznictwo • NSA (w Gdańsku) II SA/Gd 1153/03 1. … 2. Akta administracyjne nie są dokumentem urzędowym, o jakim mowa w ustawie o dostępie do informacji publicznej, oraz dostęp do nich uregulowany jest w przepisie art. 73 k.p.a. i przysługuje stronie postępowania administracyjnego. Odmiennie natomiast może się kształtować kwestia dostępu do znajdujących się w aktach sprawy poszczególnych dokumentów urzędowych. 3. Poszczególne dokumenty znajdujące się w aktach administracyjnych mogą być przedmiotem informacji publicznej wówczas, gdy dotyczą określonych sfer życia publicznego. • NSA w Warszawie z dnia 14 września 2010 r II OSK 1676/10 Żądanie umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy i sporządzania z nich notatek i odpisów może być załatwione albo poprzez czynność materialno-techniczną w postaci udostępnienia stronie akt i umożliwienia jej sporządzenia odpisów albo poprzez wydanie postanowienia o odmowie udostępnienia akt.

13. Akta sprawy • orzecznictwo • NSA (w Gdańsku) II SA/Gd 1153/03 1. … 2. Akta administracyjne nie są dokumentem urzędowym, o jakim mowa w ustawie o dostępie do informacji publicznej, oraz dostęp do nich uregulowany jest w przepisie art. 73 k.p.a. i przysługuje stronie postępowania administracyjnego. Odmiennie natomiast może się kształtować kwestia dostępu do znajdujących się w aktach sprawy poszczególnych dokumentów urzędowych. 3. Poszczególne dokumenty znajdujące się w aktach administracyjnych mogą być przedmiotem informacji publicznej wówczas, gdy dotyczą określonych sfer życia publicznego. • NSA w Warszawie z dnia 14 września 2010 r II OSK 1676/10 Żądanie umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy i sporządzania z nich notatek i odpisów może być załatwione albo poprzez czynność materialno-techniczną w postaci udostępnienia stronie akt i umożliwienia jej sporządzenia odpisów albo poprzez wydanie postanowienia o odmowie udostępnienia akt.

14. Wezwania • oświadczenia organu zobowiązujące adresata do określonego zachowania • może obejmować zobowiązanie do udziału w podejmowanych czynnościach, do złożenia wyjaśnień lub zeznań osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, • treść: • precyzyjne określenie przedmiotu żądania, • wyznaczenie terminu na jego spełnienie, • pouczenie o konsekwencjach nie zastosowania się, • autorem jest organ, a podpisuje je osoba do tego upoważniona, • podstawą wezwania jest art. 50 par. 1 kpa, • doręczane pocztą za zwrotnym powiedzeniem odbioru (z zasady),

15. Postępowanie dowodowe • dowody • przeprowadza się na wniosek lub z urzędu, • to wszystko co może służyć wyjaśnieniu i załatwieniu sprawy pod warunkiem, że nie jest sprzeczne z prawem (art. 75 kpa), • obowiązek zebrania i oceny dowodów spoczywa na organie administracji prowadzącym postępowania, • muszą być znane stronom,

16. Postępowanie dowodowe • dopuszczenie dowodu • zaliczenie materiału dowodowego do akt sprawy stanowi jego dopuszczenie, • biegli - o zakresie opinii postanawia organ( art. 83 §1 kpa), • o zakończeniu postępowania i podstawach do wydania decyzji organ zawiadamia na podstawie art. 10 kpa, • odmowa dopuszczenia dowodu

17. Postępowanie dowodowe • orzecznictwo • WSA w Gdańsku II SA/Gd 941/10  W przypadku decyzji uznaniowych organ musi w sposób pełny wyjaśnić przestanki, jakimi się kierował, wydając określone rozstrzygnięcie. W przeciwnym razie jego decyzja będzie obarczona wadą naruszenia prawa. • NSA II OSK 1311/10Decyzja administracyjna musi mieć walor aktualności w zakresie ustaleń faktycznych. • WSA we Wrocławiu III SA/Wr 325/09  1. Jeżeli strona wskazuje dowód, który ma znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, przy czym jest zgłoszony na tezę dowodową odmienną, taki dowód powinien być przeprowadzony przez organ.2. Zaniechanie przez organ administracji podjęcia czynności procesowych zmierzających do zebrania pełnego materiału dowodowego, zwłaszcza gdy strona powołuje się na określone i ważne dla niej okoliczności jest uchybieniem przepisom postępowania administracyjnego, skutkującym wadliwością decyzji.

18. Postępowanie dowodowe • orzecznictwo (cd.) • WSA w Bydgoszczy II SA/Bd 783/08  Wyczerpujące rozpatrzenie materiału dowodowego polega na takim ustosunkowaniu się do każdego ze zgromadzonych w sprawie dowodów z uwzględnieniem wzajemnych powiązań między nimi, aby uzyskać jednoznaczność ustaleń faktycznych i prawnych. Dopiero, jednoznaczne ustalenie stanu faktycznego sprawy stworzyłoby podstawy do wyrażenia stanowiska, które nie przekraczałoby granic zasady swobodnej oceny dowodów, wynikającej z art. 80 k.p.a.

19. Rozprawa administracyjna • zakres i przesłanki (art. 89kpa) • prowadzić ma do wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków lub biegłych (z udziałem stron), • fakultatywny element postępowania, • inicjowana na wniosek strony lub z urzędu gdy miałaby zapewnić przyspieszenie lub uproszczenie postępowania,

20. Rozprawa administracyjna • przygotowanie rozprawy • wezwanie stron do złożenia wyjaśnień, dokumentówi innych dowodów oraz do stawienia się na rozprawę osobiście lub przez przedstawicieli albo pełnomocników, • wezwanie do stawiennictwa biegłych i świadków, • zawiadomienie innych organów lub instytucji, których obecność byłaby celowa lub też obowiązkowa, • wyznaczenie terminu z odpowiednim wyprzedzeniem,

21. Rozprawa administracyjna • wezwanie • forma pisemna wskazująca termin, miejsce i przedmiot rozprawy, • doręczane każdemu, czyja obecność według organu jest obowiązkowa (strony biegli, świadkowie itp.), • winno być doręczone nie później niż na 7 dni przed datą wyznaczonej rozprawy,

22. Rozprawa administracyjna • przebieg • toczy się przed wyznaczonym pracownikiem (art. 93 kpa), • nieobecność stron należycie powiadomionych o terminie rozprawy nie stanowi przeszkody jej przeprowadzenia (odroczenie terminu stanowi wyjątek), • obowiązek odroczenia w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w doręczeniach albo nieobecności usprawiedliwionej nadzwyczajnymi okolicznościami, • kierowanie rozprawą i policja sesyjna, • przebieg i czynności dokumentowane protokołem,

23. Rozprawa administracyjna • orzecznictwo • WSA IV SA 2085/98 1. Rozprawa jest formą postępowania wyjaśniającego, które nie zawsze musi być prowadzone w formie rozprawy, jeżeli nie występują przesłanki wymienione w art. 89 k.p.a. ani przepisy szczególne nie stanowią o obowiązku przeprowadzenia rozprawy. Wówczas czynności wyjaśniające mogą odbywać się w formie tzw. postępowania gabinetowego. W postępowaniu tym mogą być przeprowadzone te same czynności dowodowe co na rozprawie. Postępowanie takie prowadzone jest przede wszystkim wtedy, gdy do udowodnienia stanu faktycznego wystarczające są dokumenty. …

24. Zakończenie postępowania • decyzja • poprzedzać ją musi zawiadomienie stron o zakończeniu postępowania oraz możliwości zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym (art.10 kpa), • strony przed wydaniem decyzji powinny mieć możliwość wypowiedzenia się co do zgromadzonego materiału dowodowego w odpowiednim terminie, • powiadomienie stron o jej wydaniu następuje poprzez jej doręczenie,

25. Decyzja • elementy decyzji • elementy stałe i niezbędne dla skuteczności decyzji – art. 107 § 1 kpa w tym: • uzasadnienie wraz z pouczeniem faktycznym i prawnym, • pouczenie o prawie i zasadach wnoszenia środka odwoławczego, • właściwe określenie adresata decyzji, • podpis osoby upoważnionej ze wskazaniem stanowiska służbowego • podstawa prawna - art. 104 i 107 kpa oraz 207 ust. 9 ustawy o finansach publicznych albo art. 104 i 107 kpa oraz art. 112 ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych w zw. z art. 211 ustawy o finansach publicznych („starej”) • szczegółowe określenie obowiązku – wymiar kwoty oraz zasady jej zwrotu,

26. Egzekucja wykonania decyzji • egzekucja obowiązków o charakterze pieniężnym: • prowadzona na podstawie ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (u.p.e.a) - art. 2. § 1 pkt. 5 cytowanej ustawy w zw. z art. 66 ustawy o finansach publicznych, • uprawnionym do żądania wykonania w drodze egzekucji administracyjnej obowiązków wynikających z decyzji jest organ I instancji – art. 5  § 1 pkt. 1 u.p.e.a., • organ egzekucyjny – naczelnik właściwego urzędu skarbowego (art. 22 u.p.e.a.), • właściwość organu uzależniona jest od rodzaju przedmiotu z którego prowadzona jest egzekucja,

27. Egzekucja wykonania decyzji • egzekucja obowiązków o charakterze pieniężnym (c.d.): • wszczęcie egzekucji administracyjnej następuje na wniosek wierzyciela i na podstawie wystawionego przez niego tytułu wykonawczego (art. 26 u.p.e.a.), • tytuł wykonawczy – wzór określony Rozporządzeniem MF z 2.11.2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U.01.137.1541 ), • tytuł wykonawczym – określa termin, od którego nalicza się odsetki z tytułu niezapłacenia należności w terminie, oraz rodzaju i stawki tych odsetek (umowne lub ustawowe), • tytuł wykonawczym – wskazuje rodzaj zabezpieczenia jeżeli je ustanowiono

28. Dziękuję za uwagę