Postup

1. Postup • Rozhodnutí o tom co budu soutěžit • Zjištění typu VZ • Zjištění hodnoty VZ • Rozhodnutí o druhu zadávacího řízení • Rozhodnutí o administraci VŘ • Obchodní podmínky • Technické podmínky • Hodnotící kritéria • Průběh řízení • Uzavření smlouvy, plnění • Sdružení zadavatelů • Minimální lhůty • Závěr

2. Zjištění typu VZ • Odhadnu předpokládanou hodnotu • Dodávek • Služeb • Souvisejících stavebních prací • Rozhodnu o typu VZ dle převažující hodnoty bez DPH • Předpokládáme že se vždy bude jednat o VZ na „dodávky“

3. Rozhodnutí o tom co budu soutěžit • To co mi umožňuje program 1.5 • Výpočetní technika • Vizualizační technika (to co není předmětem stávající soutěže) • Ostatní položky • Respektování podmínek dohodnutých s odborem školství • % z celkové částky na HW • Ostatní

4. Zjištění předpokládané hodnoty VZ • Sečtu všechny plánované dodávky v soutěžních komoditách v roce 2013 v předpokládaných nákupních cenách • V rámci programu 1.5 včetně již uskutečněních soutěží (vizualizační technika) dodávaná v roce 2013 • Ostatní dodávky • Ostatní operační programy dodávané v roce 2013 • Nákupy na základě rozpočtu v roce 2013 • Ostatní běžný nákup v roce 2013 • Dle celkové hodnoty bez DPH musím postupovat dle: • VZ malého rozsahu do 1.000.000,- • Podlimitní VZ od 1.000.000,- do 5.010.000,- • Nadlimitní VZ od 5.010.000,- • Doporučuji v rámci opatrnosti postupovat minimálně na úrovni podlimitní VZ Poznámka: v případě že neudělám dle bodu 1) hrozí obcházení zákona a účelové dělení zakázek a na základě toho kromě trestně právní odpovědnosti i vracení nebo krácení dotačního titulu při následných kontrolách z důvodu porušení ZVZ.

5. Rozhodnutí o druhu zadávacího řízení • Možnosti dle oznamovací povinnosti (smysluplné pro náš případ) • Otevřené řízení • Oznámení neomezenému počtu subjektů • Užší řízení • Oznámení neomezenému počtu subjektů • V prvním kole se hodnotí kvalifikace • Ve druhém kole se hodnotí nabídky • Zjednodušené podlimitní řízení • Oznámení nejméně 5 subjektům a na profilu zadavatele (což nemohou být web stránky školy) • Jen pokud hodnot VZ nepřesahuje 5.010.000,- Doporučeni: pokud je to možné, využít zjednodušené podlimitní řízení.

6. Rozhodnutí o administraci VZ • Samostatně • Nutná velmi dobrá znalost zákona o VZ • Zabezpečuji veškerou agendu, lhůty, zveřejňovaní, dokumentaci a další povinnosti pro následnou kontrolu • Odborně i časově náročné • S využití administrátora veřejných zakázek • Nastavuje správný druh zadávacího řízení • Právně odpovídá za správnost celého procesu, kvalifikaci, prokazování, otvírání obálek, lhůty , protokoly, dokumentaci, zastupování, zřízení internetového profilu a uveřejňování dokumentů na profilu atd. • Neodpovídá za obchodní podmínky (smlouva), pokud se nedohodnete jinak • Neodpovídá za technické podmínky (rozpočty, specifikace), pokud se nedohodnete jinak • Administrátorovi musíte poskytnout potřebnou součinnost • Pracuje na základě mandátní smlouvy ze které vyplývá jeho odpovědnost • Administrace je hrazena (jde o oprávněný náklad při výběrových řízení) Doporučeni: jde o velmi složitou a specializovanou právní problematiku, proto doporučujeme vždy uzavřít mandátní smlouvu s administrátorem veřejných zakázek, který má dostatečné zkušenosti a právní vzdělání.

7. Obchodní podmínky • Výčtem do zadání • Seznam oblastí a formulací, které musí uchazeč zapracovat do smlouvy a příloh • Smlouvu tvoří uchazeč • Uchazeč ji předloží jako součást nabídky • Je na uchazeči jak smlouvu vytvoří a které další oblasti zahrne • Smlouva nemůže být měněna (i když je pro zadavatele nevýhodná) • Smlouvou • Smlouva je již součástí zadávacích podmínek • Smlouvu tvoří zadavatel • Uchazeč ji musí podepsat bez výhrad včetně všech příloh • V případě že má pocit nevýhodnosti smlouvy, má právo se VŘ neúčastnit • Smlouva „zrušeného“ VŘ vám bude k dispozici na odboru školství Doporučeni: Smlouvu by vždy měli tvořit právníci na straně zadavatele. Pokud má administrátor VZ kapacity je vhodné využít administrátora (ale jen případě, že má právní vzdělání). Za kvalitu smlouvy odpovídá vždy zadavatel.

8. Technické podmínky • Charakteristiky a požadavky stanovené objektivně a jednoznačně způsobem vyjadřujícím účel plnění zamýšlený zadavatelem • Musí být přiměřené potřebám zadavatele • Musí mít dostatečně obecný popis • Technické charakteristiky musí být odůvodnitelné • Nesmí být stanoveny tak, aby určitým dodavatelům zaručovaly konkurenční výhodu nebo vytvářely neodůvodněné překážky hospodářské soutěže • Nesmí být konkrétní názvy produktů, výkonnosti procesorů, atd • Kombinace podmínek nesmí vylučovat uchazeče, značky nebo výrobce • Před tvorbou podmínek by se měl udělat průzkum trhu • Vytvořit srovnání ,že existuje dostatek produktů, dodavatelů, výrobců… • Technické podmínky „zrušeného“ VŘ vám budou k dispozici na odboru školství Doporučeni: Stanovení technických podmínek je složité a většina námitek je právě na technické podmínky. Doporučujeme věnovat zvýšenou pozornost této oblasti, popřípadě si najmout technického konsultanta, který se vyzná v oboru nebo požádat administrátora o tuto službu (pokud má dostatečnou odbornost). Za kvalitu technických podmínek odpovídá vždy zadavatel.

9. Hodnotící kritéria • Nejnižší nabídková cena • Nabídková cena jako jediné kritérium • Ekonomická výhodnost nabídky • Kombinace více kritérií, kterým je přidělená váha • Kritéria se musí vztahovat k plnění veřejné zakázky • Cena, kvalita, technická úroveň, funkční vlastnosti, vliv na životní prostředí, provozní náklady, servis, návratnost investic, atd. • Nemohou být smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinnosti dodavatele nebo podmínky platební Doporučeni: Váha kritéria nabídkové ceny měl být více než 80%.

10. Průběh řízení • Za zákonný průběh řízení odpovídá administrátor • Nutno dodržet • Zákonné postupy • Lhůty • Protokoly z jednání, zápisy • Složení komisí • Korespondence s uchazeči • Oznamovací povinnosti • Výsledná dokumentace, zpráva, podklad pro kontrolní orgány • K řízení pověřujete mandátní smlouvou Doporučeni: Kvalitní administrátor je důležitý. Vždy si prověřte zda má dostatečně vzdělané zaměstnance (právníci) a zda má pojištění odpovědnosti za škodu včetně odpovědnosti za finanční škodu.

11. Uzavření smlouvy, plnění • Uzavřením smlouvy končí výběrové řízení • Plnění • Dodávky • Pohlídat dodavatele, že dodržuje smluvní podmínky (typ výrobku, termíny, cena, technická specifikace, atd) • Následný servis • Dle smluvních podmínek (délka záruky, rychlost servisu, atd) • V období plnění se postupuje podle smlouvy Doporučeni: Kvalitní smlouva je základ následné bezproblémové spolupráce.

12. Sdružení zadavatelů • Na základě smlouvy o sdružení • Libovolný počet • Vyplývá kdo je vedoucí sdružení (vystupuje za sdružení) • Výhody • Jedna administrativa pro členy sdružení • Jedny náklady pro členy sdružení • Jedny obchodní a technické podmínky pro členy sdružení • Větší objem zakázky = lepší cena • Nevýhody • Předpokládaná hodnota VZ je součtem předpokládaných hodnot jednotlivých členů sdružení • Možný posun do vyšší kategorie VZ (nadlimitní) a z toho vyplývajících postupů a lhůt • Nutná shoda na obsahu VZ mezi členy sdružení Doporučeni: Zvažte klady , zápory a shodnost potřeb.

13. Minimální lhůty (*) Bez prodlužování v případě dodatečných odpovědí, které mají vliv na zadávací podmínky (**) Bez doplňujících dotazů, vícenásobného jednání komisí, podávání námitek, odvolání uchazečů a řízení u UOHS (***) Při součinnosti uchazeče (x) Obvyklá lhůta

14. Závěr • Buďte obezřetní, velká část zakázek končí na UOHS, často hrozí vrácení dotace. Budou probíhat důsledné kontroly z MŠMT • Dodržujte zásady transparentnosti , rovného zacházení a zákaz diskriminace • Využijte podklady k minulému VŘ (pozor, jde použít jen ty části, které se nezměnily po novele zákona o VZ) • Připravte si kvalitní smlouvu pro dodávky i následný servis • Připravte si kvalitní technické podmínky (zde se nenechte ovlivnit místními prodejci) • Uzavřete smlouvu s dobrým administrátorem veřejných zakázek • Dobře vypočtěte předpokládanou hodnotu VZ • Nezapomeňte vyzvat stávající dodavatele se kterými jste spokojeni a další lokální dodavatele • Vždy počítejte, že minimální lhůty se mohou protáhnout a mohou nastat nějaká komplikace • Začněte co nejdříve

15. Odkazy a kontakty Platná legislativa k veřejným zakázkám http://www.portal-vz.cz/CMSPages/GetFile.aspx?guid=903fcaae-c4e2-419e-a3cb-bb087c6ec03f http://www.mmr.cz/Verejne-zakazky-a-PPP http://www.portal-vz.cz/ Výkladová stanoviska a metodiky k veřejným zakázkám http://www.compet.cz/verejne-zakazky/vykladova-stanoviska-a-metodiky/ Metodika k používání některých technických specifikací v ICT http://www.compet.cz/fileadmin/user_upload/Sekce_VZ/Metodiky/usneseni_priloha.pdf KÚ v současné době využívá následujících služeb Administrátor VZ – MCI Servis s.r.o., tel. 573 034 265, http://www.mciservis.eu/, mciservis@mciservis.eu