La tramitación electrónica en el Ministerio de Educación (o algo que no tiene nada que ver)

1. La tramitación electrónica en el Ministerio de Educación(o algo que no tiene nada que ver) José Antonio García García http://jagglarian.blogspot.com jantonio.garcia@educacion.es Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (SGTIC) Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

2. Índice • El supuesto práctico • La tramitación electrónica en el Mº de Educación • El papel y la informatización • La aplicación de la sede • Creación de un trámite • Registro electrónico • Firma y CSV • Notificaciones • Workflow • ¿lo compramos o lo hacemos? • más sobre los estados de tramitación • El paraguas y el sistema de login único • Los gestores documentales Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

3. El supuesto práctico • Incluir algo que no incluya nadie: • Pero en la defensa llevarlo preparado: ejemplos … • integración en redes sociales • SSO para el ciudadano • Los temas candentes en la Administración • Los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad • Cloud Computing • ¿alguien sabe lo qué es el cloud computing? • en la AGE llaman al cloud el housing o el consumo de WS • Modelo forja de SW • O cualquier otra cosa que se le ocurra al Tribunal: sólo hay que tener la suerte de nombrar lo que ellos quieren escuchar Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

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5. Mi libro: tramitación electrónica en el Mº de Educación • ¿dudo de si os va a servir de algo? • ¿no preferís preguntar lo que se os ocurra? • ¿queréis ver ejemplos prácticos? • paralelizar el papel y lo electrónico da muchos problemas • ¡¡y exige trabajo!!! (grabar las solicitudes) • sólo hacerlo cuando la ley así lo exige y al final del procedimiento (antes de adjudicar) • en la informatización estamos, a veces, en lo alegal • El ciudadano puede elegir el medio de notificación • ¿cómo identificamos? • usuario&contraseña, certificado(+persona jurídica) • ¡¡y es válido para las notificaciones!!! Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

6. La sede electrónica: tramite • Carácter legal: es muy diferente al portal www.educacion.es • La ficha del procedimiento: • toda la información útil del procedimiento, incluidas listas, adjudicaciones, .. • las nuevas convocatorias de un mismo procedimiento: ficha nueva • es importante señalar lo que puedo hacer con o sin certificado • Existen varias aplicaciones para las solicitudes del ciudadano y su tramitación: nosotros hablamos de una de ellas • Trámite: • registro • árbol de trámites: sólo las abiertas • el buscador • mis trámites • mis notificaciones • mis justificantes: persona física y persona jurídica • convocatorias abiertas y cerradas Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

7. Cifras • 1,5 M usuarios registrados (42.000 con certificado) • Máx. 250.000 usuarios en un día (10.000 en media hora) • Balanceadores F5 que apuntan a una granja de servidores Tomcat • Máx. 12 servidores Linux Red Hat máquinas virtuales de 64 bits con doble procesador • Control máximo número de sesiones por servidor • Los F5 controlan número de conexiones • La experiencia nos dice cuantas sesiones aguanta un servidor Tomcat: un parámetro del content.xml calcula el número de sesiones y cuando llega al máximo, las nuevas sesiones se reenvía a la página de saturación • Monitorización del estado del Tomcat de cada servidor: el F5 le saca del pool (y a todos las aplicaciones del servidor) cuando está caído • NOTA: los F5 también se usan para facilitar la comprobación del estado de llos certificados Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

8. Sede: el acceso del ciudadano • Registro obligatorio: nif, cif, nie, otro/pasaporte/código entidad • procedimiento de alta: incluye activación • forma de recuperar el acceso • Usuarios internos: ¡¡con el DNI correcto en el AD!! • Una única base de datos de usuarios para gestores y ciudadanos • el gestor para entrar tiene que hacerlo como usuario interno o con certificado digital • Formas de acceso a un trámite • buscar el trámite o la URL de acceso directo • externo: login/documento o certificado • interno: SSO, enlace acceso usuarios internos, con certificado • No poniendo el login en la pantalla principal • mis trámites • Trámites con acceso obligado con certificado Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

9. Creación de un trámite: datos necesarios (0) • Temas varios • Formularios • Fases y plazos • Definición del flujo • Notificaciones por comparecencia • Comunicaciones automáticas • Mensajes • Número de solicitudes Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

10. Creación de un trámite: datos necesarios (I) • El gestor se debe implicar: el procedimiento es suyo!!!! • La ficha • Mensaje de bienvenida al trámite • ¿cómo tramitar? ayuda al ciudadano: presentación, subsanación, … • Formulario de solicitud • lo que se solicita al ciudadano más otros aspectos a reflexionar: • distribución automática por áreas • ¿quién lo presenta y quién lo firma? • ¿la solicitud la tiene que ver alguien más que el solicitante? • borrador versus impreso oficial: resumen de la solicitud • pies de firma y dirección a quién se dirige • documentación adjunta • Otros formularios: subsanación, resolución, evaluación, … • se pueden tener textos predefinidos, selección de opciones • Multilingüismo en los formularios Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

11. Creación de un trámite: datos necesarios (II) • Fases de una convocatoria y plazos • preparación, presentación, tramitación, resolución, cerrada • presentación: siempre abierta o con plazo • subsanación: colectiva o individual • resolución: colectiva o individual • días hábiles o naturales • Definición del flujo • con registro o sin registro: asunto y organismo para completar el asiento • ¿incluye evaluación? • diagrama de estados • Las acciones del flujo son parametrizadas: se pueden dar/crear las que se quieran Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

12. Creación de un trámite: datos necesarios (III) • Notificaciones por comparecencia • ¿en qué puntos del flujo? • ¿qué sucede cuando se caduca o rechaza? Transiciones automáticas • mejora/decae • ¿en qué plazo se dispara? • Mensaje a enviar al crear una notificación • Número máximo de solicitudes • Totales/borrador/confirmadas • ¿pueden copiar solicitudes? • Comunicaciones automáticas: e-mails • a los solicitantes, gestores • Otras creadas para determinados puntos del trámite • Se envían firmadas: no se pueden contestar • Automáticas o se lanzan a mano • No tienen carácter legal • También existe la posibilidad de SMS. ¡¡si hubiese $) • Mensajes a mantener • Al confirmar • Creados para ser lanzadas al final de cualquier transición Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

13. Registro electrónico (I): autenticación y firma • Certificados digitales • eDNI • de autenticación y de firma • APE • FNMT: en tarjeta o en SW • Otros (incluso europeos): @firma (en estudio) • ¿Cómo operar con ellos? • Diferencia entre certificados autenticación y firma • De persona física y persona jurídica • Formatos de firma • Normalmente ilegibles • El PDF será nuestra salvación • NOTA: también se puede usar el CSV para realizar tareas de firma • El órgano firmante es juez y parte, al guardar las evidencias que relacionan el funcionario firmante con el CSV del documento Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

14. Registro electrónico (II) • Registro presencial: • Instancia con una lista de anexos • Firma de la instancia y presentación • Justificante (con fecha y hora de lo presentado) • Orden de creación del registro electrónico del Mº: https://sede.educacion.gob.es/normativa/creacion-registro-e.html • Mismo funcionamiento que el presencial • Acceso desde cada aplicación o el formulario genérico (https://sede.educacion.gob.es/consultaregistro/formularios/validarFormularioGenerico.action) • Justificante registro: • sello, CSV y TS • Relación de adjuntos: huella digital • Todo es invariable: el texto y los adjuntos • En presencial los adjuntos se pueden cambiar Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

15. CSV • Permite recuperar un duplicado en cualquier momento: https://sede.educacion.gob.es/cid • Permite cojetar el documento impreso en papel • Diferencias entre el CSV del BOE y el del Mº • Acceder a un BOE • CSV del BOE: • consecutivo al ser documentos públicos • CSV Mº • Aleatorio (y único): utilizado para documentos privados • Es potestad del propietario del mismo el difundir ese identificador • El documento está certificado: no se puede modificar Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

16. Ventajas del registro electrónico • Evitar desplazamientos del ciudadano • Ahorros: papel y papeleo • ¿cómo se distribuyen los documentos del registro presencial? • Se pueden obtener duplicados de los justificantes en cualquier momento: acceso a través de la sede electrónica • ¿y las compulsas? • Si la convocatoria exige el original o la fotocopia compulsada no tenemos salida: hay que personarse en ventanilla • Alternativas: pedir la documentación escaneada y • Sólo pedir el original a los adjudicatarios (como en la oposición!!!) • Declaraciones juradas de la veracidad de la documentación y ‘amenazar’ con duras sanciones a los ‘mentirosos’ • Que el resto de AAPP generen documentos electrónicos verificables • Código de visualización de títulos universitarios • Volante de empadronamiento del Ayto. de Madrid Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

17. Justificantes del registro electrónico • El ciudadano ve lo que ha firmado • Cuando se trabaja con CIF hay excepciones: posibles formas de firmar NIF+CIF • firma CIF fijo + cualquier NIF: lo ve cualquier cert. persona jurídica con ese CIF • no se puede ver con el cert. Persona física del NIF firmante • firma CIF fijo + NIF fijo: permisos en justificantes igual que el anterior • Firma CIF fijo + NIF ó NIF • Dependiendo de quién firme, los justificantes los verán unos u otros Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

18. Notificaciones por comparecencia • La alternativa de la carta certificada • Se ha emulado la ‘vida real’ de las notificaciones: explicación de los tipos de notificaciones desde la propia aplicación • Nuevas: se avisa del origen pero no del contenido • Acciones: • Ver (cuantas veces quiera) • Dejar estar: caducan a los 10 días desde la puesta a disposición, punto en el que se consideran rechazadas • A diferencia del mundo real se pueden ver una vez caducadas • Rechazar: no se pueden ver, pero tienen un id que permiten que un gestor sepa de lo que ‘se está hablando’ Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

19. Más de notificaciones • Una notificación es un PDF con CSV • La notificación se puede ‘ver’ desde la propia aplicación de notificaciones o si se realiza alguna actuación en el trámite que implique que el ciudadano está al cabo del estado de su expediente • A diferencia del mundo real, las actuaciones con las notificaciones no van autenticadas con certificado • Se guardan trazas de las actuaciones • Notificaciones sólo vistas cuando accedes con certificado Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

20. Ventajas e inconvenientes (de notif.) • La acción del ciudadano ‘dispara’ inmediatamente el procedimiento • No hay que esperar a que llegue el acuse de recibo de correos (y menos si no la ha recogido!!!) • Los gestores conocen al momento el estado de la notificación • Ahorro de costes • Facilidad de acceso (se puede acompañar de un SMS o correo electrónico avisando al ciudadano) • Inconvenientes • El ciudadano tiene que entrar a la sede (su buzón de correos siempre lo mira) • Cada Mº tiene su propio portal de notificaciones Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

21. El Mecflow: ¿se nace o se hace? • Se programa directamente en BD • Algún día tendremos una herramienta visual • Casi cada procedimiento tiene un flujo particular • Y con flujo me refiero también a permisos, ... • Parametrización ‘full equipe’ • Decisión: • Herramienta de tramitación: no adquirir producto comercial: • No son flexibles. • Al final una aplicación por procedimiento • Usar BPM: siempre que te dejen tocar hasta el último de los comportamientos • Pero yo no tengo ni idea!!!!!!! • Al final la realidad siempre supera las expectativas • Depende del centro: • si hay mucho $ en juego: te lo marcan desde arriba • si hay poco: total, para algo poco importante .. • ¿y eso cómo lo pones en el supuesto? Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

22. Los trámites (I) • Tipos de trámites • Para todo el mundo • Para internos, para sólo funcionarios • Restringidos: con clave (sólo se pide si no se tiene ninguna solicitud) • Tb. se usa en la fase de pruebas • Estadísticas de acceso y del estado de las solicitudes • Notificaciones por comparecencia • Documentación adicional: todo debe estar en la aplicación • del formulario: escanear las solicitudes que llegan en papel • asociada a la solicitud (informes IGAE, ..): adjuntar como documentación adjunta • Asociada a la convocatoria: resolución del DG, … • Tramitación: es una ventana al expediente • histórico, los estados (existen estados públicos y privados) Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

23. Los trámites (II): los estados • Acciones: estado inicial y final • Más de 50 tipos de acciones • Ver, modificar, confirmar, registrar, compartir. Deshacer, eliminar, enviar correo, notificar, … • Perfil que ejecuta la acción: usuario, gestor, supervisor, evaluador, .. • Texto: visto por el gestor y/o por el solicitante • Comunicación asociada • Mensaje asociado • Acción colectiva • Permite introducir observaciones • Si se muestra en el histórico • Si tiene fecha de registro • Si tiene fecha de plazo o no: si la tiene, si se arrastra la del estado anterior, si es la fecha de cuando se ejecuta la acción Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

24. ¿qué nos queda? • Gestión de listas: admitidos, rechazados, reservas, … • Subsanación inteligente: abrir los campos que el gestor señales • Plazos con días hábiles: ¿Cuál es el calendario de la aGE? • Registro de usuarios con subCIFs y de entidades (CIFs compartidos) • Control de registros fuera de plazo • Bajas de usuario: LOPD • Adjuntar ficheros enormes • Poder contestar a las comunicaciones por correo electrónico • Documentación asociada al expediente • Separar las BD de usuarios y la de gestores • Incorporar tareas de firma al flujo: interventores, abogados del estado, resoluciones, … • Integración con la AEAT y la SS Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

25. El paraguas Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

26. Paraguas (II): WS • Conocer si ha participado o no en un trámite concreto • Dependiendo de cómo haya entrado el usuario le dejaré pasar o no • No confía/no ha participado/ha participado • Lista de solicitudes y estado de la mismas • Acceso directo a las solicitudes • Contemplar el histórico de los identificadores del usuario • Permitir o no el paso del usuario a la aplicación externa • Para altas en papel o para accesos controlados Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

27. El sistema de login único • De la sede a las aplicaciones remotas • No entre las aplicaciones remotas entre sí • Construido ad-hoc por el Mº • Se pasa un código de sesión en la URL que la aplicación remota debe validar • No usar dos veces el mismo código • Tiempo en que se generó el código (botón actualziar accesos) • WS de integración • Registro automático en la aplicación destino si es la primera vez que accedió • Distintas URLs en las aplicaciones destino • Acceso general sin autenticar (cuando no confía) • Acceso general autenticado • Acceso para dar de alta una nueva solicitud • Acceso a una solicitud concreta Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

28. Implicaciones en las aplicaciones remotas • No se pueden mantener datos personales • Ni la clave ni el user/psswd • No acceso de forma indep. al SSO • Mantener los WS de forma indefinida para la consulta histórica • y además por convocatoria • ¿qué se espera para utilizarlo en toda la AGE? Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

29. ¿y el expediente electrónico? • Documentum como gestor documental • Carpeta por convocatoria y luego por solicitud • En ella, por cada documento oficial se guardan • PDF oficial (PDF resumen si existe) • El XML • Adjuntos • Versionados si hay subsanaciones • Utilizado mediante API o por WS • Problemas en el manejo de los XML y en hacer transacciones atómicas Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

30. Alguna pregunta? Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones