Ombudsinformatiesessie 16.12.2003 Algemene ombudstaken en Examenreglement

1. Ombudsinformatiesessie16.12.2003Algemene ombudstaken en Examenreglement 2003-2004

2. Ombudspersonen 2003-2004 • Patricia Claessens: VPwet. - GGS e-mail: czvombuds@med.kuleuven.ac.be tel: 016/33.29.22 • Sofie Breugelmans: Beleid e-mail: czvombuds@med.kuleuven.ac.be tel: 016/33.69.86 • Website www.czv.kuleuven.ac.be (onderwijs-onderwijsprogramma-examens-ombudsdienst)

3. Algemene ombudstaken • toezicht op de naleving van de examenreglementering • het behandelen van verzoeken om examens te verplaatsen omwille van zwaarwichtige redenen (opm: art 14, art 41, IAJ) • bemiddeling tussen examinatoren en studenten • opvang en begeleiding van studenten in verband met problemen die implicaties hebben voor de studies en/of examens • doorverwijzing naar specifieke hulpverlenende diensten binnen de universiteit (studentenartsen, studiebegeleiding, vertrouwenspersoon, psychotherapeutisch centrum, sociale dienst) • bespreking van examenresultaten: niet geslaagde studenten • zowel ten dienste van studenten als examinatoren!

4. Algemene ombudstaken • examenrooster • opm: voostellen voor het opmaken van het examenrooster (bv.: over volgorde van de vakken op basis van zwaarte van de vakken, inhoud, …) kunnen door jaarverantwoordelijken gedaan worden tot drie weken voor het examenrooster wordt uitgehangen • opm: jaarverantwoordelijken krijgen vooraf inzicht • opm: elke student: voor zichzelf na te kijken of het examenrooster volledig klopt en bij onvolledigheden of onjuistheden dit zo snel mogelijk meedelen aan het studentensecretariaat • IAJ-programma • opm: voor advies over de samenstelling van het IAJ-programma kan je best te rade gaan bij medestudenten, meter/peter omdat zij de vakinhoud, de zwaarte van het vak, de samenhang met andere vakken, de wijze van examineren, … kennen • opm: aanvraag dient voor 31.10 gedaan te worden (Prof. B. Himpens)

5. Algemene ombudstaken Permanentie in blok- en examenperiode • 1 uur per dag (zie regeling aan onze deur of ad valvas) • Uitzonderlijk op andere momenten na telefonische afspraak of eventueel via e-mail • elke vraag, klacht, melding, … schriftelijk documenteren • niet deelname aan examens: steeds melden!! (verplaatsen kan om zwaarwichtige reden) • stopzetten van examens: steeds melden!! • Formulieren (IAJ, toestemming ex spreiding, …) indienen bij ombuds • opm: alle e-mails/brieven: kopie naar ombuds

6. Algemene ombudstaken Belangrijk!! • vragen/problemen: op papier zetten, deftig voorbereiden • doorgeven van relevante informatie die nodig is om jouw individuele vragen/problemen/ … op te volgen • doorgeven van formulieren en aanvragen ivm bijzondere regelingen, uitzonderingen, IAJ, …

7. Examenreglement • Cfr examenvademecum (2003-2004): examenreglement met toelichting • wordt ter beschikking gesteld: • de jaarverantwoordelijken • de cursusdienst • www.kuleuven.ac.be/kuleuven/reglement/examenvademecum.htm • www.kuleuven.ac.be/dsv • studentendiensten - juridische dienst - examenreglement • www.kuleuven.ac.be/kuleuven/reglement/onderw3b.htm • presentatie ombudsinformatiesessie • www.czv.kuleuven.ac.be (onderwijs - ombudsdienst)

8. Afdeling 2Organisatie van de examens • 3 examenperiodes met verplichte deelname • voor 1ste en 2de ex per: automatisch ingeschreven • voor 3de ex periode: verplicht in te schrijven (stud secr) • opm: cfr afspraak studentensecretariaat • examens van vakken van het betreffende semester (uitz deelexamens enz) • niet deelnemen in jan of juni: automatisch sept • beraadslaging na 2de en 3de ex periode • resultaten van 1ste ex periode worden max 3 wkn na ex periode schriftelijk meegedeeld

9. Afdeling 2Organisatie van de examens • examenregeling wordt ad valvas bekend gemaakt • 5 wkn voor 1ste en 2de ex periode • 2 wkn voor 3de ex periode • (voorstellen dr studnvertegenwoordigers tot 3 wkn voordien) • 24u tussen 2 examens is slechts een aanbeveling en geen verplichting • examinatoren en studenten houden zich strikt aan de vooropgestelde examenregeling • verplaatsen kan enkel om zwaarwichtige redenen (te bespreken met ombuds)

10. Afdeling 3Deelname aan de examens • voor ieder vak: max 2 keer examen afleggen • ex van 1ste ex periode: hernemen in 3de ex periode • programma: meer dan de helft van de studieptn in het 1ste sem: niet verplicht voor > 36 studieptn ex af te leggen in 1ste sem (beslissing faculteit) • gn ex 1ste sem om zwaarwichtige reden: aanvraag voor 1 maart: faculteitsbureau: ex in juni (art. 14) (eigen verantwoordelijkheid EN te bespreken met ombuds!) • stopzetten van ex: onmiddellijk meedelen aan ombuds!!!

11. Afdeling 5Verloop van de examens • examenvorm: docenten delen dit mee bij aanvang van het college • bij mondeling: recht op 20 min voorbereidingstijd • om redenen van lich/psych aard: toestemming van voorzitter van ex comm: andere ex vorm (verzoek voor de opening van de ex periode) • opm: indien ex verplaatstwordt: nt noodzakelijk zelfde ex.vorm blijft gelden

12. Afdeling 6 en 8Beraadslaging en Ex resultaten • na 2de en 3de ex periode (nt na 1ste/enkel schrift) • studenten zijn ter beschikking van de examencommissie • verplicht aanwezig tijdens de deliberatie • telefonisch ter beschikking zijn is niet voldoende!!! • aan de niet-geslaagden worden de resultaten onmidd nadien uitgedeeld (rest wordt opgestuurd) • inzagerecht op verzoek van de student • Opm: weging • Ieder vak heeft sinds dit academiejaar een wegingscoëfficient gekregen en dit wordt meegenomen in de berekening van het percentage.

13. Afdeling 6 en 8Beraadslaging en Ex resultaten • Bindende criteria • 10/20 voor een opleidingsonderdeel: geslaagd voor opleidingsonderdeel • voor elk opleidingsonderdeel 10/20 (maw 50%): geslaagd • Deliberatiecirteria Fac. Geneeskunde: • Op voldoende wijze: >50% zonder deficit of > 50% met onvoldoendes indien % 3x groter is dan aantal deficitpunten • onderscheiding: vanaf 70% met max. 2 deficitpunten of 67.5% zonder deficit • Grote onderscheiding: vanaf 80% met max. 2 deficitpunten of 76.5% zonder onvoldoendes • Grootste onderscheiding: vanaf 85% • Grootste onderscheiding en de gelukwensen van ex.commissie: vanaf 90%

14. Afdeling 9Overdracht • Overdracht naar 3de ex periode (art 39) • onvoorwaardelijk: vanaf 12/20 • voorwaardelijk: vanaf 10/20 • voorwaarden: ten minste de helft van de ptn behaald hbn (50%) OF ten minste op de helft vd opleidingsonderdelen geslaagd zijn • seminarie/verhandelingen/oefeningen/stages: 10/20 (beslissing van de faculteitsraad) • Overdracht naar een volgend jaar (art 40) • onvoorwaardelijk vanaf 12/20 • Opmerking: tweede zit tov bisjaar!!

15. Afdeling 10: art 41Uitz regeling voor bijz groepen • uitz indiv omstandigheden (handicap, ernstige medische redenen, volledige dagtaak, topsport, kunstbeoef) • gemotiveerde aanvraag bij coördinator van studentenbeleid (Prof Van Gerven) indienen “voor de Paasvakantie” (zo snel mogelijk! Best voor Kerstvakantie) • spreiding van examens • faciliteiten worden individueel bepaald • examens plannen in overleg met ombuds

16. Afdeling 11Indiv Aangepast Jaarprogr • voorwaarde: overdracht voor ten minste 1/3 vd opleidingsonderdelen • wordt idividueel bekeken • eventueel beperking van voorafnames tot 2/3 van 1/3 • aanvraag aan de faculteit voor voorafname (31.10) • beoordeling voor studiejaar waarvoor ingeschreven (art 39) • beoordeling van voorafnames: (cfr art 40) overdracht naar volgend studiejaar

17. Succes!!!