EndNote Web

1. EndNote Web Niels Erik Frederiksen – Statsbiblioteket – nef@statsbiblioteket.dk

2. EndNote WebEt webbaseret referencehåndteringsværktøj Hvad kan man med EndNote Web? Opbygge sin egen database over litteraturreferencer, både ved import fra elektroniske bibliografier/databaser, bibliotekskataloger m.m. og ved manuel indtastning Formatere noter og litteraturlister til artikler, bøger og opgaver i overensstemmelse med internationale standarder Logge sig på sin egen database fra en hvilken som helst computer i verden, blot den er koblet til internettet

3. Sådan opretter du din database Gå ind på ’My EndNote Web’ via Statsbibliotekets ’Web of Science’-indgang Klik derefter på linket ’Register’

4. Sådan opretter du din database … og udfyld følgende side:

5. Efter du har ladet dig registrere åbner din nye EndNoteWeb-database I det følgende vil de vigtigste funktioner blive gennemgået

6. Læg referencer i din EndNote Web-database • Du kan lægge referencer i databasen på tre forskellige måder: • Direkte eksport fra Web of Science • Import fra databaser via tekstfiler • Manuel indskrivning

7. Direkte eksport fra Web of Science Kun fra Web of Science-databasen er der mulighed for direkte eksport af referencer til EndNote Web. Til gengæld er det en meget enkel procedure: Markér de ønskede poster (a) og klik på knappen ’Save to EndNote Web’ (b). Referencerne overføres herefter til EndNote Web og lægges i mappen ’Unfiled’

8. Import af tekstfiler • I de fleste databaser er det muligt at samle de referencer man måtte ønske i en tekstfil og importere den til EndNote Web.I det følgende tager vi som eksempel udgangspunkt i CSA-databasen ’Bibliography of the History of Art’

9. Gem referencer i tekstfil Markér de ønskede poster (a) og klik på linket ’Save, Print, Email’ (b)

10. Gem referencer i tekstfil På den fremkomne side klikker du på knappen ’Save’

11. Gem referencer i tekstfil Herefter får du mulighed for at gemme en tekstfil med navnet ’csaresults’. Denne fil skal efterfølgende importeres til din EndNote Web-database.

12. Import af tekstfiler For at kunne foretage en import i EndNote Web, skal man via fanebladet ’Collect’ (a) og menupunktet ’Import References’ (b) ind på følgende side.

13. Import af tekstfiler Her er det vigtigt, at man i feltet ’Filter’ får valgt det rigtige. I dette tilfælde skal vi have fat i ’Bib Hist Art (CSA)’, da vi skal have importeret en tekstfil fra CSA’s database ’Bibliography of the History of Art’ (fig. 1).Mange databaser vælger at levere deres tekstfiler i det såkaldte RIS-format. Det gælder f.eks. bibliotek.dk. Her skal man i nævnte felt vælge ’RefMan RIS’ (fig. 2) Fig. 1 Fig. 2

14. Import af tekstfiler Via knappen ’Gennemse…’ hentes filen ind – i dette tilfælde csaresults.txt, som jeg gemte på mit skrivebord. I feltet ’To’ vælges hvilken mappe referencerne skal lægges i (læs senere om hvordan mapper oprettes i EndNote Web).

15. Manuel indskrivning Hvis databasen ikke giver mulighed for at sende de udvalgte referencer til EndNote Web, kan du foretage en manuel indskrivning ved at gå ind under fanebladet ’Collect’ og vælge menupunktet ’New Reference’

16. Strukturering af EndNote Web-databasen Når du åbner din database første gang findes der i alt tre ’mapper’ - All My References, Unfiled og Quick List foruden ’papirkurven’ Trash (fig. 1). For at skabe overblik får du derfor hurtigt brug for at oprette dine egne specifikke ’mapper’ (groups). Når du vil oprette en ny mappe skal du vælge fane-bladet ’Organize’ (a) og herunder menupunktet ’Manage My Groups’ (b). Her klikker du på knappen ’New Group’ (c)…. … og giver ’mappen’ (gruppen) navn (fig. 3). Fig. 1 Fig. 2 Fig. 3

17. Strukturering af EndNote Web-databasen Herefter fremtræder siden som nedenfor. Der er mulighed for at slette gruppen (Delete), omdøbe den (Rename) eller dele den med andre EndNote Webbrugere (Manage Sharing – se næste side).

18. Strukturering af EndNote Web-databasenShare Ønsker man at dele en mappe (gruppe) med andre EndNote Webbrugere er der mulighed for det. Klik først på knappen ’Manage Sharing’ (fig. 1). Herefter fremkommer ny side (fig. 2), hvor linket ’Start sharing this group’ skal aktiveres. Fig. 1 Fig. 2

19. Strukturering af EndNote Web-databasenShare De personer du ønsker skal deltage i delingen af gruppens indhold indskrives med mailadresse. Derefter klikker du på ’Apply’ (fig. 1). På den fremkomne side (fig. 2) klikkes på linket ’Manage My Groups’ og efterfølgende markeres feltet ’Share’ (fig.3, a). ’Mappen’ fremtræder herefter med et ’Share-ikon’. Fig. 2 Fig. 3 Fig. 1

20. Strukturering af EndNote Web-databasenHvordan referencer lægges i den ønskede mappe De relevante referencer markeres (a) og i dropdown-menuen ’Add to group…’ vælges den ønskede mappe (b) – fig. 1 Herefter overflyttes de til den valgte mappe (c) – fig. 2 Fig. 2 Fig. 1

21. Udfærdigelse af noter og litteraturlister • I det følgende gennemgås tre forskellige måder at formatere sine litteraturlister på: • Formatér en litteraturliste i EndNote Web • Formatér noter og litteraturliste ved hjælp af Cite While You Write

22. Formatér en litteraturliste i EndNote Web Ønsker du at udfærdige en litteraturliste vælger du fanebladet ’Format’ og herunder linket ’Bibliography’ (fig. 1). Herefter (fig. 2) skal du vælge hvilken ’mappe’ (gruppe) referencerne skal hentes fra (a), hvilken formatering - output style - (b) og hvilket format – html, txt eller rtf - du ønsker (c). Hvis du vælger ’Save’ har du mulighed for enten at gemme eller åbne filen. Vælger du ’E-Mail’, kan du videresende den, og endelig kan du se den og printe den ud (d).Vælger du som i dette tilfælde ’Save’ Får du mulighed for at gemme eller åbne dit dokument – se næste side. Fig. 1 Fig. 2

23. Formatér en litteraturliste i EndNote Web Referencerne formateres i overensstemmelse med den valgte output style

24. Formatér noter og litteraturliste ved hjælp af Cite While You Write • Med Cite While You Write kan du indsætte noter i din tekst (Word-fil) direkte fra EndNote Web • Cite While You Write formaterer herefter noter, notehenvisninger og litteraturliste og indsætter det i teksten • For at anvende Cite While You Write skal man være online, så man kan etablere forbindelse til EndNote Web • Cite While You Write er et program, som man kan downloade fra EndNote Web.Vælg fanebladet ’Options’ og linket ’Download Installers’ (findes også nederst på alle EndNote Web-siderne)

25. Formatér noter og litteraturliste ved hjælp af Cite While You Write • Efter download indsættes automatisk en værktøjslinje i dit Wordprogram.Via menuen ’Funktioner’ kan de samme nås inklusiv ikonbeskrivelse.

26. Formatér noter og litteraturliste ved hjælp af Cite While You Write Når du vil have indsat en henvisning, placerer du markøren der, hvor noten skal indsættes (a), og vælger ikonet med forstørrelsesglasset i EndNote Web værktøjs-linjen (b)

27. Formatér noter og litteraturliste ved hjælp af Cite While You Write I det fremkomne søgefelt (a) skriver du et eller flere søgeord, der refererer til den eller de referencer, du ønsker at henvise til. Når du klikker på Searchknappen fremkommer dit søgeresultat. Vælg herefter de ønskede referencer og klik på knappen ’Insert’.

28. Formatér noter og litteraturliste ved hjælp af Cite While You Write I dit Worddokument indsættes nu note og efterfølgende litteraturliste-oplysninger. Formateringen sker i overensstemmelse med den valgte output style. Se efterfølgende side ’Format Bibliography’

29. ’Format Bibliography’ For at ændre formateringen (output style) skal du vælge Format bibliography-ikonet. Her har du ud for valg af output style mulighed for at vælge den ønskede opsætning

30. ’Format Bibliography’ Under fanebladet ’Layout’ er der mulighed for at foretage enkelte tilretninger. F.eks. kan du i feltet ’Bibliography title’ indsætte en overskrift til den efterfølgende litteraturliste. Under ’Instant Formatting’ kan du vælge om formateringen skal kobles fra, så du kun får indsat EndNote Webkoder. Det kan være relevant, hvis du skal videresende dokumentet til én, der ikke bruger Word.

31. Redigere note (tilføje/slette) Placér markøren inden for den note, du ønsker at redigere (a) og klik på ’blyant-ikonet’ (b).Herefter popper ’EndNote Web Edit Citation-vinduet’ op. Her er der mulighed for at udelukke forfatter og/eller år. Indsætte tekst før og efter citationen, eller henvise til bestemte sider (hvis output stylen tillader det). Endelig kan man via knappen ’Insert’ indsætte ny reference eller slette den valgte ved at klikke på knappen ’Remove’.

32. Øvrige funktioner i værktøjslinjen ’Go to EndNote Web’ linker direkte til din EndNote Webdatabase ’Unformat Citation(s)’ fjerner formateringen fra dit dokument, men bevarer citationskoderne. Dette bruges, hvis dokumentet skal åbnes i et andet tekstprogram end Word ’Remove Field Codes’. Hvis dokumentet f.eks. skal sendes til en tidsskriftsredaktion, vil man typisk foretrække at videresende det uden formateringskoder. ’Export traveling Library’. Anvender du denne funktion eksporteres de citerede referencer til din EndNote Webdatabase. Referencerne lægges i mappen [Unfiled] Cite While You Write Preferences. Har du desktopudgaven af EndNote kan du her vælge mellem de to referenceværktøjsprogrammer

33. EndNote Web versus EndNote Til AU-studerende og ansatte: Vil du gerne have installeret EndNote, skal du kontakte din lokale it-afdeling. Her vil du få adgang til gratis download af programmet.

34. SLUT Med venlig hilsen Niels Erik Frederiksen