Relaciones Públicas

1. Relaciones Públicas Octavio Isaac Rojas Orduña

2. GABINETE DE PRENSA: TACTICAS

4. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Sala de prensa virtual • Se han convertido en una de las primeras y principales fuentes de información para los medios. • Excelente mostrador en el que se tiene que poner especial atención para sacar todo el provecho de la inmediatez, flexibilidad e interactividad que ofrece internet. • Sitios amigables a los usuarios, ofreciendo toda la información de la organización de una forma simple, directa e intuitiva.

5. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Sala de prensa virtual • Registro para periodistas: • Nombre completo del periodista. • Medio en el que trabaja o colabora. • Correo electrónico.

6. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Sala de prensa virtual - Contenidos • Biografías de los máximos responsables. • Notas de prensa. (Listadas cronológicamente de la más reciente a la más antigua). • Dossier de prensa. • Agenda de actividades. (En la que se publiquen las convocatorias de prensa). • Galería de fotos. (En alta resolución para su descarga y utilización en informaciones de prensa). • Datos de contacto de los responsables de relaciones públicas de la organización.

7. Herramientas y tácticas de las RR.PP. • Tácticas • Sala de prensa virtual - Contenidos • Memoria anual. • Noticias que publican los medios sobre la organización y su sector. • Vínculos para otros sitios web de interés. • Buscador interno. • Posibilidad de suscribirse para recibir alertas a través de correo electrónico y/o a través de sindicación de contenidos. • Webcasts y radiocasts.

8. EVENTOS Y RRPP

9. Eventos y RR.PP. : Su planificación • POR QUÉ se hace • CUÁNDO quiere hacerse • DÓNDE quiere hacerse • QUIÉNES son los invitados o asistentes • CÓMO va a desarrollarse y controlarse • CUÁNTO nos va a costar

10. Eventos y RR.PP.: lo básico • ACTO (idea del evento, filosofía, estética,…) • LUGAR (interior o exterior, facilities para ejecutarlo,…) • FECHA (compatibilidad con agendas,…) • INVITADOS (selección, invitaciones, desplazamientos, hospedaje,…) • SEGURIDAD (interior y exterior, coordinación con CSE, comunicaciones,…) • TRANSPORTES (organización y reservas, itinerarios,…) • MEDIOS DE COMUNICACIÓN (selección, ruedas de prensa, entrevistas,…) • MEDIOS IMPRESOS (agenda del día, invitaciones, acreditaciones, rótulos, cartelería, planos,…) • LOGÍSTICA • PERSONAL IMPLICADO (propio, externo, azafatas,…) • PRESUPUESTO • VALORACIÓN DEL EVENTO (cumplimiento de objetivos, satisfacción de los asistentes,…)

11. Eventos internos • Asistentes (personal, representantes, proveedores,…) • Objetivos (motivación, reconocimiento, transmisión de valores,…) • Claves de éxito (originalidad, toque humano, generación de recuerdo,…)

12. Eventos externos: congresos • ANTECEDENTES(historial) • PROGRAMA • Temática, ponencias, funcionamiento, cronograma, actividades extra-académicas, protocolo y RR.PP., fases,… • PRESUPUESTO • Comisiones, dietas, estancias, proveedores, material de imprenta, generales e imprevistos,…

13. Eventos externos: ferias y exposiciones (1) • Objetivos de Participación: • Introducción o presentación de nuevos productos • Reforzamiento de la imagen de la empresa • Contacto con clientes potenciales y reforzamiento de los actuales • Cierre de procesos o proyectos iniciados con anterioridad • Captación de nuevos representantes • Venta directa • Estudio de mercado

14. Eventos externos: ferias y exposiciones (2) • Aspectos que deciden la participación: • Productos a presentar en la feria • Visitantes o compradores que acuden • Expositores • Procedencia, competencia,… • Distribución por sectores o nacionalidades • Formas de participación (directa, indirecta,…) • Solvencia y reputación • Facilidades logísticas

15. Check-list o guía de operaciones a planificar en una feria o exposición internacional

16. Detalle del check-list (1) • Objetivos comerciales y de participación • Documentación previa • Reglamento general de participación y asistencia, normas de montaje, planos de la feria, formularios,… • Identificación de accesos • Pases montadores, expositores y visitantes • Parking

17. Detalle del check-list (2) • Stand • Ubicación, tamaño,… • Briefing a la empresa diseñadora • Concurso restringido • Asignación directa • Planos de planta y perspectivas • Materiales, montaje y desmontaje, mantenimiento y presupuesto • Seguros • Personas, stand, mercancías,…

18. Detalle del check-list (3) • Mantenimiento • Con empresa contratista • Con los servicios feriales • Reportaje fotográfico/videográfico • Limpieza • Catering • Servicios complementarios • Tlf., fax, permiso para ventas en el stand,…

19. Detalle del check-list (4) • Chalet/carpa • Equipamiento gráfico/audiovisual • Acopio de material, cantidades,… • Publicidad en el país-feria • Campaña y planificación de medios • Promoción • Promociones y concursos • Animaciones, degustaciones,…

20. Detalle del check-list (5) • Relaciones Públicas • Preparación de documentación, pasaportes, visados, divisas, tarjetas de crédito,… • Press release en feria, invitaciones,… • Presentaciones comerciales o institucionales • Relaciones con los medios, listados,… • Agenda de contactos para directivos, comerciales,…

21. Detalle del check-list (6) • Plan de acompañantes para clientes, VIP’s, periodistas, gala dinner, reserva de alojamientos, billetes, espectáculos, regalos o atenciones especiales,… • Mailing, acciones de CRM y seguimiento post-ferial, explotación de los resultados alcanzados,… • Desplazamientos locales (buses, alquileres de automóviles,…) • Telefonía móvil (compatibilidad con operadores locales)

22. Detalle del check-list (7) • Mercancías • Selección de transitario, gestión de los seguros, facturas y carnets ATA, certificados y avisos,… • Personal involucrado • Propio, ajeno, contratado, actitud y formación,… • Repercusión económica de la feria • Rentabilidad de la operación • Remuneración y pago a proveedores,… • Gantt financiero