HACIENDO CRECER SU EMPRESA “Porque ser Formal es un Buen Negocio”

1. HACIENDO CRECER SU EMPRESA “Porque ser Formal es un Buen Negocio”

2. QUE ES SER UN EMPRESARIO FORMAL

3. Persona natural o jurídica que ejecuta actividades dirigidas a la producción, comercialización o distribución de bienes o servicios con el fin de obtener una utilidad y que puede comprometerse con terceros adquiriendo derechos y obligaciones. Comerciante

4. Se entiende por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realiza a través de uno o más establecimientos de comercio. Empresa

5. Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales. Se consideran igualmente como establecimientos de comercio las sucursales y las agencias. Establecimiento de Comercio

6. Son establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio para el desarrollo de sus negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad. Sucursales

7. Son establecimientos de comercio cuyos administradores carecen de poder para representar a la sociedad. Agencias

8. Son personas todos los individuos de especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Toda persona natural que se ocupe profesionalmente en actividades reputadas por la ley como mercantil, debe matricularse en la Cámara de Comercio como comerciante. Persona Natural

9. Son sujetos diferentes a las personas naturales que por ficción jurídica están en capacidad de ejercer derechos, contraer obligaciones y ser representadas judicial y extrajudicialmente. Hay dos clases:  Las personas jurídicas de derecho público como la nación y sus entidades descentralizadas.  Las personas jurídicas de derecho privado como las compañías, fundaciones, asociaciones, corporaciones, cooperativas entre otras. Persona Jurídica

10. No es una persona jurídica ni se constituye por escritura pública y todos los socios responden solidaria e ilimitadamente. Sociedad de Hecho

11. LA FORMALIZACION

12. El registro es una institución que tiene como finalidad dar publicidad a ciertos actos de los comerciantes que deben ser conocidos por la comunidad, con el objeto de hacerles producir efectos frente a terceros. Los actos y documentos sujetos por ley a la formalidad del registro sólo producen efectos respecto de terceros a partir de la fecha de su inscripción, es decir a partir de dicha fecha son oponibles frente a terceros. (Artículo 29 numeral 4 Código de Comercio). EL REGISTRO MERCANTIL

13. La matrícula de los comerciantes, sociedades civiles establecimientos de comercio. La Renovación La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad. La certificación de los actos inscritos Aspectos que Comprende el Registro Mercantil :

14. Es público Es un registro reglado Es obligatorio Es llevado por las Cámaras de Comercio Función de Publicidad y Oponibilidad Garantía de autenticidad Características del Registro Mercantil

15. Aspectos que Comprende el Registro Mercantil

16. La matrícula hace pública la calidad de comerciante, en la medida que visualiza al comerciante frente a potenciales clientes que consulten el registro. Contiene información básica sobre los datos personales o empresariales y sobre la situación económica de las empresas legalmente constituidas. La matrícula, protege el nombre de la empresa y da legitimidad al negocio. La Matrícula

17. Para obtener los beneficios que de la matrícula se derivan y no incurrir en sanciones legales, ésta debe renovarse todos los años dentro de los tres primeros meses y sin importar la fecha en que se haya efectuado. Tienen como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el que de quienes negocian con su empresa. La Renovación

18. Tiene por objeto darle publicidad a los actos que la ley determina y que sólo surte efectos frente a terceras personas, desde el momento de la inscripción. De este modo la ley garantiza que los terceros conozcan aquellos actos realizados por los comerciantes, en los cuales tengan algún interés. La Inscripción

19. Es por esto que las empresas deben reportar a la Cámara de Comercio aquellos actos que según la ley deben ser de conocimiento público como son: La constitución, reformas y liquidaciones de las personas jurídicas. Los nombramientos de administradores y revisores fiscales. La apertura de establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias.

20. Los contratos de prenda sin tenencia, compraventa con reserva de dominio, preposición y agencia comercial. Las transferencias y limitaciones sobre establecimientos de comercio. Las situaciones de control y grupos empresariales. Los embargos y desembargos que afectan bienes sujetos a registro. Las sucursales de sociedades extranjeras.

21. Los avisos de promoción, de convocatoria a reunión, determinación de votos, de celebración del acuerdo, de convocatoria a reunión para reformar el acuerdo, de convocatoria a reunión para terminar o no la negociación, de convocatoria a reunión por fracaso de la negociación y de terminación en los casos de los acuerdos de reestructuración. Los poderes que confieren o revoquen la administración parcial o general de los negocios. Los libros de contabilidad, los de accionistas y los de actas.

22. La Cámara de Comercio emite certificados en donde da constancia de la existencia y representación legal de todos los negocios o entidades inscritas en los Registros Públicos. Igualmente suministra a quien lo solicite, certificados de las personas naturales y jurídicas inscritas en los registros públicos de otras cámaras de comercio en el país. La Certificación

23. De acuerdo con la ley los comerciantes deben registrar sus libros contables en la Cámara de Comercio de su jurisdicción. El destino de los mismos es suministrar un fundamento razonable a la fidelidad de los asientos o del contenido de éstos. El proceso de registro de los Libros en la Cámara lo pueden realizar los comerciantes en el momento de la matricula, para ello sólo basta diligenciar un formato y efectuar el pago respectivo. Podrá llevarlos físicamente marcados con la solicitud correspondiente o adquirirlos en cualquiera de las taquillas de cada Cámara de Comercio destinadas para ello. INSCRIPCIÓN LIBROS DE COMERCIO

24. Características del Registro Mercantil

25. Así lo determina el artículo 26 del Código de Comercio, el cual expresa que cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos. Público

26. El Título III del Libro I del Código de comercio regula el Registro Mercantil: matrícula, renovación, actos sujetos a inscripción, oportunidad del registro, requisitos referentes a las matrículas y las inscripciones, de donde se desprende que el registro está sujeto al cumplimiento de reglas específicas que no pueden ser vulneradas . Reglado

27. Es obligatorio de todo comerciante matricularse en el registro mercantil, renovar anualmente su matrícula y la de sus establecimientos de comercio e inscribir todos los acto, libros y documentos, respecto a los cuales la ley exija esa formalidad (artículos 19, 26,28 y 33 del Código de Comercio). La ley ha previsto como sanción por la omisión del registro, la inoponibilidad a terceros, de los documentos, actos no dotados de publicidad. Así mismo, la ley ha previsto una sanción pecuniaria para las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar inscritas en el registro Mercantil. Obligatorio

28. De acuerdo con la ley mercantil, corresponde a las Cámaras de Comercio llevar el Registro Mercantil y certificar los actos y documentos inscritos en el mismo, conforme a los procedimientos y libros señalados por la Superintendencia Industria y Comercio. Es llevado por las Cámaras de Comercio

29. El registro cumple una función eminentemente publicitaria. Es decir, busca hacer conocer a los terceros la información contenida en la matrícula o en los actos inscritos. En el evento en que no se cumpla la formalidad del registro, tales actos son inoponibles frente a terceras personas. Función de Publicidad y Oponibilidad

30. El Registro Mercantil cumple una función de garantía de autenticidad documental, que refuerza hasta cierto punto la función de publicidad. Por ello se ha previsto en el artículo 40 del Código de Comercio “Que todo documento sujeto a registro, no autentico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes a los secretarios de la respectiva Cámara”. Garantía de autenticidad

31. REQUISITOS PREVIOS DE FORMALIZACIÓN 1. Consultar el nombre comercial: verificar que el nombre que va ha solicitar no exista registrado por otra empresa o razón social. En muchas ciudades este trámite, lo puede realizar por Internet en la página de la Cámara o en los módulos de servicio dispuestos en la sede de la Cámara de Comercio para tal fin.

32. 2. Informativo de Uso de Suelos: Departamento Administrativo de Planeación. La localización del establecimiento está determinada por las normas de usos de suelos definidas por el acuerdo municipal en el Plan de Ordenamiento Territorial P.O.T. y demás normas que lo complementan. • La reglamentación nacional decreto 2150/95 suprimió las licencias de funcionamiento y reformó los procedimientos para poder ejecutar una actividad en el territorio nacional.

33. Existen normas específicas que regulan la localización de los establecimientos abiertos al público y actividades de servicios, y algunas de control policivo que determinan los procedimientos a efectuar por parte del Municipio para el cumplimiento de los usos del suelo, las cuales pueden ser consultadas previamente en las oficinas de Planeación de los municipios según sea el caso . Para el efecto deberá informar, como mínimo, la dirección del establecimiento y la actividad principal. Se le recuerda que es obligación informar a Planeación la apertura de su establecimiento.

34. En general es necesario considerar los siguientes aspectos, para cumplir con este requisito: • Instalaciones mínimas sanitarias • Buena iluminación   • Buena ventilación   • Buen estado en techos, pisos y paredes. • En negocios de Alimentos: cocinas y personal apto.   • Farmacia: Título del dependiente. • Fábrica: Desechos sólidos, reglamento de salud ocupacional.    • Condiciones de lavaderos (aseo)

35. Mientras opere el establecimiento ha de cumplir con los requisitos para su ubicación definidos en la normativa que los regula y de las entidades competentes en materias tales como: La racional mezcla de usos, respeto y manejo del espacio público, parqueaderos, control de impactos ambientales, intensidad y conflictos funcionales, horarios, condiciones locativas.

36. 3. Si es una Persona Jurídica, haber tramitado ante una notaría la minuta de constitución de la empresa para obtener la escritura pública o presentar el acuerdo privado en el caso de las SAS, que se debe anexar al trámite de constitución en la Cámara de Comercio. 4. Antecedente Macario: Una vez definido el nombre de su producto o marca, es recomendable que realice la consulta de la base de datos de antecedente macario para evitar posibles problemas legales derivados de protección de nombre y marca. Si desea, puede resolver la duda en la Superintendencia de Industria y Comercio.

37. 5. Visto Bueno de Salud: Para el cumplimiento de normas sobre protección y conservación de la audición en lo referente al control de las emisiones de ruido además, de un control de la contaminación del aire con elementos tóxicos, en estos casos, se presenta un supervisor de la entidad para constatar lo anterior y dar el visto bueno.

38. 6. Seguridad de Establecimientos Abiertos alPúblico: Consiste en un certificado que expide el Cuerpo de Bomberos donde consta que el local donde funcionará la empresa o establecimiento de comercio reúne normas mínimas de seguridad. En la inspección ocular se constata algunos elementos como:  • Extintor   • Equipo de Seguridad   • Instalaciones eléctricas en buen estado • Puertas de acceso y salida sin obstáculos.

39. Este trámite se realiza en las Cámaras de Comercio del País para los comerciantes constituidos a partir del 5 de agosto del año 2002, y que no estén en Sociedad de Hecho. De esta forma el NIT aparecerá en su Certificado de Registro mercantil y podrá utilizarlo en reemplazo de la tarjeta plastificada para todos los efectos previstos en la Resolución No. 2057 del 13 de marzo de 2002. DIAN

40. Aspectos Generales Registro Único Tributario - RUT

41. El Registro Único Tributario -RUT- constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. ¿Qué es el RUT?

42. El Número de Identificación Tributaria - NIT constituye el número de identificación de los inscritos en el RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria (artículo 4º del Decreto 2788 de 2004), y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. ¿Qué es el NIT?

43. Permite contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos. ¿Para qué sirve el RUT?

44. Según el Artículo 5 del Decreto 2788 de 2004, están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT: Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio ¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?

45. Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes, a los regímenes común o simplificado, Los agentes retenedores, Los importadores y exportadores, Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura

46. Los profesionales en compra y venta de divisas, Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero. Los agentes de carga internacional, Los agentes marítimos Los depósitos habilitados públicos y privados Las comercializadoras internacionales (C.I.), Los comerciantes de las zonas de régimen aduanero especial. Los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes Los operadores de transporte multimodal, Las sociedades de intermediación aduanera, Los titulares de puertos y muelles de servicio público o privado,

47. Los transportadores en el régimen de importación o exportación Los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero, Los usuarios operadores de zonas francas Los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios Los usuarios aduaneros permanentes Los usuarios altamente exportadores Los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y demás usuarios aduaneros.

48. También podrán inscribirse en el Registro Único Tributario aquellas personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá requerir la inscripción de otros sujetos de obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en este artículo.

49. Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros: los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales. ¿Quiénes no están obligados a inscribirse en el RUT?

50. Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.