1 / 50

Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA)

Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA). Rapportkurs i Discoverer Viewer. Deltakerliste. Kursinnhold. Litt om rapportløsningen Discoverer Viewer Beskrivelse Målsetting Fordeler og svakheter Håndbøker - brukerstøtte Litt om kontostrengen

gareth-cummings
Download Presentation

Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Signe Marie Bjordal 2009RegnskapskontoretØkonomiavdelingen (OKA) Rapportkurs i Discoverer Viewer

  2. Deltakerliste

  3. Kursinnhold • Litt om rapportløsningen Discoverer Viewer Beskrivelse Målsetting Fordeler og svakheter Håndbøker - brukerstøtte • Litt om kontostrengen gjennomgang av vesentlige deler av kontostrengen • Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter i Discoverer Viewer • Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Viewer Bestilling av Styringsrapporter/Saldorapporter Bestilling av Register-, Detalj- og Modulrapporter Formatering • Hvilke rapporter er nyttige for akkurat deg? Vi arbeider med uttak av rapporter og utveksler erfaringer Oppgaver

  4. LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER VIEWER - Beskrivelse • Egen rapportbase • Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen (OF-11i) • Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen • Data i rapportbasen er alltid en dag gamle • Unntatt: BW-og R- rapportene er i sanntid • Rapportbasen driftes av UiBs IT-avdeling • Data fra 1.1.2003 i 11iDiscoverer-Term • Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term 1999-2002

  5. Hver natt overføres data fra alle moduler Oppbygging av Oracle Økonomisystem SkanningE&H Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) E-faktura(IP) E-Innkjøp(PM) Leverandørreskontro(AP) Utgifter Anleggsregister(FA) Hovedbok (GL) Lønnssystem Kundereskontro(AR) Inn-kjøps-system Personalsystem Timer Lønns- og personalsystem(PAGA) Prosjekt-modul(PA) Reiseregninger og lønn Ressurser

  6. UiBs kontoplan er delt inn i syv segment – 32 posisjonerAntall siffer i hver kode er notert i parentes Kontostrengen (32): 1. Firma (2)2. Art (4)3. Prosjekt (6)4. Sted (6)5. Analyse (6)6. Motpart (2)7. Aktivitet (6) • MVA (2): • løses utenfor kontoplanen • inngår ikke i kontostrengen Eksempel: 01-6522-000000-142000-246012-00-000000 6

  7. Økonomimodell – gammel modell (prosjekt) UiB Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning Dep. finansiert virksomhet (DFP) Bidrag Oppdrag DFA – Dep.- finansiert annuum Prosjekt 000000 Forsknings-rådet FFV Prosjekt 100000- 199999 (FFV) DFP – dep. finansierte øremerkede avsetninger Prosjekt 700000 – 799999 (DFP) Annen EFV Prosjekt 200000 – 699999 (EFV)

  8. Kontostrengen ved UiB – art og prosjekt - Art RESULTAT / TOTALT – summen av alle resultatarter (art 3000 – 9999) ”INSTITUTTARTER” – alle arter med unntak av fast lønn og sosiale kostnader, aktuelt for de institutt som kun har budsjettansvar for ”løs” lønn. - Prosjekt ANNUM midler fra Dep. – prosjektnummer 000000 (DFV/DFA) INTERNE PROSJEKT, midler fra Departementet, tildeles som øremerkede midler av Styret - i prosjektnr.serien 700000 – 799999 (DFV/DFP) FORSKNINGSRÅDSFINANSIERT VIRKSOMHET - I prosjektnr.serien 100000 – 199999 (FFV) EKSTERNE PROSJEKT, Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet - i prosjektnr.serien 200000 – 699999 (BOA)

  9. S – parametereSummeringsnivå - styringsrapporter Virksomhetsområder – prosjektsegmentet - gammel økonomimodell ’T’ = Både bevilgnings- og eksternfinansiert virksomhet ’BFV’ = Bevilgningsfinansiert virksomhet (både annuum og øremerkede prosjekter) ’DFA’ = Departementsfinansiert annuum ’DFP’ = Departementsfinansierte prosjekter ’DFV’ = Departementsfinansiert virksomhet ’FFV’ = BOA - Forskningsrådsfinansiert virksomhet ’EFV’ = BOA - Annen eksternt finansiert virksomhet

  10. Ny økonomimodell –virksomhetsområder (prosjekt) UiB Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Grunnbevilgning (GB) Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt 000000 Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Bidrags-aktivitet Prosjekt 100400-699999 Samleprosjekt fra PA: 199995 NFR 639995 EU 699995 Annen Oppdrags-aktivitet Prosjekt 100000-100399 Samleprosjekt fra PA: 100005 Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt 700000 – 799999

  11. S – parametereSummeringsnivå - styringsrapporter Virksomhetsområder – prosjektsegmentet - ny økonomimodell 2009 ’T’ = Total ’GB’ = Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) ’GA’ = Grunnbevilgning annuum ’GP’ = Grunnbevilgning prosjekter ’BOA’ = Bidrags- og oppdragsaktivitet ’BO’ = Bidragsaktivitet ’OA’ = Oppdragsaktivitet

  12. S – parametereSummeringsnivå - styringsrapporter Saldonivå: I,F = Totalt Alle resultatartene: 3000 – 9999 F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: 5001 – 5009, 5021 – 5029, 5041 – 5049, 5052 – 5059, 5081 – 5089, 5091 -5099, 5131 – 5139, 5141 – 5149, 5181 – 5189, 5221 – 5259, 5301 – 5309, 5361 – 5369, 5372 – 5373, 5401 – 5499, 5702, 5712, 5721 – 5729, 5801 – 5899, 5921 – 5929, 5931 – 5939 I = Instituttsaldo (ekskl. fastlønn mv.) Artene: 3000 – 9999

  13. S – parametereSummeringsnivå - styringsrapporter Saldouttrekk: ’I’,’F’ = Totalt/Alle resultatarter (3000-9999) ’I’ = ”Instituttarter” dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. ’F’ = ”Fakultetsarter” dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv. ...erstatter tidligere ”I-rapporter”.

  14. Discoverer Viewer • Logg deg inn ved å følge denne linken: https://safran.uib.no:4444/discoverer/viewer Velg Opprett tilkobling eller velg ønsket Tilkobling (UIB/UNIFOB/RAND) direkte

  15. Discoverer Viewer Påloggingsbilde Slik logger du deg på Discoverer Viewer: Brukernavn: SEUIB, SEUNIFOB eller SERAND Passord: opplyses på forhånd eller på kurset Koble til: rappprd.uib.no (nb! 3 stk ”p”-er) Gå videre med: Bruk og Koble til

  16. Discoverer Viewer Innlogging: Fyll inn passord trykk start

  17. Discoverer Viewer Du er nå logget inn mot riktig firma/database

  18. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER A – Anleggs-/utstyrsrapporter R - Registerrapporter S – Styringsrapporter/Saldorapporter D – Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K – Kundemodulrapporter L – Leverandørmodulrapporter B – Budsjettrapporter BW- BasWarerapporter Egne rapportmoduler: PA – Prosjektmodul HR – Human Ressources

  19. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... S – Styringsrapporter/saldorapporter > S11 - Artsregnskap > S12 - Stedsregnskap > S13 - Prosjektregnskap > S14 - Analyseregnskap > S15 - investeringer mot budsjett > S20 - Råbalanse > S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: • inntekter/kostnader • pr. artsklasse • pr. art

  20. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapport • Her velger du ønsket rapport • Trykk på pilen foran ønsket rapport • Velg en av visningene • (vi ønsker S11 – Artsregnskap I-K)

  21. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapportparametre– velg de avgrensninger som gjelder for din rapportperiode, dato, sted, virksomhet/prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør etc. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Velg Start for å sette i gang rapportbestillingen.

  22. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Spørringen starter Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke spørrekriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har gitt feile parametere eller angrer bestillingen. 1. Her er det bare å vente litt

  23. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER S11-Artsregnskap - viser regnskap mot budsjett for arter Detaljeringsgrad Sideelementer Rapportparametre

  24. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Noen funksjoner Viewer

  25. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Utskrift Man kan stille inn hvordan man ønsker at utskriften skal bli, for deretter å vise et eksempel før man bestiller en stor rapport i PDF format.

  26. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Utskrift Viktig å huske at eksempelet ikke inneholder hele rapporten. For å få ut hele rapporten må man velge Utskriftsvennlig PDF

  27. HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Formateringer i skjermbildet Man kan for eksempel: -Endre farge på skrift og bakgrunn -Flytte kolonner -Sortere tabellen etter ønsket kolonne -Markere ønskede/godtatte/uønskede verdier

  28. OPPGAVER Oppgaver vedr. Saldorapporter/Styringsrapporter • Ta ut Artsregnskap på ditt sted/dine steder - B1, B3 eller B4 • på annum, interne prosjekt og eksternfinansiert virksomhet • bestill rapporten som om du ikke har budsjettansvar for lønn og som om du har budskjettansvar for lønn Hva er ’netto resultat’ pr. des-08? Har du alvorlige overskridelser? Er budsjettet korrekt? Velg ulik detaljeringsgrad; pr. artsklasser og detaljert pr. art. Ta ut samme rapport, men med ’Instituttarter’, ’Alle Arter’, ’Fakultetsarter’ Hvordan står det til med de enkelte prosjekt, både interne og eksterne? • Ta ut Stedregnskap på ditt fakultet/institutt, B3 eller B4. • Ta ut Analyseregnskap for ditt annum • Ta ut Månedsregnskap for ditt annum • Ta ut Prosjektregnskap for eksternfinansiert virksomhet

  29. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... B – Budsjettrapporter B - Budsjettdetaljer B1 B11 - Budsjettrapport mnd. B11 - Budsjettrapport B1-B3-B4

  30. B- BUDSJETTRAPPORTER B11-Budsjettrapport mnd. - viser budsjett for arter pr. mnd

  31. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... R - Registerrapporter • R02 – Segmentregister • GL-segmenter • Prosjektregister • Analyseregister • Overheadregister • FA-aktivanøkler • R07 – Kunderegister • R08 – Leverandørregister • R11 – OA segmenter • BW02 – Fakturamottakere • BW03 – Anvisere/Attestanter

  32. R- REGISTERRAPPORTER

  33. OPPGAVER Ta ut Registerrapporter på ditt sted/dine steder • Artsregister: sjekk inntektsartene (klasse 3) og alle som har med ’kontor’ å gjøre • Prosjektregister: sjekk ditt steds deaktiverte & aktive prosjektnummer • Kunde- og Leverandørregister: søk etter bankkonto og navn, adresse.. • Analyseregister: sjekk dine aktive og deaktivere analysenummer

  34. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER... D – Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter D22 – Bilagsdetaljer D23 – Institutt bilagsdetaljer Forskjellen på D22 og D23 er at D23 - Institutt bilagsdetaljer ekskluderer fastlønnsarter som en del institutt ikke har budsjettansvar for.

  35. D-DETALJRAPPORTER/TRANSAKSJONSRAPPORTER D22 - Bilagsdetaljer- viser transaksjonens kontering, bokført beløp, leverandør-/kunde-/ansattes navn, bilagsnummer i hovedbok og evt. i AP-/AR-modul, valuta m.m.

  36. D-DETALJRAPPORTER/TRANSAKSJONSRAPPORTER OPPGAVER Ta ut Bilagsrapport/Transaksjonrapport på ditt sted/dine steder - For Annum : sorter på beløp og art, lønnsmottaker etc.... - For arter tilsvarende ’Instituttarter’ i Saldorapportene (S-rapp.) - Overfør dataene til Excel. Bearbeid dataene for utskrift. - Hvilke opplysninger trenger Regnskap/Lønn dersom du ønsker kopi av et AP-, AR-, hovedboks- eller lønnsbilag? - eller en reiseregning?

  37. K- KUNDEMODULRAPPORTER K - Kundemodulrapporter > K31 - Kundereskontro > K32 - Forfalte fakturaer >K33 – Fakturaer som er purret

  38. K- KUNDEMODULRAPPORTER

  39. L- LEVERANDØRMODULRAPPORTER L - Leverandørmodulrapporter • L41 – Leverandørreskontro • BW01 - Faktura ikke konterte • BW04 – Konterte faktura

  40. Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP 1 • I alle ”BW”-rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 2 3 • Klikk på blå pil ’Fakturanr’ og velg ’Scanned Files’. Ny kolonne ’Scanned Files’ er åpnet. • Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. • Filen må lagres før den åpnes.

  41. Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP I alle ”BW”-rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP • Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post • På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen

  42. Oppgaver vedr. Modulrapporter • Ta ut Kundereskontro-rapporten for din selger/stedkode - Kun for utestående krav - Alle transaksjoner: både utestående og innbetalte krav - Hva forteller rapporten deg? • Ta ut Forfalte fakturaer for din selger - Har dere mange utestående fordringer/krav? - Hvor gamle er i tilfelle kravene? - Hva gjør du med de krav som er blitt veldig gamle - Hvilke rutiner har dere for å sjekke at pengekrav faktisk er innbetalt? - Hvilke purrerutiner har UiB? • Ta ut Leverandørreskontro-rapporten for ditt sted/dine steder på annum - Kun for ubetalte fakturaer og/eller for alle transaksjoner i Oracel - Hva forteller rapporten deg? - Har du fakturaer/bilag som ikke er konterte i BasWare?

  43. TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE D22- Bilagsdetaljer- forslag til bearbeiding i Excel

  44. TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE Forslag til bearbeiding i Excel • Sett på Filter • plasser deg på linjen hvor du ønsker filteret • Velg Data/Filter/Autofilter • Sett på Vindusdeling • Plasser deg der du ønsker vinduet delt • Velg Vindu/Frys • Formater tallenei Beløpskolonnen • Marker kolonne hvor du har Beløp i NOK • Velg Format/Celler/Tall - merk av for Tusenskilletegn og f.eks. Røde negative tall • Delsummeringav data plukket frem ved filtrering • Gå på for eksempel Filteret for Art, velg en art • Still markøren 2 celler under nederste tall (i Beløp .. Kolonnen) • Velg Autosummerings knappen – Excel lager da formelen Delsum for datauttrekket ditt

  45. TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE Forslag til bearbeiding i Excel forts…. • Bearbeide Utskriftenav bilagsdetaljene dine • Velg Fil/Utskriftsformat/Ark • Marker utskriftsområdet (hele dataområdet ditt) • Velg Fil/Utskriftsformat/Side • Velg Liggende og Tilpass 1 side bred og ….(tom) side høy. Nå vil Excel legge dataene dine inn på en sides bredde og velger selv hvor mange sider (høy) den trenger for å skrive ut dine bilagsdetaljer Det fine med denne bearbeidingen av utskriften er at uansett hvilket filteruttrekk du velger, kan du nå raskt skrive det ut ved å: • Velg Skriv Ut

  46. Hvilke rapporter er nyttige for akkurat deg? Egne notater:

  47. Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Viewer. • Vi har et begrenset antall lisenser • Dersom du bare bruker ’X’ for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens. Avslutt – Lukk Discoverer Viewer

  48. Avslutt – Lukk Discoverer Viewer Først når du får denne meldingen er du logget av

  49. Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Issue Tracker http://bs.uib.no Dessuten: • Brukerstøttetelefon LØP-Hjelp 8-3500 (kl.09:00-14:30) • Økonomiavdelingens hjemmeside http://www.uib.no/oka/ Samt intranett under Administrasjon/Økonomi • Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. • LØPende informasjon- nyhetsbrev

  50. LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER VIEWER... • Rapporthåndboken finner du på intranett: • Hvordan opprette en tilkobling i Discoverer Viewer http://www.uib.no/persok/skjema/intern/regnskap/DISCOVERER_VIEWER_TILKOBLING_v2.doc • Brukermanual for Discoverer Viewer: http://www.uib.no/persok/skjema/intern/regnskap/DISCOVERER_VIEWER_BRUKERMANUAL_v5.doc • Rapporthånbok om Discoverer Viewer: http://www.uib.no/persok/regnskap/Kun_intranett/regnskapsrapporter/Rapporthandbok-Discoverer10g_v1.doc

More Related