BİLİŞİM SİSTEMİ BATIRIR DA ÇIKARIR DA! Hülya KÜÇÜKARAS Fethiye, 27 Nisan 2012

1. BİLİŞİM SİSTEMİ BATIRIR DA ÇIKARIR DA! Hülya KÜÇÜKARAS Fethiye, 27 Nisan 2012

2. BİLİŞİM SİSTEMİ BATIRIR DA ÇIKARIR DA… • GÜNDEM: • Birkaç Küçük Dilek • Bilişim Sistemini Anlamak • Bilişim Sistemi Yatırımı • Bilişimci Destek mi, Köstek mi? • ÖRNEK: İnternet Sitesi Kurmak, İşletmek

3. Başlarken… Bir Soru Sistem, böyle çalışıyor! Sistem, izin vermiyor! Sistemi atlatmanın yolu yok mu? SORU: Bir uygulama aracı, şirketlerin ve kişilerin yazgılarında böylesine belirleyici olabilir mi?

4. Birkaç Küçük Dilek (1) BİL G İ İ L E T İŞİM B İ L İ Ş İ M değildir!.. BİLİŞİM: Bilginin akışkan, devingen yapısını belirtmek üzere “bilmek” sözcüğünden türetilmiştir.Bilginin belli amaçlar için • toplanmasını, • iletilmesini, • işlenmesini, • saklanmasını, • bilgiyi veren ve alan kaynaklar arasındaki iletişimi, • ve bu işlevleri yerine getirenyöntemleri, aygıtları ve sistemleri, yazılımları konu alan çalışma dalıdır.

5. Birkaç Küçük Dilek (2) Bilişim Toplumu Bilgi Toplumu değil... BİLİŞİM TOPLUMU: Gereksinimlerinin karşılanmasında ve sorunlarının çözülmesinde “bilgi”yi kullanan, “bilgi” ile karar veren, “bilgi”yi güncelleyip paylaşan bu amaçlarla bilişim uygulamalarından yararlanan toplum.

6. Birkaç Küçük Dilek (3) BİLİŞİM SİSTEMİ: • Bilginin, • iş yapma verimliliğinive etkinliğini artırmak amacıyla, • tanımlanmış kurallar ve düzen içerisinde • elde edilmesi, • depolanması (biriktirilmesi), • iletilmesi (taşınması, dağıtılması), • kullanılmasını (sorgulanmasını, raporlanmasını) • sağlayan, bilgi ve iletişim teknolojilerinden • yararlanılarak geliştirilen sistemdir.

7. 1- Bilişim Sistemini Anlamak

8. Bilişim Sistemini Anlamak YASAL DÜZENLEMELER: MUHASEBE BİLİŞİM UYGULAMALARI

9. Bütünleşik Bilişim Sisteminin Kapsamı Kurumsal Zekâ (İş Zekâsı) KARAR DESTEK SİSTEMİ Kararlar YÖNETİM DESTEK UYGULAMALARI Bilgiler Kurallar Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) Yönetim Bilgi Sistemi (YBS - MIS) İŞLETİMSEL SİSTEMLER (İş Yönetimi Uygulamaları) Stok Yönetimi Hizmetin/ Üretimin Planlanması, Gerçekleşmesi Satış Bakım, Onarım Veriler Satın Alma Depo Yönetimi İnsan Kaynakları Maliyet Cari Hesap ve Muhasebe Finans OT/VT (Otomatik Tanıma/Veri Toplama) UYGULAMALARI VERİTABANI YÖNETİM SİSTEMİ (VTYS) DONANIM VE İLETİŞİM AĞI Uygulama Sunucuları Kullanıcı Uçları İletişim Ağı Birimleri VeritabanıSunucuları “Web”Sunucuları E-Posta Sunucuları Bilişim Güvenliği

10. Bilişim Sisteminin Kapsama ve Etki Alanı Yasalar, Düzenlemeler, Kalite Yönetim Sistemleri Alıcılar, Satıcılar Ortaklar İş Süreçleri ile İş ve Bilgi Akışı Kuralları Görev Tanımı Yönergeler (Prosedürler) Donanım Ağ VTYS Uygulama Yazılımı Veri Tanımları Bilişim Teknolojisi Ürünleri Uygulama Bilişim Sistemi Sistem Tasarımı Uygulama Kuralları

11. “Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar VERİ TANIMLARI: Stok Tanımları Satın Alma Fiyatları Depo Yönetimi STOK YÖNETİMİ Satıcılar (Tedarikçi) Hizmetler Malzeme, Demirbaş Yedek Parça Özellikler • Birim • Boyut • Paketleme • En az/çok stok düzeyi Hizmet Türleri • Taşıma • Yükleme/Boşaltma • Bakım, Onarım (Teknik Servis) • İnşaat, Tadilat • Danışmanlık… • Çizim/Resim • Depolama • Standartlar • Çapraz Kodlar

12. Bilişim Sisteminin Kapsama ve Etki Alanı Yasalar, Düzenlemeler, Kalite Yönetim Sistemleri Alıcılar, Satıcılar Ortaklar İş Süreçleri ile İş ve Bilgi Akışı Kuralları Görev Tanımı Yönergeler (Prosedürler) Donanım Ağ VTYS Uygulama Yazılımı Veri Tanımları Bilişim Teknolojisi Ürünleri Uygulama Bilişim Sistemi Sistem Tasarımı Uygulama Kuralları

13. “Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar İŞ SÜREÇLERİ, İŞ VE BİLGİ AKIŞI 1) Temel işlevler, temel iş süreçlerine bölünür. 2) Her bir iş sürecinin bilişim sistemiyle nasıl gerçekleştirileceği, hedeflenen iş yapma biçimi göz önüne alınarak tartışılır. 3) Bir işlevin tamamı için bilişim sistemindeki iş ve bilgi akışı gereksinimi tanımlanır. İşlev İş Süreci-1 İş Süreci-n Sistem Çözümleme Sistem Tasarımı İşlem-1 İşlem-n İşlem-1 İşlem-n Girdi Çıktı Girdi Çıktı Girdi Çıktı Girdi Çıktı

14. “Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar İŞ SÜREÇLERİ, İŞ VE BİLGİ AKIŞI: Satın Alma 1) Temel işlevler, temel iş süreçlerine bölünür. 2) Her bir iş sürecinin bilişim sistemiyle nasıl gerçekleştirileceği, hedeflenen iş yapma biçimi göz önüne alınarak tartışılır. 3) Bir işlevin tamamı için bilişim sistemindeki iş ve bilgi akışı gereksinimi tanımlanır. Satın Alma İşlevi Malzeme/Hizmet Belirleme Satın Alma Siparişinin Verilmesi İş Birimlerinden İstek Toplama Alınacak Stok Kalemi ve Miktarı Satın Alma Siparişi Önödeme (Avans) Bildirimi Boş SAİ Dolu SAİ Toplam SAİ SAE Sipariş Gönder Onaylı Sİpariş Ödeme İsteği Ödeme Emri

15. “Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar İŞ SÜREÇLERİ, İŞ VE BİLGİ AKIŞI: Satın Alma 1 2 Depo Yönetimi Teklif Toplama Satın Alma İstekleri (SAİ) E ONAY E ONAY 3 3 Tedarikçiler Fiyat Listeleri Tedarikçiler Nakit Akışı Hakedişler 4 Satın Alma Siparişi (SAS) Teslim Alma ve Kabul Cari Hesap (Ödeme) 3 Depo Yönetimi

16. Bilişim Sisteminin Kapsama ve Etki Alanı Yasalar, Düzenlemeler, Kalite Yönetim Sistemleri Alıcılar, Satıcılar Ortaklar İş Süreçleri ile İş ve Bilgi Akışı Kuralları Görev Tanımı Yönergeler (Prosedürler) Donanım Ağ VTYS Uygulama Yazılımı Veri Tanımları Bilişim Teknolojisi Ürünleri Uygulama Bilişim Sistemi Sistem Tasarımı Uygulama Kuralları

17. “Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar Satış Faturası + Edinim Maliyeti Ek Maliyet Dağıtım anahtarıyla görevlere/işlere dağıtım. Malzeme Maliyeti Doğrudan İşçilik Maliyeti Araç Maliyeti + + Alış Faturası Ücretler Amortisman Taşıma Maliyeti Dolaylı İşçilik Maliyeti İşletme Malzemeleri Maliyeti + + Alış Faturası Hizmet Alım Faturası Stok Değerleme KÂR VE MALİYET İZLEME MODELİ Satılan Malın/Hizmetin Maliyeti (SMM) KÂR Satış Geliri

18. Bütünleşik Bilişim Sisteminin Kapsamı Kurumsal Zekâ (İş Zekâsı) KARAR DESTEK SİSTEMİ Kararlar YÖNETİM DESTEK UYGULAMALARI Bilgiler Kurallar Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) Yönetim Bilgi Sistemi (YBS - MIS) İŞLETİMSEL SİSTEMLER (İş Yönetimi Uygulamaları) Stok Yönetimi Hizmetin/ Üretimin Planlanması, Gerçekleşmesi Satış Bakım, Onarım Veriler Satın Alma Depo Yönetimi İnsan Kaynakları Maliyet Cari Hesap ve Muhasebe Finans OT/VT (Otomatik Tanıma/Veri Toplama) UYGULAMALARI VERİTABANI YÖNETİM SİSTEMİ (VTYS) DONANIM VE İLETİŞİM AĞI Uygulama Sunucuları Kullanıcı Uçları İletişim Ağı Birimleri VeritabanıSunucuları “Web”Sunucuları E-Posta Sunucuları Bilişim Güvenliği

19. 2- Bilişim Sistemi Yatırımı

20. Tüm insan yanlışları sabırsızlıktan, amaca yönelik olanın zamansız kesintiye uğratılmasından ve sözde sorunun sözde bir çitle çevrilmesinden doğar! (Franz Kafka, “Aforizmalar”, 1920’ler) İnsanın İçindeki Sistem Eğer otomobiller bilgisayar yongaları (çipleri) kadar hızla gelişseydi, bir Rolls Royce bugün saatte 1.6 milyon kilometre hızla gider, uzunluğu da 1 milimetre olurdu. (Al Gore, Ulusal İletişim ve Bilişim Altyapısı konuşması, 1994)

21. Bilişim Sistemine Yatırım Yaparken: Doğru Yöntem Paket yazılımların uyarlanması ya da özel yazılımların geliştirilmesi çalışmaları,bilişim sistemi geliştirme projesi olarak ele alınır ve proje gerçekleştirme yöntemiuygulanır. Projeyi, bir proje takımı gerçekleştirir. Çalışma aşamaları saptanır, her aşamanın çıktısı belgelenir ve proje takımının onayına sunulur. 8 3 1 2 4 5 6 7 Gerçek Uygulamaya Geçiş Proje Hazırlıkları Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Sistem Tasarımı Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum ve Sınama Kullanıcı Eğitimi Yazılım Proje Başlama Raporu Gereksinim Raporu (Şartname) Sistem Tasarım Raporu Kullanım Kılavuzu Sistem Altyapısının Kurulumu Veri Hazırlama, Veri Girişi ve Veri Aktarımı

22. Bilişim Sistemine Yatırım Yaparken: Bize Uyarlanmış Yöntem 8 3 1 2 4 5 6 7 Gerçek Uygulama Proje Hazırlıkları Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Sistem Tasarımı Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum ve Sınama Kullanıcı Eğitimi 8 3 2 5 6 Gerçek Uygulama Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum (???) ve Sınama

23. Bir Anı: 13. ÇUBUK

24. Bilişim Sistemine Yatırım Yaparken: Yol Boyu Tuzak! ŞartnamelerTeknoloji açıklıyor; işlevsel yapıyı, beklenen işleyişi anlat(a)mıyor. Para ve Süre Pazarlığı Sistemin etki alanı, toplam sahip olma maliyeti, yeterince tanımlanamıyor. 8 3 1 2 4 5 6 7 Gerçek Uygulama Proje Hazırlıkları Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Sistem Tasarımı Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum ve Sınama Kullanıcı Eğitimi SÖZLEŞME ÖNERİLERİ 1- Yazılım ve hizmet KAPSAMINI ayrıntılı tanımlayın. 2- Yazılım/proje bedelini “ADAM/GÜN” üzerinden değil, TOPLAM TUTAR üzerinden kesinleştirin. * Proje Yöneticisi - - - - - 450 TL/Gün * Yazılım Uzmanı - - - - - - 350 TL/Gün * Destek Elemanı - - - - - - 250 TL/Gün * Teknisyen - - - - - - - - - - 150 TL/Gün 3- PROJE PLANINI ve İŞİN SÜRESİNİ belirleyin. 4- HAKEDİŞ koşullarını ve ÖDEME DÜZENİNİ proje planına bağlayın. 5- VERİ HAZIRLAMA işlerini ve görev bölüşümünü tanımlayın. 6- KESİN KABUL (İŞ BİTİŞ) koşullarını kesinleştirin. 7- Proje aşamalarında çalışacak KİŞİLERİ belirleyin. 8- BAKIM ANLAŞMASINI, proje bedeli üzerinden değil, YAZILIM LİSANS TUTARI üzerinden yapın.* Yıllık tutar, yazılım bedelinin %10-18’i kadardır.

25. Bilişim Sistemine Yatırım Yaparken: Yol Boyu Tuzak! 3K: Kavramlar, Kurallar, Kararlar - Sistem geliştirmek “toplantı” yapmak mıdır?- Yazılım dediğin, “çalışma biçimi” midir?- Uygulama kurallarını kim belirler?- Kararların sorumluluğunu kim üstlenir?- Bilişimciler hangi dilde konuşur?- Terimlerden hepimiz aynı şeyi mi anlıyoruz?- “Küçük işleri” de sistem mi yapsın?- Bir bilişim sistemi kaç rapor eder?- Bir kullanıcı kaç raporla çalışır?- “Performans” da ne ki? ŞartnamelerTeknoloji açıklıyor; işlevsel yapıyı, beklenen işleyişi anlat(a)mıyor. Çağırın şu bilgi işlemciyi! Para ve Süre Pazarlığı Sistemin etki alanı, toplam sahip olma maliyeti, yeterince tanımlanamıyor. Zaman kalmadı! SORU: Projeyi yöneten kim? 8 3 1 2 4 5 6 7 Gerçek Uygulama Proje Hazırlıkları Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Sistem Tasarımı Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum ve Sınama Kullanıcı Eğitimi

26. 3- Bilişimci Destek mi, Köstek mi?

27. Bilişimci Destek, Köstek: Danışmanlık Üzerine… Nasıl olmayacağını bilenler, nasıl olacağını bilenleri rahatsız etmesin!.. Sorunların alabildiğine karmaşıklığı, her türden uzmana (danışmana) bir aldatmaca fırsatı verebilir. (Server Tanilli, “İnsanlığı Nasıl Bir Gelecek Bekliyor”, 2000)

28. Bilişimci Destek, Köstek: Danışmanlık ve Destek Alırken DANIŞMANLIK HİZMETLERİ ALIRKEN • Gerçekten konunun uzmanı olup olmadığını anlamak için referanslarını isteyin; referanslarla görüşün. • Daha önce yaptığı işleri araştırın. • Yapmak istediğinizi anlatın. Çözümünü, önerilerini sorun, sorun, sorun… Açıklamasını isteyin. • Yabancı sözcük kullanan, anlamadığınız şeyler söyleyen, kafanızı karıştıran danışmanla çalışmayın! • Size sağlayacağı hizmetleri, yapacağı işlerin yolunu yöntemini, teslim edeceği raporları/çıktıları açıkça belirtmesini isteyin. • Danışmanlık Hizmetleri Sözleşmesi yapın. DESTEK İSTERKEN, DESTEK ALIRKEN • Türkçe konuşmasını isteyin. • Saptadığı ya da öngördüğü sorunu, doyurucu biçimde açıklamasını isteyin. • Yapacaklarını sırayla anlatmasını isteyin. • İşi yaparken ya da yaptıktan sonra, neler yaptığını ayrıntısıyla açıklamasını isteyin. • Daha sonra başınıza gelebilecek olası sıkıntıları söylemesini isteyin.

29. Bilişimci Destek, Köstek: Danışmanlık ve Destek Alırken SİSTEM ÇALIŞMIYOR, SİSTEM DURDU! • İletişim ağının yoğunluğundan ötürü yavaşlama olabilir.  İletişim altyapısının hızı baştan dünülmeli. • Bellek yetersizliğinden kilitlenme olmuştur.  Verimliliği yüksek, güçlü sistemlere yatırım yapın. • Veritabanına erişim yavaşladığından veriye ulaşılamıyordur. Kullanıcı sayısına uygun altyapı kurun. • Yazılım yanlışı vardır.  Nitelikli ürün/hizmet edinme hakkınızı savunun! SİSTEM BÖYLE YAPIYOR! SİSTEM DEĞİŞTİ! • Kullanıcı, neyi neden yaptığını bilmiyordur.  Nitelikli hizmet edinme hakkınızı savunun! Kullanıcıyı eğitin. • Sistem güncellenmiş olabilir.  Yenilikler devreye alınmadan önce onay verin. • Veriler bozulmuş, yitirilmiş olabilir.  Sistem yenilense bile verilerini saklamak zorundalar. Kanmayın!

30. BİR DİLEK, BİR ÖNERİ Bilgisayarda yaptığınız her şeyi en az bir dış ortama (CD, çubukbellek, taşınır disk) YEDEKLEYİN! Yedeklerden birini başka bir yerleşimde (evde, işyerinde) bulundurun!

31. 4- ÖRNEK: İnternet (Bilgisunar) Sitesi Kurmak, İşletmek

32. İletişim Ağının Yapısı İLETİŞİM AĞI: Çok sayıda bilgisayarın ve donanım biriminin, - iletişim kablolarıyla, telefon ağıyla ya da kablosuz iletişimle, - gerektiğinde erişim birimlerinin ve yönlendiricilerin kullanılmasıylabirbirlerine bağlanarak veri alışverişi yaptığı düzen. Geniş Alan Ağı IP Omurga Yedek Bilgisayar Güvenlik Duvarı Yönlendirici Modem (Çevirge) Ana Bilgisayar IP Wi-Fi IP IP IP Sunucu Erişim Birimi (Kablosuz) Uçbirimler Yedek Sunucu Yerel Alan Ağı İletişim ağına bağlanan kullanıcı çevrimiçi (onlayn) olur, çoğunlukla gerçek zamanlı işlem yapar.

33. İletişim Ağının Yapısı İLETİŞİM AĞI: Çok sayıda bilgisayarın ve donanım biriminin, - iletişim kablolarıyla, telefon ağıyla ya da kablosuz iletişimle, - gerektiğinde erişim birimlerinin ve yönlendiricilerin kullanılmasıylabirbirlerine bağlanarak veri alışverişi yaptığı düzen. BULUT BİLİŞİM: Verilerin uzak bilgisayarlarda tutulması hizmetleri. Geniş Alan Ağı IP Omurga Yedek Bilgisayar Güvenlik Duvarı Yönlendirici Modem (Çevirge) Ana Bilgisayar IP Wi-Fi IP IP IP Sunucu Erişim Birimi (Kablosuz) Uçbirimler Yedek Sunucu Yerel Alan Ağı İletişim ağına bağlanan kullanıcı çevrimiçi (onlayn) olur, çoğunlukla gerçek zamanlı işlem yapar.

34. İnternet (Bilgisunar) Nasıl Çalışır? Sitenin adı tarayıcıya girilir: 1 Erişmek istenen sitenin adı İSS’ye ulaşır. www.fto.org.tr 2 İSS, site içeriğini tarayıcıya iletir. 6 İSS, site içeriğini okur. 5 İSS, adı girilen sitenin adresini (IP’sini) DNS’den öğrenir. 3 4 İSS, adresini öğrendiği sunucuya erişir. Siteler, Veriler İnternet Servis Sağlayıcı (İSS) IP Kullanıcı Ucu (Kullanıcı Hesabı, IP-İnternet Adresi) IP IP IP IP Örün (“web”) Sunucu (İçerik Sağlayıcı) İSS Alan Adı Sistemi (DNS)

35. Bilgisunar Siteleri ve “WEB” (Örün) www: “world wide web” – Dünya çapında örümcek ağı, örün… Bilgisunarda sunulan hizmetler kümesi. Bir örün sayfasında birbirleriyle bağlantılı metinler yer alır. Buna, “üst metin” denir; sayfalar “html” (üst metin dili) ile geliştirilir. (Sağ tıkla “Kaynağı Göster” işlemi seçilip görülebilir.) Örün tarayıcı (“browser”) bu dili çözerek sayfayı görüntüler. Örün sayfaları, iletişim ağı üzerinde “http” (üst metin aktarma kuralı) kullanılarak taşınır/iletilir. Bir örün sitesinin adresi tarayıcıya yazılırken hangi kurala göre iletileceği de belirtildiğinden adreslerin başında “http://” öneki yer alır.

36. E-Posta Nasıl Çalışır? hk E-Posta Alanları hk @ ada.net.tr İSS – ada.net.tr İSS adı E-Posta Alanları “adres” simgesi posta alanı adı İSS’de duran postaları kendi bilgisayarınıza indirebilirsiniz… 10 20 30 PK. 20, Kavaklıdere ANKARA 40 50 … Kavaklıdere - ANKARA Postanesi Posta Kutuları E-İmza: Ağda ileti gönderen kişinin kimliğini belirtmeninin yanı sıra iletinin içeriğinin yolda değişmediğini kanıtlar.

37. İnternet (Bilgisunar) Sitesi Kurma ve İşletme Seçenekleri ODTÜ’ye başvurulup site için alan adı alınır. (İSS-Yıllık Ödeme) 1 3 İçerik ve görseller hazırlanıp yüklenir. Site yayına açılır. (İSS-Barındırma) İçerik ve görseller için görüntü tasarımı yapılır. (İSS, grafiker) 2 • - - - - - - - -- - - - - - - - - 3 Kullanıcı, verileri sitede bilgilerin yayımlandığı sayfaya girer/yazar. Sitenin yazılımı, sistemden alıp yayımlar ya da sistem siteye yükler. 2 1 Güncel şirket bilgileri siteye yüklenir. Sistemden alınan veri dosyası siteye yüklenir. 4 Stok, Cari Hesap, Muhasebe Veri Dosyası Muhasebe Kayıtları

38. Bitirirken… Sistem İnsan Dünyayı kurtaracak sır: SIKILMAYI KABULLENMEK! (Fransız filmi “9.99 Frank”, 2010)