Download
1 / 15
E N D
Kierowanie firmą odbywa się w oparciu o informacje, które mogą mieć formę słowną np. przekazanie dyspozycji, poleceń, wytycznych ustnie lub za pomocą środków technicznych, albo formę pisemną np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej.
W związku z dużą ilością informacji, w każdym biurze rozróżnia się: • dokumenty biurowe, • akta spraw, • dokumentację biurową.
Dokument biurowy • Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
Akta spraw • Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. • Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. • Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione.
Dokumentacja biurowa • Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma.
Pismo • Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli, wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.
Pisma można podzielić ze względu na: • treść, • nadawcę i adresata • pilność • zapewnienie tajemnicy • sposób przesyłania • wygląd zewnętrzny
Ze względu na treść pisma dzielimy na: • pisma przekonujące - zawierają w swej treści czynnik nakłaniający adresata pisma do zajęcia określonego stanowiska, przyjęcia określonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek, protokół, decyzja, • pisma informacyjne - nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska, lecz tylko informacje dotyczące stanu faktycznego, np.: notatka, awizo sprawozdanie, zawiadomienie, zaświadczenie.
Ze względu na nadawcę i adresata pisma dzielimy na: • pisma wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samej jednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły), • pisma zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyjnych, pisma te można podzielić na pisma przychodzące oraz pisma wychodzące
Ze względu na pilność pisma dzielimy na: • pisma zwykłe - które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach, • pisma pilne i bardzo pilne - są przesyłane i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności, • pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy.
Ze względu na zapewnienie tajemnicy rozróżnia się: • pisma jawne - treść nie zawiera żadnej tajemnicy, • pisma poufne - zawierające wiadomości objęte tajemnicą służbową; dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, • pisma tajne – zawierające wiadomości objęte tajemnicą państwową: ich obieg oraz przechowywanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby zajmujące się pismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach pancernych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy.
Ze względu na sposób przesyłania: • pisma przesyłane pocztą zwykłą, • pisma przesyłane jako polecone, • pisma przesyłane pocztą ekspresową, • pisma przesyłane pocztą lotniczą, • pisma przesyłane w postaci telefonogramów i telefaksów.
Ze względu na wygląd zewnętrzny pisma dzielimy na: • pisma sporządzane na blankietach specjalnych – są to blankiety reprezentacyjne, np.: blankiet ministra, posła, blankiet z jakiejś okazji, np. Dnia Kobiet, • pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych zgodnie z PN (blankiet zwykły, uproszczony, reklamowy, bezkopertowy), • pisma sporządzane na formularzach - odpowiednio opracowanych drukach zawierających tekst stały i niezadrukowane pola przeznaczone do wypełnienia, • sporządzone w układzie europejskim lub amerykańskim.
ĆWICZENIE Wykonaj w programie Microsoft PowerPoint schemat organizacyjny w którym będzie znajdował się schemat podziału pism ze slajdu 8.
