FLC seminar - program South East Europe

1. FLC seminar - program South East Europe Ljubljana 01julij 2013 Jože Valič Prvostopenjska kontrola - MzIP

2. Programi prvostopenjske kontrole v okviru MzIP: Programi ETS: SEE, Alpine Space, MED, Central Europe Programi transnacionalnega sodelovanja: ESPON in URBACT II

3. Področje programa SEE

4. Priprava na poročanje • Programskidokumenti: • Priročnik o izvajanjuprojektov (SEE Implementation Manual) • Pravila o upravičenostistroškov (SEE Control Guidelines) • Priročnikzaporočilopartnerja (Project Partner s Guidelines for SEE Partner report) • obrazcizaporočanje(spremembe, proračun, izstop PP,…) http://www.southeast-europe.net/en/downloads_section/ • Dokumentiprvostopenjskekontrole • Navodilain obrazci za poročanje: http://www.cilj3.mzip.gov.si/index.php?id=9&lang=sl

5. Navodila in obrazci za poročanje OBRAZCI IN IZJAVE: • Izjavaprojektnegapartnerja(DDV, ki se lahko povrneniupravičenstrošek). Potrebno je obkrožiti eno od možnosti in vpisati odbitni delež DDV (v primeru odbitnega deleža). Možnost: Potrdilo DURS. • Izjava, da izvajanje in rezultatiprojekta ne predstavljajodržavnepomoči (De minimis). • Izjava u zagotavljanju ločenega računovodstva • Zbirnofinančnoporočilo o sofinanciranjutransnacionalnegaprojekta(virisofinanciranja, pogodba o sofinanciranju). • Obrazcizaporočanje SEE partner report – podpisan(predhodno potrdi LP, poslatitudiv elektronskiobliki – na priloženi zgoščenki). • Obrazec za izračun urne postavke in razdelitev po delovnih paketih (WP) (vsi podatki na enem mestu, poenotenje izračuna, manj zamud, priložiti na zgoščenko). • Vsi obrazci so objavljeni na spletni strani CILJ3:http://www.cilj3.mop.gov.si/index.php?id=126&lang=sl (pozor: ločeno po programih!)

6. Navodila in obrazci za poročanje ZBIRNO FINANČNO POROČILO:

7. Navodila in obrazci za poročanje ZBIRNO FINANČNO POROČILO:

8. Navodila in obrazci za poročanje IZJAVA PROJEKTNEGA PARTNERJA:

9. Navodila in obrazci za poročanje Navodila: Urejanje poročil (Registrator: Dokumenti, izjave, str. po kategorijah) Str. Zaposlenih: Za vsakega zaposlenega posebej Izračun urne postavke in razdelitev po WP (obrazec CILJ3) časovnica, plačilna lista, potrdilo o plačilu, REK-1, regres. 2. Kontrola na kraju samem: Navodila MzIP, priprava prostora in dokumentacije. Skladnost s poročanim, revizijska sled, oprema, investicije, označevanje. Odgovornostupravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti: Navodila za označevanje publikacij (brošure, članki, letaki, novice, prezentacije, dopisi, spletne publikacije,…). Presoja: Ali gre za zunanjo komunikacijo?

10. Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti. Poimenovanje programa: SouthEastEuropeTransnationalCooperationProgramme. Kratko: SouthEastEuropeProgramme ali SEE Programme. Slogan: Uporaba je priporočena skupaj z logotipom, na spodnjem delu publikacije. Uporablja se ustrezni odtenek sive (CMYK 0.0.0.50). 3. Logotip:

11. Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti. Barve logotipa: Za tiskane publikacije se uporablja CMYK barvna lestvica. Za posebno tiskanje pa barvna lestvica PANTONE. Za spletne publikacije pa RGB barvna lestvica.

12. Posebne verzije logotipa Na majhnih površinah ali posebnih materialih je priporočljiva uporaba besedilnega logotipa. Priporočeno je belo ozadje in barvna verzija logotipa. V posebnih primerih, oz. v primeru barvnega ozadja ali fotografije, se uporablja ena od spodnjih verzij logotipa.

13. Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti. Ustrezni razmik: Za doseganje maksimalnega učinka, mora biti zagotovljen ustrezen razmik do ostalih vsebin okrog logotipa. Razmik mora biti najmanj polovica grafičnega simbola. 2. EU logotip: Vedno zgoraj desno. Različne verzije:

14. Uporaba označevanja Po uredbi Evropske komisije je predvidena uporaba: a) Logotipa programa v kombinaciji s sloganom programa. b) Logotipa evropske unije V primeru manjših promocijskih izdelkov ali publikacij, oz. če gre za delno ali celotno financiranje iz predpristopne pomoči (IPA, ENPI), je dovolj uporaba zgolj EU verzije logotipa, sicer pa obvezna uporaba ERDF verzije logotipa (vsi ERDF partnerji). c) Logotipa projekta Dodatno je priporočena izdelava in uporaba logotipa projekta, ki ga nato uporabljajo vsi projektni partnerji.

15. Uporaba označevanja Dopisi Vizitke Prezentacije

16. Uporaba označevanja Promocijski material

17. Uporaba označevanja Spletna komunikacija: Jasna povezava s SEE programom in financiranjem s strani EU sklada. Označevanje opreme: Nalepka velikosti 1/16 vidne površine.

18. Upravičenost izdatkov Izdatki so upravičeni, če: • se nanašajonaprojekt in so predvideni v potrjeniprijavnici • so se dejanskozgodiliprojektnemupartnerju in jih je partner plačal (primer: potni stroški za IPA, 20% ASP in 10% PP) • so raspoznavni, preverljivi in jihspremljajooriginalnadokazila • so nastali in biliplačaniznotrajperiode (v primeru, da se aktivnostizvajaobkoncuperiode in plačilozapade v naslednjoperiodo, so tiizdatkiupravičeni v naslednjiperiodi). Stroški so upravičeni z zamudo največ ene periode! • so se zgodiliznotrajobmočjaprograma/EU • so evidentiraniločeno (voditivsenastalestroške v zvezi s projektomnaločenemstroškovnemmestualidrugihevidencah)

19. Pripravljalni stroški (WP0) Izdatki so upravičeni, če: • so nastali med 01.01.2007 in datumom potrditve prijavnice (AF) • so predvideni v AF (le do višine proračuna) • so bili plačani pred koncem prvega obdobja • so bili uveljavljeni kot del prvega poročila • Spadajo v eno izmed naslednjih stroškovnih kategorij: - zaposleni (Staff) - režijski stroški (Overheads). V primeru izbire metode 8% flatrate, stroški niso upravičeni. - stroški potovanj (Travelandaccommodation) - zunanji strokovnjaki (Externalexpertise) • Neizkoriščeni proračun WP0 ni prenosljiv v okviru flexibilityrules na ostale BL in WP!

20. Kategorije upravičenih stroškov • stroški zaposlenih (Staff costs) • režijski stroški (Overheads) • potni stroški (Travel and Accomodation) • stroški zunanjih izvajalcev (External expertise and services) • oprema (Equipment) • investicije malih vrednosti (Small scale Investments) • stroški garancij in ostali finančni stroški (Financial charges and guarantee costs)

21. Stroški zaposlenih (Staff costs) Dokazila: • skleppredstojnika o imenovanju v delovnoskupinozadelonaprojektu(razvidnafunkcija - naloganaprojektu, % delaterčastrajanjazaposlitvenaprojektu) • pogodba o zaposlitvizavse, kidelajonaprojektu • plačilnalista • dokazila o nakaziluplač in prispevkov(obrazecREK-1 ali potrdilo DURS) • izračunurnepostavke(podpisan) • obrazeczaevidentiranjedelovnihur – časovnica (Monthly timesheet), podpisan s stranidelavca in delodajalca

22. Časovnica

23. Sprememba metode izračuna urne postavke 1. Bruto I:1,000.00 EUR 2. Prispevki in stroški plačani s strani delodajalca (+ 1/12 regresa): 270.00 EUR 3. Skupni stroški zaposlenih (1.+2.): 1,270.00 EUR 4. Ure na SEE projektu: 116 h 5. Ure na ostalih projektih: 44 h 6. Odsotnost z dela (praznik, bolniška, dopust,…): 16h 7. Skupne ure v mesecu (4.+5.+ 6.):176 h 8. Urna postavka (3./(4.+5.)): 1,270.00 EUR/160= 7.9375 EUR   9. SKUPNI mesečni strošek zaposlenega na SEE projektu(4.x 8.): 116 x 7.9375 EUR =920.75 EUR Opomba: Stroški odsotnosti so vključeni v izračun!

24. Urna postavka

25. Urna postavka

26. Stroški zaposlenih (Staff costs) Izračun urne postavke: mesečna bruto plača s prispevki, s stroški prevoza in prehrane X dejansko število vse efektivne ure v določenem mesecu - ur na projektu Brez odsotnosti (boleznine, dopusti, prazniki,…) Podlaga za izračun je plačilna lista in podatki iz časovnice. Nadure so upravičene, če so nastale zaradi projekta in so prikazane na časovnici. Boleznine v breme ZZZS niso upravičen strošek (Nega, krvodajalska akcija). Delovna uspešnost iz naslova povečanega obsega dela za javne uslužbence je upravičen strošek (če se povečan obseg nanaša na delo na projektu). Redna delovna uspešnost je upravičen strošek, če je v skladu s pogodbo o zaposlitvi. Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska za vsak mesec, ko je zaposleni delal na projektu. Podobno se obračuna tudi poračun regresa za 2012.

27. Stroški režije (Overheads) Grezastroškeposlovanjaorganizacije, ki so direktnoaliindirektno povezani z izvajanjemprojekta. • Stroški v trajanju projekta ne smejopreseči 20% stroškovdela (8% v primeru izbire pavšalnega obračuna (le 4 razpis)) 1.Direktni/neposrednistroški(Strošek računa je v celoti str. Projekta) Primeri: - najemnina(v kolikorje ločenprostorzanamenprojekta in se ločenoprikazujenajemnina. Vsi v prostoru so 100% zaposleni na projektu. poštnistroški, stroškikopiranjaizključnozanamenprojekta, telefonskiklici – v kolikor se telefonskaštevilkauporabljaizključnozanamenprojekta…

28. Stroški režije (Overheads) 2. Indirektnistroški • se posrednonanašajonaaktivnostipriizvajanjuprojekta in jih je potrebnoizračunatiproporcionalnopoustreznem ključu. Primeri: • strošekelektričneenergije, ogrevanja, vode, kumunale.. • strošekskupnihračunovodskihstoritev • strošekskupnegapisarniškegamateriala, čiščenja • Ključ (večmožnosti): • številoljudinaprojektu/skupnošteviloljudi v organizaciji • številourdelanaprojektu/številovsehdelovnihur v organizacijiali v oddelku, kiizvajaprojekt • površinadelovnihprostorovzanamenprojekta/celotnapovršinadelovnihprostorov v organizaciji)

29. Stroški režije (Overheads) Vcelotnem obdobju izvajanja projekta ves čas uporabljati enako metodo izračuna ključa (z uporabljenimi podatki za vsako obdobje)! Pavšalni izračuni niso upravičeni! Dokazila: V primeru indirektnih stroškov: Razvidna metoda, oziroma ključ za izračun; z razvidnimi uporabljenimi podatki za izračun in konkretnim izračunom za aktualno obdobje. Podpisano in ožigosano. Originalni računi in kopije (s priloženo naročilnico, dobavnico), dokazilo o plačilu računov.

30. Stroški režije (Overheads) 3. Pavšalna metoda (le 4 razpis!) • Metodo je potrebno predhodno izbrati (obkljukati v prijavnici - AF), • Spremembe metode med projektom niso možne. • Upravičenih je 8% stroška dela (glede na višino v poročilu prijavljenih str. zaposlenih, razdelitev po WP v enakih deležih kot str. Zaposlenih. Prednosti: • Brez prilaganja dokazil in izračunov (zmanjšanje administrativnih opravil – porabe časa) Slabosti: • Le 8%

31. Pravilno izpolnjevanje - 8% pavšal

32. Potni stroški • Upravičeni so samopotnistroškizazaposlene v organizaciji, kidelajonaprojektu (staff) in so neposrednopovezani z izvajanjemprojekta. • Potnistroškizunanjihizvajalcev, deležnikov ter 20% ASP in 10% PP se uveljavljajo vkategoriji“Externalexpertise and services”. • Upravičena so samopotovanjaznotrajobmočjaprogramaoz.EU. • Izbrati je potrebnonajboljekonomičnonočitev (srednjirazred) in transport; (npr. uporabaposlovnegaaliprvegarazredaprinakupu letalskekarteniupravičena). Vsakoodstopanjemorabitiposebej obrazloženo (taxi).

33. Potni stroški Dokazila: • original in kopijaobračunanalogazaslužbenopotovanje s vsemiprilogami (računzanastanitev, letalskekarte, vozovnice, cestnine, …..) • poročilo o službenipoti • vabilonaslužbeno pot (lahkotudie-poštnovabilo) • program (agenda) konference, sestankov, .. • listaudeležencev s podpisi • dokazila o plačilupotnihstroškov

34. Potni stroški Dokazila: • V primeruuporabelastnegavozilajepriznanih18% cene95 oktanskegabencina za km, kiveljav časupotovanja. • v primeruuporabe službenegavozila,pa se strošek izračuna po metodi: strošek uporabe službenega vozila = dejansko število prevoženih kilometrov × veljavni davčno upravičen znesek povračila za prevoženi kilometer. Na dan izdaje tega obvestila znaša davčno upravičen znesek povračila za prevoženi kilometer 0,37 EUR. Priložiti je potrebno podatke o opravljenih kilometrih na službeni poti (potni nalog – evidenca kilometrine vozila).

35. Stroški zunanjih strokovnjakov • Sem sodijo poleg stroškov zunanjih strokovnjakov tudi stroški promocije, organizacije srečanj in dogodkov, storitve (brez DHL),… • Projektni partner ne sme biti najet za zunanjega strokovnjaka • Zaposleni na projektu ne sme biti tudi zunanji strokovnjak • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), , IPA-I partnerji (PRAG) ZUNANJI STROKOVNJAKI • Le vprimeru, da PP nima lastnih tovrstnih strokovnjakov • Strokovnjaki morajo biti nujni za uspešno izvedbo projekta • Izbira zunanjih strokovnjakov mora biti transparentna ORGANIZACIJA SREČANJ IN DOGODKOV • Srečanja in dogodki, ki so predvideni v AF • Lista prisotnih (catering, pogostitve,…) • Vrste stroškov: najem dvoran in opreme, govorniki, tolmačenje, promocijski material za dogodek, …

36. Stroški zunanjih strokovnjakov OSTALE STORITVE • Prevajalske storitve, tisk publikacij,… • Storitve, ki niso v povezavi z ostalimi BL (poštni stroški so lahko uveljavljeni le v okviru BL Overheads) PROMOCIJSKI STROŠKI • Brošure, letaki, članki, objave, novice, spletna stran (2 leti),… • Publikacije, ki niso vezane izključno na izvedbo dogodkov. • Stroški so upravičeni, če so izdelki označeni v skladu s programskimi pravili o informiranju javnosti (Annex 3 VisualIdentityGuidelineofthe SEE Implementationmanual - www.southeast-europe.net)

37. Stroški zunanjih strokovnjakov Dokazila: • Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire zunanjih strokovnjakov (ponudbe, zapisniki, sklepi,…) • Pogodba ali naročilnica • Originalni račun in kopija računa • Dokazila o plačilu • Dokazila o izvedbi storitev: poročilo o opravljenih storitvah, študije(obsežnejše študije v el. obliki),analize, fotografije….

38. Oprema • Oprema, ki je nujna za izvedbo projekta (in predvidena v AF) • Uporabljena je izključno za potrebe projekta • Prekoračitev predvidenega proračuna ali nakup nepredvidene opreme le s predhodno odobritvijo JTS • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2) • V primeru, da je amortizacijska doba daljša od preostalega trajanja projekta, je dovoljen le strošek amortizacije ali proporcionalni delež vrednosti opreme po formuli: št. mesecev do konca projekta X vrednost opreme št. mesecev amortizacijske dobe

39. Oprema Dokazila: • Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire ponudnika (ponudbe, zapisniki, sklepi,…) • Pogodba ali naročilnica • Originalni račun in kopija računa • Dokazila o plačilu • Dokazila o obstoju opreme in ustrezni označenosti opreme: inventarni list, fotografije….

40. Manjše investicije • Investicija z mednarodnim (čezmejnim) vplivom in predvidena v AF • Vključena še najmanj dva druga partnerja iz ostalih držav • Primeri: nove tehnologije, pilotne rešitve problemov, rešitve s področja energetske učinkovitosti, zmanjšanja onesnaževanja,… • Projektni partner ne sme biti izvajalec • Investicije ne smejo biti namenjene PP, pač pa širšim javnim potrebam. • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), IPA-I partnerji (PRAG)

41. Stroški garancij in ostali finančni stroški • Stroški mednarodnih transakcij (nakazila LP PP,…) • Bančni stroški odpiranja in vodenja ločenega računa za izvajanje projekta • Garancije bank ali drugih finančnih institucij do meje določene z zakonodajo • Pravni in notarski stroški v povezavi s projektom in nujni za izvedbo projekta • Stroški morajo biti predvideni v proračunu ali kasneje potrjeni s strani JTS.

42. Pogoste težave • Pozno poročanje: Zaželeno je, da oddate poročilo v prvem tednu po preteku obdobja oz. ne kasneje kot v 15 dneh. Obravnavanje po vrstnem redu. • Nepravilni podatki v PPR: nepravilno obdobje poročanja(SC), nepravilno ime PP v angl. (AF), opisi stroškov, vnosi podatkov (datumi računa, plačila,valuta,…), napačni podatki o proračunu, o predhodno potrjenih stroških. • Težave z excelom (PPR): previdna uporaba Copy-paste funkcije poškodbe makrov v PPR.

43. Poškodovana datoteka

44. Opis stroškov

45. Pravilno izpolnjevanje tabel

46. Pogoste težave • CommonCosts: proračun je lahko presežen, vendar mora PP pokriti presežek iz lastnega proračuna. • Spremembe na ravni projekta (podaljšanje projekta, sprememba partnerjev, večje spremembe proračuna): posredovanje popravljenih programskih dokumentov (AF, SC in PA) ali aneksov k dokumentom. • Realokacije sredstev v okviru 10% ali 20% flexibilityrules: v prvih treh obdobjih realokacije niso zaželjene. V primeru manjše prekoračitve na skupnem WP ali BL je dovolj e-poštna potrditev s strani LP. V primeru večjih sprememb je potrebno predhodno soglasje JTS ali MA.

47. Pogoste težave • Zaključek projekta: računi izdani pred koncem projekta, plačilo do 60 dni po koncu projekta = 2 meseca! • De-committmentrule (N+3 cilj): • Cilj 2013: 139,4 M EUR na ravni programa, • Ocena rizičnosti za znižanje proračuna: do 16 M EUR • Morebitna odvzeta sredstva bodo na voljo za rezervno listo 4 razpisa.

48. Obdobja poročanja v nevarnosti

49. Ukrepi za zmanjšanje nevarnosti • Krajša (3 – mesečna) obdobja • Ostrejši nadzor nad tekočo porabo sredstev in opozorila v primeru težav. • Krajša obdobja ali celo brez obdobij za popravke in pojasnila. • Možna uvedba dodatnih 3- mesečnih obdobij za 2 in 3 razpis (6.1 in 4.1 obdobje) za izdatke po 31.05.2013. • O vseh dejanskih spremembah boste pravočasno obveščeni s strani LP

50. Kontakt V primeru težav ali potrebe po dodatnih informacijah: E-pošta: joze.valic@gov.si Internet: www.cilj3.mzip.gov.si ali www.southeast-europe.net Hvala za pozornost!